Приложение 2. Временный регламент работ на период внедрения первой очереди системы электронного документооборота и делопроизводства

Приложение 2
к распоряжению
Администрации г.Улан-Удэ
от 30 сентября 2010 г. N 1424-р

Временный регламент работ
на период внедрения первой очереди системы электронного
документооборота и делопроизводства

I. Общие положения

1.1. Временный регламент работ в системе электронного документооборота и делопроизводства в Администрации г.Улан-Удэ (далее "регламент") устанавливает перечень и последовательность работ с документами всех видов на период внедрения первой очереди системы электронного документооборота и делопроизводства (далее СЭД), выполняемых в целях:

- первоначального наполнения системы реальными документами, необходимыми для проверки всех функций СЭД на этапе ее внедрения;

- выполнения в режиме опытной эксплуатации всех видов отчетов, предусмотренных в СЭД;

- разработки технического задания исполнителю работ ООО "Офис-Док Информационные технологии" на настройку программного обеспечения под требования структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ;

- отработки технологии документационного обеспечения в Администрации г.Улан-Удэ с использованием СЭД и перехода к автоматизированному документообороту.

1.2. Работы, предусмотренные регламентом, выполняются на рабочих местах специалистов, перечисленных в приложении 1 к данному положению, если иное не оговорено по тексту регламента.

1.3. Основные принципы функционирования СЭД:

- использование единых справочников СЭД;

- единый принцип регистрации документов в СЭД;

- автоматическое формирование номера документа на основании номенклатуры дел;

- централизованная защита содержащейся в СЭД информации.

1.4. Термины и определения:

- электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

- электронный образ документа - файл (или несколько файлов) с графическим изображением документа, полученным с помощью сканирующих устройств.

- электронный документооборот внутренний - организация регламентированного и контролируемого движения документов в СЭД между структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ;

- электронный документооборот внешний - организация регламентированного и контролируемого движения документов с внешними корреспондентами (не относящимся к структурным подразделениям Администрации и их подведомственным учреждениям) на основе информационных и коммуникационных технологий;

- регистрационная карточка документа (РК) - реквизиты документа, зафиксированные в электронном виде с использованием СЭД;

- картотека структурного подразделения - электронное хранилище регистрационных карточек документов отдельного структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ, входящего в СЭД;

- центральная картотека СЭД - электронное хранилище регистрационных карточек документов, поступающих в СЭД путем регистрации в протокольном отделе организационно-контрольного управления Аппарата Администрации г.Улан-Удэ (протокольный отдел);

- документ СЭД - документ, зарегистрированный в одной из картотек СЭД;

- пользователь СЭД - специалист структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ, зарегистрированный в СЭД (имеет собственное пользовательское имя и пароль). Пользователь может не участвовать в исполнении документа. В этом случае он использует СЭД для получения информационных сведений;

- ответственный за ведение СЭД в структурном подразделении - назначаемый руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ из числа руководящего состава, ответственный за ведение электронного документооборота структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ и обеспечивающий контроль за регистрацией, исполнением и пересылкой электронных документов;

- технолог СЭД - особый пользователь, который обеспечивает заполнение, дополнение и изменение содержимого одного или нескольких справочников СЭД;

- администратор СЭД - специалист, в функции которого входят установка и контроль состояния программного обеспечения на рабочих местах пользователей СЭД, назначение прав пользователей, резервное копирование базы данных;

- связанные документы - пакет документов, включающий исходный документ, перечень поручений, а также другие документы и материалы по его исполнению.

II. Перечень работ, выполняемых на рабочих местах системы электронного
документооборота и делопроизводства в Администрации г. Улан-Удэ

2.1. В перечень обязательных работ при внедрении и опытной эксплуатации первой очереди СЭД входят:

- регистрация входящей корреспонденции;

- регистрация исходящей корреспонденции;

- регистрация устных и письменных обращений граждан;

- контроль за исполнением документов;

- согласование документов;

Протокольным отделом организационно-контрольного управления Аппарата Администрации г.Улан-Удэ (далее протокольный отдел) проводятся, в том числе, следующие работы:

- сканирование документов;

- регистрация распоряжений и постановлений Администрации г.Улан-Удэ.

