Распоряжение Главы администрации Липецкой области от 17 февраля 1999 г. N 191-р "О мерах по обеспечению сохранности архивного фонда Липецкой области"

Рассмотрев информацию архивного отдела администрации области о состоянии и мерах по обеспечению действующего законодательства по реализации государственной политики в архивном деле, направленной на сохранение, пополнение и использование архивного фонда Липецкой области, являющегося неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, улучшение обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий ретроспективной документной информацией, а также удовлетворение законных прав и интересов граждан:

1. Архивному отделу администрации области (Иванникова О.М.):

1.1. Усилить контроль за соблюдением "Основ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" в Липецкой области. Ежегодно проводить анализ состояния архивного дела в области и информировать Глав администраций области, городов и районов до 10 февраля. Направлять в установленном порядке в органы власти и прокуратуры сведения о фактах нарушения архивного законодательства и утраты документов.

1.2. В соответствии с решением Президиума Правительства РФ от 06.02.97 г. "О состоянии и мерах по сохранению музейного, библиотечного и архивного фондов", систематически проводить проверки организации и учета и режима хранения архивных фондов, по результатам которых намечать конкретные меры по повышению безопасности хранения документов, недопущению фактов их утраты, проведению проверок наличия и розыску необнаруженных дел, усилению контроля за сохранностью документов на всех стадиях работы с ними.

1.3. Обеспечить качественное комплектование архивного фонда области: развивать контакты с собственниками негосударственных архивов и архивных документов, относящихся к архивному фонду Липецкой области, оказывать им помощь в обеспечении их сохранности и использования, предоставлять возможности передачи документов на хранение на договорных началах в государственные архивы.

1.4. Оказывать необходимую практическую, организационную и методическую помощь органам местного самоуправления, руководителям структурных подразделений администрации области, общественных организаций, учреждений и предприятий всех форм собственности по улучшению работы по делопроизводству и хранению документов, проведению учета и ежегодной паспортизации государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

2. Провести областной смотр сохранности документов архивного фонда Липецкой области с 5 апреля 1999 года по 5 декабря 2000 года.

Прилагаемый состав областной комиссии утвердить. Поручить комиссии в двухнедельный срок разработать и довести до исполнителей условия смотра.

3. Предложить администрациям городов и районов области, руководителям структурных подразделений администрации области, предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности принять участие в областном смотре.

4. Управлению средств массовой информации и полиграфии администрации области (Царик А.Н.) и государственной телевизионной и радиовещательной компании "Липецк" (Туровский Е.М.) организовать информационное обеспечение областного смотра, его освещение в средствах массовой информации.

5. Рекомендовать органам местного самоуправления:

5.1. Провести аналогичные общественные смотры в районах и городах области.

5.2. В соответствии со ст. 6 п. 19 Закона Липецкой области "Об общих принципах организации местного самоуправления в Липецкой области" принять меры по укреплению материально-технической базы муниципальных архивов, выделению оборудования, необходимых помещений, отвечающих условиям хранения документов, оснащению противопожарным инвентарем, металлическими стеллажами, множительной техникой, контрольно-измерительными приборами, укреплению квалифицированными кадрами.

5.3. Главам администраций Данковского (Пронякин В.В.), Добринского (Тонких В.В.), Задонского (Свиридов А.И.), Краснинского (Волков А.И.), Усманского (Жуликов Н.С.) районов восстановить в штатах архивных отделов единицы по личному составу в соответствии с действующими нормативами для качественного комплектования, учета и хранения документов по личному составу и исполнении социально-правовых запросов граждан и в связи с возросшим объемом работы из-за ликвидации и реорганизации предприятий и хозяйств.

5.4. В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшения их сохранности, Главе администрации г. Липецка (Коробейников А.С.) завершить работу по созданию городского объединенного межведомственного архива по личному составу, выделить для этих целей помещение площадью не менее 400 кв. м, отвечающее требованиям сохранности документов.

6. Управлению финансов администрации области при уточнении бюджета области на 1999 год предусмотреть выделение средств архивному отделу администрации области в сумме 100 тыс. рублей на внедрение новых архивных технологий, приобретение средств оргтехники и проведение мероприятий по обеспечению сохранности архивного фонда области.

7. В целях предотвращения аварийных ситуаций в архивохранилищах и укрепления их противопожарной безопасности, управлению капитального строительства администрации области (Денисов Б.А.), управлению финансов (Щеглеватых В.М.) включить в план на 1999 год проведение капитального ремонта здания областного государственного архива и его хранилищ.

8. Довести до сведения руководителей учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, общественных организаций; что:

8.1. В соответствии со ст. 16 Основ архивного законодательства на них возложена персональная ответственность за обеспечение учета, сохранности документов на стадии делопроизводства и ведомственного хранения, подготовку и своевременную передачу в установленном порядке на государственное хранение.

8.2. При осуществлении государственной регистрации учредительных документов на приобретение права юридического лица, необходимо включать в обязательства и уставы негосударственных предприятий положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу.

8.3. При реорганизации и ликвидации учреждений, организаций и предприятий необходимо включать в состав ликвидационных комиссий работников архивной службы области.

8.4. При отсутствии правопреемников документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ, поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы в соответствии с п. 1 распоряжения Правительства РФ от 21.03.94 г. N 358-р.

Расходы на оплату работ по проведению экспертизы их ценности и упорядочение документов должны быть заложены в смете на содержание ликвидационной комиссии и оплачены до закрытия ее корреспондентского счета.

9. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации области Негробова А.В.

И.о. Главы администрации Липецкой области

П.Т. Горлов