Постановление Главы Волоколамского муниципального района Московской области от 19 июня 2006 г. N 1486 "Об утверждении Положения и Должностных инструкций сотрудников архивного отдела администрации Волоколамского муниципального района"

Во исполнение постановления главы Волоколамского муниципального района Московской области N 232 от 06.02.2006 "О мерах по реализации ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ" постановляю:

1. Утвердить:

1.1. Положение об архивном отделе администрации Волоколамского муниципального района.

1.2. Должностные инструкции специалистов архивного отдела администрации Волоколамского муниципального района.

2. Считать утратившим силу постановление главы Волоколамского района N 480 от 14.06.2002 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Волоколамского района".

Глава Волоколамского

муниципального района

В.Н. Карабанов

Положение
об архивном отделе администрации Волоколамского
муниципального района
(утв. постановлением Главы Волоколамского муниципального района
Московской области от 19 июня 2006 г. N 1486)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Волоколамского муниципального района является структурным подразделением администрации Волоколамского муниципального района.

В соответствии с законодательными и правовыми актами Московской области, Главного архивного управления Московской области взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет отдельные государственные полномочия в области архивного дела.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Законом Московской области "Об Архивном фонде Московской области и архивах", Уставом, постановлениями, решениями и распоряжениями органов представительной и исполнительной власти Волоколамского муниципального района, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, Главного архивного управления Московской области и настоящим Положением.

ГАРАНТ:

Указом Президента РФ от 26 января 2007 г. N 68 Указ Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552, утвердивший Положение об Архивном фонде Российской Федерации, признан утратившим силу

См. Закон Московской области от 25 мая 2007 г. N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области"

1.3. Положение об архивном отделе утверждается постановлением главы Волоколамского муниципального района.

1.4. Архивный отдел содержится за счет бюджета Волоколамского муниципального района. Штатная численность архивного отдела устанавливается главой Волоколамского муниципального района.

1.5. Архивный отдел пользуется печатью архивного отдела администрации Волоколамского муниципального района в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий, выписок из документов.

1.6. Архивный отдел имеет бланки с указанием своего наименования.

1.7. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в районе, хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Московской области, отражающих историю района.

1.8. Архивный отдел хранит документы Архивного фонда Московской области постоянно.

1.9. Указания и рекомендации архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории района для учреждений, организаций и предприятий всех организационно-правовых форм независимо от форм собственности.

1.10. Архивный отдел принимает на хранение:

- документы архивных фондов городских и сельских поселений Волоколамского муниципального района;

- документы от организаций - источников комплектования архивного отдела;

- документы по личному составу от ликвидированных организаций и предприятий Волоколамского муниципального района.

1.11. Архивный отдел может принимать на хранение документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей района; фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района.

2. Основные задачи и функции отдела

2.1. Основные задачи отдела:

2.1.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Московской области, хранящихся в архивном отделе.

2.1.2. Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Московской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или практическое значение.

2.1.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования документов.

2.1.4. Организационное методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве представительного органа, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

2.1.5. Контроль за соблюдением организациями - источниками комплектования, другими собственниками документов Архивного фонда Московской области, законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Администрации Московской области, органов местного самоуправления в области архивного дела на территории района.

2.2. Функции отдела:

2.2.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Главное архивное управление Московской области по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

2.2.2. Разрабатывает и по согласованию с Главным архивным управлением Московской области представляет на утверждение администрации Волоколамского муниципального района списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

2.2.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

2.2.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного отдела с целью использования содержащейся в них информации.

2.2.5. Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, выполняет их запросы.

2.2.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио, в периодической печати, в установленном порядке представляет документы архивного отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

2.2.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, а также по поручению Главного архивного управления Московской области - за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности и собственности Московской области, находящихся на территории района, ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений - источников комплектования.

2.2.8. Информирует администрацию Волоколамского муниципального района, Главное архивное управление Московской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Московской области.

2.2.9. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

2.2.10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций - источников комплектования.

2.2.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области поступившие от учреждений номенклатуры дел и описи постоянного хранения, долговременного хранения, рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, предприятий, документы которых подлежат приему на хранение в архив.

2.2.12. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве учреждений, организации и предприятий, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности ведомственных архивов.

2.2.13. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела.

