Постановление Руководителя Управы Барятинского района Калужской области от 4 августа 2008 г. N 391 "Об утверждении правил ведения делопроизводства в управе муниципального района "Барятинский район"

2. Руководителям подразделений Управы муниципального района "Барятинский район":

2.1. В срок до 1 сентября 2008 года организовать изучение настоящих Правил;

2.2. Обеспечить строгое соблюдение требований Правил.

3. Признать утратившим силу постановление руководителя Управы муниципального района "Барятинский район" от 27.02.2006 N 46 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Управе муниципального района "Барятинский район".

4. Настоящее Постановление вступает в силу с момента его подписания.

Руководитель Управы

В.Н. Трутнев

Правила
ведения делопроизводства в управе муниципального района "Барятинский район"
(утв. постановлением Руководителя Управы Барятинского района Калужской области
от 4 августа 2008 г. N 391)

1. Общие положения

1.1. Правила ведения делопроизводства (далее - Правила) в Управе муниципального района "Барятинский район" (далее - Управа) регламентируют организацию делопроизводства, создание и печатание документов, порядок работы с документами и обращениями граждан в Управе, а также порядок контроля за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатуры и формирования дел, подготовки документов, обращений граждан к их дальнейшему хранению и использованию.

Работа с секретными документами регламентируется специальной инструкцией.

1.2. Правила разработаны в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный постановлением Госстандарта России 27.02.1998 N 28; ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст; Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536; Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением об Управе (исполнительно-распорядительном органе) муниципального района "Барятинский район", утвержденным решением Совета депутатов муниципального района "Барятинский район" от 11 сентября 2007 года N 347 (далее - Положение об Управе).

1.3. Правила распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях Управы (далее - подразделения) возлагается на их руководителей, заместителей руководителя Управы, курирующих данные структурные подразделения.

Ведение делопроизводства осуществляется сотрудниками подразделений, на которых возложена эта обязанность.

1.5. На работников, осуществляющих ведение делопроизводства в подразделениях, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет и распределение входящих документов;

учет внутренних документов;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения указаний (резолюций) - непосредственно исполнителю;

учет исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, обращений граждан;

подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, согласование ее с руководителем подразделения и далее окончательная отработка с отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями;

выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;

анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений;

подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатной продукции;

учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении;

получение средств организационной техники и канцелярских товаров.

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением Правил в подразделениях осуществляется отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями Управы.

1.7. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений руководителя Управы и других документах, является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях.

1.8. При работе с документами, поступившими в Управу, не разрешается вносить в них исправления.

1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководителя подразделения, а при увольнении или при переходе на работу в другие подразделения - сдать все числящиеся за ними документы руководителю подразделения.

1.10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения, сообщается в отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия с поселениями (далее - орготдел) и руководителю Управы, который принимает решение о назначении служебной проверки в порядке, установленном законодательством.

1.11. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не требует регистрации в орготделе.

1.12. Передача документов или их копий другим организациям допускается только с разрешения руководителя Управы.

1.13. Работники Управы несут ответственность за соблюдение настоящих Правил, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. Документация Управы

2.1. В соответствии с Уставом муниципального района, положением об Управе производится подготовка и оформление проектов:постановлений руководителя Управы; распоряжений руководителя Управы.

2.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

3. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений

3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений руководителя Управы (далее - решения) производятся в соответствии с настоящими Правилами.

Проекты решений подготавливаются и вносятся заинтересованными структурными подразделениями Управы на основании поручений Руководителя Управы либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту решения.

Проекты решений по кадровым вопросам и муниципальной службы подготавливаются орготделом на основании соответствующих представлений или поручений.

3.2. Ответственность за качество подготовки проектов решений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений Управы, которые готовят и вносят эти проекты, а также заместители руководителя Управы, курирующие данные подразделения.

3.3. Проекты решений печатаются на бланках установленной формы.

3.4. Текст проекта решения, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение, как правило, преамбулы не имеет).

В констатирующей части (преамбуле) даются разъяснения целей и мотивов принятия решения, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.

В констатирующую часть (преамбулу) не включаются положения нормативного характера.

Постановляющая часть проектов решений, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему проекты решений могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в проекте решения приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты решения должны иметь ссылки на эти приложения.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом "Постановляю", которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

3.5. Одновременно с разработкой проекта решения должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных решений или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных решений или их частей включаются в текст проекта решения.

3.6. В проектах решений употребляются только официальные наименования органов и организаций.

3.7. Проекты решений должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

3.8. Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты решений должны быть проверены управляющей делами Управы на соответствие правилам русского языка и подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта решения.

3.9. Проекты решений в обязательном порядке визируются:

исполнителем;

руководителем подразделения Управы;

руководителями организаций, которым в решении предусматриваются задания или поручения;

управляющей делами Управы;

юристом Управы;

заместителем руководителя Управы, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу.

3.10. Проекты решений, содержащие вопросы управления и распоряжения муниципальной собственностью, подлежат согласованию с начальником отдела муниципального хозяйства, управления муниципальным имуществом и природными ресурсами, главным бухгалтером в отношении имущества, находящегося на балансе Управы.

