Распоряжение Министерства транспорта Московской области от 24 января 2007 г. N 10/1 "О порядке работы с обращениями граждан" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Министерства транспорта Московской области
от 24 января 2007 г. N 10/1
"О порядке работы с обращениями граждан"

С изменениями и дополнениями от:

7 ноября 2008 г.

В соответствии с Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан", в целях дальнейшего совершенствования организации работы с обращениями граждан в Министерстве транспорта Московской области и в подведомственных министерству государственных учреждениях и организациях:

1. Утвердить Административный регламент Министерства транспорта Московской области по рассмотрению обращений граждан (приложение N 1).

2. Признать утратившим силу распоряжение Министерства транспорта Московской области от 08.07.2005 N 65 "О порядке работы с обращениями граждан".

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя министра транспорта Правительства Московской области Митусова А.А.

Заместитель Председателя Правительства

Московской области - министр транспорта

Правительства Московской области

П.Д. Кацыв

Административный регламент
Министерства транспорта Московской области
по рассмотрению обращений граждан
(утв. распоряжением Министерства транспорта Московской области
от 24 января 2007 г. N 10/1)

С изменениями и дополнениями от:

7 ноября 2008 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент Министерства транспорта Московской области по рассмотрению обращений граждан (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее - государственной функции), и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению государственной функции, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве транспорта Московской области (далее - Министерство).

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Уставом Московской области;

- Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

- Положением о Министерстве транспорта Московской области, утвержденным Постановлением Правительства Московской области от 28.07.2005 N 468/28.

1.3. Министерство обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан по вопросам, относящимся к полномочиям Министерства, и дает письменные ответы на них в порядке, установленном законодательством (п. 3.33. Положения о Министерстве транспорта Московской области).

1.4. Государственная функция по рассмотрению обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о государственной функции.

2.1.1. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:

- организационно-контрольным отделом Управления делами (телефон (495)785-80-17) и непосредственно структурными подразделениями Министерства;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники;

- посредством размещения в сети Интернет, публикации в средствах массовой информации.

2.1.2. При ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудники организационно-контрольного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим вопросам в пределах своей компетенции. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

2.1.3. Консультации предоставляются по вопросам:

- форм исполнения обращений граждан;

- сроков исполнения обращений граждан;

- графика приема граждан в Министерстве.

2.1.4. При невозможности сотрудника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.1.5. О месте нахождения Министерства и графике приема граждан и другие информационные материалы размещены на информационных стендах в Министерстве и на официальном сайте Министерства в сети Интернет по адресу: www.mt.mosreg.ru.

Место нахождения Министерства: Славянская площадь д. 2/5 стр. 5, г. Москва.

Почтовый адрес: Славянская площадь д. 2/5 стр. 5, г. Москва, 109074.

2.1.6. Документы, необходимые для получения государственной функции:

в случае личного приема у руководства Министерства - документ, удостоверяющий личность;

в случае письменного обращения - гражданину необходимо указать наименование Министерства, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, изложить суть обращения, заявления или жалобы, поставить свою подпись и дату;

в случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы по данному вопросу либо их копии.

2.1.7. Результат исполнения государственной функции:

- по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа;

- по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

2.2. Условия и сроки исполнения государственной функции.

2.2.1. Для всех видов обращений, если их разрешение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливается единый предельный срок рассмотрения - 30 дней со дня их регистрации, если руководителем не установлен более короткий контрольный срок исполнения.

2.2.2. Рассмотрение обращений, поступивших на пейджер Губернатора Московской области, осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом, в течение суток после их поступления в Министерство и мотивированные ответы на них направляются в Министерство по делам печати и информации и заявителю.

2.2.3. Рассмотрение обращений граждан, поступивших по "Прямой линии с Президентом Российской Федерации" (далее - "Прямая линия") осуществляется в 30-дневный срок с момента регистрации, если срок исполнения данных обращений не определен Правительством Московской области.

