Приложение. Регламент администрации города Липецка

Приложение

к постановлению

Главы администрации г. Липецка

от 23 мая 2001 г. N 2240

Регламент
администрации города Липецка

1. Общие положения

Администрация города является исполнительным органом местного самоуправления в городе.

Администрация города является юридическим лицом, осуществляет деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом города Липецка, нормативными правовыми актами городского Совета, Главы администрации города.

Администрация города обеспечивает решение вопросов местного значения, находящихся в ее компетенции, исходя из интересов населения города, его исторических и иных местных традиций.

3. Заместители Главы администрации, управляющий делами

Заместители Главы администрации города, управляющий делами назначаются Главой администрации.

Распределение обязанностей между заместителями Главы администрации устанавливается постановлением Главы администрации города.

Первые заместители осуществляют полномочия Главы администрации в случае его отсутствия.

Заместители Главы администрации, управляющий делами исполняют полномочия, переданные им Главой администрации города.

Заместители Главы администрации, управляющий делами в соответствии с распределением обязанностей вырабатывают и реализуют задачи в соответствующих отраслях городского хозяйства, направленные на улучшение жизнеобеспечения населения; осуществляют контроль и координацию деятельности управлений, комитетов и отделов администрации по выполнению стоящих перед ними задач и нормативных правовых актов вышестоящих органов власти; предварительно рассматривают проекты постановлений и распоряжений, вносимые для принятия Главой администрации.

Заместители Главы администрации по вопросам своего ведения издают постановления и распоряжения, обязательные к исполнению соответствующими органами и должностными лицами на территории города.

Заместители Главы администрации города, управляющий делами несут персональную ответственность за выполнение ими своих обязанностей в соответствии с законодательством.

4. Коллегия администрации города

Коллегия администрации г. Липецка является совещательным органом, призванным обеспечить коллективную разработку основных направлений деятельности администрации и координацию работы структурных подразделении по решению конкретных задач.

Председателем коллегии является Глава администрации города.

Коллегия администрации принимает решения рекомендательного характера. При необходимости, на основании решения коллегии Главой администрации города принимается постановление.

Коллегия утверждается Главой администрации города в составе первых заместителей и заместителей Главы администрации, управляющего делами, начальников управления финансов и организационно-контрольного отдела.

Заседания коллегии являются основной организационно-правовой формой ее деятельности, обеспечивающей коллегиальное обсуждение отдельных проектов постановлений Главы администрации, проектов документов, подлежащих внесению на рассмотрение городского Совета депутатов, и отчетов руководителей структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений по наиболее важным вопросам жизнедеятельности города.

Периодичность проведения коллегии - не реже одного раза в два месяца или по мере необходимости.

Подготовку заседаний коллегии обеспечивают отделы организационно-контрольный, общий и хозяйственный.

Работа коллегии строится на основе перспективного плана работы.

Проект повестки дня, дата и время заседания коллегии согласовываются начальником организационно-контрольного отдела с Главой администрации города, не позднее, чем за 20 дней до ее заседания, и через общий отдел рассылается исполнителям и членам коллегии.

Руководитель структурного подразделения администрации города не позднее чем за 5 дней до дня заседания коллегии направляет в организационно-контрольный отдел подготовленные и согласованные с курирующим заместителем Главы администрации, а при необходимости согласованные с другими заинтересованными структурными подразделениями, проекты документов: постановлений Главы администрации, программ, положений, планов мероприятий и т.д., справку, информацию или отчет, объемом не более 3-4 печатных листов, проект решения коллегии, объемом не более 1-2 печатных листов и список приглашенных.

Повестка дня, поступившие материалы организационно-контрольным отделом передаются в общий отдел, который доводит их до членов коллегии за 3 дня до ее заседания.

На заседания коллегии могут приглашаться руководители структурных подразделений администрации, представители предприятий и организаций, независимо от форм собственности.

Приглашение лиц на заседание коллегии, их оповещение о месте и времени заседания осуществляется структурным подразделением, внесшим вопрос на обсуждение коллегии.

Заседания коллегии проводятся Главой администрации города, а в его отсутствие И.О. Главы администрации.

Заседание коллегии является правомочным, если на нем присутствует более половины членов коллегии.

Повестка дня заседания и порядок работы утверждаются коллегией в начале заседания.

В процессе обсуждения вопросов члены коллегии имеют право:

- вносить предложения по повестке дня и порядку работы;

- вносить предложения об изменениях и дополнениях в проекты решений коллегии по обсуждаемым вопросам;

- требовать от докладчиков разъяснения по существу рассматриваемых вопросов;

- в необходимых случаях вносить предложения о переносе обсуждения вопроса на другие заседания коллегии или дополнительном изучении вопрос специально созданной комиссией;

- вносить предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений за невыполнение постановлений Главы администрации или ненадлежащее исполнение обязанностей по обеспечению решения коллегии по наиболее важным вопросам жизнедеятельности города.

Окончательная редакция проектов решений коллегии, рассмотренных на ее заседании, осуществляется в течение 10 дней после заседания руководителем структурного подразделения, внесшим проект решения, согласовывается с курирующим заместителем и передается в общий отдел.