Проекты решений, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, визируются заведующей финансовым отделом.

К проектам решений, предусматривающим поощрение работников, прилагаются соответствующие ходатайства, а предусматривающим дисциплинарное взыскание, - объяснительные записки работников, допустивших нарушения.

Проекты решений согласовываются (рассматриваются) не более чем в двухдневный срок в каждой инстанции.

Приложения и пояснительные записки к проектам решений визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.

3.11. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

При наличии у лица, визирующего проект решения, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту решения, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту решения.

При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующих документ, окончательное решение принимает руководитель, подписывающий этот документ.

3.12. Проекты решений, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, вносившим проекты решений.

3.13. Подготовленные для подписания постановления и распоряжения руководителя Управы передаются в орготдел на подпись.

3.14. Постановления и распоряжения, подписанные руководителем Управы, передаются в орготдел для оформления и выпуска.

Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Постановления и распоряжения регистрируются раздельно. При этом распоряжения при регистрации подразделяются на распоряжения по основной деятельности, личному составу, отпускам и командировкам.

К порядковому номеру распоряжений руководителя Управы через дефис добавляется:

- по основной деятельности - буква "р";

- по личному составу - буква "р" и через дробь буквы "лс",

- по отпускам - буква "р" и через дробь буква "о".

3.15. Копии решений, заверенные печатью управления делами, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые решения, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.

3.15. Копии решений, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, направляются в редакцию районной газеты для опубликования.

3.16. Подлинники постановлений и распоряжений руководителя Управы вместе с документами, на основании которых принято решение, и указателями рассылки остаются в орготделе для последующей передачи в архив.

4. Подготовка и оформление проектов поручений руководителя Управы

4.1. Проекты поручений руководителя Управы - далее (поручение) готовятся орготделом на бланках установленной формы.

4.2. В проекте поручений указываются исполнители, содержание поручения, в необходимых случаях - сроки его выполнения, подпись, номер и дата документа.

Если в проекте поручения предусматриваются несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель, который указывается первым или против фамилии которого пишется слово "созыв".

Поручение подписывается в течение двух дней со дня поступления документа.

4.3. Подписанное поручение с документом, по которому дано поручение, передается в орготдел для регистрации, оформления и рассылки исполнителям.

4.4. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует ответственный исполнитель.

4.5. Исполнители докладывают руководителю, давшему поручение, о ходе и результатах его исполнения, как правило, в письменном виде через орготдел.

Соисполнители поручения (если оно дано нескольким исполнителям) направляют свой вариант ответа ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

Ответственный исполнитель готовит обобщенную информацию (ответ) об исполнении поручения, которая визируется всеми соисполнителями либо содержит ссылку на согласование с ними ответа (указываются фамилия, имя, отчество и должность лица, с которым согласован вопрос, и дата согласования).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В информации (ответе) о результатах исполнения поручения указывается, когда и кем о них сообщено автору документа.

Исполнитель, имеющий по вопросу особое мнение, прикладывает свою справку (служебную записку) к обобщенной информации остальных соисполнителей либо представляет давшему поручение руководителю самостоятельную информацию.

Информация (ответ), не отвечающая указанным требованиям, может быть возвращена для доработки исполнителю руководителем Управы и управляющей делами Управы.

В случае, если данное поручение не находится в компетенции заместителя руководителя структурного подразделения или организации (главного исполнителя), должностное лицо, руководитель структурного подразделения или организации в пятидневный срок с момента поступления поручения представляет информацию-просьбу о передаче (переадресовке) другому исполнителю. Решение о порядке дальнейшего исполнения поручения принимается руководителем, дававшим поручение.

5. Подготовка и оформление отдельных видов документов

5.1. Протокол

5.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания.

5.1.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного лица и строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

5.1.3. Допускается краткая форма составления протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

5.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы советов и др., которые регистрируются в подразделениях Управы. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

5.1.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

5.2. Служебные письма

5.2.1. Служебные письма - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, рекомендуется готовить отдельные письма по каждому из них.

Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

5.2.2. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.).

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

письмо оформляется на бланке должностного лица;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.2.3. Служебные письма печатаются на соответствующих бланках, использующихся в администрации Губернатора области. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

К проектам писем прилагаются их копии, а также материалы, на основании которых они подготовлены.

5.2.4. Проекты писем визируются:

исполнителем;

руководителем структурного подразделения, организации, который представил проект; юристом;

управляющей делами Управы;

заместителем руководителя Управы, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу.

5.2.5.Подписанные письма передаются исполнителем в 3-х экземплярах в орготдел для регистрации и отправки, 1 экз. возвращается исполнителю после регистрации для дальнейшего использования в работе.

Письма, оформленные в нарушение настоящих Правил, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Копия подписанного письма и указатель рассылки остаются в управлении делопроизводства.

5.3. Телеграмма

5.3.1.Телеграмма - краткое текстовое сообщение, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму, должны быть заверены подписью отправителя.

