Приложение. Административный регламент по исполнению государственной (муниципальной) услуги "Прием документов в архив от юридических лиц и граждан администрацией муниципального района "Перемышльский район"

Приложение
к постановлению
Администрации Перемышльского района
Калужской области
от 22 декабря 2009 г. N 1533

Административный регламент
по исполнению государственной (муниципальной) услуги
"Прием документов в архив от юридических лиц
и граждан администрацией муниципального района
"Перемышльский район"

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги.

Административный регламент администрации муниципального района "Перемышльский район" (далее - административный регламент) по исполнению государственной (муниципальной) услуги "Прием документов в архив от юридических лиц и граждан администрацией муниципального района "Перемышльский район" (далее - услуга) определяет порядок учета, приема документов юридических лиц и граждан Российской Федерации.

Услуга оказывается бесплатно отделом по взаимодействию с поселениями, организационно-контрольной и архивной работы администрации муниципального района (далее - отдел).

1.2. Предоставление услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Положением об отделе по взаимодействию с поселениями, организационно-контрольной, архивной работы, утвержденным распоряжением Главы муниципального района N 467-р от 30.12.2005.

1.3. Государственная (муниципальная) услуга предоставляется специалистами отдела по взаимодействию с поселениями, организационно-контрольной и архивной работы администрации муниципального района "Перемышльский район".

Результатом исполнения услуги является прием документов от юридических лиц и граждан.

Ответ на электронное обращение может направляться как в письменном виде, так и форме электронного сообщения.

1.4. Описание заявителей.

Заявителями могут выступать юридические лица всех форм собственности, граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации, федеральным законом.

2. Требования к порядку исполнения государственной (муниципальной) услуги

2.1. Порядок информирования о предоставлении государственной
(муниципальной) услуги

2.1.1. Информация о местонахождении и графике работы отдела: 249130, Калужская область, с. Перемышль, ул. Коммунаров, дом 37; график работы: понедельник-пятница: с 9.00 до 17.15, перерыв на обед: с 13.00 до 14.00, суббота и воскресенье - выходные дни; контактные телефоны: 8(48441)3-18-93, 3-17-63.

2.1.2. Порядок информирования о государственной (муниципальной) услуге предоставляется:

- в отделе по месту жительства;

- в администрациях муниципального района и сельских поселений;

- с использованием средств телефонной и электронной связи;

- посредством публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов и т.д.).

2.1.3. Сведения о режиме работы и местонахождении отдела сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются на компьютерных комплексах администраций муниципального района и сельских поселений, информационном стенде перед входом в здание, в котором располагается отдел.

2.1.4. Информация о процедуре предоставления государственной (муниципальной) услуги сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), а также размещается на компьютерных комплексах администраций муниципального района и сельских поселений, информационных стендах отдела, средствах массовой информации, в раздаточных информационных материалах (например, брошюрах, буклетах и т.п.).

2.1.5. На информационных стендах в отделе для приема документов размещается следующая информация:

график (режим) приема юридических лиц и граждан, схема размещения специалистов отдела;

перечень и формы документов, необходимых для предоставления услуги;

краткое описание порядка предоставления государственной (муниципальной) услуги;

основания для отказа в предоставлении государственной (муниципальной) услуги;

порядок обжалования решений, действий или бездействия специалистов отдела, предоставляющих услугу;

порядок информирования о ходе предоставления государственной (муниципальной) услуги, порядок получения консультаций;

извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной (муниципальной) услуги;

извлечения из текста административного регламента.

2.1.6. Обязанности специалиста отдела по предоставлению услуги по телефону:

называет организацию, свои фамилию, имя, отчество и должность;

предлагает абоненту представиться;

выслушивает суть вопроса;

вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопросов в пределах компетенции специалиста.

2.1.7. Информирование о ходе предоставления государственной (муниципальной) услуги осуществляется специалистами при личном контакте с заявителями, с использованием почтовой, телефонной связи.

