Постановление Администрации городского поселения Высоковск Клинского муниципального района Московской области от 24 февраля 2009 г. N 12 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрацию городского поселения Высоковск"

В соответствии с Федеральным законом N 131-ФЗ от 06.10.2003 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом N 59-ФЗ от 02.05.2006 "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Московской области N 164/2006-ОЗ от 05.10.2006 "О рассмотрении обращений граждан" постановляю:

1. Утвердить Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского поселения Высоковск.

Глава городского

поселения Высоковск

В.Е. Давыдов

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в администрации
городского поселения Высоковск
(утв. постановлением Администрации городского поселения Высоковск
Клинского муниципального района Московской области
от 24 февраля 2009 г. N 12)

Настоящий Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского поселения Высоковск (далее - Регламент) устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации городского поселения Высоковск, ее структурных подразделениях.

Раздел 1. Общие положения

1.1. Законодательство об обращениях граждан.

Регламент рассмотрения обращений граждан регулируется Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 06.10.2003 N 131-ФЗ (ст. 32), Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 N 59-ФЗ, Законом Московской области "О рассмотрении обращений граждан" от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ.

1.2. Рассмотрение обращений граждан осуществляется главой городского поселения Высоковск, начальниками отделов.

1.3. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, подготовку и подписание ответов заявителям.

Раздел 2. Требования к порядку рассмотрения
обращений граждан

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется:

2.1.1. Непосредственно в отделах администрации городского поселения Высоковск.

2.1.2. Посредством размещения информационных материалов в средствах массовой информации.

2.1.3. На информационном стенде в месте приема письменных обращений граждан.

2.2. При ответах на телефонные звонки работники подробно и в корректной форме информируют граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с наименования структурного подразделения, в которое позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае невозможности дать ответ на поставленный вопрос работник должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.3. Письменное обращение гражданина должно содержать наименование администрации городского поселения Высоковск или ее структурного подразделения, или фамилию, имя, отчество должностного лица, к которому гражданин обращается, а также свои фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес для ответа, личную подпись и дату.

2.4. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

2.5. Результатом рассмотрения обращений граждан является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или получение гражданином необходимых разъяснений и направление гражданину письменного ответа в случае его письменного обращения.

Раздел 3. Административные процедуры

3.1. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.

3.1.1. Все письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Организационно-контрольный отдел администрации городского поселения Высоковск.

3.1.2. При приемке и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму подкалывается конверт.

3.1.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом по делопроизводству.

Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина на копии обращения проставляется штамп установленной формы с указанием даты приема обращений, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан.

3.1.4. При первичной обработке обращений необходимо соблюдать правила безопасности:

- не вскрывать конверты, содержащие иные, кроме бумажных, вложения, привлекать к вскрытию таких конвертов компетентные органы;

- при необходимости производить вскрытие конвертов в резиновых перчатках и ватно-марлевой повязке;

- применять особые меры предосторожности при вскрытии конвертов, отправленных из стран ближнего и дальнего зарубежья.

3.2. Регистрация поступивших обращений.

3.2.1. Письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в администрацию городского поселения Высоковск.

3.2.2. Регистрация обращений граждан ведется отдельно от регистрации других документов.

3.2.3. На поступившие обращения в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп администрации городского поселения Высоковск. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2.4. Регистрация обращений осуществляется в журнале, либо на регистрационной карточке, либо в соответствующей компьютерной программе.

3.2.5. Если письмо подписано двумя и более авторами, письмо считается коллективным, и при регистрации фиксируется фамилия и инициалы автора, в адрес которого будет направлен ответ.

3.2.6. Обращения проверяются на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

3.3. Направление обращения на рассмотрение.

3.3.1. Обращение, по которому имеется поручение Губернатора Московской области или заместителей председателя Правительства Московской области, депутатские запросы передаются на рассмотрение только главе городского поселения Высоковск либо лицу, временно исполняющему его обязанности.

3.3.2. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции администрации городского поселения Высоковск, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением об этом гражданина. Обращения, присланные не по принадлежности из областных или государственных органов, возвращаются в направившую организацию с уведомлением об этом гражданина.

3.3.3. Без рассмотрения по существу оставляются обращения граждан, если:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что все обращения направлялись одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, либо содержащие угрозы жизни, здоровья и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- в обращении не указана фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

3.3.4. Об отказе в рассмотрении обращений по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

3.3.5. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему данное обращение, с разъяснением порядка обжалования судебных решений.

3.3.6. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица (или группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителя рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

3.4. Рассмотрение обращений в отделах администрации городского поселения Высоковск.

3.4.1. Обращения, поступившие на рассмотрение в отделы администрации городского поселения Высоковск, должны рассматриваться в срок до 30 дней со дня регистрации их специалистом по делопроизводству.

3.4.2. Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии с поручением, изложенном в резолюции главы городского поселения Высоковск. Поручение должно содержать фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя и дату. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.4.3. Глава городского поселения Высоковск или должностное лицо, которому поручено рассмотреть сообщение, запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

3.4.4. Контроль за сроками исполнения, а также подготовку ответа заявителю и в другую организацию осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.4.5. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершении или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

3.4.6. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.п.), ответы, как правило, не даются.

3.4.7. Для обеспечения и полноты рассмотрения обращений граждан, в которых ставятся сложные или спорные вопросы, должностным лицом, которому направлено обращение, принимается решение о проведении проверок с выездом на место с привлечением к их проведению специалистов администрации городского поселения Высоковск.