2.2.4. Обращения граждан, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий или иных чрезвычайных ситуаций, рассматриваются безотлагательно.

2.2.5. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Министерства, то обращение в течение 7 дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, с уведомлением об этом обратившегося гражданина.

2.2.6. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с письменным сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя заместителем Председателя Правительства Московской области - министром транспорта Правительства Московской области (далее - министром) (по его поручению - первым заместителем министра, заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей).

2.2.7. Если за рассмотрением письменного обращения установлен контроль Управления по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области, то продление срока рассмотрения письменного обращения согласовывается с Управлением по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области.

2.2.8. Продолжительность приема у должностного лица регламентирована общим временем приема и устанавливается по решению руководителя в зависимости от характера обращения гражданина.

2.2.9. Действие настоящего Регламента не распространяется на обращения, которые подлежат рассмотрению в порядке конституционного, гражданского, административного, уголовного судопроизводства или арбитражными судами; обращения, для которых предусмотрен иной порядок или сроки рассмотрения, установленные федеральными конституционными законами, федеральными законами и законами Московской области.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении ответа на обращение.

обращение не рассматривается по существу, если:

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- обращения поступают от тех же лиц (группы лиц) и по тем же основаниям, которые ранее уже были рассмотрены, и в новых обращениях отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу;

- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (анонимное обращение);

- текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- на письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.4. Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции.

2.4.1. Письменные обращения на иностранных языках до регистрации направляются в Министерство внешнеэкономических связей Московской области. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Московский областной совет Всероссийского общества слепых. Их регистрация производится после поступления перевода.

2.4.2. Анонимные обращения, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются в правоохранительные органы.

2.5. Ответственность сотрудников при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

2.5.1. Сотрудники Министерства несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность сотрудников министерства закрепляется в их должностных регламентах.

2.5.2. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, а также персональные данные заявителя могут использовать только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

2.5.3. При утрате исполнителем письменных обращений граждан министром назначается служебное расследование.

2.5.4. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнение письменные обращения граждан другому сотруднику по поручению руководителя структурного подразделения.

2.5.5. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Министерстве исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

III. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных процедур.

3.1.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием письменного обращения;

- регистрация письменного обращения;

- направление обращения на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях Министерства;

- рассмотрение обращений, поступивших по программе "Пейджер Губернатора";

- рассмотрение обращений, поступивших к Президенту Российской Федерации, поступивших по "Прямой линии";

- организация личного приема граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- порядок и формы контроля за исполнением государственной функции;

- ответственность за нарушение выполнения административных процедур.

3.2. Прием письменных обращений.

3.2.1. Все присланные по почте, по телеграфу письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в организационно-контрольный отдел.

3.2.2. При приеме и первичной обработке документов в организационно-контрольном отделе:

- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность ее упаковки;

- проводится сверка реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывается конверт;

- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма работником отдела служебной корреспонденции, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Письма в адрес Министерства транспорта Московской области нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам;

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту без вскрытия.

3.2.3. На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в организационно-контрольном отделе, второй приобщается к поступившему обращению.

3.2.4. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в организационно-контрольном отделе.

Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа.

По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (приложение N 1) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и телефона для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

3.2.5. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя министра, его заместителей и сотрудников Министерства передаются адресатам без вскрытия.

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в организационно-контрольный отдел.

Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник организационно-контрольного отдела должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом руководителю отдела.

3.2.6. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, принимаются и передаются на регистрацию в организационно-контрольный отдел.

3.2.7. Обращения граждан, поступившие по электронной почте, принимаются в отделе технологического и аппаратно-программного обеспечения, где распечатываются и передаются на регистрацию в организационно-контрольный отдел.

3.3. Регистрация письменного обращения.

3.3.1. При сортировке корреспонденции поступившие обращения передаются для дальнейшей обработки ответственному сотруднику организационно-контрольного отдела, на которого возложена подготовка информационно-аналитических материалов по обращениям граждан, аннотаций, регистрация и общий контроль за сроками исполнения обращений граждан.

