Приложение N 1. Административный регламент министерства сельского хозяйства Калужской области предоставления информационных и консультационных услуг по реализации федеральных и областных программ развития АПК

Приложение N 1
к приказу
Министерства сельского хозяйства Калужской области
от 4 мая 2007 г. N 122

Административный регламент
министерства сельского хозяйства Калужской области предоставления
информационных и консультационных услуг по реализации
федеральных и областных программ развития АПК

I. Общие положение

1.1. Административный регламент представления государственных услуг устанавливает правила организации деятельности министерства сельского хозяйства Калужской области (далее - Министерство) по предоставлению информационных и консультационных услуг по реализации федеральных и областных программ развития АПК (далее - услуги).

1.2. Предоставление услуг осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации), постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", Положением о министерстве сельского хозяйства Калужской области, утвержденным постановлением Губернатора Калужской области от 12.04.2004 N 267 "О министерстве сельского хозяйства Калужской области" (в редакции постановлений Губернатора Калужской области от 02.09.2004 N 529, от 19.09.2006 N 339, от 14.02.2007 N 47).

1.3. Для целей настоящего административного регламента используются следующие основные термины:

1.3.1. Административный регламент предоставления государственных услуг определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) органа исполнительной власти, порядок взаимодействия между его структурными подразделениями и должностными лицами, а также его взаимодействия с другими органами исполнительной власти и организациями при предоставлении государственных услуг органами исполнительной власти.

1.3.2. Должностное лицо - лицо постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее деятельность по исполнению государственной функции или предоставлению государственной услуги, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах.

1.3.3. Информационная услуга - предоставление государственным органом исполнительной власти гражданам и организациям информации, характеризующей государственную политику, нормативно-правовое регулирование в сфере агропромышленного комплекса, программы государственной поддержки в области развития сельского хозяйства и другой информации, в которой заинтересованы граждане и организации, а также адреса и места возможного с ней ознакомления или изучения.

1.3.4. Исполнитель письма - должностное лицо Министерства, которому поручено подготовить ответ на письменное обращение заявителя.

1.3.5. Заявитель - гражданин (граждане Российской Федерации; иностранные граждане и лица без гражданства) или организация, обратившиеся в Министерство для получения услуги.

1.3.6. Консультационная услуга - разъяснение должностными лицами Министерства гражданам и организациям об условиях и порядке их участия в федеральных и областных программах развития АПК, обеспечивающих правильность действий получателя государственной услуги.

1.3.7. Федеральная (областная) программа развития АПК - нормативный правовой акт, определяющий цели и основные направления развития сельского хозяйства и регулирования агропродовольственных рынков на среднесрочный период, финансовое обеспечение и механизмы реализации предусматриваемых мероприятий, включая иные формы государственной поддержки.

1.4. Основными требованиями предоставления услуг являются:

а) общедоступность услуг для граждан и юридических лиц, открытость информации, затрагивающей их интересы;

б) удовлетворение спроса граждан и организаций на услуги;

в) своевременность и оперативность предоставления услуг;

г) побуждение заинтересованности участия граждан и юридических лиц в реализации федеральных и областных программ по развитию АПК;

д) системность организации предоставления услуг;

е) гласность результатов реализации федеральных и областных программ по развитию АПК;

ж) достоверность и полнота предоставляемой информации.

1.5. Информация о предоставлении государственной услуги должна содержать:

- адрес местонахождения Министерства;

- почтовые адреса Министерства для направления гражданами, организациями письменных запросов;

- график (режим) работы Министерства;

- график приема граждан, организаций должностными лицами Министерства;

- схемы размещения выделенных помещений Министерства, в которых предоставляются услуги;

- список должностных лиц Министерства, предоставляющих гражданам и организациям услуги;

- номера справочных телефонов, адреса Интернет-сервера органов власти Калужской области раздел "Министерство сельского хозяйства Калужской области" и электронной почты Министерства;

- перечень и формы документов, необходимых для участия граждан и организаций в реализации федеральных и областных программ развития АПК и образцы их заполнения;

- сведения о правах и обязанностях граждан, юридических лиц, обращающихся за получением государственной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия Министерства, должностных лиц Министерства;

- основания для отказа в предоставлении услуги;

- перечень и извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению услуги.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге.

