Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Минусинска

Приложение

к Постановлению Администрации г.Минусинска

Красноярского края

от 10 апреля 2014 г. N АГ-671-П

Инструкция
по делопроизводству в Администрации города Минусинска
(утв. Постановлением Администрации г.Минусинска
Красноярского края от 10 апреля 2014 г. N АГ-671-П)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Минусинска (далее Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на основе унифицированной системы организационно-распорядительной документации, регламентирует организацию, правила, процесс создания, прием документов и работу с ними.

Правовой основой Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, а также требования Государственных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", положения "Государственной системы документационного обеспечения управления" (ГСДОУ), Указ Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 N 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству", Устав городского округа - город Минусинска, другие нормативные акты.

1.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.3. При работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.

1.4. Проекты постановлений, распоряжений Администрации города Минусинска (далее Администрация города), а так же служебные документы на стадии их подготовки в управлениях, комитетах, отделах Администрации города являются конфиденциальными.

При работе с документами в аппарате Администрации города не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

1.5. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан, поступившими в Администрацию города.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в Администрации города, порядок работы с документами и соблюдение установленных правил возлагается на управление по организационным вопросам и связям с общественностью Администрации города Минусинска. Во всех других подразделениях, учреждениях - на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.

Документационное обеспечение, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами возлагаются на отдел организационно-контрольной и кадровой работы управления по организационным вопросам и связям с общественностью Администрации города Минусинска.

Права, обязанности и ответственность работников, ответственных за ведение делопроизводства определяются должностными инструкциями.

1.7. По вопросам документационного обеспечения деятельности отдел организационно-контрольной и кадровой работы управления по организационным вопросам и связям с общественностью Администрации города Минусинска взаимодействует с отделом правовой работы, МКУ "Архив города Минусинска", другими управлениями, комитетами и отделами Администрации города.

1.8. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Администрации города, органов местного самоуправления, подотчетных Администрации города и рекомендовано для использования в работе муниципальными предприятиями и учреждениями города Минусинска.

2. Порядок приема поступающей корреспонденции

2.1. Прием и регистрация корреспонденции, адресованной в Администрацию города Минусинска, осуществляется специалистами отдела организационно-контрольной и кадровой работы управления по организационным вопросам и связям с общественностью Администрации города Минусинска (далее Отдел). Специалисты Отдела проверяют правильность доставки, наличие вложенных в конверты документов. Конверты с поступившей корреспонденцией сохраняются в том случае, если адрес отправителя можно установить только по конверту, либо когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки документа. В остальных случаях, конверты уничтожаются.

2.2. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.

2.3. Вся поступающая корреспонденция за исключением корреспонденции, поступившей из органов государственной власти и органов местного самоуправления, сортируется, регистрируется и передается для ознакомления Главе администрации, либо на исполнение в соответствии с полномочиями заместителю Главы администрации, курирующему соответствующее направление деятельности, руководителю (начальнику) органа местного самоуправления, подотчетного Администрации города, руководителю муниципального казенного учреждения или муниципального унитарного предприятия.

После соответствующей резолюции Главы администрации документ передается для исполнения или ознакомления лицам, указанным в резолюции.

Корреспонденция, поступающая на имя заместителей Главы администрации, передается по назначению после регистрации.

Корреспонденция, поступающая на имя начальников управлений, отделов Администрации города Минусинска, подлежит регистрации в соответствующих управлениях, отделах.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю, при недостаче документов (отдельных листов) или приложений к ним на поступившем документе указывается: "документ получен без приложений".

3. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

3.1. Поступающая в Отдел корреспонденция подлежит сортировке на регистрируемую и нерегистрируемую.

Не подлежат регистрации:

3.1.1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки.

3.1.2. Приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без сопроводительных писем).

3.1.3. Книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и другие издания.

3.1.4. Рекламные материалы, проспекты.

3.1.5. Судебные повестки.

3.1.6. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы.

3.1.7. Счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).

