Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Сургута от 6 августа 2015 г. N 5446 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению Администрации г. Сургута
от 29 июля 2011 г. N 4883

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

С изменениями и дополнениями от:

1 июня 2012 г., 12 февраля 2013 г., 15 июля 2014 г., 6 августа 2015 г.

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах оказания муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций органами местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского АО - Югры

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - административный регламент) разработан в целях:

- повышения качества исполнения и доступности муниципальной услуги, определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги;

- удовлетворения индивидуальных запросов потребителей в качестве и доступности предоставляемой муниципальной услуги;

- повышения прозрачности деятельности архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги посредством предоставления информации гражданам об административных процедурах в составе муниципальной услуги;

- установления персональной ответственности должностных лиц за соблюдение требований настоящего административного регламента по каждому действию или административной процедуре в составе муниципальной услуги;

- повышения результативности деятельности архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги;

- минимизации административного усмотрения должностных лиц при предоставлении муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Администрации города (далее - архивный отдел).

Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес: 628416, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Сургут улица Магистральная, дом 28.

Адрес электронной почты архивного отдела: arhiv@admsurgut.ru, shigol@admsurgut.ru.

Контактные телефоны специалистов архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу: 8 (3462) 52-29-28, 52-29-30, 52-29-34, факс 35-23-05.

График работы архивного отдела:

понедельник - с 09.00 до 18.00;

вторник-пятница - с 09.00 до 17.00

перерыв на обед - с 13.00 до 14.00.

Информация об архивном отделе размещена на официальном интернет-сайте Администрации города "http://www.admsurgut.ru/"ru.

2.2.1 Перечень организаций, участвующих в предоставлении муниципальной услуги: муниципальное казенное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Сургута" (далее - МФЦ) - в части приема заявления и пакета документов для предоставления муниципальной услуги.

Местонахождение: Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Сургут, Югорский тракт, дом 38.

График работы МФЦ:

понедельник - пятница: с 08.00 до 20.00;

суббота - с 8.00 до 18.00;

без перерыва;

выходной день - воскресенье.

Многоканальный телефон для информирования и предварительной записи: (3462) 20-69-26.

Адрес электронной почты: mfc@admsurgut.ru.

2.2.2 Информация о порядке получения муниципальной услуги размещена на информационном стенде, расположенном в холле архивного отдела (улица Магистральная, дом 28), портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - портал). Портал расположен в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу: http://86.gosuslugi.ru, на официальном интернет-сайте Администрации города, в муниципальном казенном учреждении "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Сургута" (далее - МФЦ), расположенном по адресу: город Сургут, Югорский тракт, дом 38.

2.2.3 Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно, ее можно получить:

- по телефону;

- по письменным обращениям, а также при личном обращении;

- по электронной почте.

2.2.4. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- содержание и ход предоставления муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых и принимаемых архивным отделом в ходе предоставления муниципальной услуги.

2.3. Административные процедуры, выполняемые в составе регламентируемой муниципальной услуги:

- прием и регистрация заявления;

- подготовка ответа;

- выдача (отправка) ответа заявителю.

2.4. Перечень категорий заявителей:

- физические и юридические лица, имеющие в собственности земельные участки, расположенные на территории городского округа город Сургут;

- физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу их наделения заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

2.5. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- выдача заявителю копий архивных документов;

- выдача архивной выписки;

- выдача архивной справки;

- информационное письмо об отсутствии запрашиваемой информации (документов).

2.6. Срок предоставления муниципальной услуги по научно-справочному аппарату архива составляет пять рабочих дней, при необходимости проведения дополнительного поиска информации (в случае если не указаны реквизиты запрашиваемого документа) - 15 рабочих дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.7. Муниципальная услуга предоставляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Российская газета, 2003, 08 октября);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Российская газета, 2004, 27 октября);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российская газета, 2006, 05 мая);

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Российская газета, 2010, 30 июля);

- Закон Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре" (Новости Югры, 2005, 21 июня);

- Закон Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.06.2010 N 102-оз "Об административных правонарушениях" (Новости Югры, 2010, 13 июля, N 107);

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая).