2.1.1. Государственные услуги, регулируемые настоящим Административным регламентом предоставляются с целью обеспечения граждан и юридических лиц информацией о возможности получения государственной поддержки в рамках действующих федеральных и областных программ развития АПК на территории Калужской области.

2.1.2. Информационной базой для предоставления услуги являются нормативно-правовые акты законодательных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Калужской области, регулирующие условия производства в АПК, программы развития АПК, а также официально подготовленные материалы, характеризующие состояние и тенденции развития агропромышленного комплекса, государственную агропродовольственную политику.

2.1.3. Министерство размещает (предоставляет) информацию о местах нахождения и графике работы своих структурных подразделений на Интернет-сервере органов власти Калужской области в разделе "Министерство сельского хозяйства Калужской области", в средствах массовой информации, общедоступных стендах.

2.1.4. Услуги предоставляются Министерством посредством:

- публичного информирования граждан и организации об утверждении и реализации федеральных и областных программ в порядке, установленном для опубликования нормативных правовых актов соответствующих федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Калужской области;

- индивидуального информирования и консультирования граждан и организаций при их обращении в Министерство, способами доступными для них (по телефону и электронной почте, на личном приеме, в письменной форме).

2.1.5. Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), Интернет-адресе, адресах электронной почты Министерства приводятся в приложении к Административному регламенту и размещаются:

- на Интернет-сервере органов власти Калужской области в разделе "Министерство сельского хозяйства Калужской области";

- на информационных стендах, расположенных в вестибюле на 1 этаже здания Министерства.

2.1.6. На Интернет-сервере органов власти Калужской области в разделе "Министерство сельского хозяйства Калужской области", размещаются:

а) решения органов власти Российской Федерации, Калужской области по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию в сфере агропромышленного комплекса;

б) нормативные правовые акты, регламентирующие оказание мер государственной поддержки в области развития сельского хозяйства;

в) иная информация по решению органа власти Калужской области по реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере агропромышленного комплекса.

2.1.7. Доступ к обязательной информации предоставляется без ограничений, на бесплатной и равной основе. Средства массовой информации имеют равные права доступа к обязательной информации.

2.1.8. На информационном стенде, расположенном в общедоступном месте здания Министерства, размещается следующая информация:

- перечень федеральных и областных программ развития АПК, реализуемых на территории Калужской области;

- извлечения из Административного регламента;

- перечни документов, необходимых для участия в федеральных и областных программах развития АПК, и требования, предъявляемые к этим документам;

- образцы оформления документов, необходимых для участия граждан и организаций в федеральных и областных программах развития АПК;

- месторасположение, график приема должностными лицами Министерства граждан и организаций, номера их телефонов, адреса Интернет-сервера органов власти Калужской области раздела "Министерство сельского хозяйства Калужской области" и электронной почты Министерства, по которым заявители могут получить услуги;

- таблица сроков предоставления услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих услугу.

2.1.9. Устная или письменная форма обращения граждан или организаций является основанием для получения информационных услуг и консультаций по процедуре предоставления услуги.

Запросы на получение услуг могут быть адресованы Министерству в форме:

а) личного устного обращения, обращения по справочному телефону Министерства;

б) письменного запроса, доставляемого по почте или путем личной передачи;

в) текстовых сообщений, передаваемых по каналам телекоммуникационной связи (электронная почта, факс) при наличии технической возможности.

2.1.10. При личном устном обращении заинтересованных граждан и юридических лиц за получением информации (консультации) или обращении по телефону соответствующая информация (консультация) предоставляется в устной форме.

2.1.11. В случае, если устный ответ на запрос не носит исчерпывающего характера, заявителю разъяснятся порядок направления запросов в иных формах, а также другие способы получения информации в соответствии с действующим законодательством.

2.1.12. В устной форме Министерством предоставляются краткие справки, устраняющие необходимость направлять письменные запросы на предоставление информации.

Консультационные услуги даются начальниками отделов или специалистами, согласно должностному регламенту.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- правовая база, на основании которой предоставляются информационные услуги;

- оформление и заполнение необходимых документов.