3.3.2. На поступившие в организационно-конрольный# отдел обращения в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Министерство транспорта Московской области".

В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.3.3. Письма на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в Министерство внешнеэкономических связей Московской области. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Московский областной Совет Всероссийского общества слепых.

Регистрация таких писем производится после поступления перевода.

3.3.4. Сотрудники организационно-контрольного отдела производят регистрацию обращения с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело").

Информация об изменениях:

Распоряжением Министерства транспорта Московской области от 7 ноября 2008 г. N 273 в пункт 3.3.5 части III настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3.5. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер, который состоит из заглавных букв МТ (Министерство транспорта), 1 - индекс "Обращения граждан" и порядкового номера, проставляется дата его получения;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и наименование муниципального образования по месту нахождения заявителя. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первый или автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным;

- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Правительства Московской области, Московской областной Думы и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Контроль" и срок представления ответа выделяется в тексте подчеркиванием;

- отмечаются социальное положение и льготная категория авторов обращений;

- обращение проверяется на повторность, из архива поднимается предыдущая переписка и приобщается к обращению;

- составляется аннотация на письмо, которая должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, и обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения и регистрируются на общих основаниях.

3.3.6. Результатом выполнения действий по приему, регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения в информационной системе САДД "Дело" и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

3.4. Направление обращения на рассмотрение.

3.4.1. Зарегистрированные обращения, направленные в адрес Министерства и министра, передаются в Секретариат заместителя Председателя Правительства Московской области - министра транспорта Правительства Московской области на рассмотрение; обращения, направленные в адрес конкретного должного лица, передаются по назначению. Резолюция (поручение) должна содержать:

- фамилии и инициалы лиц, которым дается соответствующее поручение;

- лаконично сформулированный текст поручения, предписывающий соответствующее действие;

- порядок и срок исполнения.

3.4.2. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.4.3. Решение о направлении письма на рассмотрение конкретного исполнителя принимается исключительно исходя из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

3.4.4. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем под расписку лиц, ответственных за делопроизводство, в структурные подразделения Министерства.

3.5. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях Министерства.

3.5.1. Обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено находящемуся в ведомственном подчинении Министерства государственному учреждению или организации. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

3.5.2. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами Министерства рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о графике личного приема граждан в Министерстве, а заявления оформляются "В дело" как исполненные.

3.5.3. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым.

Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.5.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц. Привлечение к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов, а также порядок оплаты их услуг согласуются с министром (по его поручению - с первым заместителем министра, заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей).

3.5.5. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности вопроса, он в двухдневный срок с момента получения такого обращения со служебной запиской возвращает это обращение министру (заместителям министра), указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

3.6. Рассмотрение обращений, поступивших по программе "Пейджер Губернатора".

3.6.1. Прием и регистрация обращений, поступивших на пейджер Губернатора Московской области, проводится по тем же критериям, что и обращения поступившие по почте. Регистрационный штамп проставляется у каждого отдельного пункта с именем заявителя, регистрационный номер начинается с индекса "МТ2-".

3.6.1. Рассмотрение обращений, поступивших на пейджер Губернатора Московской области, осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом в сроки указанные п. 2.2.2 настоящего Регламента.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с источником

3.7. Рассмотрение обращений, поступивших к Президенту Российской Федерации по "Прямой линии" (далее - "Прямая линия").

3.7.1. Регистрацию обращений граждан, поступивших по "Прямой линии", осуществляет организационно-контрольный отдел в САДД "Дело". При регистрации каждому обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из заглавных букв МТ, цифры 3 - индекса "Прямая линия" и порядкового номера, проставляется дата его получения.