Подписанный Главой администрации документ рассылается общим отделом в течение 3-х дней.

Опубликование в средствах массовой информации материалов заседаний коллегии осуществляется в общем порядке отделом по работе со средствами массовой информации.

Протокол заседания коллегии ведется и оформляется общим отделом. Подписывают протокол лицо, председательствующее на заседании коллегии, и управляющий делами.

Протокол хранится в канцелярии общего отдела, и по истечении 1 года предается на постоянное хранение в муниципальный архив.

Организация исполнения принятых коллегией документов возлагается на соответствующие структурные подразделения.

Контроль за исполнением решений коллегии осуществляется организационно-контрольным отделом.

5. Аппарат администрации города

Аппарат администрации города осуществляет организационное, аналитическое, правовое, документационное, информационное, финансовое, материально-техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города.

Аппарат администрации организует подготовку проектов распорядительных документов и контроль за их выполнением, разработку перспективных и текущих планов работы, заседаний, совещаний руководителей администрации, оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям города в организации их деятельности, осуществляет государственное хранение документов предприятий и учреждений всех форм собственности.

Структурные подразделения администрации действуют на основании положения о структурном подразделении.

Сотрудники аппарата администрации назначаются на должности и освобождаются от должности распоряжением Главы администрации по представлению руководителей структурных подразделений и курирующих заместителей Главы администрации или управляющего делами.

Должностной оклад, квалификационный разряд и надбавки за квалификационный разряд и особые условия муниципальной службы устанавливает Глава администрации города.

Изменение квалификационного разряда осуществляется по инициативе муниципального служащего, ходатайства руководителя структурного подразделения и по результатам аттестации или квалификационного экзамена муниципального служащего.

Руководство организацией работы аппарата осуществляет Глава администрации, в его отсутствие - И.О. Главы администрации.

Координацию работы структурных подразделений в вопросах организации делопроизводства и документооборота, обеспечения сохранности документов осуществляет управляющий делами.

Права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих в администрации города, определяются законодательством РФ, Законом Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области", положением о структурном подразделении и должностными инструкциями.

Для предварительного рассмотрения и подготовки отдельных вопросов, относящихся к ведению администрации города, а также в целях содействия выполнению нормативных актов, рассмотрению жалоб и заявлений граждан, администрации, его заместителями могут создаваться постоянно действующие или временные комиссии из работников аппарата, предприятий и учреждений города, по согласованию с их руководителями.

Проект распоряжения Главы администрации города о Положении о структурном подразделении администрации, создаваемых постоянно действующих комиссиях при администрации города подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения, визируется курирующим заместителем Главы администрации или управляющим делами, организационно-контрольным и юридическим отделами.

Должностные обязанности членов комиссии при администрации города, работающих на постоянной основе, утверждаются заместителем Главы администрации - председателем комиссии.

6. Организация работы сотрудников администрации города

Режим работы аппарата администрации определяется распоряжением Главы администрации. Работу сотрудников администрации города, учет их рабочего времени организуют руководители структурных подразделений, руководствуясь действующим трудовым законодательством и правовыми актами главы администрации города.

Должностная инструкция руководителя структурного подразделения утверждается в зависимости от подчиненности Главой администрации либо курирующим заместителем Главы администрации, управляющим делами.

Должностные инструкции работников структурных подразделений, определяющие их права, обязанности и ответственность, утверждаются их руководителем. Должностные инструкции доводятся до сведения работников (под роспись).

Сотрудники администрации города через отдел по работе со средства массовой информации содействуют средствам массовой информации в получении ими необходимых достоверных сведений о жизнедеятельности города, информируют граждан о своей деятельности.

Работники аппарата не имеют права разглашать конфиденциальную информацию, ставшую им известной по роду деятельности в аппарате администрации.

За упущения в работе, нарушения трудовой дисциплины, режима работы требований, определенных настоящим Регламентом, работники администрации могут быть привлечены к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

7. Порядок подготовки и оформления документов
в администрации города

Все делопроизводство в администрации города ведется в соответствии с государственной системой документационного обеспечения управления, Инструкцией о ведении делопроизводства в аппарате администрации города Липецка, утверждаемой распоряжением Главы администрации, и с учетом Государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию - ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" и "Об изменении N 1 ГОСТ Р6.30-97".

Печать, бланки документов администрации города имеют изображение, герба города Липецка.

Структурные подразделения администрации, выполняющие государственные функции, имеют круглую печать с изображением герба Российской Федерации, соответствующий бланк с изображением герба г. Липецка.

Структурные подразделения, имеющие статус юридического лица, муниципальные предприятия и учреждения имеют круглую печать со своим наименованием, соответствующий бланк с изображением герба г. Липецка.

Виды основных документов управленческой деятельности
администрации города

Распорядительные документы:

Постановление - правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов развития и жизнедеятельности города.

Постановления, как правило, принимаются по следующим вопросам:

- о регламенте администрации;

- о структуре администрации и распределении обязанностей между Главой администрации и его заместителями;

- о социально-экономическом развитии;

- о предоставлении земельных участков в аренду;

- о приеме в эксплуатацию строений;

- о распределении жилья;

- о разрешении строительства;

- о снижении брачного возраста;

- о сделках;

- об установлении опеки и попечительства и др.

