Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи"

Приложение
к постановлению администрации г. Покачи
от 22 октября 2010 г. N 716

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. В настоящем Административном регламенте используются следующие понятия:

1.2.1. Документы, а также копии документов, заверенных в установленном порядке, имеющие непосредственное отношение к заявителю:

Физическим лицам:

- документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ в соответствии с федеральным законодательством, удостоверяющий личность);

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- другие документы, предоставление которых необходимо для подготовки и выдачи запрашиваемого документа.

Юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям:

- учредительные документы, свидетельства о регистрации в государственных органах, лицензии, сертификаты, бухгалтерские и финансовые документы;

- документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица.

1.2.2. Социально-правовой запрос - запрос, связанный с социально-правовой защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

1.2.3. Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архивного отдела администрации города Покачи, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

1.2.4. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

1.2.5. Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке Архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

1.2.6. Информационное письмо - ответ на запрос, оформленный на бланке Архива, содержащий сведения об имеющихся архивных документах, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов, отсутствие сведений или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых документов.

1.2.7. Заявители - физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обратившиеся в администрацию города Покачи за получением запрашиваемых документов.

1.2.8. Регламент подготовки документа - порядок организации работы архивного отдела администрации города Покачи по приему документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю, подготовке и выдаче запрашиваемых документов, зафиксированных в настоящем регламенте.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги - исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов города Покачи.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией города Покачи.

2.2.2. В администрации предоставление услуги осуществляется архивным отделом.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется должностными лицами Архива (далее - работники Архива) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

При предоставлении муниципальной услуги должностные лица Архива взаимодействуют с областными, государственными и муниципальными архивами Тюменской области, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, учреждениями, предприятиями и др.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является роспись пользователя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Обращение подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

2.4.2. Обращения заявителей, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

2.4.3. Обращение, не относящееся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Уставом города Покачи, утвержденным решением Думы города Покачи от 20.07.2005 N 44 (с изменениями на 03.11.2009);

- Постановлением администрации города Покачи от 01.12.2009 N 903 "Об утверждении Порядка формирования и ведения реестра муниципальных услуг" (с изменениями от 25.05.2010);

- Постановлением главы города от 17.12.2008 N 775 "Об утверждении Порядка формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов города Покачи";

- Положением об архивном отделе администрации города Покачи, утвержденным распоряжением главы города от 15.02.2006 N 57-р;

- Положением об архивохранилище архивного отдела администрации города Покачи, утвержденным распоряжением главы города от 11.03.2005 N 88-р.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными актами для предоставления муниципальной услуги

Для предоставления муниципальной услуги заявитель предоставляет в Архив следующие документы, имеющие непосредственное к нему отношение и оформленные в установленном настоящим регламентом порядке:

Физические лица:

- письменное анкета-заявление, заявление по установленным образцам в приложениях 1, 2 к настоящему Регламенту;

- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с Пенсионным законодательством Российской Федерации);

- другие документы, представление которых необходимо для подготовки и выдачи архивных документов.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели:

- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя согласно приложению 3 к настоящему Регламенту;

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;

- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основаниями для отказа заявителю в приеме заявления на выдачу запрашиваемого документа являются:

- если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключения составляют запросы, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем);

- обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в обращении содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архива вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения обращения;

- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

При личном обращении по требованию заявителя отказ в приеме документов в архивном отделе оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения. При обращении заявителя по почте мотивированный отказ оформляется в течение 5 дней и направляется по почте заявителю.

2.8. Исчерпывающий перечень для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.8.1. Основаниями для отказа заявителю в предоставлении муниципальной услуги являются:

- обращение заявителя с требованием о выдаче документов, подготовка и выдача которых не соответствует профилю или направлению деятельности Архива;

- наличие у заявителя неполного пакета документов, определенных настоящим регламентом;

- представление заявителем неправильно оформленных документов, содержащих неполные сведения, а также утративших юридическую силу документов;

- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявления на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

2.8.2. Отказ в исполнении муниципальной услуги должен быть мотивирован с подробными устными или письменными разъяснениями о причинах отказа.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами

Муниципальная услуга Архивом осуществляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.10.1. Прием граждан - получателей муниципальной услуги ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема в соответствии с графиком работы.