3.7.2. Рассмотрение обращений граждан, поступивших по "Прямой линии", проводится в порядке, установленном настоящим Регламентом для обращений граждан. Проверка фактов, изложенных в обращениях, производится в необходимых случаях с выездом на место.

3.7.3. Ответы заявителям подписывает министр (по его поручению -первый заместитель министра). В ответе обязательно указывается, что он дается на обращение к Президенту Российской Федерации по "Прямой линии". Копии ответов направляются в Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и Управление по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области.

3.7.4. После завершения рассмотрения всех поступивших в Министерство обращений, организационно-контрольным отделом составляется итоговая справка (приложение N 2), которая представляется в Управление по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области.

3.8 Организация личного приема граждан.

3.8.1. Прием граждан в Приемной Правительства Московской области проводится Министром в соответствии с графиком, утверждаемым Губернатором Московской области

3.8.2. Прием граждан в Министерстве ведут заместители министра транспорта Правительства Московской области (далее - руководители) в соответствии с утвержденным графиком.

3.8.3. График приема граждан руководителями (далее - график) составляется ежегодно организационно-контрольным отделом и утверждается распоряжением Министерства. Замены руководителей, заявленных в графике, проводятся по согласованию с министром.

График размещается на информационном стенде на 1 этаже здания Министерства в доступном для граждан месте.

3.8.4. Предварительную запись на личный прием к руководителям осуществляет сотрудник организационно-контрольного отдела. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно с 9.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00. Сотрудник регистрирует заявителя с использованием САДД "Дело", внося в базу данных сведения о нем - паспортные данные, социальное положение и количество его обращений в Министерство, краткую аннотацию обращения.

3.8.5. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие установленное законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

3.8.6. В случае повторного обращения организационно-контрольным отделом осуществляется подборка всех имеющихся документов, касающихся этого заявителя.

Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

3.8.7. Запись на повторный прием к руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения). Необходимость в записи на повторный прием определяется заведующим организационно-контрольным отделом по согласованию с руководителем, проводящим прием, исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.

3.8.8. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, составившего свое обращение, ему выдается расписка по установленной форме (приложение N 1) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

3.8.9. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а так же откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

3.8.10. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает руководитель, ведущий прием.

3.8.11. После завершения личного приема руководителями, обращение гражданина направляется исполнителю в соответствии с их поручением.

3.8.12. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренных руководителями во время личного приема, исполнителем направляется руководителю, осуществлявшему прием.

Руководитель на ответе исполнителя указывает результат рассмотрения поручения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано", "Поставить на дополнительный контроль"), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и расписывается.

3.8.13. Материалы по личному приему хранятся в организационно-контрольном отделе в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.8.14. Учет устных обращений к начальникам управлений ведут ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

3.8.15. В срок до 02 июля и до 30 декабря текущего года начальники управлений и заведующие самостоятельных отделов Министерства представляют отчет по установленной форме (приложение N 3) о результатах личного приема граждан в организационно-контрольный отдел.

3.8.16. Контроль за сроками исполнения поручений по устному обращению с личного приема осуществляется организационно-контрольным отделом.

3.9. Оформление ответа на обращение граждан.

3.9.1. Ответы на обращения граждан, поступившие с поручением Губернатора Московской области, из федеральных органов, с депутатскими запросами подписывает министр (по его поручению - первый заместитель министра).

Ответы на обращения граждан подписывают заместители министра, начальники управлений в пределах своей компетенции и в соответствии с Регламентом Министерства.

3.9.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы.

При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

Проект ответа заявителю, содержащий разъяснение действующего законодательства, в при необходимости согласовывается исполнителем в отделе правового обеспечения.

3.9.3. В ответе в федеральные органы должно быть указано о том, в какой форме заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

3.9.4. По результатам рассмотрения обращения может быть принят организационно-распорядительный документ (например, приказ об оказании материальной помощи). В случае если копия принятого организационно-распорядительного документа направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

3.9.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание Коллегии, совещания, комиссии или рабочей группы Министерства.

