Постановление Главы Администрации г. Козельска Калужской области от 16 апреля 2003 г. N 163 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации МО "Козельский район"

В целях совершенствования организации делопроизводства в администрации муниципального образования постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования.

2. Руководителям структурных подразделений администрации муниципального образования обеспечить строгое соблюдение требований инструкции.

3. Контроль за выполнением данного Постановления возложить на управляющего делами администрации муниципального образования Ильину Т.А.

Глава администрации

МО "Козельский район"

Ю.Н. Дятлов

Инструкция
по делопроизводству в администрации МО "Козельский район"
(утв. постановлением Главы Администрации г. Козельска
Калужской области
от 16 апреля 2003 г. N 163)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, с письмами и обращениями граждан, основные правила их подготовки и оформления в администрации муниципального образования "Козельский район" (далее - администрация) в процессе выполнения возложенных на нее функций по обеспечению деятельности Главы муниципального образования, администрации муниципального образования.

Правила и порядок работы с секретными документами в администрации регламентируются специальным Положением.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, законами Калужской области, Уставом муниципального образования "Козельский район", Положениями об администрации и ее структурных подразделениях, на основе типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68.

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения.

1.4. Документообразование в администрации и ее структурных подразделениях ведется согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года, Законам Калужской области "О нормативных правовых актах органов государственной власти и местного самоуправления Калужской области" (в ред. Законов Калужской области от 22.06.1997 N 14-ОЗ, от 20.05.1999 N 17-ОЗ) и "Об обращениях граждан" от 17.09.1998 и номенклатуре дел.

1.5. Документообразование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием магнитных носителей.

1.6. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

2. Нормативно-правовые акты органов и должностных лиц
местного самоуправления муниципального образования
"Козельский район" и порядок их утверждения

2.1. Нормативно-правовыми актами муниципального образования "Козельский район" и должностных лиц местного самоуправления в соответствии с законодательством и Уставом муниципального образования являются:

- Устав муниципального образования;

- решение Районного Собрания;

- постановление;

- распоряжение;

- программа;

- положение;

- правила;

- приказ.

2.2. Решение - нормативно-правовой акт, принимаемый Районным Собранием муниципального образования, сходом граждан по вопросам, относящимся к их ведению.

2.3. Постановление - правовой акт, принимаемый Главой муниципального образования "Козельский район".

2.4. Распоряжение - правовой акт конкретно-регулирующего характера, издается Главой муниципального образования "Козельский район".

2.5. Приказ - правовой акт функционально-отраслевого характера по общим и специальным вопросам компетенции органа исполнительной власти, издаваемый руководителями подразделений администрации муниципального образования, являющихся юридическими лицами, по внутренним вопросам этих подразделений.

2.6. Регламент - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности правотворческого органа. (Утверждается Районным Собранием, сходом граждан.)

2.7. Программа - нормативный правовой акт, определяющий механизм достижения конкретных целей развития муниципального образования "Козельский район", утверждаемый представительным органом местного самоуправления - Районным Собранием, Главой муниципального образования, сходом граждан.

2.8. Положение - нормативно-правовой акт, утверждаемый в соответствии с законодательством как Районным Собранием, так и Главой муниципального образования и регулирующий деятельность субъектов права по вопросам, находящимся в ведении органов местного самоуправления муниципального образования "Козельский район", а также сходами граждан по вопросам их ведения.

2.9. Правила - нормативно-правовой акт, определяющий порядок организации какого-либо вида деятельности, утверждаемый Главой муниципального образования, руководителями структурных подразделений.

3. Порядок оформления нормативно-правовых актов

3.1. Нормативный правовой акт должен быть оформлен в соответствии с правилами юридической техники и иметь:

- правильный выбор вида акта;

- логически выстроенную структуру;

- единство терминологии (один и тот же термин употребляется в одном и том же смысле);

- общепризнанность терминов;

- наличие реквизитов.

3.2. Нормативно-правовой акт должен содержать следующие реквизиты:

- полное наименование органа, принявшего акт (печатается прописными буквами шрифтом N 14 и выделяется полужирным шрифтом).