2.10.2. Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляются:

- при личных обращениях;

- по письменным обращениям;

- по телефону.

Информация предоставляется бесплатно.

Информирование (консультирование) по процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляет работник Архива в соответствии с должностной инструкцией.

Время ожидания в очереди для получения информации о процедуре представления муниципальной функции от работника Архива при личном обращении получателя муниципальной услуги не должно превышать 20 минут.

2.10.3. Письменные обращения получателей муниципальной услуги о порядке ее исполнения рассматриваются работниками Архива в срок, не превышающий 5 дней с момента получения письменного обращения.

При консультировании по письменным обращениям ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней с момента поступления письменного обращения.

2.10.4. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники Архива подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам.

При осуществлении консультирования по телефону работники Архива обязаны, в соответствии с поступившим запросом, предоставить информацию по следующим вопросам:

- информацию о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления на предоставление муниципальной услуги;

- информацию о принятии решения по конкретному заявлению по вопросам предоставления муниципальной услуги;

- сведения о нормативных актах по вопросам предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта);

- перечень необходимых документов для предоставления муниципальной услуги.

2.10.5. На информационном стенде, располагающегося в хорошо просматриваемых местах приемного помещения, размещается:

- график работы Архива и время приема по предоставлению муниципальной услуги;

- информация о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- перечень получателей муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- формы заявлений и образцы их заполнения;

- основания отказа в предоставлении муниципальной услуги;

2.10.6. Информация о порядке исполнения муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно в Архиве;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения на официальном сайте администрации города Покачи в сети Интернет;

- публикации в средствах массовой информации;

- размещается на информационном стенде на первом этаже административного здания администрации города Покачи.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

2.11.1. Обращение подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

2.11.2. Обращения заявителей, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом пользователя.

2.11.3. Обращение, не относящееся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги

Прием получателей муниципальной услуги осуществляется в специально выделенном для этих целей помещении.

Помещение оборудуется вывеской (табличкой), содержащей информацию о полном наименовании структурного подразделения органа местного самоуправления, месте нахождения, режиме работы.

Вход и выход из помещения для исполнения муниципальной услуги оборудован соответствующими указателями.

В местах исполнения муниципальной услуги на видном месте размещены схемы расположения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников.

Места для осуществления приема граждан по вопросам, связанным с исполнением муниципальной услуги, оборудованы: информационными стендами, средствами электронной техники, стульями и столами, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

Рабочие места работников Архива оборудованы необходимой функциональной мебелью и телефонной связью.

В помещении для исполнения муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалета).

Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Помещение должно быть оборудовано системой противопожарной и охранной сигнализации.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг

2.13.1. Сведения о графике работы Архива размещены на вывеске у входа в Архив, а также на первом этаже административного здания администрации города Покачи:

Понедельник - пятница с 8.30 - 17. 12

Обед с 12.30 - 14.00

Суббота - воскресенье выходные дни.

Прием заявителей работниками Архива осуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещается на входе в Архив.

Прием граждан - получателей муниципальной услуги ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема в соответствии с графиком работы, утвержденным главой города Покачи.

Прием граждан, обратившихся с запросами, осуществляется без предварительной записи.

Приемные дни для получателей муниципальной услуги: вторник, четверг.

Помещение для приема граждан расположено на втором этаже здания, принадлежащего администрации города Покачи

Кабинет - 205

Телефон /факс Архива: (34669) 7-03-05.

2.13.2. Показателем качества является отсутствие замечания заявителя по предоставлению муниципальной услуги.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме

Место нахождения Архива и его почтовый адрес: 628661, ул. Мира, 8/1, город Покачи, Ханты - Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область.

