Приложение. Порядок рассмотрения обращений граждан администрацией муниципального образования муниципального района "Малоярославецкий район"

Приложение
к постановлению
Малоярославецкой районной Администрации
Калужской области
от 1 ноября 2008 г. N 1200

Порядок
рассмотрения обращений граждан администрацией муниципального
образования муниципального района "Малоярославецкий район"

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан -администрацией муниципального образования муниципального района "Малоярославецкий район"" (далее - Порядок) разработан в соответствии с федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" N 59-ФЗ от 02.05.06., законом Калужской области "О дополнительных гарантиях прав граждан на обращение" N 419-ОЗ от 27.03.08. и устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации муниципального образования муниципального района "Малоярославецкий район".

1.2. В администрации муниципального района "Малоярославецкий район" рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении администрации муниципального района, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Калужской области.

1.3. Рассмотрение обращений граждан производится Главой администрации муниципального образования муниципального района "Малоярославецкий район" или уполномоченными им заместителями Главы администрации, руководителями структурных подразделений администрации.

1.4. Централизованное делопроизводство по обращениям граждан осуществляет организационный отдел администрации.

Организационный отдел также ведет справочную работу по устным и письменным обращениям граждан. Готовит график приема с номерами справочных телефонов и вывешивает в здании администрации.

1.5. Организационный отдел регулярно готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и представляет ее Главе администрации.

1.6. Все работники администрации муниципального образования муниципального района "Малоярославецкий район", работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.7. При утрате исполнителем письменных обращений граждан по распоряжению Главы администрации назначается служебное расследование.

1.8. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

1.9. Периодически проводится учеба работников, занимающихся рассмотрением обращений граждан.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все поступившие в администрацию письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в организационный отдел.

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адреса, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму подкалывается конверт.

2.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, а также недостающим вложением, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в организационном отделе, второй - приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.

2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие удостоверения подобного рода) подкалываются впереди текста письма.

В случае отсутствия текста письма специалистом организационного отдела , принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес администрации муниципального района "Малоярославецкий район" не поступало", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.

2.5. Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан или делается отметка на копиях или вторых экземплярах принятых обращений.

2.6. Обращения, поступившие на имя руководителей или работников структурных подразделений с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.7. Обращения и ответы о результатах обращений, поступившие по факсу или электронной почте, принимаются и учитываются сотрудниками организационного отдела в таком же порядке, что и другие обращения граждан.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. На поступившие в организационный отдел обращения в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Администрация муниципального района "Малояросларецкий район". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2. Поступившие обращения регистрируются в электронном виде.

3.3. При регистрации:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными считаются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переадресовано, то указывается, откуда оно поступило (из администрации Губернатора Калужской области, Правительств Российской Федерации, Калужской области, Законодательного Собрания Калужской области и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На письмах, в поручении к которым содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль";

- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных);

- обращения проверяются на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- проставляется шифр темы согласно действующей номенклатуре. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;

- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4. Направление обращения на рассмотрение

4.1. Все обращения после регистрации направляются на рассмотрение Главе Администрации для вынесении резолюции (поручения об исполнении).

4.2. Обращения, по которым имеются поручения Губернатора Калужской области или его заместителей, Правительства Калужской области, депутатские запросы членов Законодательного Собрания Калужской области, также регистрируются организационным отделом с последующим направлением Главе администрации муниципального района для резолюции.

4.3. Резолюция рассмотрения обращения должна содержать фамилию, имя, отчество исполнителя, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с датой.

4.4. На обращения граждан заполняются регистрационно-контрольные карточки по утвержденной форме. Если письмо находится на особом контроле, на карточке проставляется соответствующая отметка. Карточки помещаются в картотеку организационного отдела, обращения с резолюцией передаются в структурные подразделения администрации муниципального района.

4.5. В структурные подразделения администрации зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку.

4.6. В случае, если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции органов местного самоуправления муниципального района "Малоярославецкий район", обращение списывается в дело с уведомлением об этом обратившегося гражданина или в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос. Обращения, присланные не по принадлежности, из других органов исполнительной власти, возвращаются в направившую организацию.

Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в организации и предприятия, подписываются заместителем Главы администрации муниципального района, осуществлявшим рассмотрение. Одновременно обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Сопроводительные письма и уведомления оформляются на бланках администрации.

4.7. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется организационным отделом. В необходимых случаях организационный отдел направляет такие письма в правоохранительные органы. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело работниками организационного отдела. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

4.8. Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц администрации муниципального района "Малоярославецкий район" передаются в организационный отдел для организации приема.

4.9. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений подписываются управляющим делами администрации.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сверхнормативного финансирования, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится Главой администрации муниципального района по служебной записке руководителя структурного подразделения. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают Глава администрации муниципального района, заместители Главы администрации муниципального района и должностные лица в пределах своей компетенции. Ответы в адрес Субъекта Федерации об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает Глава администрации МО муниципального района "Малоярославецкий район".

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно. Давать ответы на все поставленные в письме вопросы следует кратко и исчерпывающе. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае, если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание Районного Собрания депутатов МО муниципального района "Малоярославецкий район" в установленном порядке.

7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланных заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с установленным делопроизводством в администрации муниципального района "Малоярославецкий район".