2.8. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, информация о способах их получения заявителем, в том числе в электронной форме:

2.8.1. Заявитель вправе обратиться с заявлением в письменной форме лично в адрес архивного отдела (улица Магистральная, дом 28) или МФЦ (Югорский тракт, дом 38), а также посредством почтовой связи (улица Магистральная, дом 28, город Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область, 628416), факсимильной связи: (3462) 3 5-23-05 или портала: htpp://86.gosuslugi.ru.

2.8.2. Исчерпывающий перечень документов, представляемых заявителем при обращении:

- заявление установленной формы (для физических и юридических лиц) по форме согласно приложению 1 к настоящему административному регламенту;

- при личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность;

- для представляющих интересы граждан - копия доверенности, оформленная в установленном порядке, договора и свидетельств о праве на наследство, свидетельства о смерти поименованного в искомом документе лица, справки нотариуса об открытии наследственного дела в пользу заявителя.

2.8.3. В заявлении указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя - физического лица или полное наименование заявителя - юридического лица, почтовый адрес, при возможности реквизиты запрашиваемого документа (вид, название, дата, регистрационный номер), а также в зависимости от содержания заявления предоставляются сведения, необходимые для его исполнения (название и адрес объекта).

2.9. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие в заявлении фамилии, почтового адреса заявителя (анонимное);

- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

- в заявлении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить заявление без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

- текст заявления не поддается прочтению.

2.10. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- несоответствие заявления содержанию муниципальной услуги;

- отсутствие в заявлении фамилии, почтового адреса заявителя (анонимное);

- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

- текст заявления не поддается прочтению.

В случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги заявителю направляется мотивированный ответ с подробными разъяснениями о причинах отказа.

После устранения оснований для отказа в приеме документов и в предоставлении муниципальной услуги заявитель вправе обратиться повторно для получения муниципальной услуги.

2.11. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления и получении результата о возможности предоставления муниципальной услуги составляет не более 15 минут.

2.13. Заявления регистрируются в день обращения:

- при обращении в архивный отдел - в автоматизированной программе "Учет обращений граждан и организаций";

- при обращении в МФЦ - в автоматизированной информационной системе "МФЦ".

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, оборудуются информационными стендами с образцами заполнения заявлений, административным регламентом, а также местами для заполнения заявлений о предоставлении муниципальной услуги.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.15.1. Показатели доступности муниципальной услуги.

- доступность информирования заявителя о порядке, стандарте, сроках предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение времени ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги;

- возможность получения заявителем муниципальной услуги через МФЦ;

- соблюдение графика работы архивного отдела и МФЦ с заявителем по предоставлению муниципальной услуги.

2.15.2. Показатель качества муниципальной услуги: отсутствие / наличие обоснованных жалоб заявителей на качество предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) должностных лиц и решений, принимаемых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в МФЦ

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1. Прием и регистрация заявления

Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры предоставления муниципальной услуги, является письменное заявление, представленное заявителем лично в архивный отдел или в МФЦ либо направленное факсимильной связью или по почте, а также посредством портала http://86.gosuslugi.ru, непосредственно в архивный отдел.

Специалист архивного отдела или МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов:

- устанавливает предмет обращения, проверяет документ, удостоверяющий личность;

- проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя заявителя действовать от его имени;

- проверяет наличие всех необходимых документов исходя из перечня документов, установленного пунктом 2.8.2 настоящего административного регламента;

- производит регистрацию поступившего заявления и передает его в порядке ведения делопроизводства специалистам, отвечающим за выполнение муниципальной услуги;

- сообщает заявителю присвоенный заявлению регистрационный номер и дату или указывает на втором экземпляре или копии заявления (при их наличии у заявителя) присвоенный регистрационный номер, дату приема заявления.

При наличии оснований, установленных пунктом 2.9 настоящего административного регламента, устно уведомляет заявителя об отказе в приеме и регистрации заявления, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.

Критерии принятия решения по настоящей административной процедуре: наличие / отсутствие документов, перечень которых установлен пунктом 2.8 настоящего административного регламента, и наличие / отсутствие оснований для отказа в приеме документов, установленных пунктом 2.9 настоящего административного регламента.

Регистрация заявления осуществляется в день его поступления.

Данная процедура осуществляется также в электронном виде посредством портала http://86.gosuslugi.ru.