5.3.2. Телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя, отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.

5.3.3. Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами.

5.3.4. Знаки "точка", "запятая", "кавычки", а также знак "скобка" могут указываться в телеграмме полными либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "дробная черта" могут указываться полными словами либо соответствующими символьными знаками.

Знак "номер" может указываться полным словом либо сокращенным словом "нр". Другие знаки могут указываться только полными словами.

5.3.5. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака "-", должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.

Символьные знаки "+" (плюс) и "/" (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами - без интервалов и отдельными словами не считаются.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны писаться с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами, знаками.

5.3.6. Телеграмма должна быть написана в следующей последовательности:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

отметка о виде телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

текст телеграммы;

подпись отправителя.

5.3.7. Телеграмма может направляться в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом подается столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

5.3.8. Подписанная телеграмма (и завизированная исполнителем копия телеграммы) передается в орготдел для регистрации и отправки.

5.3.9. Телефонограммы в адрес руководителя Управы принимаются, записываются в журнале и передаются руководителю.

5.4. Договоры и соглашения

5.4.1. При оформлении проектов договора и соглашения необходимо:

наличие подлинников, которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора или соглашения;

если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон.

5.4.2. Визирование проектов договоров и соглашений аналогично визированию постановлений руководителя Управы.

5.4.3. Подписанные и удостоверенные печатями двумя (или несколькими) сторонами договоры и соглашения передаются в орготдел для регистрации и соответствующее структурное подразделение для контроля за их исполнением.

Подлинники договоров и соглашений хранятся:

связанные с вопросами финансирования или софинансирования - в финансовом отделе Управы;

в иных случаях - в соответствующих подразделениях Управы до сдачи их в ведомственный архив.

6. Правила оформления документов

6.1. Бланки документов

6.1.1. Постановления, распоряжения, поручения, письма руководителя Управы (далее - документы) должны оформляться на бланках и иметь установленные состав реквизитов и порядок их расположения.

На бланках изготавливают только первую страницу документа. Для всех следующих страниц используют стандартные листы чистой бумаги.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 x210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

6.1.2. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной печати или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

6.1.3. В Управе применяются следующие бланки:

бланк постановления руководителя Управы;

бланк распоряжения руководителя Управы;

бланк поручения руководителя Управы;

бланк письма руководителя Управы;

бланк письма Управы.

6.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

6.2.1. Дата документа

Дата документа проставляется орготделом, регистрирующим данный документ, или должностным лицом, подписывающим и утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова "год" не ставятся. Например, дату 8 июля 2007 г. следует оформить так: 08.07.2007.

При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово "год" или его сокращение - г., например 8 июля 2007 г.

Способ написания даты зависит от характера документа. В нормативных документах, определяющих права и обязанности граждан и организаций или содержащих сведения финансового характера, а также в переписке с зарубежными корреспондентами используют словесно-цифровой способ датирования: 24 июля 2007 г.; 2 августа 2007 года. В остальных случаях используется цифровой способ оформления даты (24.07.2007).

6.2.2. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

6.2.3. Адресат

Документ адресуют органам исполнительной власти, организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам.

Каждая составная часть реквизита (наименование органа местного самоуправления, организации, наименование подразделения, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится. Элементы адресата располагают один под другим от одной вертикальной линии.

При адресовании документа органу исполнительной власти, организации, ее подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

                                            Министерство финансов области

                                         Управление по бюджетной политике

Допускается центрировать каждую строку относительно самой длинной строки реквизита.

Например:

                                             Министерство здравоохранения

                                            и социальной политики области

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном Наименование должности пишется полностью, без сокращений.

При адресовании документа руководителю органа исполнительной власти, организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата в дательном падеже.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько подразделений одной организации, то их названия указываются обобщенно. Названия организаций указываются в именительном падеже, а наименование должностей - в дательном.

Например:

                                             Органы исполнительной власти

                                         Главам муниципальных образований

Если документ направляется нескольким организациям или нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнитель составляет список рассылки документа и почтовых адресов. При этом исполнитель прилагает к письму необходимое количество копий.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

6.2.4. Утверждение документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова утверждаю, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне. В этом случае рекомендуется оформлять их не на бланке, а на чистых листах бумаги.

При утверждении документа постановлением, распоряжением реквизит состоит из слова утвержден (утверждена, утверждено, утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово, производное от глагола "утверждать", согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например: утвержден (акт, устав, регламент), утверждена (программа), утверждено (положение, соглашение), утверждены (правила, списки).

При оформлении грифа утверждения наименование должности или наименование утверждающих документов печатается с прописной буквы.

Слово утверждаю (утвержден, утверждено, утверждена, утверждены) печатается прописными буквами, без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после него. Дата в грифе утверждения проставляется цифровым способом.

6.2.5. Резолюция

Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа. В состав реквизита входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если исполнителей указывается несколько, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, или против его фамилии пишется слово "созыв".

Резолюция проставляется обычно от руки в правом верхнем углу (или на свободном от текста месте) на первом листе подлинника входящего или внутреннего документа. Резолюция может быть оформлена на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

6.2.6. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?").

Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится, внутри заголовка знаки препинания сохраняются. В заголовке не допускается подчеркивание.

Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

6.2.7. Отметка о наличии приложения

В документе, имеющем приложение, оформляется отметка о его наличии. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом "Подпись".

Слово "Приложение" печатается с прописной буквы. После слова "Приложение" (всегда в единственном числе, без кавычек) ставится двоеточие.

Если в тексте основного документа приводится полное наименование прилагаемого документа, то повторно его название в отметке о наличии приложения не указывается. В этом случае отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N):

      Приложение: 1. Положение о ______________ на 4 л. в 3 экз.

                  2. Структура _________ на 1 л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 21 марта 2002 г. N 11 и приложение к нему, всего на 17 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров. Например:

Приложение: книга в 4 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение N 1

к Постановлению

руководителя Управы

муниципального района

"Барятинский район"

от 12 марта 2007 г. N 127

Допускается выражение приложение N... печатать прописными буквами, а также центрировать составные части отметки относительно самой длинной строки:

Приложение N 2

к Постановлению

руководителя Управы

муниципального района

"Барятинский район"

от 12 марта 2007 г. N 127

6.2.8. Подпись

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем Управы или по его поручению - одним из заместителей руководителя Управы.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, также подписываются руководителем Управы.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица должность этого лица не указывается), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности. При этом машинописным способом или от руки проставляются обозначение И.О. (если документ подписывается лицом, исполняющим обязанности) или фактическое наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих их, а распределение между членами комиссии обязанностей. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

6.2.9. Согласование проекта документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа и копии отправляемого документа.

При наличии замечаний, особых мнений и дополнений к проекту документа визирующий излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку "Замечания прилагаются".

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Гриф согласования включает в себя слово согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На месте расположения грифа согласования в согласуемом документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Отметку о наличии листа согласования подписывает лицо, подготовившее проект документа.

6.2.10. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя документа. В письмах, отправляемых иногородним адресатам, указывается код города.

6.2.11. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В отметку об исполнении включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также слова "В дело" с указанием номера дела, в котором будет храниться документ: подпись и дата проставления отметки.

7. Организация документооборота и исполнения документов

Движение документов в Управе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Документооборот состоит из трех документопотоков: входящие, исходящие и внутренние.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Управе, регламентируются настоящими Правилами ведения делопроизводства, положениями о подразделениях и должностными инструкциями.

7.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов

7.1.1. Документы, поступающие в Управу на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководителем Управы и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками орготдела.

В нерабочее время документы принимаются дежурными работниками с последующей передачей их в орготдел.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При вскрытии проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним.

Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы пересылаются по назначению, если известен адресат, возвращаются отправителю или в отделение связи.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа составляется акт (приложение N 1) в 2 экземплярах: первый остается в отделе прохождения документов, второй вместе с документом направляется отправителю документа.

Если поступает новый документ (отдельные листы) взамен первого его варианта с просьбой об уничтожении ранее высланного документа (отдельных листов), то первый вариант документа (отдельных листов) уничтожается. При этом составляется акт (приложение N 2), который вместе с вновь присланным документом (отдельными листами) и просьбой об уничтожении остается в отделе прохождения документов.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

Конверты с грифом "Лично" не вскрываются, регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и на регистрацию.

7.1.2. Регистрация поступивших документов производится в орготделе.

При регистрации поступившего документа в журнал регистрации вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, территория, а также краткое содержание документа, количество листов документа и листов приложений к нему, сведения об исполнителе, которому направляется документ.

На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты, индекса и входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности.

Документы регистрируются и передаются для рассмотрения руководителю Управы в день поступления, а при их поступлении после 12 часов дня поступления или в нерабочее время - в следующий рабочий день.

7.1.4. Рассмотренные руководителем Управы документы возвращаются в орготдел для внесения резолюции в журнал регистрации.

Исполнителю передается документ (или его копия) для исполнения под роспись в журнале регистрации.

В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым.

7.1.5. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются руководителю Управы на рассмотрение и исполнение.

7.2. Обработка и отправка исходящих документов

7.2.1. Исходящими документами являются документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

7.2.2. Документы для отправки передаются в орготдел полностью оформленными с указанием почтового адреса.

Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

Каждый исходящий документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе и его служебном телефоне.

На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более четырем адресатам). При этом исполнителем передается в орготдел необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с указателем рассылки.

Для отправки телеграммы представляются оформленный ее подлинник и копия, два экземпляра указателя рассылки, составленной исполнителем.

7.2.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего дня.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

7.3. Организация работы с документами в подразделениях

7.3.1. Все документы направляются для исполнения в подразделения только через орготдел. Документы, поступившие непосредственно в подразделения (незарегистрированные), должны в

обязательном порядке направляться на регистрацию в орготдел.

Передача зарегистрированного документа для исполнения из одного подразделения в другое производится через орготдел по договоренности между руководителями подразделений с согласия руководителя Управы, поручившего исполнение документа. При этом орготделом производится переадресация документа.

