Приказ Министерства по делам территориальных образований Московской области от 30 мая 2005 г. N 40 "О введении в действие Порядка рассмотрения обращений и приема граждан"

В целях реализации законодательства Московской области об обращениях граждан приказываю:

1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений и приема граждан в Министерстве по делам территориальных образований Московской области (прилагается).

2. Заместителям министра, начальникам управлений Министерства обеспечить соблюдение установленных Порядком требований при рассмотрении обращений и приеме граждан.

3. Довести настоящий приказ до сведения работников Министерства.

4. Признать утратившим силу приказ министра по делам территориальных образований Московской области Правительства Московской области от 24.03.2003 N 2 в части утверждения Порядка рассмотрения обращений граждан в Министерстве по делам территориальных образований Московской области.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Контрольно-правового управления (Гаман М.Ф.).

Министр

В.А. Чернов

Порядок
рассмотрения обращений и приема граждан в Министерстве
по делам территориальных образований Московской области
(утв. приказом Министра по делам территориальных образований
Московской области Правительства Московской области
от 30 мая 2005 г. N 40)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок в соответствии с Законом Московской области "Об обращениях граждан" устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве по делам территориальных образований Московской области (далее - Министерство) и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве.

ГАРАНТ:

См. Закон Московской области от 5 октября 2006 г. N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан"

1.2. В Министерстве рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении Министерства в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Московской области.

1.3. Рассмотрение обращений граждан производится министром по делам территориальных образований Московской области Правительства Московской области (далее - Министр), первым заместителем и заместителями Министра. Централизованное делопроизводство по обращениям граждан осуществляет организационный отдел Контрольно-правового управления (далее - организационный отдел).

1.4. Справочную работу по обращениям граждан ведет организационный отдел.

1.5. Организационный отдел регулярно готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и представляет ее Министру.

1.6. Все сотрудники Министерства, работающие с обращениями граждан, несут административную ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.7. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Министр.

1.8. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Министерстве исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

1.9. В Министерстве периодически проводится учеба работников, занимающихся рассмотрением обращений граждан.

2. Прием и первичная обработка письменных
обращений граждан

2.1. Все присланные по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в организационный отдел.

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму подкалывается конверт.

2.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах по форме, утвержденной Министром. Один экземпляр акта хранится в организационном отделе, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно потупившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.

2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма сотрудником организационного отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес Министерства нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.

2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в организационном отделе. Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

2.6. Обращения, поступившие на имя Министра и работников Министерства с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.7. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу или электронной почте, принимаются и учитываются в журнале сотрудниками организационного отдела.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. На поступивших в Министерство обращениях в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Министерство по делам территориальных образований Московской области". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. Поступившие обращения передаются для ознакомления сотруднику организационного отдела, на которого возложена подготовка информационных и аналитических материалов, а затем сотрудникам, осуществляющим рассмотрение, аннотацию и регистрацию обращения. Поступившие ответы на контрольные письма передаются исполнителям.

3.3. Письма на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в Министерство внешнеэкономических связей Московской области. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Московский областной совет Всероссийского общества слепых. Их регистрация производится после поступления перевода.

3.4. Сотрудники организационного отдела производят регистрацию обращения с использованием информационной системы "Письма граждан".

3.5. При регистрации:

письму присваивается регистрационный номер;

указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Московской областной Думы и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль", на поручениях Президента Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей - штамп "Особый контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Контроль. Срок _____";

определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных);

обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

проставляется шифр темы согласно действующему классификатору тем обращений. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;

от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4. Направление обращения на рассмотрение

4.1. После составления аннотации работник организационного отдела принимает решение о передаче обращения на рассмотрение. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

4.2. В случае если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в орган местного самоуправления.

4.3. В случае если вопрос находится в ведении центрального исполнительного органа государственной власти Московской области, государственного органа или государственного учреждения Московской области (в соответствии с утвержденными Положениями об этих органах и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области), обращение направляется на рассмотрение в соответствующий орган (учреждение).

4.4. В случае если вопрос, поставленный в обращении, вне компетенции центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, органов местного самоуправления Московской области, то обращение списывается в дело с уведомлением об этом обратившегося гражданина или в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос. Обращения, присланные не по принадлежности из других государственных органов, возвращаются в направившую организацию.

4.5. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в центральные исполнительные органы государственной власти Московской области и органы местного самоуправления, подписываются Министром или его первым заместителем. Одновременно за той же подписью обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Сопроводительные письма и уведомления оформляются на специальных бланках.

4.6. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений в вышестоящие организации подписываются Министром или его первым заместителем.

4.7. В структурные подразделения зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку.

5. Рассмотрение обращений в структурных
подразделениях

5.1. Поступившие в структурные подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе писем, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до пятнадцати дней.

5.2. Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок до 15 дней.

5.3. Запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации рассматривается в срок не позднее 15 дней со дня его получения, если в самом запросе не установлен иной срок.

Запросы и обращения Уполномоченного по правам человека в Московской области разрешаются в срок не позднее 30 дней со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.