2.2.14. Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

2.2.15. Осуществляет обеспечение сохранности документов по личному составу и их использование в целях социально-правовой защиты граждан.

2.2.16. Выявляет и ведет учет ликвидированных, приватизируемых, реорганизуемых (с изменением форм собственности) учреждений, предприятий, организаций.

2.2.17. Составляет и ведет список действующих учреждений, предприятий, организаций, являющихся источниками комплектования.

2.2.18. Осуществляет в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизируемых, реорганизуемых организаций и действующих учреждений - источников комплектования.

2.2.19. Обеспечивает сохранность документов по личному составу, систематически проводит проверки наличия и состояния дел.

2.2.20. Ведет учет документов по личному составу, хранящихся в архиве, представляет статистические сведения о них по установленным формам в Главное архивное управление Московской области.

2.2.21. Осуществляет использование хранящихся документов, исполняет запросы организаций, заявления граждан о трудовом стаже и по другим вопросам социально-правового характера, информирует заинтересованные организации о составе и содержании документов, выдает в установленном порядке документы во временное пользование.

2.2.22. Контролирует сохранность, правильность формирования дел и оформление документов по личному составу в организациях, расположенных на территории Волоколамского муниципального района.

2.2.23. Оказывает помощь и дает консультации работникам учреждений, являющихся источниками комплектования, по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, их подготовке на централизованное хранение.

2.2.24. Принимает участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, использования в целях социально-правовой защиты граждан.

2.2.25. Обеспечивает хранение архивных фондов органов местного самоуправления поселений Волоколамского муниципального района.

3. Права и обязанности

3.1. Архивному отделу предоставляется право:

3.1.1. Представлять администрацию Волоколамского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

3.1.2. Получать от организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.1.3. Проверять выполнение учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов требований законодательства Российской Федерации, Закона Московской области "Об Архивном фонде Московской области и архивах", законодательных и иных правовых актов Московской области, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

ГАРАНТ:

Законом Московской области от 25 мая 2007 г. N 65/2007-ОЗ Закон Московской области от 4 августа 2000 г. N 52/2000-ОЗ "Об Архивном фонде Московской области и архивах" признан утратившим силу

3.1.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.1.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией муниципального района, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.

3.1.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности архивных документов.

3.1.7. Вносить на рассмотрение администрации Волоколамского муниципального района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.

3.1.8. Ставить вопросы перед органами государственной власти Московской области, органами местного самоуправления Волоколамского муниципального района, правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Московской области.

3.2. Обязанности отдела:

3.2.1. Осуществлять свои функции в пределах предоставленных ему норм.

3.2.2. Обеспечивать соблюдение Конституции РФ, реализацию федеральных законов, Устава Московской области, Закона "Об Архивном фонде Московской области и архивах", нормативно-правовых актов муниципального образования.

ГАРАНТ:

3.2.3. Своевременно рассматривать обращения граждан, организаций, органов местного самоуправления и принимать по ним решения в установленном законодательством порядке.

3.2.4. Исполнять распоряжения, постановления и поручения вышестоящих организаций, главы Волоколамского муниципального района, управляющего делами администрации Волоколамского муниципального района.

4. Руководство отделом

4.1. Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности главой Волоколамского муниципального района по представлению управляющего делами администрации Волоколамского муниципального района.

4.2. Сотрудники архивного отдела назначаются на должность и освобождаются от должности главой Волоколамского муниципального района по представлению начальника архивного отдела.

4.3. Начальник архивного отдела:

- руководит деятельностью архивного отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач;

- вносит предложения об изменениях структуры и штатного расписания архивного отдела, назначении и освобождении от должности работников отдела, по повышению квалификации, применению к ним мер поощрения и дисциплинарного взыскания;

- определяет функции сотрудников и согласовывает их должностные инструкции;

- осуществляет подбор кадров для архивного отдела;

- отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в районе перед управляющим делами администрации Волоколамского муниципального района, Главным архивным управлением Московской области.

4.4. В случае временного отсутствия начальника архивного отдела (во время отпуска, болезни, нахождения в командировке) его обязанности исполняет один из специалистов архивного отдела по распоряжению главы Волоколамского муниципального района.

4.5. Деятельность архивного отдела организуется на основе годового плана работы, согласованного с Главным архивным управлением Московской области и утвержденного администрацией Волоколамского муниципального района.