3.2. Подготовка ответа

Основанием для начала административной процедуры предоставления муниципальной услуги является зарегистрированное заявление в МФЦ либо в программе "Учет обращений граждан и организаций" (при обращении в архивный отдел).

Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших заявлений с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационных материалов.

Архивный отдел, исполняя поступившие запросы, готовит архивные копии, архивные справки или архивные выписки.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

В тексте архивной копии не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов. Подчистки и помарки в архивных копиях не допускаются.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью архивного отдела и подписью его начальника, проставляется номер и дата составления.

В случае если информация о запрашиваемом земельном участке содержится в нескольких архивных документах, то готовится архивная справка.

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в заявлении, не является препятствием для выдачи архивной копии при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них при необходимости оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной копии оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

Архивная справка оформляется на бланке архивного отдела и адресуется непосредственно заявителю.

В случае если в архивных документах содержатся сведения, не относящиеся к теме запроса, или информация о других собственниках, то заявителю оформляется архивная выписка.

Архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и так далее. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Критерии принятия решения по настоящей административной процедуре:

- наличие / отсутствие архивных документов по запрашиваемой теме.

В случае отсутствия архивных документов, необходимых для исполнения заявления, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

Срок исполнения данной административной процедуры - три рабочих дня.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов (в случае если не указаны реквизиты запрашиваемого документа) срок продлевается до 15 рабочих дней. Специалист отдела сообщает заявителю в устной форме (по телефону) о продлении срока исполнения заявления и письменно направляет уведомление о промежуточных результат работы. Уведомление оформляется на бланке установленной формы и адресуется непосредственно заявителю.

Данная процедура в электронном виде не осуществляется.

3.3. Выдача (отправка) ответа заявителю

Основанием для начала административной процедуры предоставления муниципальной услуги является подготовленный ответ заявителю.

Специалист архивного отдела, используя имеющуюся контактную информацию (контактные телефоны, адреса электронной почты), информирует заявителя о готовности выполнения ответа.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления заявителям, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются архивным отделом по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей, либо выдаются лично в архивном отделе, либо выдаются в МФЦ (в случае подачи заявления через МФЦ) при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности.

При получении запрашиваемого документа лично в архивном отделе или МФЦ заявитель ставит отметку (подпись и дату получения) на заявлении о получении соответствующего документа.

Критерии принятия решения по настоящей административной процедуре: указанный в заявлении заявителем способ получения ответа.

Срок исполнения данной административной процедуры - один рабочий день.

Данная административная процедура осуществляется в электронном виде путем уведомления заявителя о готовности ответа посредством портала http://86.gosuslugi.ru, электронной почты.

3.4. Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги представлена в приложении 2 к настоящему административному регламенту.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами предоставления муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками архивного отдела положений настоящего административного регламента.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

Контроль за исполнением муниципальной услуги включает в себя установленную для архивного отдела ежеквартальную отчетность о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Администрации города, Службы по делам архивов автономного округа - Югры) и внеплановыми. Внеплановая проверка может проводиться по обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие архивного отдела (кроме случаев жалобы на действие (бездействие) данных служащих).

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3. Ответственность муниципальных служащих

Начальник архивного отдела является ответственным за осуществление соответствующих административных процедур настоящего административного регламента, несет административную ответственность в соответствии с законодательством автономного округа за:

- нарушение срока регистрации заявления заявителя о предоставлении муниципальной услуги и срока предоставления муниципальной услуги;

- неправомерные отказы в приеме у заявителя документов, предусмотренных для предоставления муниципальной услуги, в предоставлении муниципальной услуги, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо за нарушение установленного срока осуществления таких исправлений;

- превышение максимального срока ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги, а равно при получении результата предоставления муниципальной услуги (за исключением срока подачи запроса в многофункциональном центре).

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги

Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, установленные формы отчетности о предоставлении муниципальной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном интернет-сайте Администрации города и портале.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования
решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

Подача и рассмотрение жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления городского округа город Сургут и их должностных лиц, муниципальных служащих осуществляется в соответствии с постановлением Администрации города от 04.10.2012 N 7742 "Об утверждении порядка подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления городского округа город Сургут и их должностных лиц, муниципальных служащих".