Постановление Главы администрации Добровского района Липецкой области от 17 декабря 2004 г. N 367 "Об исполнении программы мероприятий по развитию архивного дела в районе на 2002-2005 годы"

Деятельность архивного отдела администрации Добровского района была направлена на выполнение мероприятий по развитию архивного дела в районе на 2002-2005 годы. Усилия работников архивного отдела были направлены на дальнейшее обеспечение сохранности и комплектование архивного фонда района. Для выполнения поставленных задач проведены мероприятия по укреплению материально- технической базы архива. В достаточном количестве имеется рабочих площадей. Выполняются охранно-противопожарные мероприятия.

В архиве хранится 16816 единиц. Из них 8994 дела постоянного срока хранения. 7822 дела по личному составу. На учете состоит 109 фондов. На все фонды заведены наблюдательные дела.

В основном осуществлен прием документации от всех ликвидированных и реорганизованных структур (ТОО, СХП,. организаций и предприятий). Проведена работа по обработке документов в органах местного самоуправления, учреждениях, подведомственных районной администрации.

С начала года исполнено 551 запрос по обращениям граждан. Выполнен план за 11 месяцев по всем показателям. Вся отчетность своевременно представлена в областной архив.

Вместе с тем по исполнению программы мероприятий по развитию архивного дела в районе имеются недостатки:

- с целью улучшения состояния государственного учета, повышения оперативности архивной информации не введена автоматизированная система учета документов Архивного фонда района;

- допускается разрыв в обработке документов постоянного хранения и по личному составу;

- в отдельных организациях, предприятиях, учреждениях не все дела заводятся на начало года и закрываются по окончании года согласно номенклатуре дел на обложках дел отсутствуют заверительные надписи, не проставляются соответствующие реквизиты;

- несвоевременно поступают в районный архив на хранение документы из районной библиотеки, ООО "Борисовка", ООО "Лесное";

- не во всех предприятиях, организациях выделены помещения под архив.

В целях улучшения работы архивного отдела, администрация района постановляет:

1. Рекомендовать руководителям сельскохозяйственных предприятий, организаций, учреждений, Главам администраций сельсоветов:

1.1. Принять меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности в соответствии с требованиями, предъявленными к помещениям ведомственных архивов (оборудовать помещения железными стеллажами, решетками на окнах, охранно-пожарной сигнализацией, огнетушителями.

1.2. Не допускать разрыва в обработке документов постоянного хранения и по личному составу.

1.3. Своевременно сдавать в районный архив на хранение документы.

2. Архивному отделу администрации района (Хожайнова Е.С):

2.1. Повысить уровень организационных мероприятий работы с работниками, ответственными за делопроизводство, хранение архивных документов.

2.2. Усилить контроль за состоянием архивов в организациях, учреждениях, сельскохозяйственных предприятиях. Обратив особое внимание на ликвидированные и реорганизованные структуры.

2.3. С целью улучшения состояния государственного учета, повышения оперативности архивной информации ввести автоматизированную систему учета документов Архивного фонда района в 1 квартале 2005 года.

3. Контроль за исполнением данного постановления возложить на управляющего делами администрации района Старкова М.В. и начальника архивного отдела Хожайнову Е.С.

Глава администрации Добровского района

А.И.Глазунов