4.6. Архивный отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с управляющим делами, иными подразделениями администрации Волоколамского муниципального района, городскими и сельскими поселениями района, учреждениями и организациями, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями.

5. Ликвидация и реорганизация

5.1. Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется администрацией Волоколамского муниципального района по согласованию с Главным архивным управлением Московской области.

5.2. Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого и реорганизуемого архивного отдела, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы передаются на постоянное хранение в Центральный архив Московской области.

Должностная инструкция
начальника архивного отдела администрации Волоколамского
муниципального района
(утв. постановлением Главы Волоколамского муниципального района
Московской области от 19 июня 2006 г. N 1486)

1. Общие положения

1.1. Начальник архивного отдела администрации Волоколамского муниципального района (далее - Начальник отдела) является штатной должностью муниципальной службы с установленным кругом обязанностей по обеспечению исполнения полномочий органов и должностных лиц местного самоуправления Волоколамского муниципального района Московской области.

1.2. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от занимаемой должности главой Волоколамского муниципального района.

1.3. Начальник отдела в своей деятельности должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, Уставом Московской области, Уставом Волоколамского муниципального района и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Волоколамского муниципального района.

1.4. Начальник отдела в пределах своей компетенции взаимодействует с должностными лицами учреждений, предприятий, организаций, расположенных на территории Волоколамского муниципального района и за его пределами, для решения вопросов, определенных должностными обязанностями.

1.5. Начальник отдела в своей работе непосредственно подчиняется главе Волоколамского муниципального района и управляющему делами администрации Волоколамского муниципального района, курирующему вопросы по архивному делу, а методической деятельности - начальнику Главного архивного управления Московской области.

1.6. В случае временного отсутствия Начальника отдела его обязанности исполняет специалист отдела администрации Волоколамского муниципального района.

2. Должностные обязанности

2.1. Основные обязанности Начальника отдела определены статьей 22 Закона Московской области "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области".

ГАРАНТ:

Законом Московской области от 24 июля 2007 г. N 137/2007-ОЗ Закон Московской области от 31 июля 1997 г. N 42/97-ОЗ "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области" признан утратившим силу

2.2. Начальник отдела выполняет следующие функции:

2.2.1. Руководит деятельностью архивного отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач.

2.2.2. Представляет отдел на совещаниях, проводимых главой Волоколамского муниципального района, заседаниях постоянно действующих и временных органов при администрации Волоколамского муниципального района, Совета депутатов Волоколамского муниципального района, в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, на областных и районных собраниях и оперативных совещаниях, а также в отношениях со структурными подразделениями администрации района, центральными и территориальными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными и муниципальными органами и учреждениями Московской области.

2.2.3. Вносит предложения об изменении структуры и штатного расписания отдела, назначении и освобождении от должности работников отдела, по повышению их квалификации, применению к ним мер поощрения и дисциплинарного взыскания.

2.2.4. Определяет функции сотрудников отдела и разрабатывает их должностные инструкции.

2.2.5. Осуществляет подбор кадров для отдела.

2.2.6. Дает распоряжения сотрудникам отдела по вопросам деятельности отдела.

2.2.7. Подписывает от имени отдела служебную документацию.

2.2.8. Направляет работников отдела для участия в работе комитетов, советов, рабочих групп и согласительных комиссий.

2.2.9. Обеспечивает сохранность документов, хранящихся в архивном отделе, проводит проверку их наличия и состояния.

2.2.10. Ведет государственный учет документов.

2.2.11. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного отдела.

2.2.12. Осуществляет руководство и контроль за работой и организацией документооборота в делопроизводстве учреждений, оказывает организационно-методическую помощь в работе.

2.2.13. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в районе перед руководством администрации Волоколамского муниципального района и Главным архивным управлением Московской области.

2.2.14. Готовит проекты постановлений, распоряжений главы Волоколамского муниципального района по вопросам архивного дела в районе на основании руководящих документов вышестоящих органов и жизненной необходимости.

2.2.15. Осуществляет контроль за выполнением постановлений и распоряжений главы Волоколамского муниципального района, относящихся к деятельности архивного отдела.

2.2.16. Информирует администрацию Волоколамского муниципального района о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, учреждениях, предприятиях района для привлечения к ответственности лиц, виновных в их допущении, в установленном законом порядке.