2.1.13. Министерство обязано в соответствии с письменным запросом заявителей предоставлять документы и материалы, касающиеся реализации программ развития АПК.

2.1.14. Порядок рассмотрения и удовлетворения письменного запроса предусматривает:

1. Каждый запрос на предоставление информации, полученный государственным органом в письменной форме, регистрируется с указанием необходимых данных, отражающих основные этапы подготовки ответа на запрос.

2. Ответ на письменный запрос о предоставлении информации должен носить исчерпывающий характер, исключающий необходимость повторного обращения заинтересованного лица по тому же предмету запроса.

3. Если запрашиваемая информация содержится в общедоступном официальном печатном издании, исполнитель запроса может ограничиться указанием реквизитов этого издания и даты опубликования информации.

4. Ответ на запрос должен содержать:

а) справку ответственного лица о выполнении запроса, включающую краткую формулировку предмета запроса, перечень предоставляемых документов и материалов, фамилию и должность исполнителя запроса, его контактные телефоны, дату отправки ответа на запрос;

б) тексты предоставляемых документов и материалов, либо справки о них или части текстов документов и материалов, если такие справки или части содержат исчерпывающую для удовлетворения запроса информацию.

5. В случае, если Министерство не располагает запрашиваемыми документами и материалами, разъяснение об этом дается лицу, запрашивающему информацию. При этом Министерством до сведения заинтересованного лица может быть доведена информация о том, какой орган располагает запрашиваемой информацией.

2.1.15. Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и другими федеральными законами.

2.1.16. Должностные лица при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан или организаций обязаны в доброжелательной и уважительной форме, ясной и лаконичной по сути, давать исчерпывающую информацию, обеспечивающую им объективное представление о возможности их участия в федеральных и областных программах.

2.1.17. Получателю услуги, в первую очередь престарелым и инвалидам, должна быть обеспечена возможность получения услуги дистанционным способом, то есть без личной явки в орган, оказывающий услугу, а также через его представителя.

2.1.18. В интересах лиц с ограниченными возможностями доступ в здание, в котором оказываются услуги, должен быть оборудован с учетом их потребностей, в том числе иметь стоянку для размещения принадлежащих им транспортных средств.

2.1.19. Места ожидания и получения услуги должны соответствовать государственным санитарно-эпидемиологическим нормативам, предусмотренным для общественных помещений. Получателям услуг должны быть обеспечены свободный доступ в санитарно-бытовые помещения, соблюдение требований по освещенности и вентиляции помещений.

2.1.20. Получателям услуги в помещении органа, оказывающего услугу, должны быть предоставлены сидячие места, созданы необходимые условия для подготовки требуемых документов (стол, ручка, бумага и образцы документов), возможность копирования необходимых для получения услуги документов по ценам, не превышающим рыночную цену услуг по копированию.

2.1.21. В информационных материалах должны быть исчерпывающие сведения о перечне реализуемых федеральных и областных программах#, об их целях, условиях и порядках участия в них граждан, организаций, приведен полный перечень документов, необходимых для получения субсидий, других форм финансирования (требований к ним и образцы их заполнения). Информационный материал должен быть размещен на Интернет-сервере органов власти Калужской области в разделе "Министерство сельского хозяйства Калужской области".

2.2. Сроки предоставления услуги.

2.2.1. Для оказания услуг приказом министерства назначаются ответственные должностные лица.

2.2.2. Письменное обращение, поступившее в Министерство или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

2.2.3. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в установленном порядке в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу министр или должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

2.2.4. Прием граждан и юридических лиц в Министерстве должен проводиться в соответствии с графиком приема, утвержденным приказом Министерства.

2.2.5. Должностные лица не позднее 15 дней после утверждения федеральными (областными) законодательными и исполнительными органами власти программ, обязаны проинформировать сельское население и представителей сельскохозяйственных организаций о содержании данных нормативных правовых актов способами, указанными в подразделе 2.1.

2.2.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

2.2.7. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.2.8. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении услуги:

- в случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- Министерство или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- в случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления, или должностному лицу в соответствии с их компетенцией; о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Министерства или должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

- в случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении услуги.