Выравнивается по центру. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;

- правовой статус (вид) акта (отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом). Выравнивается по центру;

- заголовок, обозначающий предмет регулирования (отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру). Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?". В заголовке нормативного акта о внесении изменений в действующие нормативно-правовые акты необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется;

- регистрационный номер (состоит из знака N и порядкового номера нормативно-правового акта, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителях и др.).

Образец оформления приказа:

                   Администрация Дешовского сельсовета

                   администрации МО "Козельский район"

                            Калужской области

                                  Приказ

5 апреля 2003 г.                д. Дешовки                          N 153

               О приеме на работу техслужащей Ивановой И.И.

     В связи с заявлением _______________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Приказываю:

     1. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Глава администрации Дешовского

сельского МО "Козельский район"                                        Н.П. Федун

- дату подписания (оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Например: 05.10.2003 или 5 октября 2003 г. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события, если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания);

- подпись полномочного лица (отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности и инициалов и фамилии руководителя, подписавшего нормативно-правовой акт).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Глава МО "Козельский район"

Ю.Н. Дятлов

- печать.

3.3. Нормативный правовой акт может содержать:

- пояснительную часть, оглавление;

- обоснование необходимости принятия акта и (или) перечень нормативных актов, во исполнение которых принят данный акт;

- собственную постановляющую часть;

- указание исполнителей и ответственных лиц;

- срок действия акта;

- срок вступления в силу акта;

- санкции за невыполнение и нарушение акта;

- смету расходов, приложения.

3.4. В Уставе муниципального образования и положениях правовые нормы излагаются в виде статей, обозначаемых словом "статья" и арабской цифрой, в иных нормативных правовых актах - в виде пунктов, обозначаемых арабской цифрой. Статьи, пункты имеют единую (сквозную) нумерацию арабскими цифрами.

3.5. Статьи (пункты) близкого содержания значительных по объему нормативных правовых актов объединяются в главы. В необходимых случаях нормативные правовые акты могут делиться на разделы, а они, в свою очередь, на главы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются. Заголовки частей, разделов и глав печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через один межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

3.6. Нормативные правовые акты не должны содержать каких-либо сокращений (кроме оговоренных в самом тексте), аббревиатур или иных символов, затрудняющих прочтение текста.

3.7. Текст нормативного правового акта отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через два межстрочных интервала, излагается простым и ясным литературным языком. Не допускается употребление устаревших и многозначных слов и выражений, образных сравнений, эпитетов, метафор. В акте даются определения юридических, технических и других специальных терминов.

3.8. В случае необходимости в нормативном правовом акте воспроизводятся отдельные положения из нормативных правовых актов более высокой юридической силы со ссылкой на такие акты.

3.9. В проект не включаются повторно правовые нормы, помещенные в ранее принятых актах той же юридической силы, если не предполагается соответствующие правовые нормы таких актов после включения их в проект признать утратившими силу.

3.10. Ссылки в статьях (пунктах) акта на другие его статьи (пункты), а также на иные действующие нормативные акты или их части применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых норм либо избежать повторений.

3.11. Если для развития и конкретизации положений готовящегося проекта нормативного правового акта необходимо принятие других нормативных правовых актов, в основном проекте предусматривается поручение соответствующим органам подготовить и принять в установленные правотворческим органом сроки такие акты.

3.12. Если в связи с принятием нормативного правового акта необходимо внести изменения или дополнения в ранее принятые нормативные правовые акты, в конце проекта в качестве самостоятельных статей (пунктов) излагается текст таких изменений и дополнений.

4. Порядок оформления положений, правил, инструкций

4.1. Положения принимаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции муниципальных органов власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений нормативно-правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые органом исполнительной власти местного самоуправления; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия правил, положений и инструкций принимается в соответствии с Уставом муниципального образования "Козельский район" Главой муниципального образования.

4.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке администрации муниципального образования.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?", заголовок у инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты, подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

5. Порядок оформления протоколов

5.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями администрации, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за неделю до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделениями, ответственными за подготовку.

5.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;

повестка дня;

докладчик по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

5.4. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протокол заседания Районного Собрания; протокол заседания комиссии и т.д.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

5.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью для документов.

