Приложение 2. Руководство по составлению программного (содержательного) отчета

Приложение 2

к договору о гранте

от ________ N_____

                        Руководство по составлению

                  программного (содержательного) отчета

     Настоящее руководство содержит  основные  требования,  предъявляемые

Администрацией  города  к   программным   отчетам     получателей гранта.

Содержащаяся в программных отчетах  информация  необходима  Администрации

города для мониторинга выполнения условий договора о гранте, а также  для

оценки  степени  успешности  проекта  и  его   воздействия     на местное

сообщество. Руководство содержит подробные  рекомендации  по  составлению

промежуточных  и итоговых программных отчетов.

     Представление отчетов должно осуществляться  в  сроки,   указанные в

договоре о гранте. Отчеты должны быть представлены в печатном виде. Сдает

отчет руководитель проекта в департамент культуры, молодежной политики  и

спорта Администрации города.

     1. Промежуточный отчет

     1.1. Промежуточный отчет направлен  на  представление  Администрации

города оперативной информации о ходе выполнения проекта.

     1.2. Промежуточный отчет должен быть структурирован в соответствии с

планом-графиком выполнения проекта.

     1.3.  Промежуточный  отчет  содержит  аналитическую  оценку  каждого

пункта ожидаемых результатов. По мере реализации проекта надо сообщать не

только о ходе выполнения мероприятий и их  непосредственных  результатах,

но  и  постепенных  сдвигах,  качественных  изменениях,    происходящих в

результате развития проекта. Вы должны показать, что  реально  изменилось

после каждого из  проведенных  мероприятий,  насколько  это   возможно до

завершения проекта в целом.

     1.4. Промежуточный отчет также содержит  приложения  с  документами,

подтверждающими фактическое выполнение мероприятий проекта:

     1.4.1. Для курсов и семинаров - это  программа  семинара,  экземпляр

материалов, которые  получили  участники,  резюме  ведущих  с  контактной

информацией, список ведущих семинара, с  контактной  информацией,  анализ

оценочных анкет и 2-3 заполненных анкеты.

     1.4.2. Для консультаций - это копия  журнала  учета   консультаций с

контактной информацией.

     1.4.3. Для брошюр и бюллетеней и других изданий - экземпляр  каждого

издания, список рассылки, отзыв читателей и рецензии экспертов.

     1.4.4.  Для  пунктов  публичного  доступа  к   интернет   -   списки

пользователей с электронными адресами, адреса www - страниц.

     1.4.5. Базы данных и компьютерные архивы представляются на  дискетах

или СD дисках.

     1.4.6. Для всех публикаций в средствах массовой информации о проекте

или в рамках проекта - ксерокопии статей, аудио или видео кассеты.

     1.4.7.  Другая  необходимая  информация,  зависящая  от   содержания

проекта.

     1.5. Промежуточный отчет должен содержать информацию о  коррективах,

внесенных в проект  за  отчетный  период,  и  их  обоснование  (изменение

команды  исполнителей,  изменение  тематики  занятий,  изменение  целевой

группы и географии  проекта,  изменение  сумм  расходов  по  утвержденным

статьям бюджета и т.д.).

     Примечание:   существенное   изменение    конкретных    мероприятий,

запланированных по проекту, должно быть сначала  одобрено  Администрацией

города. Такие изменения согласовываются отдельным запросом.

     1.6.  Отчет  должен  отражать  только   ту     деятельность, которая

происходит в рамках проекта. Чтобы проинформировать департамент культуры,

молодежной политики и спорта Администрации города о Вашей общей работе  в

целом, необходимо  вынести  эту  информацию  в  отдельный  раздел  отчета

"Дополнительная информация".

     1.7. Если в рамках проекта Вы сотрудничаете с другими  организациями

(например, проводите  совместные  семинары),  необходимо   объяснить, что

делала организация и что оплачивала каждая организация.

     1.8. Промежуточные отчеты должны  представляться  в   соответствии с

утвержденным графиком. Последний промежуточный отчет и итоговый отчет  по

проекту в целом это  разные  документы,  хотя  представляться  они  могут

одновременно.

     2. Итоговый аналитический отчет

     В заключительном отчете по проекту  необходимо  представить  краткую

обобщающую  информацию  по  всем  мероприятиям  проекта,  с   приведением

количественных показателей (например,  по  теме  "________"   обучено или

проконсультировано ___ человек,  предоставлено  ___  часов  консультаций;

распространено пособие в ___ организаций  и  т.д.).  Необходимо  включить

отзывы  участников  программы,  местных  средств  массовой   информации о

проекте  в  целом  и  о  конкретных  мероприятиях;   анализ   результатов

анкетирования  участников  проекта   (получателей   услуг)   о   качестве

проведенных мероприятий.

     Примечание:  в  дополнение  и  подтверждение  фактов,   изложенных в

аналитической части отчета, необходимо сделать приложения,  состоящие  из

"фактической" информации (копии публикаций, отзывов, заполненные анкеты и

качестве мероприятий, другие материалы, подтверждающие факты,  изложенные

в аналитической части).

     Основное  внимание  при  составлении  итогового  отчета   необходимо

уделить следующим вопросам.

     Влияние гранта на  институциональное  развитие  организации   (в том

числе, как следствие, необходим  анализ  изменений  в  спектре  и  объеме

предоставляемых услуг, профессионализме  и  уровне  работы  организации).

Оцените потенциал организации (в сравнении до и после гранта).

     Произведите анализ изменений в целевой группе проекта  (до  и  после

гранта). Обратите внимание, какие услуги пользовались наибольшим спросом.

     Необходимо  выяснить:  каково  долговременное  влияние    проекта на

решаемую в рамках гранта проблему; какие качественные изменения произошли

в  деятельности  участников  проекта  в  результате  реализации  проекта.

Необходимо  привести  количественные  данные  (например,   в   результате

проведенных консультаций какое количество благополучателей смогли  решить

свои проблемы). Представьте информацию, подтверждающую выводы.

     Оцените перспективы дальнейшего развития и  продолжения  проекта  по

истечении  срока  исполнения  проекта,  на  который  предоставлен  грант.

Оцените  жизнеспособность   проекта   и   перспективы   его   выхода   на

самофинансирование, какова финансовая стратегия организации  по  развитию

проекта.

     Приведите  конкретные  примеры  произошедших  в  результате  проекта

качественных сдвигов в  работе  (деятельности)  целевой  группы  проекта.

Очень  важно  показать,  что  изменилось  в  жизни  конкретных  людей   в

результате деятельности по проекту.  Изложенная  "история  успеха"  будет

наглядным свидетельством достигнутого положительного эффекта в результате

выполненного проекта.

     3. Сроки представления отчета

     Итоговый отчет представляется  в  департамент  культуры,  молодежной

политики и спорта Администрации города в течение  одного  месяца  с  даты

окончания реализации проекта.

                                                                  Образец

                       Программный отчет по проекту

     Договор о гранте N ___________________________________________________

     Период отчетности:____________________________________________________

     Название проекта:_____________________________________________________

     Название организации:_________________________________________________

     Руководитель проекта:_________________________________________________

     Программный отчет:____________________________________________________

     Подпись руководителя проекта:_________________________________________

     Подпись руководителя организации:_____________________________________

     Дата:______________________

     Тел.:_______________________