3.1.1. После утверждения государственными органами Российской Федерации, Калужской области нормативных правовых актов, программ развития сельского хозяйства и регулирования агропродовольственных рынков, программ государственной поддержки в области развития сельского хозяйства, рассмотрения планов (прогнозов) развития АПК, аналитических материалов и другой информации, в которой заинтересованы граждане и организации Министерство предоставляет ее бесплатно гражданам и организациям путем:

- размещения на Интернет-сервере органов власти Калужской области в разделе "Министерство сельского хозяйства Калужской области";

- размещения в средствах массовой информации;

- вывешивания на стендах в помещениях Министерства, в местах, позволяющих ознакомиться с ней независимо от графика работы Министерства; пересылки электронной почтой;

- оказания необходимых разъяснений и консультаций на личном приеме, по телефону;

- проведения семинаров (совещаний, круглых столов).

3.1.2. Для обеспечения условий участия граждан и организаций в реализации федеральных (областных) программ развития АПК Министерством организуется индивидуальное устное информирование, индивидуальное письменное информирование, публичное информирование граждан и организаций.

3.1.2.1. Основанием для предоставления услуги в устной форме служит обращение граждан и организаций (законного или уполномоченного представителя) лично или по телефону к должностному лицу Министерства, исполняющему обязанности по устному информированию и консультированию граждан и организаций по соответствующим вопросам, связанным с реализацией программ развития АПК.

3.1.2.2. При индивидуальном устном обращении граждан и организаций лично или по телефону ответ предоставляется должностным лицом Министерства в момент обращения.

3.1.2.3. Обязанности должностных лиц Министерства по предоставлению услуг в устной форме при личном обращении граждан и организаций:

- предложить собеседнику представиться;

- выслушать вопрос;

- дать совет в рамках своей компетенции.

Должностное лицо Министерства принимает все необходимые меры для ответа заявителю, используя информационные ресурсы Министерства, Правительства Российской Федерации, Правительства Калужской области, информационно-справочные системы, нормативные правовые акты, разъяснения Министерства сельского хозяйства Российской Федерации и другие методические материалы.

Должностное лицо Министерства обязано вести разговор в вежливой и корректной форме, лаконично, по существу вопроса.

3.1.2.4. Должностное лицо Министерства, осуществляющее устное информирование при обращении граждан и организаций лично или по телефону, имеет право отказать им в предоставлении услуг в случаях:

- при обращении граждан и организаций по вопросам, не относящимся к компетенции Министерства;

- при наличии в обращении нецензурных или оскорбительных выражений;

- при обращении граждан и организаций по вопросу, в котором они просят подтвердить правильность применения ими правовых норм участия в реализации программ или дать оценку принятых Министерством решений (выводов).

3.1.2.5. При обращении граждан и организаций (законного или уполномоченного представителя) лично в Министерство для получения информации в устной форме должностное лицо Министерства предлагает заявителю представиться (назвать фамилию, имя, отчество, должность и наименование организации), выслушивает и при необходимости уточняет суть вопроса.

3.1.2.6. Должностное лицо Министерства определяет правомочность поступившего обращения в соответствии с пунктом 3.1.2.5. настоящего Административного регламента.

3.1.2.7. Если поставленные гражданином или организацией (законным или уполномоченным представителем) вопросы не входят в компетенцию Министерства, либо носят конфиденциальный характер, должностное лицо Министерства информирует их о невозможности предоставления им услуг, о их праве обратиться в соответствующие органы государственной власти, в компетенцию которых входят поставленные ими вопросы.

3.1.2.8. Далее должностное лицо Министерства в соответствии с п. 3.1.2.4 - 3.1.2.7. дает ответ на вопрос в рамках своей компетенции.

3.1.2.9. В случаях, если поставленные гражданином или организацией (законным или уполномоченным Представителем) вопросы не могут быть решены непосредственно должностным лицом Министерства, ответственным за предоставление услуг, то он вправе привлечь другое должностное лицо Министерства, в компетенции которого находятся рассматриваемые вопросы.