Распоряжение - акт, издаваемый по оперативным, разовым вопросам.

Распоряжения, как правило, принимаются по следующим вопросам:

- о финансировании;

- о работе жилищно-коммунальных служб;

- о разрешении проектирования зданий и сооружений;

- о режиме торговли и открытии новых магазинов;

- о работе городского транспорта;

- о создании комиссий при администрации по различным вопросам;

- о штатном расписании;

- о положении о структурном подразделении;

- о награждениях, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;

- о проведении различных праздников и мероприятий;

- о приеме и увольнении работников;

- о командировках, отпусках и др.

Распоряжения по содержанию делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Распоряжения по основной деятельности регистрируются и хранятся в общем отделе, по личному составу - в секторе кадров организационно-контрольного отдела и по истечении 5 лет передаются на хранение в муниципальный архив.

Порядок подготовки постановлений и распоряжений определяется Инструкцией по делопроизводству.

Приказ - акт, издаваемый, как правило, руководителями структурных подразделений администрации в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным подразделением.

Поручения Главы администрации, его заместителей и управляющего делами.

Организационные документы:

- Устав города;

- Регламент администрации города;

- Положение об органе управления, структурном подразделении, комиссии при администрации и пр.;

- инструкции (должностные);

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- договор.

Информационно-справочные документы:

- служебное письмо;

- стенограмма;

- протокол;

- справка;

- информация;

- докладная записка;

- объяснительная записка;

- акт;

- запрос;

- обращение (жалоба, заявление);

- телеграмма, телефонограмма, факсограмма;

- и другие.

8. Порядок печатания и размножения документов

Все материалы для печатания оформляются с учетом требований Инструкции о ведении делопроизводства в аппарате администрации города. Рукописные материалы, сдаваемые для печатания в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны, тщательно откорректированы и завизированы руководителем или заместителем руководителя соответствующего структурного подразделения, указано количество печатных экземпляров. Документы печатаются в порядке поступления рукописей. Срочные документы по указанию руководства общего отдела печатаются безотлагательно.

Размножение постановлений, распоряжений и других документов производится на множительных машинах в течение 2-х дней.

На документе, подлежащем размножению, указывается количество экземпляров и ставится подпись руководителя подразделения. Очередность выполнения множительных работ определяется зав. копировально-множительным бюро.

Срочные документы по указанию руководства общего отдела размножаются безотлагательно. Размножению подлежат только служебные документы. Стенографированием в необходимых случаях обеспечиваются заседания коллегии администрации, совещания и семинары, проводимые Главой администрации и его заместителями. Стенографирование ведет сотрудник общего отдела.

9. Порядок приема и передачи документов
по факсимильной связи и электронной почте

Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (по указанию Главы администрации, его заместителей и управляющего делами). Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи ведется общим отделом в установленном порядке с добавлением в регистрационном штампе отметки "факс". Для оперативной передачи информации в вышестоящие органы по согласованию с управляющим делами используется система электронной почты.

Документы, полученные и отправленные электронной почтой, обрабатываются общим отделом в обычном порядке.

10. Организация документооборота

Порядок прохождения и исполнения входящих документов. Основные процессы работы с входящими документами заключаются в следующем:

- прием и первоначальная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение по руководителям администрации, ее структурных подразделений;

- передача по назначению;

- рассмотрение руководством администрации;

- доставка исполнителям в соответствии с резолюцией руководства;

- контроль за исполнением;

- возврат документа с отметкой об исполнении и помещение в дело.

Руководители структурных подразделений по истечении конкретного срока, установленного Главой администрации, а если срок не указан, то, по истечении месяца, информируют общий отдел об исполнении документов, стоящих на контроле.

Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов.

Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов:

- составление и печатание проекта документа;

- согласование и подписание;

- регистрация;

- помещение второго экземпляра документа в дело;

- оформление конвертов и отправка документов;

- контроль исполнения;

Ответы на письма за подписью Главы администрации, его заместителей, управляющего делами готовят соответствующие структурные подразделения администрации города. Второй экземпляр ответа визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, а при необходимости визируется курирующим заместителем Главы администрации или управляющим делами. Ответ вместе с первоначальным документом возвращается в общий отдел.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.

Учет объема документооборота

Учет объема документооборота осуществляется в секторе делопроизводства и протокола общего отдела.

Подсчет ведется по видам документов, структурным подразделениям и корреспондентам. Данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) в секторе делопроизводства и протокола общего отдела и ежеквартально докладываются руководству администрации города.

Режим работы сектора делопроизводства и протокола:

8.30-15.30 - прием и обработка корреспонденции, выдача подписанных документов;

8.30-10.30 - возврат просмотренной (подписанной) Главой администрации и заместителями Главы администрации корреспонденции.

14.30-15.30 - рассылка корреспонденции Главе администрации, заместителям Главы и в структурные подразделения:

15.30-17.30 - работа с документами;

Срочные документы принимаются, обрабатываются и передаются на рассмотрение, подпись и исполнение безотлагательно.