5.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке администрации муниципального образования формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не в обычном месте.

Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Наименование печатается центрированно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

6. Правила оформления служебных писем и документов

6.1. Служебные письма муниципальных органов исполнительной власти готовятся:

- как ответы о выполнении поручений регионального органа власти;

- как исполнение поручений региональных и федеральных органов власти по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции муниципальных органов власти;

- как сопроводительные письма к различным проектам;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

20 - левое;

10 - правое;

15 - верхнее;

20 - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении документа.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

Устанавливаются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк решения Районного Собрания;

- бланк постановления Главы муниципального образования;

- бланк распоряжения Главы муниципального образования;

- бланк приказа руководителя структурного подразделения.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

6.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Администрация муниципального образования "Козельский район" считает...", "Администрация Дешовского сельского совета рассмотрела вопрос...", "Комитет по организационной работе администрации муниципального образования "Козельский район" представляет...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа:

"прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.5. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях администрации муниципального образования и должностных инструкциях, в названных документах предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Документы, изданные совместно двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (11 апреля 2003 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности:

день, месяц, год (11.04.2003).

6.6. Письма муниципальных органов исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

6.7. Письма и документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Департамент здравоохранения
и лекарственного обеспечения
Калужской области

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Администрация Губернатора
Калужской области

Отдел по работе с обращениями
граждан

Заведующей отделом
Н.А. Ивановой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору
ОАО "Автоколонна 1363"
В.Н. Линькову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

В.И. Романовой

ул. Ленина, д. 5, кв. 12,
Козельский р-н, д. Лубны
Калужской обл., 249707

7. Согласование и утверждение документов

7.1. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам аппарата администрации муниципального образования, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Главный специалист-юрист

     Личная подпись И.И. Касаткин

     11.04.2003

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово Согласовано, наименование должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

     Согласовано

     Главный врач центральной

     районной больницы

     _______________ С.П. Захаров

     (личная подпись)

     11.04.2003

     Согласовано

     Письмо Облархива

     от 30.09.2002 N 00-00/00-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами муниципального органа исполнительной власти;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с региональными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

7.2. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

     Утверждаю

     Глава администрации Дешовского

     сельсовета муниципального образования

     "Козельский район"

     _________________ Н.П. Федун

     (личная подпись)

     11.04.2003

7.3. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения (сроки определяются Законом Калужской области "Об обращениях граждан" от 17.09.1998), в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

7.4. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

     Мосина Надежда Ивановна

     2-42-40

     или

     Мосина

     2-42-40

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

7.5. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:

Приложение N...
к постановлению Главы муниципального
образования "Козельский район"
от 21.04.2003 N...

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

7.6. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

8. Регистрация документов

8.1. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах-журналах.

8.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

8.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

8.4. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

8.5. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

- письма, присланные в копии для сведения;

- телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

- сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

- графики, наряды, заявки, разнарядки;

- сводки и информации, присланные для сведения;

- учебные планы, программы. Копии;

- рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.;

- прейскуранты. Копии;

- нормы расходов материалов;

- поздравительные письма и пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (документы первичного учета регистрируются в бухгалтерии);

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

- научные отчеты по темам;

- месячные, квартальные, полугодовые отчеты (учитываются в структурных подразделениях);

- формы статистической отчетности.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

9.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых определяется Главой муниципального образования и управляющим делами муниципального образования.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Контроль исполнения обеспечивает комитет по организационной работе администрации муниципального образования, который осуществляет учет контролируемых документов, а также ход их состояния и исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений администрации муниципального образования.

9.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных Законом Калужской области "Об обращениях граждан" от 17.09.1998.

9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Главы муниципального образования или руководителя структурного подразделения администрации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует комитет по организационной работе для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

9.6. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

9.7. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

10. Составление номенклатур дел

10.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в муниципальном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.2. Номенклатура дел администрации муниципального образования "Козельский район" утверждается управляющим делами администрации, номенклатура дел структурных подразделений - руководителями структурных подразделений при обязательном согласовании с областной архивной службой.