3.9.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

3.9.7. Ответы заявителям, в федеральные органы, на депутатские запросы и в Правительство Московской области печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Министерства транспорта Московской области.

В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.9.8. Подлинники обращений граждан, поступившие из Правительства Московской области, федеральных органов, возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.9.9. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.9.10. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа, подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в организационно-контрольный отдел, где проверяется правильность оформления ответа, и делается отметка в САДД "Дело" в графе "Основание для снятия с контроля" о результатах рассмотрения обращения ("Разъяснено", "Отказано" и пр.).

Ответы, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются исполнителю для доработки.

3.9.11. На отдельном листе руководитель структурного подразделения указывает результаты рассмотрения ("Решено положительно", "Отказано", "Разъяснено", "Проверено с выездом на место", "Рассмотрено совместно с органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области", "Рассмотрено совместно с подведомственными организациями") и надпись "В дело", проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью.

Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет организационно-контрольный отдел.

3.9.12. Отправление ответов без регистрации в организационно-контрольном отделе не допускается.

3.9.13. В отдельных случаях исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

3.9.14. Формирование дел с исполненными обращениями граждан осуществляется как переписка за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Московской области.

3.10. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

3.10.1. В Министерстве подлежат учету и ставятся на контроль все поступившие обращения.

3.10.2. На обращения, направленные для рассмотрения в подведомственные Министерству государственные учреждения и организации, проставляется штамп "подлежит возврату в Министерство транспорта Московской области".

3.10.3. В случае если в ответе, полученном от организации, рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление данной организации, с указанием контрольного срока об окончательном решении вопроса.

3.10.4. Обращение может быть возвращено в организацию для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует требованиям, изложенным в подразделе 3.9 настоящего Регламента.

3.10.5. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений сотрудниками осуществляется руководителями структурных подразделений Министерства.

3.10.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет организационно-контрольный отдел.

3.11. Ответственность за нарушение выполнения административных процедур.

Ответственность за нарушения выполнения административных процедур исполнители несут в соответствии с Законом Московской области от N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан".

Приложение N 1
к п. 3.2.4, 3.8.8

                                    Расписка

     Заявление от _______________________________________________________

                                         (Ф.И.О.)

принято   Организационно-контрольным   отделом   Министерства  транспорта

Московской области.

___________________________________

     дата, подпись сотрудника

Телефон для справок: 785-80-17

Приложение N 2
к п. 3.7.4

               Отчетная форма о рассмотрении обращений граждан,

                        поступивших по "Прямой линии"

                     с Президентом Российской Федерации

     Министерство транспорта Московской области

Всего поступило обращений
из них:
решено положительно
даны разъяснения
отказано
проверено с выездом на место
не удалось связаться с заявителем или по указанному адресу заявитель не проживает
оставлено без рассмотрения по иным причинам

     Учтено предложений граждан при разработке  нормативных   документов,

целевых   программ,   внесении   изменений  в  законодательства  (указать

конкретно).

     Форма подписывается министром и   представляется   в   Правительство

Московской области после  полного   завершения   рассмотрения   обращений

(вместе с ответами на обращения)

Приложение N 3
к п. 3.8.15

                  Информация о личном приеме граждан

                за ______________ полугодие 200____ года

     ____________________________________________________________________

              (Ф.И.О.  должностного лица, проводившего прием)

	Отчетный период (полугодие/год)	Соответствующий период прошлого года	+/-
Принято граждан на личном приеме (всего)
Принято граждан на личном приеме по коллективным обращениям
Принято граждан на личном приеме по повторным обращениям
Результаты рассмотрения:
Решено положительно
Даны разъяснения
Отказано
Проверено с выездом на место
Рассмотрено совместно с подведомственными организациями и учреждениями
Рассмотрено совместно с органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области
в срок
с нарушением срока

Начальник управления __________________ _________________________________

                         (подпись)           (расшифровка подписи)