3.1.8. Прогнозы погоды.

3.1.9. Документы, поступившие от гражданина либо от муниципального служащего, изъявившего желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы или в кадровый резерв для замещения должностей муниципальной службы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрация производится специалистами Отдела, либо уполномоченным лицом.

3.2. Документы регистрируются однократно при поступлении в Отдел. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются и передаются исполнителю незамедлительно.

3.3. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие реквизиты регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

наименование документа (краткое содержание);

дата документа;

регистрационный номер документа;

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

отметка о наличии приложений.

Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование государственного органа, организации - получателя документа;

наименование документа (краткое содержание);

фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

отметка об исполнителе документа.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

3.4. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование органа исполнительной власти;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

3.5. Документы регистрируются специалистами Отдела, либо уполномоченным лицом, не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления. В день возвращения документа с резолюцией Главы администрации, либо лица, которому адресован документ, регистрация дополняется данными об исполнителе и сроках исполнения документа.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.

3.6. Зарегистрированные документы передаются ответственному исполнителю под роспись в журнале выдачи документов.

3.7. Телеграммы, поступившие в Администрацию города, в течение 30 минут должны быть зарегистрированы в специальном журнале в приемной Главы администрации и переданы по назначению. Документы, поступившие в Администрацию города через средства факсимильной связи, в течение 30 минут должны быть зарегистрированы в специальном журнале в приемной Главы администрации и переданы в Отдел.

3.8. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то специалистами Отдела осуществляется их подбор и передача руководству вместе со вновь поступившим документом.

3.9. Передача документов от одного исполнителя другому осуществляется через Отдел.

3.10. Письма, запросы, направляемые в отделы, комитеты, управления Администрации города, на предприятия и в организации за подписью начальников отделов регистрируются в соответствующих отделах.

3.11. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Администрацией города. Документы, не связанные с деятельностью Администрации, к отправке не принимаются.

Документы отправляются:

почтовой связью;

средствами факсимильной связи;

электронной почтой;

нарочно.

3.12. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа - в случае если документ рассылается более чем 4 адресатам;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.

3.13. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

3.14. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день их регистрации.

3.15. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в Отделе и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

3.16. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно по электронной почте, факсимильной связью, либо нарочно исполнителем.

3.17. Выдача документов на руки автору или адресату допускается по решению заведующего Отделом в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Информация о выдаче документа на руки автору или адресату заносится в электронную карточку документа с пометкой "доставка курьером".

4. Порядок прохождения, исполнения документов.
Контроль за исполнением документов. Сроки исполнения

4.1. Контроль за исполнением служебных документов осуществляют руководители, ответственные исполнители. Контроль за исполнением организационно-распорядительных документов ведется специалистами Отдела.

4.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

4.3. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (служебного (делового) письма, протокола, правового акта и так далее).

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

4.4. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документы, имеющие пометку "Срочно", "Незамедлительно" (или аналогичное) исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 30-дневный срок со дня регистрации.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение фиксируется Отделом. Изменения вносятся в регистрационные данные при письменном подтверждении срока продления исполнения документа, новый срок исполнения сообщается заявителю.

4.5. Руководители структурных подразделений Администрации города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, осуществляют контроль за качественным исполнением документов по существу изложенных вопросов.

Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. Резолюция Главы администрации (заместителя Главы администрации, на чье имя направлен документ, либо исполняющего обязанности Главы администрации) включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается первый экземпляр документа для исполнения. Остальным исполнителям, указанным в резолюции, специалистами Отдела направляются копии документа.

Документы с пометкой "срочно" передаются незамедлительно любыми средствами связи.

4.6. Документы, присланные для согласования (кроме правовых актов Администрации города) рассматриваются в трехдневный срок со дня их поступления. При наличии замечаний, дополнений, или несогласии с текстом документа, прилагается справка с изложением замечаний по данному проекту документа.

