Решение Совета депутатов городского округа Ивантеевка Московской области от 24 января 2007 г. N 377/33 "Об Административном регламенте рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки"

В соответствии с п. 3 ст. 32 Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ, закона Московской области "О рассмотрении обращений граждан" от 05.10.2006 г. N 164/2006-ОЗ и в целях совершенствования деятельности администрации по работе с обращениями граждан, городской Совет депутатов решил:

1. Принять Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки.

2. Руководителям органов администрации города принять к исполнению Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки.

3. Направить Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки главе города Сухановой Е.В. для подписания.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с источником

3. Считать утратившим силу решение городского Совета депутатов от 10.10.2005 г. N 188/19 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки"

Председатель городского

Совета депутатов

Н.И. Долгов

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в администрации города Ивантеевки и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации города Ивантеевки (далее - администрация).

1.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным Законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным Законом от 02.05.06 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Законом Московской области от 05.10.2006 г. N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан"

1.3. Рассмотрение обращений осуществляется главой города, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями и работниками органов администрации.

1.4. В администрации рассматриваются обращения граждан (далее обращения) по вопросам, находящимся в ведении администрации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными Законами, Законами Московской области.

1.5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.

1.6. Организация работы с обращениями граждан возложена на общий отдел администрации.

2. Требования к порядку исполнения функции
по рассмотрению обращений граждан

Порядок информирования об исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

2.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в органах администрации;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством публикации в средствах массовой информации.

2.2. Информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактных телефонах размещается:

- на Интернет-сайте администрации города;

- на информационном стенде в холле администрации города.

2.3. При ответах на телефонные звонки работники подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.

Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Срок исполнения функции по рассмотрению
письменных обращений граждан

2.4. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции.

2.5. В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен главой города, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителями органов администрации. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.

2.6. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

2.7. В случае, если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

Требования к письменному обращению граждан

2.8. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать фамилию, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

2.9. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), контактный телефон.

Условия, сроки и время личного приема граждан
в администрации города

2.10. Прием граждан в администрации города ведут глава города, заместители главы администрации, руководители органов администрации и работники общего отдела.

2.11. Непосредственную организацию личного приема граждан в администрации осуществляет общий отдел.

2.12. Руководители ведут прием граждан в соответствии с графиком, работники общего отдела - ежедневно с 9.00 до 18.00 (кроме выходных и праздничных дней).

2.13. График приема граждан главой города, заместителями главы администрации составляется ежегодно начальником общего отдела и утверждается главой города.

2.14. Предварительная запись на прием к главе города производится работниками общего отдела по средам в 9.00.

2.15. Работники общего отдела в ходе личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.

2.16. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Требования к помещениям и местам, предназначенным
для осуществления функции по рассмотрению
обращений граждан

2.17. Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

2.18. Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции в полном объеме, обеспечивается доступ в Интернет.

2.19. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой охраны.

2.20. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

Результат исполнения функции по рассмотрению
обращений граждан

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с источником

2.31. Результатом исполнения функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

2.32. Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

Перечень оснований для отказа в исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

2.33. Обращение не рассматривается по существу, если:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны фамилия обратившегося гражданина или почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- обращение направлено лицом, которое решением суда, вступившим в законную силу, признано недееспособным;

- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц);

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.34. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.35. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.36. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в администрацию или соответствующему должностному лицу.

Ответственность работников при исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

2.37. Работники администрации, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ за сохранность имеющихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных инструкциях.

2.38. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут быть использованы только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

2.39. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава города.

2.40. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя органа администрации. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации города исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в органе администрации.