2.2.17. Оказывает методическую помощь экспертным комиссиям учреждений, организаций, предприятий в работе по отбору документов для передачи на хранение в архивный отдел.

2.2.18. Рассматривает в целях согласования номенклатуры дел, представляемые учреждениями, организациями, предприятиями района, и направляет их со своими заключениями на согласование в Главное архивное управление Московской области.

2.2.19. Рассматривает описи дел, подготовленных органами местного самоуправления поселений, учреждениями, организациями, предприятиями к передаче в архивный отдел, и направляет их со своими заключениями на утверждение ЭПК Главного архивного управления Московской области.

2.2.20. Разрабатывает и по согласованию с Главным архивным управлением Московской области представляет на утверждение главы Волоколамского муниципального района списки органов местного самоуправления поселений, учреждений, организаций, предприятий района, документы которых подлежат приему в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

2.2.21. Способствует обеспечению и улучшению материально-технического оснащения архивного отдела.

2.2.22. Ведет прием населения по вопросам социально-правового характера.

2.2.23. Выдает архивные справки, архивные копии и выписки по заявлениям граждан и организаций.

2.2.24. Информирует заинтересованные учреждения о составе и содержании документов архива, осуществляет их использование на выставках, в периодической печати, в установленном порядке предоставляет возможность для ознакомления с документами архивного отдела учреждениям, предприятиям и гражданам с целью научного и практического их использования.

2.2.25. Осуществляет комплектование и экспертизу ценности документов.

2.3. Начальник отдела обязан соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой, установленные статьей 23 Закона Московской области "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области".

ГАРАНТ:

3. Права

3.1. Основные права Начальника отдела предусмотрены статьей 21 Закона Московской области "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области".

ГАРАНТ:

3.2. Начальник отдела имеет право:

3.2.1. Получать в установленном порядке от учреждений, предприятий, организаций района статистические, отчетные и оперативные данные, справочные материалы, необходимые для исполнения служебных обязанностей.

3.2.2. Принимать участие в подготовке проектов нормативных актов и других материалов, относящихся к компетенции архивного отдела.

3.2.3. Посещать в установленном порядке для исполнения служебных обязанностей структуры Московской области, предприятия, организации, учреждения района.

3.2.4. Вносить предложения по совершенствованию работы архивного отдела.

3.2.5. Докладывать управляющему делами администрации Волоколамского муниципального района, главе Волоколамского муниципального района и его заместителям о выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

4. Ответственность

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение Начальником отдела своих должностных обязанностей (должностной проступок) на него могут быть наложены главой Волоколамского муниципального района взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение.

4.2. В случаях и в порядке, установленных федеральным законодательством и законодательством Московской области, Начальник отдела несет ответственность за действия и решения, нарушающие права и законные интересы граждан.

5. Квалификационные требования

5.1. Гражданам, претендующим на должность Начальника отдела, необходимо иметь высшее профессиональное образование по специализации должности муниципальной службы либо по специальности "Государственное и (или) муниципальное управление" либо образование, считающееся равноценным, и стаж работы по специальности не менее трех лет.

5.2. К квалификационным требованиям к должности Начальника отдела включаются следующие требования:

- к уровню профессионального образования;

- к стажу и опыту работы по специальности;

- к уровню знания Конституции Российской Федерации, федерального законодательства, Устава Московской области, законодательства Московской области, Устава Волоколамского муниципального района и иных нормативных правовых актов органов местного самоуправления Волоколамского муниципального района применительно к исполнению должностных обязанностей.

5.3. Начальник отдела должен владеть навыками работы на компьютере и другой оргтехнике.

Должностная инструкция
главного специалиста архивного отдела администрации
Волоколамского муниципального района
(утв. постановлением Главы Волоколамского муниципального района
Московской области от 19 июня 2006 г. N 1486)

1. Общие положения

1.1. Главный специалист архивного отдела администрации Волоколамского муниципального района (далее - Главный специалист) является штатной должностью муниципальной службы с установленным кругом обязанностей по обеспечению исполнения полномочий органов и должностных лиц местного самоуправления Волоколамского муниципального района Московской области.

1.2. Главный специалист назначается на должность и освобождается от занимаемой должности главой Волоколамского муниципального района.