4.7. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Администрацию города и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.8. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

- задания предыдущих лет - не реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Проверку срока исполнения осуществляет непосредственный руководитель лица, исполняющего задание.

4.9. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись Главе администрации или заместителям Главы администрации, подготовку к пересылке адресату.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, или другого документального подтверждения исполнения.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, текстов действующих нормативных актов, использованных при подготовке документа, оформление, представление и сроки исполнения документов.

4.10. Отдел учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц, данные о ходе и результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются Главе администрации и руководителям структурных подразделений Администрации города.

5. Общие требования к оформлению документов

5.1. Документы должны оформляться на стандартных бланках, имеющих набор реквизитов, идентифицирующих автора и удостоверяющих подлинность письменного документа.

5.2. Состав реквизитов документов и их расположение должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

5.3. Бланки документов постоянного срока хранения должны изготавливаться на белой бумаге высших сортов.

Для документов временного срока хранения допускается использование бланков, изготовленных с помощью компьютера или средств оперативной полиграфии (ксерокопии).

5.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Документы оформляются на листах формата А4 (210х297 мм), печатаются шрифтом Times New Roman (размер N 14 через один межстрочный интервал).

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.

5.5. Для Администрации города, ее структурных подразделений, органов местного самоуправления, подотчетных Администрации города Минусинска устанавливаются следующие виды бланков документов:

- бланк постановления;

- бланк распоряжения;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

5.6. В бланках структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы (управление), указывается наименование подразделения, над ним, более мелкими буквами, наименование "Администрация города Минусинска"). Остальные структурные подразделения используют стандартный бланк Администрации города.

5.7. В состав реквизитов документов входят почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения в соответствии с ГОСТ 6.30-2003.

5.8. Дата документа является обязательным реквизитом любого вида документов.

Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и др.);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.);

дата утверждения (план, отчет и др.).

Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо исполнителем в соответствии с положениями Инструкции.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита специалистами Отдела после регистрации.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2011.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 01 января 2011 года или 01 января 2011 г.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

Для ряда нормативно-правовых документов существует также дата вступления документа в силу.

5.9. Текст документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2 - 3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей части, указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом или "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности. После запятой наименование должности указывается со строчной буквы.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

5.10. Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака N ). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

6. Порядок подготовки служебных писем

6.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

6.2. Служебные письма оформляются на бланке Администрации города в соответствии с приложением 1.

Дата и номер служебного письма проставляются в соответствии с расположением этого реквизита.

Входящий регистрационный номер документа включает в себя:

префикс "АГ";

порядковый номер в пределах календарного года;

буквенный индекс "вх" или "вхог".

Исходящий регистрационный номер документа включает в себя:

префикс "АГ";

порядковый номер в пределах календарного года;

буквенный индекс "и" или "исог".

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.

6.3. Адресат:

В качестве адресата могут быть органы власти, организации, должностные лица, структурные подразделения, граждане.

Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Правительство Красноярского края

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

ООО "Центр расчетов и инвестиций

Красноярск 2020"

Отдел финансового контроля

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:

Первому заместителю Губернатора

Красноярского края - председателю

Правительства Красноярского края

И.О. Фамилия

почтового адреса.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Рудакову О.В.

Ленина ул., д.125, кв.12

г.Минусинск

Красноярский край

662600

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия (и)" не указывается.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

6.4. Тексты служебных писем оформляются в соответствии с требованиями п.5.9 настоящей Инструкции.

К тексту служебного письма составляется заголовок.

Заголовок к тексту письма должен быть кратким, точно передавать его содержание, например "Об оказании консультативной помощи".

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним адресатом.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Администрация города Минусинска не возражает...", "Администрация города Минусинска предлагает...").

В совместных письмах текст излагают от первого лица множественного числа ("Решили...").