Обязанность работников при исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

2.41. При исполнении функции по рассмотрению обращений граждан работники обязаны:

- обеспечивать необходимые условия для своевременного и эффективного рассмотрения обращений граждан должностными лицами, правомочными принимать решения;

- принимать обоснованные решения по существу поставленных в каждом обращении вопросов, обеспечивать выполнение этих решений;

- своевременно сообщать гражданам о решениях, принятых по обращениям, в случае их отклонения, по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования принятых решений;

- систематически анализировать и обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них критические замечания;

- проверять состояние работы с обращениями граждан в подведомственных органах и организациях, принимать меры по устранению выявленных нарушений;

- регулярно проводить личный прием граждан, информировать население о времени и порядке личного приема;

- периодически публиковать в средствах массовой информации аналитические материалы о характере и результатах рассмотрения обращений граждан

Права работников при исполнении функции
по рассмотрению обращений граждан

2.42. При исполнении функции по рассмотрению обращений граждан работники в пределах своей компетенции вправе:

- приглашать обратившихся граждан для личной беседы;

- в случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивать дополнительные материалы и получать необходимые пояснения;

- привлекать в установленном порядке переводчиков и экспертов;

- создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях, с выездом на место;

- проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан;

- направлять обращения на рассмотрение органам администрации, к компетенции которых относятся изложенные в обращении вопросы.

Формы обращений граждан

2.43. Обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в администрацию или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления.

2.44. Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

2.45. Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

2.46. Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

2.47. Коллективное обращение - обращение двух и более граждан по общему для них вопросу, а также обращение, принятое на митинге или собрании путем голосования (подписанное инициаторами коллективного обращения) или путем сбора подписей.

2.48. Право на обращение может быть реализовано как в письменной, так и в устной форме. Устные обращения к руководителям администрации поступают от граждан во время личного приема. Устные обращения также могут поступать по специально организованным "прямым линиям", во время "прямых эфиров" по радио и телевидению.

Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки.

Ответы на устные обращения даются в устной форме.

3. Административные процедуры

Последовательность административных
действий (процедур)

3.1. Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в органах администрации;

- личный прием граждан;

- постановка обращений на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан.

Прием и первичная обработка письменных
обращений граждан

3.2. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в администрацию города или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

3.3. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, по телеграфу, на пейджер главы города.

3.4. Все присланные по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел администрации.

3.5. Работниками, ответственными за прием документов:

- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- проводится сверка реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывается конверт;

- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются к тексту письма. В случае отсутствия самого текста письма работником общего отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Письма в адрес администрации города Ивантеевки нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам;

- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми;

3.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в общем отделе. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина на копии (втором экземпляре) документа делается отметка с указанием даты приема обращения, входящим номером и подписью лица, его принявшего.

3.7. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя главы города, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации вскрываются и регистрируются в общем отделе администрации.

3.8. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой летной, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему руководителю.

3.9. Обращения, поступившие по факсу либо по электронной почте, принимаются и учитываются в электронной базе работниками общего отдела.

Регистрация и аннотирование поступивших обращений

3.10. Поступившие в общий отдел обращения регистрируются в течение дня в компьютерной базе с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "1С Предприятие". В правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Администрация города Ивантеевки". В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.11. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ;

- указывается краткое содержание обращения;

- отмечается тип доставки обращения (телеграмма и др.). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из аппарата Правительства Московской области, Министерства жилищно-коммунального хозяйства и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. В случае, если в поручении указан конкретный срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Контроль";

- обращение проверятся на повторность. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- проставляется вид обращения, согласно утвержденному тематическому классификатору обращений граждан, составляется и вводится аннотация на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание вопросов, поставленных в обращении.

- к тексту обращения, адресованному главе города, прикладывается лист поручения с указанием фамилий ответственных исполнителей.

3.12. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения в информационной системе "1С Предприятие" и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

Направление обращения на рассмотрение

3.13. Зарегистрированные обращения граждан, поступившие на имя главы города, формируются в папку и передаются сотрудником общего отдела в 17 часов каждого рабочего дня главе города для рассмотрения. Обращения, направленные на имя первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, регистрируются и передаются им для рассмотрения под расписку.

3.14. Руководители рассматривают обращения в течение 1-2 дней и с резолюциями и поручениями возвращают их в общий отдел. Специалист общего отдела вносит резолюции руководителей в компьютерную базу и передает обращения исполнителям, указанным в резолюции (под расписку).

3.15. В случае, если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции администрации, то обращение списывается в дело с уведомлением об этом обратившегося гражданина или в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую их организацию.