3.1.2.10. Начальники структурных подразделений Министерства, в компетенцию которых входит предоставление услуг по определенным вопросам, реализуемым программам ежемесячно в срок до первого числа следующего месяца направляют руководителю Министерства на утверждение список должностных лиц, привлекаемых для разъяснения текущих вопросов связанных с реализацией программ развития АПК и их контактные телефоны.

3.1.2.11. Должностное лицо Министерства при получении запроса по телефону:

- представляет свою организацию;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос, предлагает абоненту перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку должностное лицо Министерства подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам. В случае необходимости с привлечением должностных лиц структурных подразделений Министерства (согласно списку привлекаемых должностных лиц).

3.1.2.12. Контроль исполнения должностным лицом Министерства функций по устному информированию при Личном обращении граждан или организаций по телефону осуществляется начальником отдела ежедневно.

3.1.2.13. Конечным результатом предоставления услуги при личном обращении гражданина или организации (в том числе по телефону) является информирование по существу обращения в устной форме.

3.1.3. Индивидуальное письменное предоставление услуг.

3.1.3.1. Основанием для начала предоставления услуги по индивидуальному письменному информированию граждан или организаций служит поступление в Министерство письменного их обращения.

3.1.3.2. Гражданин или организация может представить письменное обращение лично в Министерство, направить его почтовым отправлением или направить его в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

3.1.3.3. Подготовка и отправка письменного ответа на вопросы, поставленные в письменном обращении граждан или организаций осуществляется в течение 30 календарных дней, с момента поступления обращения в Министерство.

Прием письменных обращений граждан или организаций осуществляется ежедневно в течение рабочего дня (кроме выходных и праздничных дней).

3.1.3.4. При личном обращении граждан или организаций Министерство принимает представленное письменное обращение и проверяет на соответствие пункту 2.3.

3.1.3.5. По просьбе заявителя на втором экземпляре его письменного обращения, должностное лицо Министерства проставляет отметку о принятии документов, с указанием фамилии, инициалов, должности работника и дату приема.

3.1.3.6. Полученные письменные обращения заявителей регистрируются в установленном порядке в день поступления должностным лицом Министерства, ответственным за делопроизводство, и направляются руководству Министерства.

3.1.3.7. Письменные обращения заявителей с резолюцией руководства Министерства направляются для подготовки ответа должностным лицам соответствующих отделов, в компетенции которых находятся поставленные в обращении вопросы.

3.1.3.8. Все поступившие с резолюцией руководства Министерства письменные обращения заявителей, должностное лицо соответствующего отдела фиксирует в установленном порядке в "Журнале учета входящей и исходящей документации".

3.1.3.9. В случае, если письменное обращение заявителей, поступившее почтовым отправлением или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, не относится к компетенции Министерства, исполнитель письма в четырехдневный срок со дня поступления подготавливает письмо о направлении данного обращения в государственный орган по принадлежности и письмо заявителю, в котором информирует его о направлении письма по принадлежности. Оформленные в установленном порядке письма исполнитель письма не позднее пятого рабочего дня со дня поступления письменного обращения передает в отдел организационно-контрольной и юридической работы Министерства для направления их почтовыми отправлениями по принадлежности и в адрес заявителя или отправляет письмо заявителю в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

3.1.3.10. Вторые экземпляры писем остаются на хранение в отделе, в котором готовился ответ. Информацию о дате и номере исходящего письма исполнитель письма заносит в установленном порядке в "Журнал учета входящей и исходящей документации".

3.1.3.11. Должностное лицо, получив письменное обращение на исполнение, подготавливает ответ в течение 25 календарных дней с момента поступления запроса в Министерство. При подготовке ответа должностное лицо использует информационные ресурсы Министерства, Правительства Российской Федерации, Калужской области, справочные информационные системы, нормативные правовые акты, разъяснения Министерства сельского хозяйства Российской Федерации и другие методические материалы.

3.1.3.12. Исполнитель письма, направляет подготовленный ответ начальнику отдела для визирования не менее чем за четыре дня до истечения установленного срока исполнения и далее в установленном порядке направляет руководству Министерства.

3.1.3.13. Ответ на письменное обращение дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона исполнителя.