2.2. Сканирование документов выполняется на рабочем месте специалиста протокольного отдела, оборудованным сканирующим устройством (сканером), для создания и сохранения в системе электронных образов:

- входящих документов, поступивших в Администрацию города на бумажных носителях;

- исходящих документов, подготовленных вне СЭД на бумажных носителях;

- листов согласования распоряжений и постановлений Администрации г.Улан-Удэ;

- подписанных и зарегистрированных распоряжений и постановлений Администрации г.Улан-Удэ.

2.3. Регистрация входящей корреспонденции в СЭД выполняется на рабочем месте специалиста протокольного отдела и включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа;

- присвоение номера входящему документу с помощью средств СЭД;

- прикрепление средствами СЭД электронного образа документа к электронной карточке документа (для входящих документов, поступивших в Администрацию города на бумажных носителях).

2.4. Регистрация исходящей корреспонденции в СЭД выполняется на рабочем месте специалиста протокольного отдела и включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа;

- присвоение номера исходящему документу с помощью средств СЭД;

- прикрепление средствами СЭД электронного образа исходящего документа к электронной карточке документа (для исходящих документов, подготовленных вне системы электронного документооборота на бумажных носителях).

2.5. Регистрация распоряжений и постановлений Администрации г.Улан-Удэ в СЭД выполняется на рабочем месте специалиста протокольного отдела и включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа;

- присвоение номера документу с помощью средств СЭД;

- прикрепление средствами СЭД электронного образа документа и листа согласования к электронной карточке документа.

2.6. Регистрация устных и письменных обращений граждан в СЭД выполняется на рабочих местах специалистов отдела по работе с обращениями граждан управления по работе с населением и специалистов структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ, ответственных за регистрацию и обработку обращений, и включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки обращения

- присвоение номера обращению с помощью средств СЭД;

2.7. Контроль за выполнением документов в СЭД включает в себя ведение и учет информации, необходимой для осуществления последующего контроля:

- на рабочем месте специалиста контрольного отдела организационно-контрольного управления Аппарата Администрации г.Улан-Удэ формируются и вводятся в СЭД контрольные задания, содержащиеся в распоряжениях и постановлениях Администрации г.Улан-Удэ, поручениях Мэра г.Улан-Удэ, сроки исполнения, ответственные исполнители, вводится и проверяется информация о ходе исполнения документов;

- на рабочих местах специалистов структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ вводятся в СЭД задания, сроки исполнения, исполнители, содержащиеся в резолюциях руководителя и заместителя руководителя структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ, вводится и проверяется информация о ходе исполнения документов.

2.8. Регистрация входящей корреспонденции, регистрация исходящей корреспонденции, регистрация распорядительных документов структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ, являющихся юридическими лицами, выполняется на рабочих местах пользователей структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ и включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа

- присвоение номера документу с помощью средств СЭД.

III. Порядок ведения справочников СЭД

3.1. В работе СЭД используется ряд справочников, являющихся общими для всех структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ и пользователей СЭД либо отдельными для каждого структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ:

- справочник номенклатуры дел

- справочник подразделений, должностных лиц и исполнителей

- справочник внешних корреспондентов

- справочник прав пользователей

3.2. Порядок ведения справочника номенклатуры дел.

3.2.1. Справочник номенклатуры дел является единым для всех пользователей СЭД.

3.2.2. Справочник номенклатуры дел служит для номерообразования исходящих документов СЭД.

3.2.3. Для ведения справочника номенклатуры дел и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников протокольного отдела назначается технолог СЭД.

3.2.4. Технолог СЭД по ведению справочника номенклатуры дел:

- обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;

- по запросу ответственного в структурном подразделении Администрации г.Улан-Удэ вносит изменения в справочник.