Во вступительной части формулируется тема письма.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При подготовке служебного (делового) письма к рассылке, в дополнение к ранее направленному, следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

6.5. Письма могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Проект положения о внебюджетном фонде на 5 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к проекту положения о внебюджетном фонде на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: письмо отдела по охране исторических памятников от 21.01.2011 г. N 4-15 и приложение к нему, всего на 12 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного

пользования, N 17-дсп, на 4 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:

Приложение 1

к письму министерства культуры

Красноярского края

от 01.02.2012 N 3-85

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько, они нумеруются (например, "Приложение 1", "Приложение 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение 1

к приказу агентства труда и занятости

населения Красноярского края

от 15.12.2010 N 257п

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение 2

УТВЕРЖДЕНО

приказом архивного агентства

Красноярского края

от 17.11.2010 N 125-пр

6.6. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подготовке уполномоченным лицом ответа на письма, адресованные Главе администрации, во вступительной части письма необходимо делать ссылку на правовой акт, подтверждающий соответствующие полномочия.

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документов лицом, временно исполняющим обязанности, подпись оформляется с указанием слов "Исполняющий обязанности должность или И.о. должность", например:

И.о. Главы администрации подпись И.О. Фамилия

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается

Для писем, оформляемых на бланке, подпись состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи, инициалов имени и фамилии, например:

Начальник отдела

правовой работы подпись И.О. Фамилия

При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи, дата и номер располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей, при этом письмо оформляется без применения бланка (приложение 2). При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия

Секретарь комиссии подпись И.О. Фамилия

6.7. Представляемые на подпись Главе администрации письма должны быть завизированы исполнителем, руководителем структурного подразделения и заместителем Главы администрации, курирующим данное направление деятельности. Согласующая виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.

Визирование производится полистно. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне всех листов второго (визового) экземпляра письма.

Инициативные письма Президенту РФ, в Администрацию Президента РФ, в Правительство РФ, руководителям министерств и ведомств РФ, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального собрания, Губернатору Красноярского края, Заместителям Губернатора Красноярского края, в Законодательное собрание Красноярского края, прокуратуру готовятся по поручению Главы администрации соответствующими структурными подразделениями, визируются заместителем Главы администрации, координирующим соответствующее направление, подписываются Главой администрации либо, в случае его отсутствия - заместителем Главы администрации, если во время отсутствия Главы администрации на него возложено исполнение обязанностей.

6.8. При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

На всех письмах в обязательном порядке в левом нижнем углу на лицевой стороне последней страницы служебного письма печатается информация об исполнителе, включающая в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона.

Представляемые на подпись Главе администрации проекты писем должны иметь визы исполнителя, руководителя структурного подразделения или органа местного самоуправления, подотчетного Администрации города Минусинска, заместителя Главы администрации, курирующего данное направление деятельности.

Служебные письма, касающиеся правовых вопросов, ответы на протесты, представления прокуратуры должны быть согласованы со специалистами отдела правовой работы.

Визирование производится полистно. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне листа второго (визового) экземпляра письма.

Согласование проектов писем осуществляется в срок не более 2-х рабочих дней со дня их поступления.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на согласование.

6.9. Должностное лицо, ответственное за подготовку служебного письма, обеспечивает его ввод в электронную систему делопроизводства с заполнением всех соответствующих реквизитов (кроме даты и номера регистрации).

Ввод текста в базу данных осуществляется путем прикрепления электронной версии служебного письма в формате Microsoft Word со всеми приложениями к соответствующей электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства. Допускается прикрепление сканированных копий приложений к служебным письмам.

Индивидуальный код служебного письма, автоматически присвоенный системой электронного документооборота, проставляется в нижней части первой страницы на втором (визовом) экземпляре письма.

7. Порядок подготовки, согласования и регистрации проектов
правовых актов Администрации города

7.1. Подготовка правовых актов.

Глава администрации в пределах своих полномочий, определенных Уставом городского округа - город Минусинск, издает постановления и распоряжения (далее - "правовые акты").

