Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов"

Приложение
к постановлению администрации г. Урай
от 10 августа 2011 г. N 2259

Административный регламент предоставления муниципальной услуги
"Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов"

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах оказания муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций органами местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского АО - Югры

1. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - административный регламент) по выдаче архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее - муниципальная услуга) устанавливает стандарт и порядок предоставления муниципальной услуги архивной службой администрации города Урай (далее - орган, предоставляющий муниципальную услугу).

1.2. Право на получение муниципальной услуги имеют:

1) физические лица;

2) юридические лица;

3) государственные органы, органы местного самоуправления, (далее - заявители).

Заявителями, имеющими право на предоставление муниципальной услуги, являются заявители, обратившиеся лично и (или) направившие запросы в орган, предоставляющий муниципальную услугу, по почте (электронной в том числе).

1.3. Адрес и график работы органа, предоставляющего муниципальную услугу:

Адрес: микрорайон Лесной, дом 2, город Урай, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область, Россия, 628285.

Адрес официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, www.uray.ru.

Адрес страницы на сайте, которая содержит информацию о предоставлении муниципальной услуги: http: //www.uray.ru/archivnaya-slujba

Электронная почта e-mail: rar@uray.ru, GluchovaLG@urai.ru, AdylbaevaTA@uray.ru

Контактные телефоны специалистов: (3467) 2-19-36; 2-20-67

Дни недели: понедельник-пятница.

Часы работы с 8.30 до 17.12;

Перерыв с 12.30 до 14.00;

Выходной: суббота и воскресенье.

Прием по личным вопросам: понедельник, среда.

Прием заявителей, обратившихся с запросами, осуществляется без предварительной записи.

1.4. Порядок получения консультаций:

1.4.1. Консультации по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, осуществляются специалистами органа, предоставляющего муниципальную услугу, посредством:

устных разъяснений при личном обращении в орган, предоставляющий муниципальную услугу;

телефонной связи по телефону: (34676) 2-19-36;

письменных разъяснений на основании письменных обращений.

1.4.2. Основными требованиями к порядку консультирования физических и юридических лиц являются:

достоверность представляемой информации;

четкость в изложении информации;

полнота информирования.

1.4.3. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют заявителей, обратившихся по интересующим их вопросам.

Время получения информации о предоставлении муниципальной услуги при личном обращении не может превышать 15 минут.

Время ожидания в очереди не может превышать 30 минут.

Время информирования по телефону не может превышать 10 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, специалист, осуществляющий информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для него время.

Письменные обращения заявителя рассматриваются с учетом времени подготовки ответа, в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения (в исключительных случаях руководитель органа, предоставляющего муниципальную услугу, вправе продлить срок рассмотрения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование требования стандарта	Содержание требования стандарта	Нормативный правовой акт, устанавливающий муниципальную услугу или требование*
2.1. Наименование муниципальной услуги	Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов	Федеральный закон от 22.10.2004 N125- ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Правила)
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу	Архивная служба администрации города Урай	Решение Думы города Урай от 18.03.2011 N 22 "О структуре администрации города Урай"
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги	1) подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия документа; 2) мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги; 3) уведомление о переадресации обращения.	п. 5.9. Правил
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги	Не более 30 дней с момента регистрации запроса. Срок исполнения запроса по системе научно-справочного аппарата (НСА) архива - не более 15 дней с момента регистрации запроса	п 5.8. Правил
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги	Письменный запрос заявителя в адрес органа, предоставляющего муниципальную услугу, по образцу согласно приложению к настоящему административному регламенту, в том числе запросы в форме электронных документов с использованием сети Интернет.	ст. 26 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; п. 5.8. Правил
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги	запрос с указанием: 1) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества); 2) почтового и/или электронного адреса заявителя; 3) темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его представителя в орган, предоставляющий муниципальную услугу, выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; представителю - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.	п. 5.8., 5.10 Правил
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги	Документы принимаются в любом случае	-
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги	1) отсутствие архивных документов, необходимых для исполнения запроса; 2) отсутствие документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных п. 2.6. настоящей таблицы; 3) установленные законодательством Российской Федерации ограничения на доступ к архивным документам, запрашиваемым заявителем	ст. 25 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; п. 5.8. Правил
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами	Без оплаты	Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги	Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса - 30 минут; Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги- 5 минут	-
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги	В течение трех дней с момента поступления	ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги	Помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть оснащено соответствующей табличкой с названием фамилий, имен, отчеств, должностей лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оснащено телефоном, компьютерами, периферийным оборудованием, средствами электронной связи, пожаротушения. В местах заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги должны быть стол, стулья, достаточное освещение, образцы заявлений на стенде. Место для ожидания и приема посетителей должно быть оборудовано диваном и стульями.	-
2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг	Отсутствие обоснованных жалоб.	-
2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме	-	-

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности
выполнения административных процедур в электронной форме.

3.1. Прием и регистрация запросов.

Заявителем лично, через представителя, по почте подается письменный запрос либо направляется запрос (обращение) в форме электронного документа с использованием сети Интернет в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственным за исполнение запросов, осуществляется прием и регистрация запроса.