Электронный адрес администрации города Покачи: Е-mail: admpokachi@admpokachi.ru или сайт администрации города Покачи в сети Интернет (http://www.admpokachi.ru/).

Электронный адрес Архива: Е-mail: arhiv@admpokachi.ru

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур в электронной форме

3.1.1. Основанием для начала административного действия при исполнении муниципальной услуги является письменное обращение по установленному образцу (заявление) заявителя в Архив либо в администрацию города Покачи.

Вместе с заявлением получатель муниципальной услуги представляет необходимые документы, перечисленные в п. 2.4 настоящего Административного регламента, удостоверяющие личность заявителя и его полномочия.

Процедуру муниципальной услуги - рассмотрение социально-правовых запросов населения осуществляет работник Архива, выполняющий функцию обслуживания граждан по выдаче архивных справок.

3.1.2. Исполнение муниципальной услуги включает в себя последовательность следующих административных процедур:

- прием документов на оказание муниципальной услуги и регистрация заявления в журнале регистрации и заявления на приеме;

- рассмотрение документов для установления права на муниципальную услугу;

- принятие решения о предоставлении либо об отказе исполнения муниципальной услуги;

- уведомление заявителя о предоставлении либо об отказе в исполнении муниципальной услуги;

- внесение данных заявителя в банк учетной документации;

- выдача документов по запросам заявителей.

Блок-схема исполнения муниципальной услуги приводится в приложении 4 к настоящему административному регламенту.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце имеется в виду Приложение 5

3.1.3. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является обращение заявителя в Архив (администрацию города Покачи) с заявлением и необходимыми документами.

3.1.4. Работник Архива, ответственный за прием документов:

- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, либо полномочия представителя;

- проводит первичную проверку представленных документов на предмет соответствия их установленным законодательством требованиям, удостоверяясь, что: документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения; фамилии, имена, отчества, адреса мест жительства заявителей написаны полностью; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленного документа;

- вносит в установленном порядке в журнал регистрации заявления запись о приеме заявления (порядковый номер записи, дату приема заявления, данные о заявителе, цель обращения заявителя).

При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса об исполнении муниципальной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению. При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении помогает заявителю заполнить заявление.

Общий максимальный срок приема документов не может превышать 20 минут на одного заявителя.

3.1.5. Основанием для начала административной процедуры является поступление дела заявителя работнику, ответственному за оформление документов для исполнения конкретного вида муниципальной услуги.

Работник Архива, ответственный за оформление документов для исполнения конкретного вида муниципальной услуги, осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет:

- полноты и достоверности сведений о заявителе;

- соответствия запрашиваемого документа цели, указанной заявителем.

По результатам рассмотрения документов и проверки представленных заявителем сведений работник Архива определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на муниципальную услугу.

Общий максимальный срок рассмотрения документов (без учета времени, затраченного на проведение проверки представленных заявителем сведений) не должен превышать 40 минут.

3.1.6. Порядок действий при обращении заявителя на получение копий распоряжений, постановлений администрации города или других документов Архива:

- заявитель письменно обращается на имя начальника Архива с просьбой о выдаче ему копии муниципального правового акта или других документа;

- письменное обращение заявителя с резолюцией начальника Архива (лица, его замещающего) и является руководством к исполнению для работника Архива;

- работник Архива, регистрирует заявку в журнале регистрации поступления-выдачи копий по установленному образцу и в 3 - 5-дневный срок выдает запрашиваемую копию распорядительного документа;

- копия заверяется подписью начальника Архива (либо замещающего его лица) и печатью отдела;

- заявитель расписывается в получении требуемого документа в соответствующей графе указанного журнала.

3.1.7. При поступлении обращения получателя муниципальной услуги работник Архива:

- проводит первичную беседу-консультацию с заявителем;

- проверяет представленные документы: паспорт заявителя (уполномоченного), доверенность (если заявление делает родственник или уполномоченный), копию трудовой книжки;

- выдает бланк заявления соответствующей формы;

- инструктирует о порядке заполнения заявления в соответствии с образцом, расположенным на информационном стенде.