Заявители, представившие в отдел документы, необходимые для предоставления государственной (муниципальной) услуги, в обязательном порядке в письменной форме информируются специалистами:

- о принятии решения по приему документов;

- об отказе по приему документов;

- о проведении дополнительной проверки представленных заявителем документов.

2.2. Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении
муниципальной услуги

2.2.1. Консультации (справки) по вопросам предоставления государственной (муниципальной) услуги предоставляются специалистами отдела, уполномоченными на ее исполнение.

2.2.2. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- месторасположение, график приема специалистами отдела;

- перечень документов, необходимых для предоставления государственной (муниципальной) услуги, требования, предъявляемые к этим документам;

- сроки предоставления государственной (муниципальной) услуги и период ее исполнения;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления услуги.

2.2.3. Консультации предоставляются при личном устном обращении, обращении по телефону.

2.3. Категория лиц, имеющих право на получение государственной
(муниципальной) услуги

2.3.1. Право на предоставление государственной (муниципальной) услуги имеют:

- юридические лица всех форм собственности;

- граждане Российской Федерации, проживающие на территории муниципального района.

2.4. Перечень документов, необходимых для исполнения
государственной (муниципальной) услуги

2.4.1. Для исполнения услуги требуются следующие документы:

1) заявление о предоставлении услуги;

2) документ, удостоверяющий личность (для физических лиц);

3) документ, подтверждающий регистрацию юридического лица;

4) описи дел по приему документов.

2.5. Требования к документам, представляемым заявителями

В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

2.5.1. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в дела, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

2.5.2. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

2.5.3. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами, с завязками или в коробках.

2.5.4. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

2.5.5. В конце каждого дела подшивается чистый бланк лист-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

2.5.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

2.5.7. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

2.5.8. Сложенный лист (формата АЗ, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

2.5.9. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист, если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

2.5.10. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам концерт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

2.5.11. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

2.5.12. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с отделом употребление литерных номеров листов.

2.5.13. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

2.5.14. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

2.5.15. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования отдела, в который дела организации будут приняты.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое

структурное подразделение) на обложке указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись "в деле имеются документы за...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется Хранить постоянно").

Требования к составлению и оформлению описей дел

2.6.1. Для обеспечения комплектования отдела в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляют архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.)

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

2.6.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела. По этим описям документы передаются в отдел. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит отдел и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в отдел администрации через год после завершения дел в делопроизводстве.

2.6.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

2.6.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись порядок дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения делах вносятся в опись полностью (на каждом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номер дела по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию отдела администрации к описи составляется оглавление, список сокращений, указатели.

2.6.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на отдел администрации.

2.6.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано не правильно.

2.6.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме. Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы за этим номером до образования законченной описи.

2.6.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

2.6.9. Заголовки дополнительного обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в описи записи о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесения изменений.

2.6.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный годовой раздел описи.

2.6.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы; отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделения, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

2.6.12. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами, завязками.

2.6.13. Годовой раздел сводной описи постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК (экспертная комиссия) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК (экспертная комиссия) - и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение отдела администрации в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК - экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов Калужской области. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

2.6.14. Каждой законченной описи присваивается номер.

2.6.15. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная подпись. Итоговая запись и заверительная запись к законченной описи составляется так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

2.6.16. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.п.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия отдела администрации, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

2.6.17. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

2.6.18. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

2.6.19. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК (экспертная комиссия) организации, а затем утверждается ее руководителем.

2.6.20. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму.

2.6.21. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЭК (экспертной комиссии) организации.

Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических дел данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

2.6.22. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дела к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

2.6.23. Порядок передачи документов в отдел администрации.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу передаются в отдел администрации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в отдел архива осуществляется по графику, составленному отделом.

В период подготовки дел к передаче в отдел специалистом отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отдела обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится специалистом отдела в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в отдел дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в отдел администрации сотрудниками отдела.

Вместе с делами в отдел передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой карточки включается в опись.