Поступившие в орган, предоставляющий муниципальную услугу, письменные запросы во время приема по личным вопросам регистрируются специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, в тот же день. Запросы заявителей, поступившие в орган, предоставляющий муниципальную услугу, по почте регистрируются специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, в течение трех дней с момента поступления запроса. В журнале регистрации запросов проставляется отметка о датах поступления запроса.

При поступлении запроса заявителя в форме электронного документа с использованием сети Интернет с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственным за исполнение запросов, направляется уведомление заявителю о приеме запроса, направленного в форме электронного документа с использованием сети Интернет, к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении в день поступления запроса. Запрос заявителя, направленный в форме электронного документа с использованием сети Интернет, распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Результатом административной процедуры является принятый и зарегистрированный запрос.

3.2. Анализ тематики поступивших запросов.

Специалист органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственный за исполнение запросов, в порядке очередности исходя из даты подачи запроса осуществляет

анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом имеющегося в органе, предоставляющем муниципальную услугу, научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов, за исключением тематических запросов государственных органов или органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций, которые рассматриваются в первоочередном порядке.

По результатам административной процедуры запрос:

подлежит дальнейшему рассмотрению;

направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации запроса;

подлежит приостановлению в связи с недостаточными исходными данными в запросе и необходимостью предоставления в орган, предоставляющий муниципальную услугу, дополнительных сведений, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 дней с момента регистрации запроса;

подлежит возврату в течение 7 дней с момента регистрации запроса в случаях, установленных подпунктом 2 и подпунктом 3 пункта 2.8. раздела 2 настоящего административного регламента.

Результат анализа тематики поступивших запросов фиксируется в запросе.

3.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

Специалист органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственный за исполнение запросов, при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архива в день исполнения запроса определяет архивные шифры и виды документов, необходимые для исполнения запросов. Затем в соответствии с архивными шифрами берет в архивохранилище необходимые для исполнения запросов дела, осуществляет полистный просмотр архивных дел, выявляет сведения в архивных документах по теме запроса и приступает к исполнению запроса: подготовка текста архивной справки, архивной выписки, архивной копии документов.

Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в срок не более пяти рабочих дней с момента окончания процедуры, предусмотренной пунктом 3.2. настоящего раздела.

Результатом административной процедуры является подготовленная информация к оформлению архивной справки, архивной выписки, архивной копии документов.

При отсутствии в органе, предоставляющем муниципальную услугу, архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке органа, предоставляющего муниципальную услугу, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, являющийся результатом предоставления муниципальной услуги

3.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений.

Специалист органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственный за исполнение запросов, печатает архивную справку, архивную выписку, архивную копию документов с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия", ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланках органа, предоставляющего муниципальную услугу, и передает на подпись руководителю органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Форма архивной справки, содержание архивной выписки должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 5.9. Правил.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия регистрируются в журнале исходящих документов и в алфавитной книге.

Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение трех рабочих дней с момента окончания процедуры, предусмотренной пунктом 3.3. настоящего раздела.

Результатом административной процедуры является оформленные по установленной форме, подписанные руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, и заверенные печатью архивная справка, архивная выписка, архивная копия, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.5. Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются специалистом органа, предоставляющего муниципальную услугу, ответственным за исполнение запросов, на следующий рабочий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, ответ об отсутствии запрашиваемых сведений в случае личного обращения заявителя или его представителя в орган, предоставляющий муниципальную услугу, выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; представителю - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Процедура, устанавливаемая настоящим пунктом, осуществляется в течение одного рабочего дня с момента окончания процедуры, предусмотренной пунктом 3.4. настоящего раздела (в случае направления по почте), либо в ближайший приемный день согласно графику приема (в случае получения лично).

Результатом административной процедуры является роспись заявителя (или его представителя) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений с указанием даты получения или отметка в журнале исходящей корреспонденции в случае отправки почтой.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением административного регламента.

Текущий контроль за исполнением административного регламента, за совершением административных процедур, принятием решений и совершением действий специалистами органа, предоставляющего муниципальную услугу, при предоставлении муниципальной услуги осуществляется руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Осуществление текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных процедур, принятием решений и совершением действий специалистами органа, предоставляющего муниципальную услугу, при предоставлении муниципальной услуги происходит ежедневно при подписании документов руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Специалисты органа, предоставляющего муниципальную услугу, несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

Информирование о результатах текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами органа, предоставляющего муниципальную услугу, при предоставлении муниципальной услуги осуществляется посредством размещения информации о результатах текущего контроля на официальном сайте администрации города Урай в сети Интернет (ежеквартально до 10 числа месяца следующего за отчетным).

4.2. Порядок осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения административного регламента.

Контроль за деятельностью органа, предоставляющего муниципальную услугу, в части соблюдения требований к полноте и качеству исполнения административного регламента осуществляется руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, в пределах своей компетенции, посредством анализа обращений и жалоб заявителей муниципальной услуги, поступивших в орган, предоставляющий муниципальную услугу, выявления нарушений при исполнении административного регламента по фактам поступивших обращений и жалоб заявителей муниципальной услуги.

Выявленные недостатки исполнения административного регламента анализируются по каждому специалисту органа, предоставляющего муниципальную услугу, с принятием мер к устранению выявленных недостатков.

Плановые проверки проводятся руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, один раз в полугодие.

Внеплановые проверки исполнения администрат