11. Регистрация документов

Регистрация документов в администрации города проводится с целью фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и пользования в справочных целях, как создаваемые в администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Документы, не подлежащие регистрации, определены Инструкцией о ведении делопроизводства.

В общем отделе регистрируются:

- исходящая от Главы администрации, его заместителей, управляющего делами корреспонденция;

- входящая для Главы администрации, его заместителей, управляющего делами корреспонденция;

- постановления и распоряжения Главы администрации, его заместителей (за исключением распоряжений по личному составу, которые регистрируются в секторе кадров);

- предложения, заявления и жалобы граждан.

12. Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю в администрации города подлежат:

- документы вышестоящих органов власти и управления;

- постановления и распоряжения Главы администрации, его заместителей;

- решения коллегии администрации;

- решения городского Совета депутатов;

- служебные письма;

- обращения граждан;

- поручения Главы администрации, его заместителей.

В администрации города контроль осуществляют организационно-контрольный и общий отделы, а в структурных подразделениях - руководители и лица, ответственные за работу с контрольными документами.

Организационно-контрольный отдел осуществляет контроль за ходом исполнения постановлений и распоряжений Глав администрации области и города, значимых для жизнедеятельности города и длительного срока действия и с пометкой "Контроль", решений коллегии администрации города и городского Совета депутатов.

Общий отдел осуществляет контроль за исполнением постановлений и распоряжений Главы администрации города по оперативным вопросам, а также исполнением служебных писем, писем и обращений граждан, поступающих в администрацию.

Работники приемных заместителей Главы администрации осуществляют контроль за исполнением постановлений и распоряжений заместителей Главы администрации города.

Контроль за исполнением прямых поручений Главы администрации осуществляют заместители Главы администрации и управляющий делами или руководители структурных подразделений администрации.

Сроки исполнения нормативных правовых документов исчисляются в календарных днях с даты его подписания (утверждения), а поступивших из других организаций, учреждений и предприятий - с даты их поступления. Сроки пополнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов органов государственной власти и управления Российской Федерации, Инструкции о ведении делопроизводства. Индивидуальные сроки устанавливаются администрации, его заместителями или управляющим делами, руководителями структурных подразделений.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Если определение сроков исполнения документа затруднено, то сроком исполнения является один календарный год со дня его подписания.

Промежуточный контроль за исполнением нормативного документа ведется по итогам полугодия, если иное не оговорено в тексте.

Исполнение нормативных документов осуществляют ответственные работники структурных подразделений администрации города, муниципальных предприятий и учреждений. Организационно-контрольным отделом ежеквартально готовится перечень документов, стоящих на контроле в структурных подразделениях администрацией направляется руководителям структурных подразделений и заместителям Главы администрации, курирующим эти структурные подразделения.

В соответствии со сроками исполнения нормативных документов исполнители обязаны представлять в организационно-контрольный отдел в письменном виде информацию. Информация о ходе исполнения документа визируется курирующим заместителем Главы или управляющим делами. При исполнении документа, исполнитель ходатайствует о внесении предложения Главе администрации города о снятии документа с контроля или его продлении.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменения документируются (проставляется новый срок, дата изменения и подпись) и они вносятся в регистрационные формы - журнал регистрации документов и регистрационную карточку. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только Глава администрации или его заместитель, поддавший этот документ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после его выполнения и документированного подтверждения об исполнении заинтересованными подразделениями или лицами.

На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Информацию о ходе выполнения областного нормативного правового документа готовят структурные подразделения администрации, ответственные за исполнение этого документа, в соответствии со сроками, определенными ежеквартальным "Перечнем контрольных документов, стоящих на контроле в организационно-контрольном отделе и структурных подразделениях администрации". Информация оформляется в 2-х экземплярах на бланке главы администрации города с указанием адреса управления организационно-контрольной и разовой работы администрации области и за подписью Главы администрации и представляется в сектор контроля и проверки исполнения организационно-контрольного отдела администрации города. Второй экземпляр информации визируется исполнителем и курирующим заместителем Главы администрации или управляющим делами, в соответствии с распределением обязанностей. Информации по запросам управления организационно-контрольной и кадровой работы администрации Липецкой области о ходе выполнения нормативных документов администрации области готовятся в сроки, определенные и резолюцией Главы администрации города.

Постановления и распоряжения, подписанные Главой администрации города, его заместителями и стоящие на контроле в общем отделе, снимаются с контроля на основе информации о их выполнении и резолюции соответствующего заместителя Главы администрации города.

Общий отдел ведет учет контролируемых организационно-контрольным отделом и общим отделом нормативных документов, а также снятых с контроля, по журналам регистрации. Контроль исполнения строится на базе журнала регистрации документов и регистрационных карточек, находящихся в секторе контроля и проверки исполнения организационно-контрольного отдела, секторе делопроизводства и протокола общего отдела.

Проверка хода исполнения нормативных документов осуществляется - промежуточно и по истечении срока исполнения. Данные о ходе и результатах исполнения документов учитываются и обобщаются по итогам полугодия и года организационно-контрольным и общим отделами.