7.3.2. Руководители подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в 2-дневный срок.

ГАРАНТ:

В тексте сохранена нумерация оригинала

8.3.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю Управы, подготовку к пересылке адресату.

При работе с документами на бумажных носителях исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает оригинал документа на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

8.3.4. Ответы на поручения руководителя Управы представляются исполнителями в орготдел для проверки:

на соответствие представленной информации требованиям резолюции, данной руководителем; содержит ли информация ссылку на согласование ответа с соисполнителями (приложены ли ответы всех соисполнителей - или есть ли их подписи при необходимости процедуры согласования): наличия в тексте ссылки, что ответ заявителю дан (или копии ответа).

7.3.5. Полученные ответы от исполнителей на поручения руководителя Управы передаются исполнителями в орготдел.

При принятии решения руководителем, дававшим поручение, о направлении документа в дело документ передается в орготдел для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8. Работа с обращениями граждан

8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

ГАРАНТ:

В тексте сохранена нумерация оригинала

10. Контроль исполнения документов

10.1. Контроль исполнения документов включает в себя систему упреждающего контроля, постановку документа на контроль, обеспечение хода исполнения документа, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

9.2. Упреждающий контроль - составляющая часть существующей системы контроля. Представляет собой совокупность мер по осуществлению орготделом в пределах его компетенции поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение своевременного исполнения документов, поручения и предполагает:

ежедневную координацию, уточнение готовности главного исполнителя и соисполнителей к решению данного поручения, своевременному представлению требуемой информации;

еженедельное представление соответствующей информации руководителю Управы о ходе исполнения документов;

ежемесячный, ежеквартальный, полугодовой, годовой анализ состояния исполнительской дисциплины в Управе и ее подразделениях.

Упреждающему контролю исполнения подлежат:

постановления Правительства Калужской области;

поручения, записанные в протоколах заседаний Правительств области, рабочих совещаний членов Правительства области и координационных совещаний руководителей территориальных органов федеральных органов государственной власти;

постановления, распоряжения и поручения Губернатора области;

поручения Губернатора области, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, решений Правительства Российской Федерации, федеральных законов и актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

договоры и соглашения, заключенные от имени Управы с министерствами Калужской области и организациями;

поручения заместителей Губернатора области, распоряжения и поручения заместителя Губернатора области руководителя администрации Губернатора области;

постановления и распоряжения руководителя Управы;

поручения руководителя Управы, записанные в протоколах заседаний и совещаний.

На документах, взятых на контроль, ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

9.3. Исполнение постановлений и распоряжений руководителя Управы контролируется подразделениями, подготовившими их проекты совместно с орготделом.

Контроль исполнения поручений руководителя Управы (или лица, его замещающего) осуществляется орготделом.

Контроль за ходом исполнения договоров и соглашений осуществляют соответствующие подразделения Управы.

9.4. Руководители подразделений Управы определяют из числа работников исполнителей документов, которые обеспечивают контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации, подготовку необходимых материалов, докладов о ходе и результатах выполнения контролируемых документов, а также осуществляют взаимодействие по этим вопросам с орготделом.

Руководители подразделений Управы, заместители руководителя Управы, координирующие их деятельность, несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

9.5. Сроки исполнения поручений определяются должностными лицами, подписавшими данные поручения, или сроками, установленными законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок (при этом на исполнение документа отводится не менее 3-х дней);

имеющие пометку "срочно" ("незамедлительно", "безотлагательно", "прошу переговорить" - исполняются в 3-дневный срок);

"оперативно", "прошу ускорить решение" - в 10-дневный срок;

по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - 30 дней, депутатов Законодательного Собрания области (депутатскому запросу) - не позднее чем через 15 дней со дня получения.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в контрольной карточке.

В случае установления срока "до" ответ должен быть сдан.

9.6. При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель через орготдел представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 5 дней до истечения этого срока с приложением информации, направленной заявителю.

Изменение сроков предоставления информации, необходимой для исполнения поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний и совещаний, проводимых в Правительстве Российской Федерации, а также поручений Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации и заместителей председателя Правительства Российской Федерации и аналогичных актов органов исполнительной власти Калужской области не допускается.

Решение о продлении срока исполнения документа принимается руководителем, установившим срок. Орготдел сообщает о принятом решении исполнителю и вносит коррективы в журнал регистрации и контрольную карточку.

Если документ не может быть исполнен в установленный срок, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным, и он остается на контроле.

9.7. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, давший поручение по исполнению документа.

Основанием для снятия с контроля может служить:

подписанный и зарегистрированный ответ;

информация (справка) исполнителя о результатах исполнения документа.

В информации о результатах исполнения документа должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению документа. Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных документов.

Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

В случае, если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

9.9 Постановления и распоряжения руководителя Управы снимаются с контроля руководителем Управы.

9.10. Информация об исполнении документа вместе с подлинником документа и поручением по его исполнению направляется в орготдел для помещения в дело.

10. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

10.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящими Правилами.

10.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью в соответствии с действующим законодательством.