1.3. Главный специалист в своей деятельности должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, Уставом Московской области, Уставом Волоколамского муниципального района и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Волоколамского муниципального района.

1.4. Главный специалист в пределах своей компетенции взаимодействует с должностными лицами учреждений, предприятий, организаций, расположенных на территории Волоколамского муниципального района и за его пределами, для решения вопросов, определенных должностными обязанностями.

1.5. Главный специалист в своей работе непосредственно подчиняется начальнику архивного отдела.

1.6. В случае временного отсутствия Главного специалиста его обязанности исполняет специалист архивного отдела администрации Волоколамского муниципального района.

2. Должностные обязанности

2.1. Основные обязанности Главного специалиста определены статьей 22 Закона Московской области "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области".

ГАРАНТ:

2.2. Главный специалист выполняет следующие функции:

2.2.1. Выявляет и ведет учет ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых (с изменением формы собственности) учреждений, предприятий, организаций.

2.2.2. Осуществляет в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых организаций и действующих учреждений - источников комплектования архивного отдела администрации Волоколамского муниципального района.

2.2.3. Обеспечивает сохранность документов по личному составу архивного отдела, систематически проводит проверку наличия и состояния дел.

2.2.4. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архивном отделе документам по личному составу.

2.2.5. Ведет учет хранящихся в архивном отделе документов по личному составу, представляет в Главное архивное управление Московской области статистические сведения о них согласно установленным формам.

2.2.6. Осуществляет использование документов по личному составу, исполняет запросы организаций, заявления граждан о трудовом стаже и по другим вопросам социально-правового характера, информирует заинтересованные организации о составе и содержании документов.

2.2.7. Контролирует сохранность, правильность формирования в деле и оформление документов по личному составу в учреждениях, предприятиях, организациях, расположенных на территории Волоколамского муниципального района.

2.2.8. Оказывает методическую помощь учреждениям, организациям, предприятиям в работе по отбору документов по личному составу для передачи на централизованное хранение.

2.2.9. Проводит работу по установлению местонахождения документов по личному составу, не переданных на хранение, и информирует об этом заинтересованные учреждения, граждан.

2.2.10. Рассматривает описи дел по личному составу, подготовленных учреждениями, организациями, предприятиями к передаче в архив, и направляет описи дел со своими заключениями на утверждение ЭПК Главного архивного управления Московской области.

2.2.11. Проводит семинары для работников, ответственных за делопроизводство, отдела кадров и бухгалтерий по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу и подготовки их к передаче на хранение.

2.2.12. Ведет прием населения по вопросам социально-правового характера.

2.2.13. Выдает архивные справки, архивные копии и выписки по заявлениям граждан и организаций.

2.2.14. Осуществляет использование документов по личному составу на выставках, в периодической печати; в установленном порядке предоставляет возможность для ознакомления с документами архивного отдела учреждениям, предприятиям и гражданам с целью научного и практического их использования.

2.3. Главный специалист обязан соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой, установленные статьей 23 Закона Московской области "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области".

ГАРАНТ:

3. Права

3.1. Основные права Главного специалиста предусмотрены статьей 21 Закона Московской области "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области".

ГАРАНТ:

3.2. Для выполнения возложенных функций Главный специалист имеет право:

3.2.1. Контролировать выполнение учреждениями, предприятиями, организациями установленных правил организации документов по личному составу в делопроизводстве и их хранении.

3.2.2. Получать в установленном порядке от учреждений, предприятий, организаций района статистические, отчетные и оперативные данные, справочные материалы, необходимые для исполнения служебных обязанностей.

3.2.3. Вносить предложения по совершенствованию работы архивного отдела.

4. Ответственность

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение Главным специалистом своих должностных обязанностей (должностной проступок) на него могут быть наложены главой Волоколамского муниципального района взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение.

4.2. В случаях и в порядке, установленных федеральным законодательством и законодательством Московской области, Главный специалист несет ответственность за действия и решения, нарушающие права и законные интересы граждан.

5. Квалификационные требования

5.1. Гражданам, претендующим на должность Главного специалиста, необходимо иметь высшее профессиональное образование по специализации должности муниципальной службы либо по специальности "Государственное и (или) муниципальное управление" и стаж работы по специальности не менее двух лет.