13. Работа исполнителей с документами

Руководители структурных подразделений обеспечивают рассмотрение документов в день их поступления, оперативное доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, как правило, визируются в сроки, установленные постановлением Главы администрации города.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) Главе администрации, его заместителю, управляющему делами или руководителю структурного подразделения. Подготовку ответа и пересылку адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование, готовит список рассылки.

При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в администрацию его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки могут размещаться на свободных от текста местах или отдельном листе бумаги.

При наличии нескольких исполнителей основной исполнитель указывается первым. Основному исполнителю высылается первый экземпляр документа, исполнителям передаются копии. Соисполнители ответственны за своевременный качественный анализ и достоверность информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.)

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и объективность информации, использованной при подготовке документа.

14. Работа по личному приему и с письменными обращениями граждан

Работа с письменными и устными обращениями граждан ведется в соответствии с Законом Липецкой области "Об обращениях граждан".

Личный прием граждан производится Главой администрации, его заместителями, управляющим делами, руководителями структурных подразделении, муниципальных предприятий и организаций. График приемов ежемесячно составляется общим отделом и утверждается Главой администрации.

Граждане, лично обратившиеся в городскую администрацию, направляются в сектор по работе с обращениями граждан общего отдела для предварительной беседы и записи на прием к должностным лицам.

Поступившие в администрацию города заявления, предложения, жалобы, (обращения) граждан регистрируются в секторе по работе с обращениями граждан общего отдела.

Обращения, адресованные заместителям Главы, управляющему делами с администрации города, передаются сотрудниками сектора в соответствующие приемные.

Обращения граждан рассматриваются Главой администрации города, его заместителями, управляющим делами в 5-ти дневный срок. Начальник общего отдела администрации города, работники приемных обеспечивают сроки первичного рассмотрения обращений граждан.

С резолюциями Главы администрации города, его заместителей, управляющего делами, письма и жалобы граждан передаются в сектор по работе с обращениями граждан для дальнейшей обработки. Здесь наиболее важные из них в соответствии с резолюцией руководителей администрации заведующим сектором и начальником общего отдела ставятся на контроль.

После внесения в регистрационные карточки содержания резолюции письма рассылаются исполнителям.

Заявления и жалобы разрешаются в сроки до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки, подлежат разрешению безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления в орган, обязанный разрешить вопрос по существу.

Если для разрешения жалобы требуется более длительное время, то, в порядке исключения, срок разрешения заявления или жалобы руководством администрации может быть продлен, но не более, чем на один месяц. Решение о продлении срока должно быть сообщено лицу, подавшему заявление или жалобу, а также в вышестоящий орган, если жалоба находится у него на контроле. О продлении срока делается отметка в карточке.

За 5 дней до срока исполнения стоящих на контроле обращений граждан сотрудники сектора напоминают исполнителям о необходимости своевременной подготовки ответа с пометкой в регистрационной карточке.

Ответы на жалобы за подписью Главы администрации города или его заместителей готовят структурные подразделения, визируют и возвращают вместе с жалобой в сектор по работе с обращениями граждан. Сотрудники секатора передают проект ответа на подпись Главе администрации города, его заместителям, управляющему делами, а после подписания делают запись в регистрационной карточке и направляют ответ заявителю.

Сектор по работе с обращениями граждан общего отдела ежемесячно подготавливает цифровые данные о рассмотрении поступивших в администрацию обращений граждан и ежеквартально-аналитические справки и направляет их руководству администрации.

Жалобы, заявления граждан и документы по их рассмотрению хранятся в секторе по обращению граждан в течение 5 лет, а затем после экспертизы передаются в муниципальный архив.

15. Подготовка и передача дел на архивное хранение

Законченные делопроизводством дела по завершению года подлежат оформлению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно-технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений администрации при методической помощи и под контролем архивного отдела.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, дела со специальной документацией. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В соответствии с Положением об Архивном фонде и архивах Липецкой области по истечении 5 лет дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений администрации передаются на дальнейшее хранение в архивный отдел.

По решению объединенной экспертно-проверочной и методической комиссии архивного отдела срок передачи дел на архивное хранение может быть продлен или сокращен.

Прием документов и дел в архивный отдел осуществляется по акту в соответствии с графиком приема-передачи.

График ежегодно согласовывается со структурными подразделениями и утверждается управляющим делами.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (по согласованию с архивным отделом).

Структурные подразделения администрации ежегодно представляют в архивный отдел паспорт о количестве хранящихся в ведомственном архиве дел постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Обеспечение сохранности переданных на постоянное и долговременное хранение документов и дел, их государственный учет и всестороннее использование интересах граждан и города возлагается на архивный отдел.

16. Планирование работы администрации

Для разработки перспективного плана работы коллегии администрации, заместители Главы администрации и управляющий делами на основе предложений структурных подразделений ежегодно в декабре месяце направляют в организационно-контрольный отдел предложения для обобщения и включения в перспективный план работы коллегии.

После рассмотрения Главой администрации поступивших предложений, перспективный план вносится организационно-контрольным отделом на утверждение коллегии и Главы администрации.

Работа по исполнению перспективного плана работы коллегии осуществляется организационно-контрольным отделом.