10.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Пометка "Для служебного пользования" ("ДСП") и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа и сопроводительного письма к этому документу.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

10.4. Прием, учет и регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет орготдел.

10.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются с указанием на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу проставляется наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ;

отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации в орготдел;

учитываются в специальных журналах или учетных карточках, как правило, отдельно от несекретное документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку:

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой;

хранятся в сейфах или металлических шкафах.

10.6. При необходимости направления служебных документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем руководителем подразделения, готовившего документ.

10.7. Исполненные служебные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются е дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

10.8. Уничтожение дел, служебных документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение N 3). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

10.9. Тиражирование (размножение) документов с пометкой "Для служебного пользования" ("ДСП") осуществляется только с письменного разрешения начальника управления делопроизводства, а в его отсутствие (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое подразделение, увольнение) - лица, на которое в соответствии с действующим законодательством возложено исполнение обязанностей начальника управления делопроизводства.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

10.10. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел, содержащих служебную информацию, либо на период его юридического отсутствия (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое подразделение, увольнение), передаче документов и дел с пометкой ("ДСП") другому работнику осуществляется с разрешения руководителя Управы Передача дел оформляется актом, согласованным с управляющей делами Управы и утвержденных руководителем Управы.

10.11. Проверка наличия документов и дел с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением руководителя Управы. Результаты проверки оформляются актом который в случаях выявления нарушений доводится до сведения руководителя Управы.

11. Изготовление и использование печатей и штампов

11.1. Использование, хранение, учет и изготовление печатей и штампов в Управе определяются распоряжением руководителя Управы.

12. Машинописные и копировально-множительные работы

12.1. Машинописные работы

Печатание документов в Управе производится старшим инспектором, орготделе, а также непосредственно в подразделениях Управы с использованием компьютерной и машинописной техники. Порядок выполнения машинописных работ в орготделе:

12.1.1. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

12.1.2. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди.

12.1.3. Передаваемые для печати рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименование ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий.

Применяются только общепринятые сокращения слов.

12.1.4. Принятые для печатания материалы записываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются порядковый номер, название документа или краткое содержание, а после исполнения работы - наименование файла и количество листов.

12.1.5. При печатании с использованием компьютерной техники на лицевой стороне последнего листа документа или приложения к нему в левом нижнем углу проставляется наименование файла, в котором записан текст документа.

12.2. Копировально-множительные работы

12.2.1. Выполнение копировально-множительных работ производится в оргогделе.

12.2.2. Разрешается тиражирование материалов только служебного характера.

Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы и подписанный заказчиком, с разрешения управляющей делами.

Учет выполненных работ ведется на основании заказов, которые хранятся в течение года.

12.2.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть в несброшюрованном виде (без скрепок), четко напечатанными.

Копирование материалов осуществляется в порядке их поступления. Срочные работы выполняются вне очереди.

12.2.4. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником материала.

12.2.5. Ксерокопирование осуществляется ежедневно с 16.30. Документы на ксерокопирование принимаются ежедневно до 15.00. Выдача ксерокопий производится на следующий день.

13. Звукозапись мероприятий

13.1. За звукозапись мероприятий с участием руководителя Управы несет ответственность подразделение, отвечающее за проведение мероприятия.

13.2. Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитных носителях (аудиокассетах).

Распечатка звукозаписи мероприятия ведется подразделением, ответственным за проведение мероприятия.

13.3. При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации. Звукозаписи закрытых мероприятий после окончания записи передаются на хранение в отдел ГО и ЧС, МОБ работы и пожарной безопасности Управы.

14. Организация приема и передачи документов с использованием каналов факсимильной связи

14.1. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Управы, установлены в приемной руководителя Управы, в отделе социальной защиты населения и в отделе ЗАГС.

14.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача текстов служебных документов осуществляется орготделом один раз в день с 15.00 до 17.00, срочные - немедленно;

прием текстов служебных документов, подлежащих передаче, осуществляется ежедневно до 15.00.

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы передаются руководителю Управы для рассмотрения в день их приема, срочные - немедленно.

15. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию работы с документами в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

15.1. Составление номенклатуры дел

15.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Управе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

15.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положениями об Управе и ее подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

15.1.3. В Управе составляются номенклатуры дел подразделений (приложение N 4) и сводная номенклатура дел Управы (приложение N 5).

Номенклатура дел подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и орготделом, подписывается руководителем подразделения и представляется в орготдел.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в орготдел.

Сводная номенклатура дел составляется орготделом на основе номенклатур дел подразделений при методической помощи архива.

Сводная номенклатура дел Управы подписывается управляющей делами Управы, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией Управы, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов области и руководителем Управы.

15.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

15.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел орготдела, второй - используется в орготделе рабочего, третий - применяется в архиве, четвертый - в управлении по делам архивов области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

15.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Не реже одного раза в 5 лет согласовывается с ЭПК управления по делам архивов области.