7.8. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.10. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в организационный отдел, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в регистрационно-контрольной карточке. Руководство организационного отдела вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Порядком или законом, и предложить переоформить ответ.

7.12. Отправление ответов без регистрации в организационном отделе не допускается.

7.13. В правом нижнем углу на копии ответа делается надпись "В дело". Результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т.д.) проставляется в карточке. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет уполномоченный специалист организационного отдела.

7.14. Аналогичный порядок применяется к направляемым в дело справкам о рассмотрении обращений, полученных из организаций, предприятий и структурных подразделений администрации.

7.15. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

7.16. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с установленным делопроизводством в администрации муниципального образования муниципального района "Малоярославецкий район".

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

8.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Губернатора Калужской области, Правительства Калужской области о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней.

8.3. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель структурного подразделения, а также руководитель организационного отдела. На обращениях, взятых на контроль, в организационном отделе проставляются штампы "Подлежит возврату", "Контроль".

8.4. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет организационный отдел, который периодически направляет в структурные подразделения администрации напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает, и отдельно - о тех, срок рассмотрения которых истек. Указанные напоминания передаются в структурные подразделения под расписку.

9. Организация личного приема граждан

9.1. Прием граждан ведут Глава администрации муниципального образования муниципального района "Малоярославецкий район", заместители Главы администрации, руководители структурных подразделений администрации (при необходимости).

9.2. В конце каждого месяца в организационном отделе составляется график приема граждан Главой администрации муниципального района и заместителями Главы администрации на следующий месяц. С графиком приема граждан могут ознакомиться через информационный стенд и средства массовой информации.

9.3. Предварительная запись к Главе администрации муниципального района и заместителям Главы администрации осуществляется в приемной Главы администрации с первого рабочего дня на текущий месяц ежедневно с 9.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу с 9.00 до 16.00.

9.4. Прием граждан в приемной Главы администрации ежедневно ведет специалист организационного отдела, который, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, делает краткую аннотацию просьбы в журнале приема посетителей, консультирует гражданина, разъясняет ему порядок разрешения его вопроса или разрешает его. По договоренности специалист, осуществляющий прием населения, вправе направить заявителя в соответствующее подразделение администрации муниципального района.

9.5. По просьбе заявителя он может быть принят Главой администрации муниципального района, заместителями Главы администрации или другими должностными лицами в установленные дни приема населения.

9.6. Прием и предварительная запись на личный прием к руководителям структурных подразделений и проработку вопросов к личному приему осуществляют работники структурных подразделений по существующему в подразделении порядку.

9.7. На каждого гражданина, пришедшего на прием, заполняется карточка личного приема, в которой указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя и фамилия руководителя, ведущего прием.

Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в администрацию. При повторных обращениях ведущий запись делает подборку всех имеющихся в отделе материалов по предыдущим обращениям и подкалывает их к карточке.

9.8. Во время личного приема руководителями каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

9.9. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов-подведомственных ему управлений и отделов; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принять решение о постановке на контроль обращения гражданина.

9.10. В ходе приема руководитель уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.

9.11. После завершения личного приема Главой администрации муниципального района "Малоярославецкий район", заместителями Главы администрации согласно их поручениям специалист организационного отдела оформляет рассылку документов. Поручения оформляются на специальной карточке личного приема.

9.12. Контроль за сроками исполнения поручений по устному обращению с личного приема руководителей администрации муниципального района осуществляет специалист организационного отдела или структурного подразделения, который регулярно сообщает по телефону или направляет исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или уже истек.

9.13. На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка "Контроль", и все направленные документы подлежат возврату в организационный отдел.

9.14. По просьбе заявителя, оставившего свои документы руководителю, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

9.15. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление руководителю, осуществляющему прием. Если по предоставленным материалам не поступают дополнительные поручения, рассмотренные заявления считаются завершенными. После возвращения списанных материалов в дело в организационный отдел они снимаются с контроля, о чем делается отметка в учетной карточке, после чего рассмотрение обращения считается завершенным. Материалы с личного приема руководителей хранятся в течение 3-х лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

9.16. Запись на повторный прием к руководителям осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется специалистом организационного отдела или структурного подразделения исходя из содержания ответа с предыдущего приема.

9.17. О заявителях, обратившихся в организационный отдел или структурное подразделение за разъяснением или консультацией и не требующих приема руководителями, специалист делает отметку в журнале учета посетителей.

10. Ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан

10.1. Неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан, нарушение сроков и порядка их рассмотрения, принятие заведомо необоснованного, незаконного решения, преследование граждан за критику, нарушение порядка доведения до населения графика личного приема граждан, нарушение графика личного приема граждан, направление обращения на рассмотрение лицу, действия которого обжалуются, необоснованное оставление обращения без рассмотрения, утрата письменных обращений граждан, материалов по их рассмотрению, а также другие нарушения законодательства об обращениях граждан влекут за собой ответственность должностных лиц администрации муниципального района "Малоярославецкий район" в соответствии с действующим законодательством.

11. Заключительное положение

11.1. В остальной части, не оговоренной настоящим Порядком, необходимо руководствоваться действующим законодательством РФ, Калужской области и нормативными актами органов местного самоуправления.