3.16. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в общий отдел со служебной запиской на имя главы города для переадресовки документа другому исполнителю.

3.17. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в органы администрации, подписываются работником общего отдела, осуществляющим их регистрацию. Одновременно за подписью руководителя общего отдела обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение.

3.18. Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных писем под расписку заместителям главы администрации и в органы администрации.

Рассмотрение обращений в органах администрации

3.19. Поступившие в органы администрации письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в общем отделе, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

3.20. Обращения могут рассматриваться непосредственно с органах# администрации (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено государственному органу или конкретному должностному лицу (в этом случае к поступившему обращению работниками общего отдела готовится сопроводительное письмо).

3.21. Сопроводительное письмо должно содержать: наименование государственного органа, органа администрации, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Заявителю оформляется уведомление о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.

3.22. Документы, направляемые на рассмотрение нескольким соисполнителям, передаются на исполнение в копиях. Необходимое количество копий документов подготавливается работниками общего отдела.

3.23. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

3.24. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в общий отдел, указывая при этом орган администрации, в который по его мнению, следует направить обращение. Переадресовка обращения производится главой города.

3.25. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с источником

3.27. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 2.33 Административного регламента.

3.28. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем или совершившем, общий отдел направляет обращение в правоохранительные органы.

3.29. Результатом рассмотрения обращений в органах администрации является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.

Требования к оформлению ответа

3.30. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции. В случае, если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации, ответ подписывается этим должностным лицом.

3.31. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

3.32. В ответе в федеральные органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах его обращения и в какой форме. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

3.33. Если в поручении главы города указаны несколько исполнителей, контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в федеральные органы) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

В случае, если один из исполнителей, указанных в резолюции, готовит письмо сам, он должен на втором экземпляре проекта ответа собрать визы всех исполнителей, указанных в резолюции руководителя.

3.34. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт (например, постановление о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае, если экземпляр принятого правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

3.35. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

3.36. Ответы заявителям и в федеральные органы печатаются на бланках установленной формы, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.37. Подлинники обращений граждан в администрацию города возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.38. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.39. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в общий отдел, где проверяется правильность оформления ответа.

3.40. Сотрудником общего отдела делается отметка в компьютерной базе, с указанием результата рассмотрения обращения ("удовлетворено", "разъяснено", "отказано"). Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

3.41. После регистрации ответа в компьютерной базе сотрудник общего отдела отправляет его заявителю. Отправление ответов без регистрации в журнале исходящих документов не допускается.

3.42. В правом верхнем углу на копии ответа (на втором экземпляре ответа) сотрудник общего отдела делает надпись "В дело" и передает его главе города для списания.

3.43. После возвращения материалов с ознакомления, если по ним не дано дополнительных поручений, они снимаются с контроля и списываются "В дело", после чего подшиваются в соответствии с порядковой нумерацией.

3.44. При необходимости исполнитель может составить служебную записку о рассмотрении обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения, возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела) и передать ее в общий отдел.

3.45. Материалы по обращениям граждан хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.46. Все сотрудники администрации, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

3.47. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование.

3.48. В администрации периодически проводится учеба работников, занимающихся рассмотрением обращений.

Личный прием граждан

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приведена в соответствии с источником

3.50. Глава города, заместители главы администрации и иные уполномоченные на то лица ведут личный прием граждан и несут ответственность за его организацию.

3.51. График приема граждан составляется ежегодно начальником общего отдела, подписывается заместителем главы администрации и утверждается главой города. График приема граждан заблаговременно доводится до сведения населения (публикуется в газете "Пульс Ивантеевки" и вывешивается на информационном стенде в администрации города).

3.52. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.53. Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на прием не допускаются.

3.54. Во время личного приема гражданин имеет право сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поставленных вопросов.

3.55. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.56. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.

3.57. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.58. Предварительную запись на личный прием к главе города осуществляют сотрудники общего отдела. Запись к главе города производится еженедельно по средам в 9-00.

3.59. Запись на прием к заместителям главы администрации осуществляют их помощники ежедневно с 9.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней.