2.6. Сроки предоставления государственной (муниципальной)услуги

2.7.1. Отдел принимает решение о приеме документов в месячный срок с даты обращения и представления всех необходимых документов заявителем.

2.7.2. В случаях необходимости направления запроса в установленном порядке в государственный орган, орган местного самоуправления или юридическому лицу отдел вправе продлить срок рассмотрения заявления еще на один месяц, уведомив заявителя о продлении срока рассмотрения заявления.

2.7.3. В случае отказа в предоставлении государственной (муниципальной) услуги в 10-дневный срок после принятия соответствующего решения отдел письменно направляет заявителю уведомление об этом с указанием причины отказа.

III. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных процедур

3.1.1. Предоставление государственной (муниципальной) услуги по приему документов от физических лиц и граждан включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием документов для предоставления услуги;

2) проверка представленных документов на соответствие требованиям законодательства Российской Федерации;

3) регистрация документов, представленных для исполнения муниципальной услуги;

4) принятие решения о приеме документов либо об отказе.

3.2. Прием и регистрация документов для предоставления
услуги

3.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя либо его представителя с заявлением в отдел с комплектом документов, необходимых для предоставления услуги.

3.2.2. Специалист, уполномоченный принимать документы:

1) устанавливает предмет обращения;

2) устанавливает личность заявителя;

3) определяет наличие комплекта представленных документов исходя из соответствующего перечня документов;

4) вносит в Журнал учета приема заявлений запись о приеме документов, которая содержит:

- порядковый номер записи;

- дату обращения за получением разрешения;

- данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица);

- юридический адрес юридического лица;

- количество документов, представленных по приему документов;

- фамилию и инициалы специалиста, принявшего документы;

5) передает документы специалисту, уполномоченному по приему документов (в случае, если функции приема документов и выдача разрешений осуществляют разные специалисты).

3.3. Экспертиза документов на предоставление муниципальной услуги

3.3.1. Специалист, ответственный за прием документов:

1) проверяет наличие всех необходимых документов;

2) осуществляет проверку представленных заявителем документов на соответствие законодательству Российской Федерации;

3) принимает решение о приеме документов либо в отказе.

3.4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

3.4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником отдела и должностными лицами отдела, ответственными за организацию работы по исполнению муниципальной услуги.

3.4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной (муниципальной) услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Калужской области и муниципального района.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной (муниципальной) услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан при приеме документов, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц отдела.

3.4.3. Специалист, уполномоченный принимать документы для предоставления услуги, несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов, правильность внесения записи в Журнал учета регистрации заявлений о предоставлении услуги.

3.5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
муниципальной услуги

3.5.1. Заявитель вправе обжаловать действия или бездействие должностных лиц отдела в администрацию муниципального района.

3.5.2. Заявитель вправе обратиться на обжалование действий и (или) бездействия специалистов отдела в досудебном и судебном порядке с жалобой лично или письменно.

3.5.3. Жалобы на решения отдела, действия или бездействие должностных лиц отдела могут быть поданы в вышестоящий орган государственной (муниципальной) власти (вышестоящему должностному лицу) в течение трех месяцев со дня, когда гражданин узнал (должен был узнать) о нарушении своих прав.

3.5.4. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приема либо направлена по почте.

В письменной жалобе в обязательном порядке гражданин юридическое лицо указывает:

- фамилию, имя, отчество, юридический адрес;

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы;

- суть жалобы, т.е. требования лица, подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение по соответствующему делу неправильным;

- ставит личную подпись и дату.

Отсутствие в письменной жалобе любой другой информации не может являться основанием для отказа в принятии и рассмотрении жалобы.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

3.5.5. Письменная жалоба подлежит обязательной регистрации не позднее чем в течение трех дней с момента поступления. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

3.5.6. Письменная жалоба, содержащая вопросы, решение которых не входит в компетенцию отдела, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в жалобе вопросов, с уведомлением гражданина, юридического лица, направившего жалобу, о ее переадресации.

3.5.7. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц отдела по исполнению услуги в судебном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.