Перспективный план или план основных направлений деятельности разрабатывается структурными подразделениями ежегодно, до 1 февраля текущего года, по форме:

NN	Наименование мероприятий	Сроки, место проведения	Исполнитель	Примеча- ние
1	2	3	4	5

Перспективный план подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается в зависимости от подчиненности Главой администрации, либо курирующим заместителем Главы или управляющим делами.

Перспективный план структурного подразделения федерального подчинения согласовывается с курирующим заместителем Главы администрации города.

Перспективный план отдела по работе с населением утверждается председателем комитета по работе с населением соответствующего округа.

Структурные подразделения администрации, имеющие статус юридического лица, к перспективному плану или плану основных направлений деятельности разрабатывают в виде отдельного приложения мероприятия по содержанию и развитию отраслей городского хозяйства и социальной сферы с указанием ориентировочных капитальных затрат на их выполнение.

Копия указанного приложения (мероприятий) направляется комитету по и прогнозированию для разработки и составления перспективного плана основных направлений деятельности по содержанию и развитию отраслей городского хозяйства и социальной сферы.

После принятия бюджета городским Советом депутатов структурные разделения, имеющие статус юридического лица, в течение 2-х недель обязаны в соответствии с выделенными средствами внести коррективы в приложение с мероприятиями, требующими капитальных затрат и представить его копию комитету по экономике и прогнозированию.

Комитет по экономике и прогнозированию администрации города на основании мероприятий, представленных структурными подразделениями, имеющими статус юридического лица, каждый текущий год в течение 3-х недель после утверждения бюджета городским Советом депутатов разрабатывает представляет на утверждение Главы администрации план основных направлений деятельности администрации по содержанию и развитию отраслей городского хозяйства и социальной сферы.

По истечении 5 лет структурные подразделения администрации (управления, комитеты, отделы) подлинный экземпляр перспективного плана на основании описи передают на постоянное хранение в муниципальный архив.

Текущий план работы разрабатывается структурными подразделениями на каждый последующий месяц до 25 числа текущего месяца по форме:

NN	Наименование мероприятия	Дата проведения	Место проведе- ния	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5	6

Текущий план подписывается руководителем структурного подразделения.

Об основных мероприятиях текущего плана работы ответственное лицо структурного подразделения сообщает в организационно-контрольный отдел не позднее 25-28 числа текущего месяца.

После обобщения полученных от структурных подразделений мероприятий на последующий месяц организационно-контрольный отдел представляет не позднее 30-31 числа текущего месяца на утверждение Главы администрации план проведения основных мероприятий в администрации города на следующий месяц и после его утверждения через общий отдел рассылает заместителям Главы администрации, управляющему делами и заинтересованным структурным подразделениям.

Руководитель структурного подразделения (отдела, комитета, управления) администрации города обязанности по разработке текущих и перспективных планов работы подразделения возлагает на своего заместителя или вменяет в обязанности других подчиненных работников.

При подготовке других отдельных мероприятий составляются планы этих мероприятий, которые подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения и утверждаются Главой или заместителем Главы администрации.

17. Организация работы с кадрами

В соответствии с Законами Липецкой области "О муниципальной службе Липецкой области" и "О денежном содержании и социальных гарантиях муниципальных служащих муниципальной службы Липецкой области" муниципальные служащие администрации города представляют в кадровые службы администрации города при поступлении на муниципальную службу следующие документы:

- личное заявление на имя Главы администрации с визами руководителя структурного подразделения и курирующего заместителя Главы администрации или управляющего делами и с ходатайством об установлении размера должностного оклада, надбавки за особые условия муниципальной службы, присвоении квалификационного разряда;

- документ, удостоверяющий личность (предъявляют);

- трудовую книжку;

- документы, подтверждающие соответствующее образование;

- документы о наличии государственных наград;

- справку из органов налоговой службы о предоставлении сведений о доходах и имуществе;

- медицинское заключение о состоянии здоровья.

При поступлении на работу немуниципальных служащих и работников, исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности администрации г. Липецка, документы предоставляются согласно КЗоТ РФ. На заявлении немуниципального служащего или технического работника руководитель структурного подразделения ходатайствует об установлении ежемесячных надбавок к должностному окладу в соответствии с распоряжениями Главы администрации г. Липецка от 22.02.2001 N 239-р "Об упорядочении оплаты труда работников, занимающих должности, не отнесенные к муниципальным должностям и осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации г. Липецка" и от 06.03.2001 N 289-р "Об оплате труда водителей администрации г. Липецка".

При переводе, увольнении предоставляются соответствующие заявления с визами руководителя структурного подразделения и курирующего заместителя Главы администрации или управляющего делами.

При уходе в отпуск руководители структурных подразделений представляют соответствующее заявление с визой заместителя Главы администрации или управляющего делами. Все остальные работники администрации города представляют заявления с визой руководителя структурного подразделения.

Сектор кадров организационно-контрольного отдела администрации города готовит проекты распоряжений о приеме на работу, увольнении, переводе, уходе в отпуск, командировании муниципальных служащих и других работников администрации.

Структурные подразделения администрации г. Липецка, наделенные правом юридического лица, ведут прием, переводы, увольнение работников, текущее делопроизводство по кадрам самостоятельно в соответствии с законодательством РФ, Законом Липецкой области "О муниципальной службе в Липецкой области".

Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих занимаемым должностям, согласно Закону Липецкой области "О муниципальной службе..." проводится их аттестация в соответствии с Положением о порядке проведения аттестации государственных служащих.

Совет по вопросам муниципальной службы по предложению организационно-контрольного отдела вносит на заседания вопросы о внесении изменений в Реестр муниципальной службы, совместно с кадровыми службами структурных подразделений, наделенных правом юридического лица, вносит расчеты периодов стажа муниципальной службы муниципальным служащим, а также с отделом труда и юридическим отделом участвует в работе по подготовке аттестации муниципальных служащих.

В соответствии с распоряжением Главы администрации города сектор кадров организационно-контрольного отдела совместно с отделом бухгалтерского учета вносят предложения по составлению или изменению штатного расписания администрации города, а также документы для оформления государственной пенсии и доплаты к государственной пенсии муниципальным служащим; государственной пенсии работникам по техническому обеспечению деятельности администрации.

Ежегодно в феврале месяце руководители структурных подразделений администрации города направляют в организационно-контрольный отдел, согласованный с курирующим заместителем Главы администрации, управляющим делами список резерва кадров на руководителя и заместителя руководителя структурного подразделения по прилагаемой форме:

NN	Фамилия Имя Отчество	Год рождения	Образование, какое учебное заведение окончил и специальность по образованию	Занимаемая должность и с какого времени	На какой должности состоит в резерве	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

На основании представленных сведений организационно-контрольный формирует список резерва кадров на должности руководителей и заместителей руководителей структурных подразделений администрации города и направляет его на утверждение Главе администрации.

Руководители структурных подразделений администрации города, имеющие в своем подчинении муниципальные предприятия или учреждения, формируют резерв кадров на руководителей и заместителей руководителей подведомственных муниципальных предприятий или учреждений по прилагаемой выше форме и представляют его на утверждение курирующему заместителю Главы администрации.

В соответствии со ст. 11 Закона Липецкой области "О муниципальной Липецкой области" в течение 1 квартала каждого года муниципальные служащие администрации г. Липецка сдают в налоговую инспекцию по месту жительства сведения о доходах и имуществе. Справка с отметкой налоговой инспекции представляется в сектор кадров организационно-контрольного отдела и кадровые службы структурных подразделений, наделенных правом юридического лица.

Ежегодно в январе месяце структурные подразделения администрации, осуществляющие взаимодействие с предприятиями и учреждениями города независимо от формы собственности, представляют в сектор кадров организационно-контрольного отдела сведения о юбилейных датах предприятий и учреждений города и их руководителей, на основании которых формируется единый перечень юбилейных дат на текущий год.

Ежегодно в январе месяце руководители структурных подразделений администрации города направляют в сектор кадров организационно-контрольного отдела графики отпусков работников отделов, комитетов, управлений (без права юридического лица), утвержденные курирующим заместителем Главы администрации, управляющим делами. Сектор кадров организационно-контрольного отдела составляет график отпусков заместителей Главы администрации, управляющего делами администрации, руководителей структурных подразделений администрации и направляет его на утверждение Главе администрации города.

18. Деловые совещания

Деловые совещания, встречи, приемы и семинары проводятся по указанию Главы администрации, его заместителей, управляющего делами, руководителей структурных подразделений.

Вызов приглашенных, подготовку необходимых документов и помещения к совещанию осуществляют соответствующие управления, комитеты, отделы.

Место и время проведения совещания согласовывается при необходимости с управляющим делами.

О дате и времени проведения совещаний в большом или малом залах помещения администрации заблаговременно ставится в известность заведующий хозяйственным отделом.

Совещания, проводимые по указанию Главы администрации, готовятся соответствующими структурными подразделениями и заместителями Главы администрации или управляющим делами при координирующей роли общего отдела.

Глава администрации еженедельно по понедельникам проводит оперативные совещания с руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений по вопросам обеспечения жизнедеятельности города и выполнения своих поручений, итоги которого оформляются протоколом. Учет присутствия на совещании руководителей структурных подразделений и муниципальных предприятий и учреждений, протокол и контроль за поручениями ведет общий отдел.

Заместителями Главы администрации, управляющим делами проводятся оперативные совещания:

- с руководителями управлений, комитетов, отделов - еженедельно, по отдельным планам;

- с руководителями муниципальных учреждений и предприятий - по отдельным планам.

При проведении производственных совещаний по проблемам отраслей городского хозяйства оповещение, подготовку необходимых документов, протоколирование осуществляют соответствующие структурные подразделения аппарата.

После проведения совещания соответствующие структурные подразделения аппарата оформляют протокол. Выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками исполнения направляются исполнителям на следующий день после его проведения.

Контроль за исполнением поручений осуществляют соответствующие структурные подразделения администрации, которые информируют руководителей, проводивших совещание.

19. Порядок предварительного рассмотрения документов, связанных
с награждением государственными наградами Российской Федерации,
и награждения Почетными грамотами, Благодарственными письмами,
памятными адресами, ценными подарками или денежными премиями

Предварительный порядок рассмотрения документов, связанных с награждением государственными наградами Российской Федерации, производится согласно Положению о государственных наградах Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 2 марта 1994 года N 442 (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 6 января 1999 года N 19).