Максимальное время выполнения действий - 20 минут.

В ходе заполнения бланка заявления заявитель при необходимости может получать консультационную помощь работника Архива.

Время оформления заявления заявителем 15 - 20 минут.

Работник Архива, осуществляющий муниципальную услугу, проверяет правильность оформления заявления (соответствие данных, указанных в заявлении, с паспортными данными и данными копии трудовой книжки), определяет наличие или отсутствие у заявителя права на муниципальную услугу и принимает заявление к исполнению вместе с другими документами.

Если представлены не все документы или имеются ошибки, работник Архива обращает внимание заявителя на наличие препятствия для предоставления муниципальной услуги и предлагает устранить причины, препятствующие осуществлению муниципальной услуги.

Заявитель может обратиться в Архив при условии предоставления полного пакета документов.

Максимальное время исполнения действия - 10 минут.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

3.1.8. Работник Архива на основании представленных документов регистрирует заявление в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов, форма которого приведена в "Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

3.1.9. Архивные справки (выписки, копии) составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в Архиве соответствующего подразделения; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговариваются в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в Архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в Архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивные справки (копии, выписки) составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке Архива ("Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"), приложение 4 к настоящему Регламенту.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки (выписки, копии) не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка подписывается начальником Архива и работником, непосредственно исполняющим запрос. Справка заверяется печатью Архива и выдается на руки заявителю; второй экземпляр справки (на котором заявитель оставляет запись о получении, подпись и дату) хранится в делах Архива в соответствии с номенклатурой дел.

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью начальника Архива и печатью Архива.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксерокопии документа бланк организации, как правило, не используется.

Если копия или выписка занимает более одного листа, все листы копии, выписки должны быть прошиты, пронумерованы и заверены начальником Архива.

Архивные справки, копии, выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Архив в соответствии с законодательством обеспечивает:

- право граждан на доступ к документированной информации о них;

- право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Допускается изъятие из архивных дел органами правопорядка документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указывается номер, дата и название документа, основания для изъятия, а также расписка получателя документа.

При отсутствии в Архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке Архива. В нем указывается факт отсутствия в документах Архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случае отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в Архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

4. Формы контроля за исполнением муниципального регламента

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административным регламентом по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет - управляющий делами.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается - управляющим делами.

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей муниципальной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателей муниципальной услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников Архива.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Архива, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Граждане имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействий работников уполномоченных органов в вышестоящий орган или в судебном порядке.

Решения, действия (бездействие) работников Архива могут быть обжалованы у главы города Покачи.

Граждане имеют право обратиться с жалобой лично, через своего законного представителя или направить письменное обращение, жалобу (претензию).

Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает наименование органа, в который направляет письменное обращение, фамилию, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых гражданин считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданные препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требование (об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия), а также иные сведения, которые гражданин считает необходимым сообщить.

К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены к обращению, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

Жалоба подписывается подавшим ее гражданином либо его законным представителем.

5.2. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, являющихся конфиденциальными, а также составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо, ответственный или уполномоченный работник принимает решение об удовлетворении требований гражданина и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется гражданину.

Разрешение споров граждан с работниками уполномоченных органов, рассмотрение претензий осуществляется в претензионном или ином досудебном порядке урегулирования.

Продолжительность рассмотрения жалоб (претензий) граждан или урегулирования споров не должна превышать 30 дней с момента получения жалобы (претензии) или возникновения спора. Указанный срок может быть продлен по взаимному согласию сторон.

В случае если по обращению требуется провести расследования или проверки, срок его рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 15 дней по решению руководителя уполномоченного органа. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется письменно с указанием причин продления.

В суде могут быть обжалованы решения, действия или бездействие, в результате которых:

- нарушены права и свободы гражданина;

- созданы препятствия осуществлению гражданином его прав и свобод.

Гражданин вправе обжаловать как вышеназванные решения, действия или бездействие, так и послужившую основанием для их принятия или совершения информацию либо то и другое одновременно.