Решение Совета депутатов г. Ельца Липецкой области от 29 августа 2014 г. N 190 "О внесении изменений в решение Совета депутатов города Ельца от 08.12.2011 N 617 "Об учреждении функционального органа администрации города Ельца "Архивный комитет администрации города Ельца" и утверждении Положения "Об Архивном комитете администрации города Ельца"

Рассмотрев предложение главы города Ельца о внесении изменений в решение Совета депутатов города Ельца от 08.12.2011 N 617 "Об учреждении функционального органа администрации города Ельца "Архивный комитет администрации города Ельца" и утверждении Положения "Об Архивном комитете администрации города Ельца", учитывая рекомендательное решение постоянной комиссии Совета депутатов города Ельца, руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Липецкой области от 30.11.2000 N 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела", Уставом города Ельца, Совет депутатов города Ельца решил:

Внести изменения в решение Совета депутатов города Ельца от 08.12.2011 N 617 "Об учреждении функционального органа администрации города Ельца "Архивный комитет администрации города Ельца" и утверждении Положения "Об Архивном комитете администрации города Ельца", изложив приложение в следующей редакции:

"Положение
об Архивном комитете администрации города Ельца

1. Общие положения

1.1. Архивный комитет администрации города Ельца (далее - комитет) является функциональным органом администрации города Ельца и муниципальным архивом.

Комитет учрежден в целях реализации полномочий администрации города Ельца (далее - администрации города) в области архивного дела:

1) хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов и архивных фондов:

а) органов местного самоуправления города Ельца (далее - органы местного самоуправления);

б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);

2) решения вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Ельца (далее - муниципальная собственность), в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

1.2. Комитет является юридическим лицом, имеет печать с изображением герба города Ельца и своим наименованием и бланки со своим наименованием.

1.3. Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, Уставом города Ельца, иными муниципальными правовыми актами, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

1.4. Структура и штатное расписание комитета утверждаются правовым актом администрации города.

1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение комитета осуществляется за счет средств бюджета города Ельца.

1.5.1. Дополнительным источником финансирования комитета являются:

- субвенции на реализацию отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, в том числе полномочий по хранению архивных фондов и архивных документов предприятий и организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории города Ельца (далее - город), в соответствии с законом Липецкой области от 30.11.2000 N 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела";

- целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в городе).

1.6. Полное наименование: Архивный комитет администрации города Ельца.

1.7. Местонахождение комитета - улица Октябрьская, дом 127, город Елец, Липецкая область, 399770.

2. Задачи комитета

Основными задачами комитета являются:

2.1. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов городского округа город Елец, организаций федеральной и государственной формы собственности, расположенных на территории города, входящих в состав Государственного Архивного фонда Российской Федерации, а также документов ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника) независимо от формы собственности, действовавших на территории города.

2.2. Анализ состояния и развития архивного дела на территории города.

2.3. Координация деятельности органов местного самоуправления, муниципальных организаций в области архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства.

3. Функции комитета

Комитет в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в комитет;

- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- представление администрации города предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в комитете, и их реализация.

3.1.1. Комитет обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных организаций;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации города;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды комитета;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

3.1.2. Документы Архивного фонда Липецкой области, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в комитет на основании договоров (соглашений), заключаемых между собственниками документов и комитетом.

3.2. Комплектование комитета документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для города, в том числе:

- составление списков организаций - источников комплектования комитета, утверждаемых администрацией города и согласовываемых с управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в комитет;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в комитете.

3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации города в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение в соответствии с действующим законодательством проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования комитета и других организациях, находящихся на территории города;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования комитета и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в управление ЗАГС и архивов Липецкой области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций города и граждан о составе и содержании документов комитета по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам комитета, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации города в сфере архивного дела в установленном порядке, в том числе контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Липецкой области в области архивного дела.

4. Права комитета

Комитету для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию комитета.

4.2. Вносить на рассмотрение администрации города и управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в комитете, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты муниципальных правовых актов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией города и ее структурными подразделениями.

4.7. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций, иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти в установленном законом порядке вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Липецкой области.

4.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями города, управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.

5. Руководство комитетом

5.1. Комитет возглавляет председатель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города Ельца.

5.1.1. Председатель и специалисты комитета являются муниципальными служащими согласно Реестру должностей муниципальной службы.

5.2. Председатель комитета:

5.2.1. Организует деятельность комитета, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на комитет задач и функций.

5.2.2. Отчитывается о работе комитета и состоянии архивного дела в городе перед администрацией города и в установленном порядке - перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

5.2.3. Назначает и освобождает от должности специалистов комитета, утверждает их должностные инструкции.

5.2.4. Действует без доверенности от имени комитета.

5.2.5. Имеет право использования электронной цифровой подписи с целью заверения архивных справок и архивных выписок, подписывает в пределах своей компетенции письма, запросы, договоры, финансовые и иные документы, связанные с выполнением функций комитета.

6. Реорганизация и прекращение деятельности комитета

6.1. Реорганизация или ликвидация комитета осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством.

6.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации комитета передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Липецкой области в установленном порядке.".

Председатель Совета депутатов города Ельца

В.Н. Никонов