5.4. Запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации рассматривается не позднее 30 дней.

5.5. Запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с просьбой о предоставлении информации по вопросам, связанным с их деятельностью, необходимые документы или сведения направляются безотлагательно, а в случае необходимости получения дополнительной информации - не позднее 30 дней.

5.6. Срок рассмотрения обращений граждан исчисляется с момента регистрации их в Министерстве. Последним днем разрешения обращения в случае, когда установленный срок истек в выходной или праздничный день, считается первый следующий за ним рабочий день.

Окончанием срока рассмотрения обращения считается дата направления письменного ответа.

5.7. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено иному органу, структурному подразделению или должностному лицу. Исполнение поручений Президента Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан осуществляется только в 15-дневный срок с выездом на место.

5.8. К поступившему обращению готовится проект поручения. Поручение должно содержать: наименование подразделения (название государственного органа), фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

5.9. В случае если поручение о рассмотрении обращения дается органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и их должностным лицам, соответствующее структурное подразделение уведомляет заявителя о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.

5.10. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.11. Поручение оформляется на специальном бланке установленного образца.

5.12. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц. Привлечение к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов и порядок оплаты их услуг согласуется с Министром.

5.13. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в организационный отдел, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

5.14. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется организационным отделом. В необходимых случаях организационный отдел направляет такие письма в правоохранительные органы.

5.15. Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц Министерства передаются в секретариат Министерства.

5.16. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело работниками соответствующих структурных подразделений. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело работниками организационного отдела. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

5.17. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

5.18. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

5.19. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям, что и в обращении, находится в производстве суда или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

5.20. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

5.21. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.

6. Продление срока рассмотрения обращений
граждан

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителями структурных подразделений от начальника управления (самостоятельного отдела) и выше. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают Министр и его заместители в пределах своей компетенции. Ответы в вышестоящие организации об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывают Министр и его заместители.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в вышестоящий орган должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание Правительства Московской области в порядке, установленном Регламентом Правительства Московской области.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с официальным текстом документа

7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланных заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие органы печатаются на бланках установленной формы.

7.8. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.10. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в организационный отдел, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в информационной системе "Письма граждан".

7.12. Отправление ответов без регистрации в организационном отделе не допускается.

7.13. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т.д.), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет заведующий организационным отделом.

7.14. Аналогичный порядок применяется к направляемым в дело справкам о рассмотрении обращений, полученных из областных организаций и органов местного самоуправления.

7.15. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов государственного управления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

8.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Московской областной Думы о рассмотрении обращений граждан.

8.3. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней. Продление этого срока производится Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области или руководителем аппарата Правительства Московской области.

8.4. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять Министр.

8.5. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет организационный отдел, который периодически направляет в структурные подразделения напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает, и отдельно - о тех, срок рассмотрения которых истек. Указанные напоминания передаются в структурные подразделения под расписку.

9. Организация личного приема граждан

9.1. Организацию личного приема граждан осуществляет организационный отдел.

9.2. Прием граждан в Министерстве ведут Министр, его заместители и начальники управлений (далее - руководители).

9.3. Запись на прием к руководителям осуществляют сотрудники организационного отдела ежедневно с 9.00 до 17.30 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу - с 9.00 до 16.15. Предварительная запись начинается с первого рабочего дня на текущий месяц.

9.4. На каждого гражданина, обратившегося на прием к Министру, заполняется карточка личного приема, в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя и фамилия должностного лица, ведущего прием. При повторных обращениях ведущий запись делает подборку всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям и подкалывает их к карточке.

9.8. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов может быть приглашен (по договоренности) специалист соответствующего подразделения Министерства.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с официальным текстом документа

9.9. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

9.10. Запись на повторный прием к Министру осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется сотрудником организационного отдела исходя из содержания ответа с предыдущего приема.

9.11. О заявителях, обратившихся в организационный отдел за разъяснением или консультацией и не требующих приема руководителями, сотрудники делают отметку в журнале учета посетителей.

9.12. В конце каждого месяца составляется график приема граждан Министром, его заместителями и начальниками управлений, который утверждается Министром.

9.13. Предварительную запись на личный прием и проработку вопросов к личному приему осуществляют сотрудники организационного отдела.

9.14. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов подведомственных ему управлений и отделов; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения другим органам государственной власти, организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принять решение о постановке на контроль обращения гражданина.

9.15. В ходе приема заявителя уведомляет о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.

9.16. Контроль за сроками поручений по устному обращению с личного приема осуществляют сотрудники организационного отдела, которые ежемесячно сообщают по телефону или направляют исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или уже истек.

9.17. На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка "Контроль", и все направленные документы подлежат возврату в организационный отдел.

9.18. По просьбе заявителя, оставившего свои документы, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

9.20. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление должностному лицу, осуществляющему прием. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотренные заявления считаются завершенными. После возвращения списанных материалов "В дело" в организационный отдел они снимаются с контроля, о чем делается отметка в учетной карточке, после чего рассмотрение обращения считается завершенным. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с официальным текстом документа