V. Порядок регистрации документов в картотеке структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ

V. Порядок регистрации документов в картотеке структурного подразделения
Администрации г. Улан-Удэ

5.1. В картотеке, структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ регистрируются следующие группы документов:

- входящие документы от внешних корреспондентов, адресованные руководителю структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ;

- исходящие документы, подписанные руководителем структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ;

- обращения граждан, адресованные руководителю структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ.

- правовые и локальные акты руководителя структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ.

Документы, зарегистрированные в центральной картотеке СЭД и поступившие в структурное подразделение Администрации г.Улан-Удэ согласно поручению вышестоящего руководителя либо поступившие из другого структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ и зарегистрированные им в СЭД в качестве исходящего документа, повторной регистрации не подлежат.

5.2. Регистрация входящих документов от внешних корреспондентов, адресованных руководителю структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ, предполагает обязательное заполнение следующих полей:

- входящий номер документа в картотеке структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ;

- дата регистрации в картотеке структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ;

- выбор наименования внешнего корреспондента из справочника внешних корреспондентов СЭД;

- исходящий номер;

- исходящая дата документа;

- адресат (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и пользователей СЭД);

- краткое содержание документа.

5.3. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителем структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ, предполагает обязательное заполнение следующих полей:

- исходящий номер документа;

- дата подписания документа;

- должностное лицо, подписавшее документ (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей);

- полный текст документа в электронном виде (один или несколько прикрепленных к РК файлов);

- краткое содержание документа.

5.4. Регистрация обращений граждан, адресованных руководителю структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ, предполагает обязательное заполнение следующих полей:

- входящий номер обращения;

- дата регистрации обращения;

- ФИО корреспондента;

- адрес корреспондента;

- адресат (выбор должностного лица из справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей);

- состав документа, количество листов;

- краткое содержание документа.

5.5. Для регистрации связанных документов обязательно использование предусмотренной в СЭД функции связки документов.