3.2.5. Запрос на изменение номенклатуры дел от структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ направляется в протокольный отдел в рамках внутренней переписки по СЭД (электронной почте).

3.3. Порядок ведения справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей.

3.3.1. Справочник подразделений, должностных лиц и исполнителей Администрации г.Улан-Удэ является единым для всех пользователей СЭД.

3.3.2. Для ведения справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей Администрации г.Улан-Удэ и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников управления по кадровой политике Аппарата Администрации г.Улан-Удэ назначается технолог СЭД.

3.3.3. Технолог СЭД по ведению справочника подразделений, должностных лиц и исполнителей Администрации г.Улан-Удэ:

- формирует справочник подразделений, должностных лиц и исполнителей Администрации г.Улан-Удэ содержащий перечень структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ, перечень должностей с указанием фамилии, имени, отчества, рабочего телефона;

- обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;

- в течение пяти рабочих дней с выхода приказа о назначении на должность, увольнении, перемещении должностных лиц и исполнителей, реорганизации структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ вносит соответствующие корректировки в справочник.

3.4. Порядок ведения справочника внешних корреспондентов.

3.4.1. Справочник внешних корреспондентов формируется для каждого структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ отдельно.

3.4.2. Для ведения справочника внешних корреспондентов и поддержания данных в актуальном состоянии в каждом структурном подразделении Администрации г.Улан-Удэ назначается ответственный за ведение данного справочника из числа работников структурного подразделения Администрации г.Улан-Удэ.

3.4.3. Ответственный за ведение справочника внешних корреспондентов:

- формирует справочник внешних корреспондентов;

- обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;

- при необходимости добавляет в справочник данные о новом внешнем корреспонденте или производит корректировку имеющихся сведений о внешнем корреспонденте.

3.4.4. Решение на добавление (корректировку) в справочник новых внешних корреспондентов принимает ответственный за ведение справочника внешних корреспондентов самостоятельно.

3.5. Порядок ведения справочника прав пользователей СЭД.

3.5.1. Справочник прав пользователей СЭД содержит перечень пользователей СЭД с указанием пароля и прав доступа каждого пользователя к картотекам, справочникам, видам документов.

3.5.2. Для ведения справочника прав пользователей СЭД и поддержания данных в актуальном состоянии из числа работников Управления информатизации и информационных ресурсов Администрации г.Улан-Удэ назначается технолог СЭД.

3.5.3. Технолог СЭД по ведению справочника прав пользователей СЭД:

- формирует справочник прав пользователей СЭД;

- обеспечивает поддержание справочника в актуальном состоянии;

- в течение одного дня с момента поступления заявления от структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ об изменении прав доступа пользователя к ресурсам СЭД, при подтверждении его полномочий, вносит изменения в справочник, производит необходимые мероприятия по формированию прав пользователя и определяет имя и пароль пользователя в СЭД.

- Запрос на изменение прав доступа пользователей от структурных подразделений Администрации г.Улан-Удэ направляется в Управление информатизации и информационных ресурсов в рамках внутренней переписки по СЭД (электронной почте).

IV. Порядок регистрации документов в центральной картотеке СЭД

4.1. В центральной картотеке СЭД регистрируются следующие группы документов:

- входящие документы от внешних корреспондентов, адресованные Мэру г.Улан-Удэ, первому заместителю Мэра г.Улан-Удэ. Регистрацию данных документов осуществляет протокольный отдел;

- правовые акты Администрации г. Улан-Удэ: постановления и распоряжения Администрации г. Улан-Удэ. Регистрацию данных документов осуществляет протокольный отдел;

- исходящие документы, подписанные Мэром г. Улан-Удэ, первым заместителем Мэра г.Улан-Удэ. Регистрацию данных документов осуществляет протокольный отдел;

- Поручения мэра г. Улан-Удэ или лица замещающего его. Регистрацию данных документов осуществляет контрольный отдел организационно-контрольного управления Аппарата Администрации г. Улан-Удэ;

4.2. Для регистрации связанных документов обязательно использование предусмотренной в СЭД функции связки документов.