15.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел Управы являются названия подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Управы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

15.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управе цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, приказы и т.д.);

название подразделения или управления (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

15.1.9. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела. Для

вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

15.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

15.2. Формирование и оформление дел

15.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

15.2.2. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи ведомственного архива.

15.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроке в хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

15.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются и дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу.

Документы по личным делам располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

15.2.5. Дела Управы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем работника архива.

15.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 6);

нумерацию листов в деле;

составление листа - заверителя дела (приложение N 7);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 8):

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

15.2.7. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются реквизиты: название фондообразователя (администрация Губернатора области), наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: название фондообразователя указывается полностью в именительном падеже; наименование подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, дата дела -указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

15.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

5.2.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

15.3. Организация оперативного хранения документов

15.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 5-и лет, а затем сдаются в архив.

15.3.2. Выдача дел или отдельных документов для работы сотрудникам подразделений производится под расписку с разрешения руководителя Управы или управляющей делами Управы. Дела или отдельные документы выдаются на срок, определяемый руководителем Управы или управляющей делами. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Управы по актам (приложение N 9).

Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Управы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

16. Экспертиза ценности документов

16.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

16.2. Экспертиза ценности документов в Управе проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управе создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права экспертной комиссии Управы, а также организация ее работы определяются положением, утвержденным руководителем Управы.

16.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника архива.

При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

16.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Управы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

16.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 10), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 11).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

16.6. В каждом подразделении Управы описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при непосредственной помощи архива. По этим описям документы сдаются в архив.

Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив через пять лет после завершения дел в делопроизводстве, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Управы, которую готовит архив.

16.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используются для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

16.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются ЭК Управы и утверждаются руководителем Управы.

Уничтожение включенных в акт документов и дел производится в подразделениях после утверждения ЭПК управления по делам архивов области описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Приложение N 1
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район"

Акт

 Мы, нижеподписавшиеся работники отдела организационно-контрольной работы

и   взаимодействия с поселениями Управы             муниципального района

"Барятинский район",_____________________________________________________

_________________________________________________________________________

составили акт о том, что "____"___________200___ г.   при вскрытии пакета

в нем не оказалось_______________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

1 экз. - ______________________________________________________

                         (указывается номер дела)

2 экз. - ______________________________________________________

                             (адрес передачи)

3 экз. - ______________________________________________________

                               (место  хранения)

Подписи: ________________________________________

         _________________________________________

         _________________________________________

         _________________________________________

Приложение N 2
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район"

Акт

    Мы,    нижеподписавшиеся  работники отдела организационно-контрольной

работы     и    взаимодействия с поселениями Управы муниципального района

 Барятинский район",_____________________________________________________

_________________________________________________________________________

составили акт о том, что "____" ____________200___ г. в    соответствии с

просьбой___________________________________________________первый вариант

_________________________________________________________________________

               (название, дата и номер документа)

взамен которого поступил новый документ, уничтожен.

Подпись: ____________________________________________

         _____________________________________________

         _____________________________________________

         _____________________________________________

Приложение N 3
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район"

Утверждаю

_____________________

_____________________

(наименование должности

руководителя подразделения)

___________________________________

(подпись)   (инициал имени, фамилия)

"____"_______________________

Акт N___
о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих
дальнейшему хранению (с пометкой "для служебного пользования")

      Мы, _______________________________________________________________

            (перечислить фамилии, имена, отчества и должности работников,

_________________________________________________________________________

                           составивших данный акт)

составили отобрали к   уничтожению как  не   имеющие  научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение    следующие документы (дела)

_________________________________________________________________________

                       (наименование подразделения)

Год

Заголовок, номер документа (дела)

Количество

Примечание

Итого за _____ год в акт N _______внесено________________документов (дел)

                                         (прописью)

                                    _____________________________________

                                    (подписи работников, составивших акт)

                                    _____________________________________

                                    _____________________________________

                                    _____________________________________

Документы (дела) уничтожены______________________________________________

                             (подпись работника службы делопроизводства)

Приложение N 4
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район

Управа муниципального района

"Барятинский район"

Наименование подразделения

Номенклатура дел
00.00.0000 N_________________________________________

На __________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 Наименование должности       Подпись    Расшифровка подписи

 руководителя подразделения

Дата_____________

Согласовано

 работник архива             Подпись     Расшифровка подписи

Дата _____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой ПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

 Наименование должности         Подпись      Расшифровка подписи

 ответственного за

 делопроизводство

Дата

  Итоговые сведения переданы   отдел    организационно-контрольной работы

взаимодействия с поселениями Управы    муниципального района "Барятинский

район"

 Наименование должности         Подпись      Расшифровка подписи

 передавшего сведения

Дата

Приложение N 5
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район"

Управа муниципального района

"Барятинский район"

Утверждаю

Руководитель Управы муниципального

района "Барятинский район"

___________________________________

(подпись)   (расшифровка подписи)

Дата _______________________

Номенклатура дел
00.00.0000 N _________________________________________
(место составления)

На ____________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 Должностное лицо           подпись   расшифровка подписи

Дата _____________

Виза работника архива

 Согласовано                    Согласовано

 Протокол ЭК                    Протокол ЭК

 от _________ N _____           от _________ N _____

   Итоговая     запись о     категориях и    количестве   дел, заведенных

в _______ году в администрации Губернатора области

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

 Должностное лицо             Подпись  Расшифровка подписи

Дата _____________

Итоговые сведения передавны

в архив

 Наименование должности       Подпись   Расшифровка подписи

 передавшего сведения

Дата _____________

Приложение N 6
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район"












		(название учреждения и структурного подразделения)
		Дело N______том N________








		(заголовок дела)
		(крайние даты)
		на_______лист.
		Ф. N ____________		Хранить ____________
		Oп. N____________
		Д. N_____________

Приложение N 7
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район"

Лист - заверитель дела N _____

    В дело подшито и пронумеровано_____________________________ лист (ов)

                                         (цифрами  и  прописью)

в том   числе    литерные    листы __________________,        пропущенные

номера _____________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	N листов
1	2

_________________________________________________________________________

                   (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Приложение N 8
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район"

Внутренняя опись документов
Дела N ______________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примеча- ние
1	2	3	4	5	б

Итого __________________________________________________ документов

                          (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________

                                      (цифрами и прописью)

 Наименование должности лица,      Подпись  Расшифровка подписи

 составившего внутреннюю опись

 документов дела

Дата ___________________

Приложение N 9
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район

Управа муниципального района

"Барятинский район"

Акт__________
__________ N ____________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование

_________________________________________________________________________

                (наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)

Основание________________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела N __________________________________________

Выдаются следующие дела из фонда N ______________________________________

                                              (название фонда)

N п/п	Опись N	Дело N	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается________________________ дел, срок возвращения ______

(цифрами и прописью)

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения администрации Губернатора области.

Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный архив администрации Губернатора области в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

 Руководитель Управы                    Наименование должности

 муниципального                                   руководителя

 района "Барятинский район"             организации-получателя

 Подпись    Расшифровка подписи  Подпись       Расшифровка

                                               подписи

 Дата __________                 Дата _________

 Гербовая печать                 Гербовая печать

Выдал дела по поручению__________________________________________________

_________________________________________________________________________

               (должность, Ф.И.О. лицо, выдавшего документы)

 Подпись                   Расшифровка подписи

Дата ________________

Принял дела по поручению руководства_____________________________________

                                             (наименование организации)

_________________________________________________________________________

                     (лицо, принявшее документы)

 Подпись                   Расшифровка подписи

Дата _______________

Дела возвращены в полном объеме и сохранности:

Сдал по поручению руководства организации-получателя_____________________

_________________________________________________________________________

                        (лицо, сдавшее документы)

 Подпись                   Расшифровка подписи

Дата _______________

Принял по поручению _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (лицо, принявшее документы)

 Подпись                   Расшифровка подписи

Дата _____________

Приложение N 10
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район

Управа муниципального района "Барятинский район"
________________________________________________
(наименование подразделения)

Утверждаю

Наименование должности

руководителя подразделения

 Подпись                                              Расшифровка подписи

Дата ____________________

Опись N ______

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количест- во листов	Срок хране- ния дела	Примечание
1	2	3	4	5	6 (*)	7
Название раздела

(*) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

     В данную опись внесено ____________________ дел с N ________________

                           (цирами и прописью)

по N _________, в том числе

литерные номера:

пропущенные номера

 Наименование должности лица Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

 Управляющий делами Управы Подпись           Расшифровка подписи

Передал ________________________________________________________ дел и

                             (цифрами и прописью)

_______________ регистрационно-контрольных карточек к документам (***)

(цифрами и прописью)

 Наименование должности    Подпись           Расшифровка подписи

 сотрудника структурного

 подразделения

Дата

Принял ____________________________________________________________ дел и

                     (цифрами и прописью)

_______________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.

(цифрами и прописью)

 Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 11
к Правилам
ведения делопроизводства в Управе
муниципального района "Барятинский район"

Наименование организации

Акт _________ N ________	Утверждаю Наименование должности руководителя Организации Подпись Расшифровка подписи
(место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

               (название и выходные данные перечня документов с указанием

_________________________________________________________________________

                       сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не     имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                        (название фонда)

N п/п	Заголо- вок дела или группо- вой заголо- вок докумен- та	Край- ние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество единиц хранения	Сроки хране- ния и номера статей по перечню	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _______________________ ед.хр. за ____________ годы

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены,     по личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                               (наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________________________ N _________________________)

 Наименование должности лица,       Подпись        Расшифровка подписи

 проводившего экспертизу ценности

 документов

Дата

Согласовано

Протокол ЦЭК (ЭК)

От _____ N ______

Документы    в    количестве _____________ ед. хр.   весом _____ кг сданы

в _______________________________________________________________________

                              (наименование организации)

на       переработку      приемо-сдаточной накладной от ______ N ________

 Наименование должности работника,           Подпись    Расшифровка подписи

 сдавшего документы

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

 Наименование должности работника           Подпись    Расшифровка подписи

 архива, внесшего изменения в

 учетные документы

Дата

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.