5.2. К квалификационным требованиям к должности Главного специалиста включаются следующие требования:

- к уровню профессионального образования;

- к стажу и опыту работы по специальности;

Должностная инструкция
специалиста архивного отдела администрации Волоколамского
муниципального района
(утв. постановлением Главы Волоколамского муниципального района
Московской области от 19 июня 2006 г. N 1486)

1. Общие положения

1.1. Должность специалиста архивного отдела администрации Волоколамского муниципального района (далее - Специалист) является штатной должностью муниципальной службы с установленным кругом обязанностей по обеспечению исполнения полномочий органов и должностных лиц местного самоуправления Волоколамского муниципального района Московской области.

1.2. Специалист назначается на должность и освобождается от занимаемой должности главой Волоколамского муниципального района.

1.3. Специалист в своей деятельности должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, Уставом Московской области, Уставом Волоколамского муниципального района и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Волоколамского муниципального района.

1.4. Специалист в пределах своей компетенции взаимодействует с должностными лицами учреждений, предприятий, организаций, расположенных на территории Волоколамского муниципального района и за его пределами, для решения вопросов, определенных должностными обязанностями.

1.5. Специалист в своей работе непосредственно подчиняется начальнику архивного отдела.

1.6. В случае временного отсутствия Специалиста отдела его обязанности исполняет начальник архивного отдела администрации Волоколамского муниципального района.

2. Должностные обязанности

2.1. Основные обязанности Специалиста определены статьей 22 Закона Московской области "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области".

ГАРАНТ:

2.2. Специалист выполняет следующие функции:

2.2.1. Обеспечивает сохранность документов, хранящихся в архивном отделе, проводит проверку их наличия и состояния.

2.2.2. Ведет государственный учет документов.

2.2.3. Ведет регистрацию поступающей корреспонденции в архивный отдел.

2.2.4. Осуществляет использование документов, хранящихся в архивном отделе, исполняет запросы организаций, заявления граждан по вопросам социально-правового характера, информирует начальника архивного отдела о составе и содержании документов.

2.2.5. Ведет прием населения по вопросам социально-правового характера.

2.2.6. Выдает архивные справки, архивные копии и выписки из документов по заявлениям граждан и запросам организаций.

2.2.7. Проводит техническую работу по переработке документов, хранящихся в архивном отделе (подшивка, оформление обложек дел, экспертиза ценности документов, составление заверительных надписей, подшивка научно-справочного аппарата).

2.3. Специалист обязан соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой, установленные статьей 23 Закона Московской области "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области".

ГАРАНТ:

3. Права

3.1. Основные права Специалиста предусмотрены статьей 21 Закона Московской области "О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области".

ГАРАНТ:

4. Ответственность

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение Специалистом своих должностных обязанностей (должностной проступок) на него могут быть наложены главой Волоколамского муниципального района взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение.

4.2. В случаях и в порядке, установленных федеральным законодательством и законодательством Московской области, Специалист несет ответственность за действия и решения, нарушающие права и законные интересы граждан.

5. Квалификационные требования

5.1. К квалификационным требованиям к должности Специалиста включаются следующие требования:

- к уровню профессионального образования;

- к стажу и опыту работы по специальности;

- к уровню знания Конституции Российской Федерации, федерального законодательства, Устава Московской области, законодательства Московской области, с Волоколамского муниципального района и иных нормативных правовых актов органов местного самоуправления Волоколамского муниципального района применительно к исполнению должностных обязанностей.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Установлено, что архивный отдел является структурным подразделением администрации Волоколамского района. Представлен перечень документов, хранение которых осуществляется архивным отделом.

К основным задачам Отдела относятся: обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Московской области, информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования документов. Определены функции Отдела (проведение мероприятий по улучшению работы архивов учреждений и организаций, руководство работой ведомственных архивов, осуществление экспертизы ценности документов), оговорены его права и обязанности. Закреплено, что руководство Отделом осуществляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от нее Главой района. Разграничена сфера полномочий начальника Отдела.

Изложен порядок реорганизации и ликвидации архивного отдела.

Утверждены должностные инструкции начальника, главного специалиста и специалиста архивного отдела. Инструкции содержат права и должностные обязанности указанных лиц, устанавливают ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей, определяют квалификационные требования, предъявляемые к гражданам, претендующим на замещение вышеуказанных должностей.