11. Формирование дел

11.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного хранения группировать в дела отдельно от документов временного срока хранения;

- проверять соответствие документов по содержанию, разновидности, заголовку дела по номенклатуре;

- проверять правильность оформления каждого документа: наличие подписи, даты, индекса, листа-заверителя дела;

- группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

- подшивать в дела только по одному экземпляру каждого документа, за исключением документов, имеющих какие-либо резолюции, пометки;

- каждое дело должно содержать не более 250 листов. При наличии большего количества листов дело разделяется на тома. При наличие в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовки дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения Главы муниципального образования и приказы руководителей структурных подразделений по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений и приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.3. Запрещается подшивать в дела:

- неисполненные документы (не имеющие копии ответа или отметок об исполнении);

- черновики, варианты и лишние экземпляры;

- документы, подлежащие возврату.

11.4. Ответственные за формирования дел в структурных подразделениях администрации назначаются их руководителями.

Методическое руководство и контроль осуществляют работники муниципального архива.

11.5. Отбор документальных материалов на постоянное и временное хранение (экспертиза) проводится по окончании делопроизводственного года. Ответственность за организацию экспертизы несут экспертные комиссии и ответственный за архив.

11.6. Непосредственный отбор документов проводится сотрудниками структурных подразделений и ответственным за архив путем полистного просмотра каждой единицы хранения. В процессе отбора проверяется соответствие заголовка дела его содержанию и полнота документации.

Результаты этой работы проверяются членами экспертной комиссии и рассматриваются на ее заседаниях.

11.7. Дела и документы, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, срок хранения которых истек, включаются в акт о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению.

Уничтожение включенных в акт документов может быть проведено только после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу утверждены архивным отделом.

Уничтожение документов, для которых действующими перечнями установлены временные сроки хранения с отметкой ЭПК, производится только с согласия работников муниципального архива.

12. Оформление дел

12.1. Оформление дела включает в себя:

- описание дела на обложке;

- брошюровку;

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, на отдельном листе в конце дела ставится заверительная надпись.

12.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: подшиваются, листы не нумеруются, описи на дела не составляются.

12.3. Обложки дел оформляются чернилами или тушью. При оформлении обложек пишется:

- полное наименование организации или официально принятое сокращенное наименование; наименование структурного подразделения;

- если наименование организации, отдела менялось в течение года, то на обложке приводится прежнее и новое наименование;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела. Заголовок на обложку переносится из номенклатуры дел. Для распорядительных документов и протоколов необходимо в заголовках указывать их номера;

- номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

- дата начала и окончания дела (кроме дел, содержащих планы и отчеты). Датой начала дела считается дата самого раннего документа, датой окончания - дата самого позднего документа, подшитого в дело (даты приложений во внимание не принимаются);

- срок хранения (для дел временного хранения) или отметка "хранить постоянно" (для дел постоянного хранения);

- количество листов в деле (только для дел постоянного и долговременного хранения - свыше 10 лет).

12.4. Листы дела должны быть пронумерованы простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. Чистые листы не нумеруются, фотографии и другие иллюстрационные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома должны быть пронумерованы отдельно. Если при нумерации допускается ошибка, то старые неправильные номера зачеркиваются и пишутся новые, если недочеты в нумерации небольшие, их можно исправить путем введения литерных номеров с прибавлением букв а, б, в.

Все недочеты и исправления отмечаются в заверительной надписи.

12.5. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество листов, пронумерованных в деле. Заверительная надпись должна быть заверена сотрудником, составившим ее, разборчиво, с указанием должности и даты составления этой надписи.

12.6. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет руководитель структурного подразделения администрации.

12.7. На дела постоянного и долговременного срока хранения составляются описи дел.

12.8. Описи составляются отдельно на дела постоянного и долговременного хранения и на дела по личному составу.

Порядковая нумерация дел, включенных в опись одного года, продолжается в описях последующих лет и заканчивается по согласованию с архивным отделом муниципального образования.

12.9. Сводная опись дел постоянного хранения печатается в 4-х экземплярах, заверяется составителем и представляется на рассмотрение экспертной комиссии.

12.10. Описи на дела долговременного хранения составляются в 2-х экземплярах, оформляются аналогично, но на утверждение в архивные органы не представляются.