С ходатайством о награждении государственными наградами Российской Федерации обращаются в коллективы предприятий, учреждений и организаций любых форм собственности, органы местного самоуправления.

Руководители предприятий, учреждений и организаций направляют ходатайство с прилагающимися документами о награждении на согласование в администрацию г. Липецка.

Организационно-контрольный отдел, после проверки наградных документов на правильность их оформления в соответствии с требованием вышеназванного Указа Президента Российской Федерации, вносит документы о награждении на комиссию по рассмотрению вопросов, связанных с награждением государственными наградами Российской Федерации при администрации г. Липецка.

По итогам заседания комиссии оформляется протокол.

При положительном решении комиссии по государственным наградам, наградные документы направляются организационно-контрольным отделом на подпись Главе администрации города, а затем вместе с протоколом комиссии в отдел делопроизводства и протокола администрации Липецкой области.

Награждение трудового коллектива или работников предприятия, учреждения города совместной Почетной грамотой или Благодарственным письмом администрации и городского Совета депутатов, Почетной грамотой Благодарственным письмом администрации города производится на основании ходатайств руководителей предприятий и учреждений города, заместителей Главы администрации, управляющего делами, а также руководителей структурных подразделений администрации, осуществляющих взаимодействие в работе с ними, и резолюции Главы администрации.

Награждение трудового коллектива, руководителя предприятия или учреждения города памятным приветственным адресом, денежной премией или ценным подарком, производится на основании ходатайств заместителей Главы администрации и руководителей структурных подразделений, осуществляющих взаимодействие в работе с данным предприятием или учреждением наличия резолюции Главы администрации.

Ходатайства о награждении Почетной грамотой, Благодарственным письмом, памятным приветственным адресом, ценным подарком или премией вносятся в общий отдел не позднее 2-х недель до дня вручения.

Все ходатайства структурных подразделений администрации, учреждений, предприятий или организаций о награждении Почетной грамотой, Благодарственным письмом, ценным подарком или премией согласовываются заместителем Главы администрации или управляющим делами, осуществляющими взаимодействие с предприятием, учреждением или организацией.

Текст ходатайства должен отражать фамилию, имя, отчество, должность (профессию) награждаемого лица, полное юридическое наименование организации, предприятия, учреждения, а также содержать точную формулировку основания для награждения.

Проекты совместных распоряжений Главы администрации и председателя городского Совета депутатов или распоряжений Главы администрации о награждении Почетными грамотами или Благодарственными письмами вносятся организационно-контрольным отделом и визируются начальником юридического отдела, а проекты распоряжений Главы администрации о награждении денежной премией или ценным подарком визируются также управляющим делами и начальником управления финансов.

Подготовку текста памятного приветственного адреса в честь юбилейной даты работника структурного подразделения администрации города или руководителя предприятия или учреждения, осуществляет руководитель структурного подразделения, взаимодействующего с данным предприятием или учреждением.

Подготовку текста памятного приветственного адреса в честь юбилейной даты руководителя структурного подразделения администрации города и администрации области, и пенсионеров из числа бывших руководителей города осуществляет организационно-контрольный отдел.

Изготовление Почетных грамот и Благодарственных писем, текстов памятных приветственных адресов осуществляется отделом информатики комитета по управлению муниципальным имуществом на основании распоряжения Главы администрации.

Приобретение ценных подарков осуществляется хозяйственным отделом.

Тексты приветственных адресов с резолюцией первого заместителя Главы администрации или управляющего делами в отдел информатики комитета по управлению муниципальным имуществом передаются организационно-контрольным отделом.

Изготовленные Почетные грамоты, Благодарственные письма, памятные приветственные адреса отделом информатики направляются в общий отдел для дооформления и подписания Главой администрации города и председателем городского Совета депутатов.

Вопросы вручения Почетных грамот, Благодарственных писем, памятных приветственных адресов согласовываются с Главой администрации города общим отделом.

20. Организация дежурства в администрации города

Дежурство в приемной Главы администрации города Липецка ведется в рабочие дни с 8.00 до 19.00 часов, выходные и праздничные дни с 8.00 до 20.00 часов главными специалистами приемной Главы администрации. Дежурные о всех сообщениях и принятых мерах делают записи в журнале.

На выходные и праздничные дни, в соответствии с утвержденным Главой администрации графиком, назначается дежурный из числа заместителей Главы администрации и управляющего делами. График дежурства заместителей Главы и управляющего делами составляется общим отделом на каждый квартал, подписывается управляющим делами и утверждается Главой администрации.

График дежурства водителей легковых автомашин ежемесячно (до 25 числа) составляется хозяйственным отделом и утверждается Главой администрации. Водитель дежурной автомашины к 8.00 прибывает в администрацию города и поступает в распоряжение дежурного из числа заместителей Главы администрации и управляющего делами.

Начальник организационно-контрольного отдела

В.Д. Королев

Начальник общего отдела

В.А. Кузнецов

Начальник архивного отдела

О.В. Корнеева