Приложение. Административный регламент по исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан, поступивших в архивный отдел органа местного самоуправления муниципального района "город Киров и Кировский район"

Приложение
к постановлению
Администрации г. Кирова и Кировского района
Калужской области
от 5 ноября 2009 г. N 1544

Административный регламент
по исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан,
поступивших в архивный отдел органа местного самоуправления
муниципального района "город Киров и Кировский район"

I. Общие положения

Наименование услуги

1. Регламент по предоставлению Кировским архивным отделом услуги по организации исполнения запросов граждан, поступивших в архивный отдел, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Кировского архивного отдела (далее - архив), а также порядок взаимодействия архива с органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при осуществлении предоставления услуги.

Нормативно-правовое регулирование предоставления услуги

2. Предоставление услуги по организации исполнения запросов граждан, поступивших в архив, осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Положением "О Федеральном архивном агентстве", утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 25, ст. 2572);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);

приказом Федерального архивного агентства от 09.03.2005 N 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2005, N 29; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный N 6784);

приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Российская газета, 2007, N 108; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14.05.2007, регистрационный N 9449);

распоряжением Главы администрации муниципального района "Город Киров и Кировский район" от 13.03.2006 N 73 "Об утверждении Положения об архивном отделе районной администрации и должностных инструкций работников архивного отдела".

Орган по предоставлению услуги

3. Предоставление услуги по организации исполнения запросов граждан, поступивших в архив, осуществляет архив.

II. Требования к порядку предоставления услуги

Порядок информирования об услуге

4. Услуга по исполнению запросов граждан предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

5. Место нахождения архива и его почтовый адрес: 249440, г. Киров, ул. Пролетарская, 36, Калужская область.

6. Телефон архива, предоставляющего услуги: (48456) 5-95-52, факс: (4842) 53-19-36.

7. Информация о месте нахождения федеральных государственных архивов (приложение N 1), органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Росархива "Архивы России" по электронному адресу: www.rusarchives.ru.

8. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

а. По телефону;

b. По письменным обращениям;

с. По электронной почте;

d. При личном обращении граждан.

9. По телефону сотрудники архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

10. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий месячного срока со дня регистрации обращения.

11. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий месячного срока со дня поступления обращения.

12. Прием граждан осуществляется заведующим архивным отделом, сотрудником архивного отдела по рабочим дням.

Основание для предоставления государственной услуги

13. Основанием для предоставления услуги является письменный запрос гражданина в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте.

14. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

а. Наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

b. Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

с. Почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

d. Изложение существа запроса;

е. Личную подпись и дату.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

Интернет-обращения (запросы) граждан могут содержать следующие реквизиты:

f. Наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

g. Изложение существа обращения;

h. Фамилию, имя, отчество заявителя;

i. Почтовый адрес места жительства;

j. Дату отправления письма.

15. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

16. При поступлении в архивный отдел запросов граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

Сроки предоставления услуги

17. Запросы граждан, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях заведующий архивным отделом либо сотрудник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении услуги

18. Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения граждан, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении услуги

19. Ответственным за предоставление услуги является заведующий архивным отделом.

20. Организация предоставления услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

а. Регистрацию запросов граждан и передачу их на исполнение;

b. Анализ тематики поступивших запросов граждан;

с. Направление запросов граждан на исполнение в органы и организации по принадлежности;

d. Подготовку и направление ответов гражданам.

Регистрация запросов граждан и передача их на исполнение

21. Поступившие в архивный отдел письменные запросы граждан регистрируются в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

22. Регистрация запроса гражданина является основанием для начала действий по предоставлению услуги.

23. При необходимости некоторые запросы граждан докладываются Главе администрации муниципального района "Город Киров и Кировский район", после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.

Запросы граждан, поступившие в архивный отдел от депутатов, из отделов, комитетов и комиссий администраций муниципального образования, иных федеральных органов государственной власти, рассматриваются заведующим архивным отделом в день поступления.

24. При поступлении интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) гражданина распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Анализ тематики поступивших запросов

25. Сотрудники архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов граждан с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяются:

а. Степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

b. Местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

26. По итогам анализа тематики поступивших запросов граждан в течение 7 дней со дня регистрации архивный отдел направляет их со своим письмом по принадлежности в органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

27. В случае, если запрос гражданина требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

Подготовка и направление ответов гражданам

28. В случае, если запрос не может быть исполнен, гражданину направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом гражданину могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

29. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля над совершением действий
и принятием решений

30. Порядок рассмотрения запросов граждан определены Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

31. Текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению услуги, и принятием решений осуществляется заведующим архивным отделом, ответственным за организацию работы по предоставлению услуги.

32. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим архивным отделом, ответственным за организацию работы по предоставлению услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудником положений настоящего Регламента.

33. Контроль над полнотой и качеством исполнения услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников архивного отдела.

34. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

35. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

36. Для проверки полноты и качества исполнения услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются федеральные, муниципальные, гражданские служащие.

37. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе предоставления услуги на основании
настоящего Регламента

38. Гражданин может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления услуги на основании настоящего Регламента.

39. Действия (бездействие) и решения заведующего архивным отделом могут быть обжалованы:

а. Главе администрации муниципального района "Город Киров и Кировский район";

Ь. В управление по делам архивов Калужской области;

с. В судебном порядке.

40. Гражданин в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

а. Фамилию, имя, отчество;

Ь. Почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; с. Изложение сути жалобы; й. Личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

41. Глава администрации муниципального района "Город Киров и Кировский район":

а. Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы в случае необходимости с участием гражданина, направившего жалобу, или его законного представителя;

Ь. Вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

с. По результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

42. Ответ на жалобу подписывается Главой администрации муниципального района "Город Киров и Кировский район", его заместителями.

43. Ответ на жалобу, поступившую в администрацию муниципального района "Город Киров и Кировский район", направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.

44. Письменная жалоба, поступившая в администрацию муниципального района "Город Киров и Кировский район", рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях Глава администрации муниципального района "Город Киров и Кировский район" вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего жалобу.

45. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается. Администрация муниципального района "Город Киров и Кировский район" при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом