Постановление Правительства Республики Бурятия от 16 декабря 2009 г. N 476 "Об утверждении Концепции создания системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Правительства Республики Бурятия
от 16 декабря 2009 г. N 476
"Об утверждении Концепции создания системы электронного документооборота
исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия"

С изменениями и дополнениями от:

10 апреля 2012 г.

В целях реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008 г. N Пр-212, Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 г. N 632-р, постановлений Правительства Республики Бурятия от 05.02.2009 г. N 36 "О Республиканской целевой программе "Развитие и использование информационных и теле-коммуникационных технологий в Республике Бурятия (2009-2017 годы)" и от 06.03.2009 г. N 76 "Об утверждении Плана мероприятий по проведению административной реформы в Республике Бурятия в 2009-2010 годах" Правительство Республики Бурятия постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Концепцию создания системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 10 апреля 2012 г. N 193 в пункт 2 настоящего постановления внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Определить Администрацию Главы и Правительства Республики Бурятия (Носков П.Л.) координирующим органом по созданию системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

3. Реализацию Концепции производить по этапам в пределах средств, предусмотренных республиканским бюджетом на очередной финансовый год на создание системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

4. Рекомендовать органам местного самоуправления в Республике Бурятия при реализации мероприятий по автоматизации документооборота руководствоваться положениями Концепции создания системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Исполняющий обязанности Председателя Правительства Республики Бурятия

И.М.Егоров

Концепция
создания системы электронного документооборота
исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия
(утв. постановлением Правительства Республики Бурятия от 16 декабря 2009 г. N 476)

С изменениями и дополнениями от:

10 апреля 2012 г.

1. Введение

Концепция создания системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия (далее - Концепция) определяет цель, задачи, основные принципы создания системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия (далее - СЭД ИОГВ РБ, система).

Правовую основу Концепции составляют правовые акты Российской Федерации, Республики Бурятия и иные документы, регламентирующие вопросы использования информационных технологий, в том числе:

- Федеральный закон от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

- Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 07.02.2008 г. N Пр-212;

- Концепция административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.10.2005 г. N 1789-р;

- Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 г. N 632-р;

- Закон Республики Бурятия от 25.11.2005 г. N 1354-III "О государственных информационных ресурсах Республики Бурятия";

- Закон Республики Бурятия от 09.11.2007 г. N 2595-III "О Программе социально-экономического развития Республики Бурятия на 2008 -2010 годы и на период до 2017 года";

- постановление Правительства Республики Бурятия от 05.02.2009 г. N 36 "О Республиканской целевой программе "Развитие и использование информационных и телекоммуникационных технологий в Республике Бурятия (2009-2017 годы)";

- постановление Правительства Республики Бурятия от 06.03.2009 г. N 76 "Об утверждении Плана мероприятий по проведению административной реформы в Республике Бурятия в 2009-2010 годах".

2. Цели и задачи СЭД ИОГВ РБ

Главной целью создания СЭД ИОГВ РБ является построение целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все исполнительные органы государственной власти Республики Бурятия, с возможностью подключения к системе иных органов государственной власти, действующих на территории Республики Бурятия, и органов местного самоуправления в Республике Бурятия для организации эффективного взаимодействия между ними с учетом возможностей информационных и коммуникационных технологий.

Достижение указанной цели обеспечивается решением следующих задач:

- максимально возможное исключение бумажных документов из внутреннего документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия и осуществление межведомственного и межуровневого информационного взаимодействия в форме электронных документов;

- придание официального статуса электронным документам, используемым для взаимодействия;

- создание единого пространства доверия путем обеспечения основных участников сертификатами ключей электронной цифровой подписи, изготавливаемыми удостоверяющим центром Республики Бурятия;

- организация процедуры согласования в форме электронных документов;

- использование СЭД ИОГВ РБ руководителями исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия в своей деятельности;

- организация мобильного офиса руководителя;

- обеспечение прозрачности и оперативности процесса исполнения поручений, повышение ответственности за исполнение поручений за счет включения в электронный документооборот конечных исполнителей;

- сокращение количества копий документов (бумажных и электронных), необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

3. Принципы построения СЭД ИОГВ РБ

Построение СЭД ИОГВ РБ должно основываться на следующих принципах:

- организация функционирования системы как внутри Информационной вычислительной сети Правительства Республики Бурятия, так и на территориально удаленных объектах, оснащенных средствами удаленного доступа;

- наличие централизованного механизма управления и изменения системы, минимизация требуемого для работы с системой программного обеспечения на рабочих местах пользователей, организация процесса обработки электронных документов на серверах;

- наличие центрального хранилища электронных документов исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия с поддержкой размещения баз данных на нескольких серверах;

- наличие механизма разграничения доступа пользователей (групп пользователей) к документам, позволяющего пользователям системы получать доступ на ознакомление, изменение или удаление электронных документов в соответствии с назначенными им полномочиями в системе;

- интеграция с офисными приложениями для создания и редактирования документов;

- наличие механизма настройки функций системы на особенности организации документооборота в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия;

- наличие механизма настройки функций системы в соответствии с функциональными обязанностями пользователей;

- наличие механизма настройки функций системы под изменяющиеся схемы и процессы документооборота;

- обеспечение централизованного контроля за вертикально и горизонтально циркулирующими потоками служебной корреспонденции, обращений граждан, правовых, директивных, распорядительных и иных документов;

- наличие единой системы классификации исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, их структурных подразделений и органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов в Республике Бурятия;

- открытость системы (интеграция с информационными системами электронного документооборота других производителей, возможности добавления функциональных блоков);

- наличие единой точки входа пользователей в систему;

- наличие гибкой и производительной подсистемы поиска документов;

- наличие подсистемы защиты информации;

- обеспечение юридической значимости электронных документов за счет использования электронных цифровых подписей.

4. Основные функции СЭД ИОГВ РБ

Основными функциями СЭД ИОГВ РБ являются:

- учет входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов, обращений граждан и нормативных правовых актов;

- обеспечение централизованного хранения электронных документов;

- обеспечение регламентированного доступа к электронному хранилищу документов;

- подготовка документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения документов, совместное редактирование документов с контролем версий;

- создание поручений, включая устные, их автоматическая рассылка для исполнения;

- контроль и мониторинг исполнения поручений и документов;

- формирование справок, отчетов;

- организация и контроль движения документов;

- поиск документов (по тексту, по реквизитам документа);

- настраивание процессов обработки документов и форм;

- списание документов в дела;

- архивное хранение электронных документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Бурятия от 10 апреля 2012 г. N 193 в раздел 5 настоящего Концепции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Организационное обеспечение

Заказчиком создания СЭД ИОГВ РБ является Правительство Республики Бурятия.

Общая координация выполнения мероприятий, рассмотрение, согласование технических заданий и проектно-сметной документации, организация конкурса на создание СЭД ИОГВ РБ, формирование единой коммуникационной инфраструктуры, необходимой для организации функционирования СЭД ИОГВ РБ, осуществляется Администрацией Главы и Правительства Республики Бурятия (Комитетом информационных технологий и документальной связи).

Организационной основой реализации настоящей Концепции являются:

- План реализации на территории Республики Бурятия Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденный распоряжением Правительства Республики Бурятия от 13.02.2009 г. N 41-р;

- План мероприятий по проведению административной реформы в Республике Бурятия в 2009-2010 годах, утвержденный постановлением Правительства Республики Бурятия от 06.03.2009 г. N 76.

Отбор исполнителей для создания СЭД ИОГВ РБ будет производиться на конкурсной основе в соответствии с действующим законодательством.

6. Этапы реализации

Реализация Концепции осуществляется в три этапа.

Реализация 1-го этапа создания СЭД ИОГВ РБ включает:

- создание электронного хранилища документов;

- внедрение поточного сканирования;

- создание справочников системы;

- подготовка, учет, ознакомление и согласование нормативных правовых актов в электронном виде.

Реализация 2-го этапа создания СЭД ИОГВ РБ включает:

- формирование поручений (заданий), контроль исполнения, рассылка входящих документов;

- подготовка, согласование, подписание и рассылка исходящих документов;

- формирование поручений (заданий), контроль исполнения, рассылка для исполнения писем и обращений граждан, организаций;

- подготовка, регистрация, согласование, подписание проектов договоров (соглашений);

- подготовка, согласование материалов совещания, рассылка материалов совещания, оповещение о проведении совещания, регистрация протокола совещания, формирование заданий по итогам совещания, контроль исполнения;

- подготовка, согласование, визирование, подписание внутренних документов ИОГВ РБ, контроль исполнения;

- списание документов в дела, передача в электронный архив;

- поиск документов в электронном архиве,

- обеспечение регламентированного доступа к архивным документам.

Реализация 3-го этапа создания СЭД ИОГВ РБ предполагает ввод полного функционала СЭД ИОГВ РБ в постоянную эксплуатацию.

7. Заключение

Процесс делопроизводства и документооборота является основным процессом, обеспечивающим лиц, принимающих решения, информацией для реализации функций управления. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота требуют собственной системы управления.

Создание СЭД ИОГВ РБ позволит обеспечить согласованную работу исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия, их структурных подразделений, повысить производительность труда работников исполнительных органов власти за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов, повысить ответственность за исполнение документов и оперативность доступа к информации, упростить работу с документами, повысить ее эффективность.