3.60. Необходимость в записи к главе города сотрудники общего отдела определяют, исходя из представленных заявителем документов. Во время записи заявителю сообщается точная дата и время приема. Об изменении срока приема заявитель уведомляется дополнительно.

3.61. В случае повторного обращения делается подборка всех имеющихся в администрации материалов по данному заявителю. Подобранные материалы предоставляются руководителю, ведущему личный прием.

3.62. Сотрудники общего отдела могут отказать заявителям в записи на личный прием к главе города по обращениям, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, уголовным и гражданским судопроизводством и производством по делам об административных правонарушениях, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров и другими законодательными актами Российской Федерации.

3.63. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает руководитель, ведущий прием.

3.64. После завершения личного приема руководителями и согласно их поручениям сотрудники общего отдела и помощники заместителей главы администрации оформляют рассылку документов. Сопроводительные письма к поручениям оформляются на специальных бланках.

3.65. Контроль за сроками исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений главой города на личном приеме осуществляет общий отдел; заместителями главы администрации - помощники заместителей главы администрации. В установленные сроки они сообщают исполнителям по телефону или направляют по почте напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или истек.

3.66. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным исполнителями, направляется на ознакомление руководителю, осуществлявшему прием.

3.67. После возвращения материалов с ознакомления, если по ним не дано дополнительных поручений, они снимаются с контроля и списываются "В дело", после чего подшиваются в папку "Переписка с личного приема" в соответствии с Тематическим классификатором.

3.68. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.69. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

Контроль за рассмотрением обращений граждан

3.70. Администрация города, должностные лица осуществляют в пределах своих полномочий контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

3.71. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, проверку и сопровождение хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

3.72. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль строится на базе регистрационных данных.

3.73. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступившие из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения); из других организаций и учреждений - с даты их регистрации в общем отделе.

Сроки исполнения документов определяются, исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством:

- служебная корреспонденция (письма) предприятий - в срок до одного месяца; письма, не требующие специального изучения и (или) проверки, рассматриваются безотлагательно в срок не более 15 рабочих дней;

- депутатские запросы - в течение 15 дней;

- обращения депутатов, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан - в месячный срок, остальная депутатская переписка квалифицируется как служебная корреспонденция;

- постановления, решения вышестоящих органов - согласно указанному сроку или в течение месяца, если срок не указан.

3.74. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, должностное лицо, на которое возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя служебную записку с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения, с дальнейшей подготовкой промежуточного ответа о продлении срока инициатору документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

3.75. Если контроль за рассмотрением документа установлен вышестоящим органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

3.76. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения или признания руководством невозможности его исполнения по объективным причинам.

В справке об исполнении за подписью должностного лица, которому давалось поручение, должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнению документа или поручения.

3.77. Сотрудники общего отдела регулярно готовят информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан и представляют их главе города.

Предоставление справочной информации
о ходе рассмотрения обращения

3.78. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.79. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет общий отдел.

3.80. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

3.81. При получении запроса по телефону работник общего отдела:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку работник подготавливает ответ.

3.82. Во время разговора работник должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

3.83. Общий отдел регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их главе города.

3.84. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

Порядок обжалования действий по рассмотрению обращений граждан
и решений, принятых по обращениям

3.85. Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в суд в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

4. Административная ответственность за нарушения порядка
и сроков рассмотрения обращений граждан

4.1. За совершение административных правонарушений, ответственность совершение которых предусмотрена Законом Московской области от 05.10.2006 г. N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан", устанавливаются и применяются следующие виды административных наказаний:

- предупреждение;

- административный штраф.

4.2. Административная ответственность должностных лиц предусмотрена за:

- неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан;

- нарушение сроков рассмотрения обращений граждан;

- принятие заведомо необоснованного и (или) незаконного решения по обращениям граждан;

- преследование граждан за критику;

- нарушение графика личного приема граждан;

- направление обращения на рассмотрение лицу, действия которого обжалуются;

- незаконное оставление обращения без рассмотрения;

- утрату письменных обращений и (или) материалов по их рассмотрению.

Глава города

Е.В. Суханова