3.1.3.14. После подписания руководителем Министерства письма исполнитель письма регистрирует и фиксирует дату и исходящий номер ответа в "Журнале учета входящей и исходящей документации".

3.1.3.15. Первый экземпляр ответа исполнитель письма передает в отдел организационно-контрольной и юридической работы Министерства для направления его заявителю почтовым отправлением, при этом на втором экземпляре ответа ставит подпись и дату передачи.

3.1.3.16. Должностное лицо отдела организационно-контрольной и юридической работы Министерства не позднее следующего рабочего дня направляет ответ заявителю.

3.1.3.17. Порядок предоставления государственных услуг в письменной форме заявителям по обращению в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

3.1.3.17.1. При получении письменного обращения заявителя в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи программное обеспечение Министерства в автоматическом режиме выполняет следующие действия:

- фиксирует дату и время получения письменного обращения;

- в случае корректного выполнения указанной проверки программное обеспечение Министерства формирует сообщение должностному лицу о поступлении письменного обращения.

3.1.3.17.2. Должностное лицо отдела организационно-контрольной и юридической работы Министерства при получении сообщения о поступлении письменного обращения распечатывает его, выполняет действия, указанные в пунктах 3.1.3.6. - 3.1.3.8.

3.1.3.17.3. Далее исполнитель письма выполняет действия, указанные в пунктах 3.1.3.9.-3.1.3.17.

3.1.3.18. Если заявитель обращался по одному и тому же вопросу, и на его письменные обращения были даны ответы по существу вопроса, исполнитель последнего письменного обращения, по согласованию с начальником отдела, готовит мотивированную служебную записку о прекращении переписки с заявителем по данному вопросу на имя руководителя (заместителя руководителя, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения).

3.1.3.19. В случае принятия руководством Министерства положительного решения о прекращении переписки исполнитель письма:

- направляет в адрес заявителя уведомление о прекращении с ним переписки по данному вопросу за подписью руководителя (заместителя руководителя) Министерства с обоснованием отказа;

- данный факт фиксируется в "Журнале учета входящей и исходящей документации".

3.1.3.20. Конечным результатом предоставления услуги в письменной форме заявителю является письменный ответ по существу вопроса, направленный заявителю почтовым отправлением.

3.1.3.21. Контроль предоставления должностным лицом Министерства услуги в письменной форме осуществляется начальником соответствующего отдела по данным "Журнала учета входящей и исходящей документации" ежедневно.

3.1.4. Публичное информирование граждан и организаций.

3.1.4.1. Публичное предоставление услуг осуществляется по инициативе Министерства уполномоченными на то должностными лицами.

3.1.4.2. Обязанности должностных лиц по публичному информированию:

- обеспечить средствами публичного информирования доведение до граждан и организаций сведений и информации, характеризующей состояние и тенденции развития агропромышленного комплекса, государственную политику, нормативно-правовое регулирование в сфере агропромышленного комплекса, программы государственной поддержки в области развития сельского хозяйства и другой информации, касающейся агропромышленного комплекса;

- поддерживать в актуальном состоянии материалы на информационных стендах, на Интернет-сервере органов власти Калужской области в разделе "Министерство сельского хозяйства Калужской области";

- на основании анализа актуальных и проблемных вопросов определять тематику семинаров (совещаний, круглых столов) для граждан и организаций.

3.1.4.3. Публичное информирование осуществляется посредством размещения информационных материалов на Интернет-сервере органов власти калужской области в разделе "Министерство сельского хозяйства Калужской области", публикаций информационных материалов в средствах массовой информации (далее - СМИ), включая радио и телевидение, проведения семинаров (совещаний, круглых столов).

3.1.4.3.1. Должностные лица, ответственные за публичное информирование граждан и организаций, ежемесячно формируют типовые вопросы граждан и организаций, поступившие при устном информировании лично или по телефону и готовят ответы на них.

3.1.4.3.2. Подготовленные ответы размещаются на Интернет-сервере органов власти Калужской области в разделе "Министерство сельского хозяйства Калужской области" и в СМИ.

3.1.4.4. Публичное информирование с использованием информационных стендов.