3.4.8. Обращения граждан, поступившие по факсу, электронной почте, сети Интернет, рассматриваются в соответствии с настоящим Регламентом, как и письменные обращения.

3.5. Сроки рассмотрения обращений и порядок продления этих сроков.

3.5.1. Обращения граждан рассматриваются безотлагательно, но не позднее 30 дней со дня их регистрации в отделе по делопроизводству администрации городского поселения Высоковск.

3.5.2. Глава городского поселения Высоковск может устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан.

3.5.3. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальных проверок, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

3.5.4. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя главой городского поселения Высоковск. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.

3.5.5. В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, днем окончания срока рассмотрения считается предшествующий перед ним рабочий день.

3.5.6. За нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан должностные лица администрации городского поселения Высоковск несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

3.6. Требования к оформлению ответа.

3.6.1. Ответы на обращение граждан подписывают глава городского поселения Высоковск, начальники отделов, должностные лица в пределах своей компетенции. Ответы об исполнении поручений по рассмотрению обращений граждан из Правительства Московской области подписывает глава городского поселения Высоковск. В случае если обращение было адресовано конкретному должностному лицу, ответ подписывается этим должностным лицом.

3.6.2. Ответ на обращение, поступившее в администрацию городского поселения Высоковск по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.6.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие приняты меры.

3.6.4. В ответе в организацию, направившую письмо гражданина для рассмотрения, должно быть четко указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответе по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

3.6.5. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, постановление о выделении земельного участка, распоряжение об оказании материальной помощи). В случае если копия такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

3.6.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланных заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

3.6.7. Ответы заявителям и организации, направившим обращения для рассмотрения, печатаются на бланках администрации городского поселения Высоковск.

3.6.8. В левом нижнем углу последней страницы ответа обязательно указывается фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

3.6.9. Подлинники обращений граждан в другие организации возвращаются в направившие их организации только при наличии на них штампов "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.6.10. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончания разрешения вопроса.

3.6.11. Отправление ответа без исходящего номера и даты отправки не допускается.

3.6.12. На копии ответа автор поручения делает надпись "В дело", проставляет дату, заверяет личной подписью. Контроль за правильностью списания письма "в дело" осуществляется специалистом по делопроизводству.

3.6.13. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, если при рассмотрение обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

3.6.14. Справка о рассмотрении обращений граждан списывается так же, как указано в пункте 3.6.11 настоящего Регламента.

3.7. Организация личного приема граждан.

3.7.1. Прием граждан осуществляют лично глава городского поселения Высоковск, начальники отделов. График личного приема граждан уполномоченными на то лицами с информацией о месте приема, порядке записи на прием, об установленных днях и часах приема утверждается главой городского поселения Высоковск и доводится до сведения населения через средства массовой информации.

3.7.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

3.7.3. На каждого гражданина, обратившегося на прием, заполняется карточка личного приема, в которой указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя. При повторных обращениях делается подборка всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям и подкалывается к карточке.

3.7.4. Запись на повторный прием осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

3.7.5. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.7.6. После завершения личного приема должностными лицами согласно их поручениям уполномоченные сотрудники оформляют рассылку документов с приема, оформляется это поручение в установленном порядке.

3.7.7. Контроль за сроками исполнения поручений по обращению с личного приема осуществляют уполномоченные сотрудники, которые направляют исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает.

3.7.8. На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка "Контроль", и все направленные документы подлежат возврату.

3.7.9. По просьбе заявителя, оставившего свои документы должностному лицу, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количество принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям.

3.7.10. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление должностному лицу, осуществляющему прием. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотренные заявления считаются завершенными. После возвращения материалов, списанных в дело, они снимаются с контроля, о чем делается отметка в учетной карточке, после чего рассмотрение обращения считается завершенным. Материалы с личного приема руководителей хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.8. Контроль за исполнением функций по рассмотрению обращений граждан.

3.8.1. Должностные лица осуществляют контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан и принимают меры к устранению причин и условий, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.

3.8.2. Начальники отделов администрации городского поселения Высоковск раз в полугодие отчитываются о работе по рассмотрению граждан перед главой городского поселения Высоковск.

3.8.3. На дополнительный контроль с пометкой "контроль" ставятся ответы на обращениях, в которых указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, о чем исполнителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

3.8.4. На особый контроль ставятся обращения граждан с поручениями Губернатора Московской области, Председателя Московской областной Думы.

3.8.5. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять глава городского поселения Высоковск.

3.8.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения писем осуществляет специалист по делопроизводству.

Раздел 4. Анализ обращений граждан

4.1. В целях выявления причин, порождающих жалобы, выяснения, какие вопросы наиболее волнуют граждан, при принятии нормативных актов специалистом по делопроизводству:

4.1.1. Регулярно не реже одного раза в полугодие проводится анализ количества и характера вопросов, поднимаемых в обращениях граждан с использованием тематического классификатора обращений, принятого в Правительстве Московской области.

4.1.2. Не реже одного раза в полугодие готовятся аналитические справки по наиболее актуальной тематике для использования при подготовке постановлений и распоряжений главы городского поселения Высоковск.

4.2. Результаты анализа рассматриваются на совещаниях, периодически публикуются в средствах массовой информации.

Раздел 5. Возмещение причиненных убытков
и взыскание понесенных расходов
при рассмотрении обращений

5.1. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) администрации городского поселения Высоковск при рассмотрении обращения, по решению суда.

5.2. В случае если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения в администрации городского поселения Высоковск, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.