3.1.4.4.1. Начальниками отделов, в которых предоставляются услуги, определяются должностные лица, ответственные за организацию размещения материалов на информационных стендах. Начальники отделов несут персональную ответственность за актуализацию информации, представленной на стендах. Контроль информационного наполнения стендов осуществляет руководитель (заместитель руководителя) Министерства.

3.1.4.4.2. Информация, размещаемая на информационных стендах, должна содержать подпись соответствующих начальников отделов, ответственных за предоставление определенной информации, дату размещения.

3.1.4.4.3. Информационные стенды подразделяются на стенды с постоянной информацией и стенды с изменяемой информацией.

По типу размещения стенды подразделяются на внутренние (находящиеся в здании Министерства) и внешние (размещаемые в других учреждениях или общественных местах).

Внутренние стенды подразделяются на стенды с организационно-распорядительной информацией и тематические.

3.1.4.4.4. На информационных стендах размещается следующая информация:

- почтовый адрес Министерства для направления гражданами и организациями письменных запросов;

- график (режим) работы Министерства;

- график приема граждан и организаций должностными лицами Министерства;

- схемы размещения выделенных помещений Министерства, в которых предоставляются услуги;

- список должностных лиц Министерства, предоставляющих гражданам и организациям информационные и консультационные услуги;

- номера справочных телефонов, адреса электронной почты Министерства (Приложение);

- перечень и формы документов, необходимых для участия в реализации федеральных и областных программ развития АПК и образцы их заполнения;

- сведения о правах и обязанностях граждан и организаций, обращающихся за получением государственной Услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия Министерства, их должностных лиц;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

- график проведения семинаров, "круглых столов".

3.1.4.4.5. Должностные лица, ответственные за организацию размещения материалов на информационных стендах, не позднее трех рабочих дней с момента поступления информации в Министерство, обеспечивают ее размещение на соответствующих стендах.

3.1.4.5. Публичное информирование граждан и организаций посредством проведения семинаров (совещаний, "круглых столов").

3.1.4.5.1. Начальники отделов, в которых предоставляются услуги, ежегодно разрабатывают и утверждают у руководителя Министерства график проведения семинаров с гражданами и организациями с определением должностных лиц, ответственных за организацию проведения семинаров. При разработке графика проведения семинаров (совещаний, "круглых столов") необходимо:

- выявить актуальные проблемные вопросы на основе анализа работы Министерства;

- сформулировать тему семинара (совещаний, круглых столов), определить дату его проведения и согласовать со структурными подразделениями Министерства;

- определить должностное лицо ответственное за проведение семинара с гражданами или организациями.

3.1.4.5.2. Семинары (совещания, "круглые столы") проводятся с различными категориями граждан или организаций с целью информирования их об утвержденных органами государственной власти Российской Федерации, Калужской области программах развития АПК, условиях и порядке участия в них различных категорий граждан или организаций.

3.1.4.5.3. При организации проведения семинаров (совещаний, "круглых столов") необходимо:

- обозначить цель проведения семинара (совещания, "круглого стола").;

- составить программу семинара (совещания, "круглого стола");

- согласовать с руководителем Министерства кандидатуры специалистов, выступающих на семинаре (совещании, "круглом столе");

- утвердить программу семинара (совещания, "круглого стола") у руководителя Министерства;

- разместить объявление о проведении семинара (совещания, "круглого стола") на стенде в Министерстве, на Интернет-сервере органов власти Калужской области в разделе "Министерство сельского хозяйства Калужской области", в СМИ не менее чем за две недели до проведения семинара, при необходимости по телефону сообщить персонально каждому потенциальному участнику.

3.1.4.5.4. Граждане и организации должны иметь возможность задать вопросы по теме семинара (совещания, "круглого стола") через Интернет, телефонам справочной службы.

3.1.4.5.5. При проведении семинара необходимо использовать наглядные пособия, методическую литературу, проводить разбор наиболее типичных ошибок граждан или организаций, допускаемых в процессе подготовки документов на участие в реализации федеральных или областных программ развития АПК.

3.1.4.6. Контроль исполнения должностными лицами обязанностей по публичному информированию граждан и организаций осуществляется соответствующими начальниками отделов и министром (заместителем) Министерства по "Журналу учета и регистрации информационной работы" ежемесячно.