Правовые акты издаются на основании и во исполнение Конституции РФ, федеральных и краевых законов, Указов Губернатора Красноярского края, постановлений и распоряжений Правительства Красноярского края и других нормативно-правовых документов.

Постановления Администрации города издаются по вопросам местного значения в соответствии с Уставом городского округа - город Минусинск и по вопросам, не отнесенным к предмету регулирования Устава городского округа - город Минусинск, до принятия соответствующего решения на уровне субъекта Федерации Красноярского края, а так же по вопросам индивидуально-правового характера.

Распоряжения Администрации города издаются по вопросам индивидуально-правового характера.

Проекты правовых актов Администрации города готовятся по поручению Главы администрации, заместителей Главы администрации, по инициативе руководителей органов местного самоуправления, подотчетных Администрации города, заявлениям граждан и др.

Основными стадиями подготовки проектов правовых актов являются:

анализ проблемной ситуации, определение целей;

поиск стратегии разрешения проблемы, постановка управленческих задач;

выработка решения - поиск, оценка, выбор альтернатив;

оформление в письменном виде проекта правового акта и его визирование исполнителями;

согласование проекта правового акта;

доработка проекта правового акта (в случае подготовки проекта правового акта с замечаниями);

подписание правового акта Главой Администрации, либо исполняющим обязанности Главы администрации;

регистрация и рассылка адресатам.

При подготовке правового акта Глава администрации, либо заместитель Главы администрации определяет круг должностных лиц, ответственных за подготовку проектов, сроки его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к разработке проекта.

В процессе работы над проектом правового акта, разработчиками должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство РФ, законы Красноярского края, а так же нормативные правовые акты Правительства Красноярского края, муниципального образования город Минусинск и др.

Проект правового акта должен достаточно полно и по возможности кратко излагать существо вопроса, содержать конкретные мероприятия.

Правовые акты Администрации города Минусинска оформляются на специальных бланках (приложения 3, 4).

Срок подготовки проекта правового акта во исполнение федеральных законов, законов Красноярского края, указов Губернатора Красноярского края, постановлений и распоряжений Правительства Красноярского края не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Структура проекта правового акта должна обеспечивать последовательное развитие темы правового регулирования, а так же единообразное понимание и применение правового акта.

Проект постановления должен иметь соответствующее его содержанию краткое наименование. Заголовок к проекту постановления пишется с прописной буквы и излагается в соответствующем падеже. Точка в конце заголовка не ставится. Каждая строка заголовка не должна превышать 8-9 см. В случае, если заголовок превышает пять строк, его продлевают до границы правого поля.

Текст проекта постановления состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части поясняются цели и мотивы издания постановления.

Если основанием к изданию проекта постановления является законодательный или правовой акт вышестоящего органа, или правовой акт, ранее изданный Администрацией города, во вступительной части указываются дата, номер, наименование документа, наименование организации - автора документа.

Если проект постановления готовится в дополнение или во изменение ранее изданных актов Администрации города или по одному и тому же вопросу имеется несколько актов, то в целях их упорядочения и устранения множественности, рекомендуется разработать новый акт.

Если постановление издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на Администрацию города Минусинска задач и функций, во вступительной части постановления формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания постановления.

Ведомственные нормативные акты и письма министерств и ведомств РФ не являются основанием для принятия постановления Администрации города, а могут быть лишь учтены, о чем указывается во вступительной части.

Вступительная часть проекта постановления заканчивается словом "постановляю". Слово "постановляю" пишется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее с красной строки излагается распорядительная часть проекта постановления.

Содержательная часть проекта правового акта - выраженное в письменном виде закрепление содержащихся в нем правовых норм или индивидуальных предписаний, а также иных предписаний, в том числе разъясняющих цели и мотивы его принятия.

7.2. Структура проекта правового акта.

Структуру проекта правового акта составляют структурные единицы и структурные элементы.

Под структурной единицей понимается нумерованная часть правового акта (раздел, подраздел, пункт, подпункт); под структурным элементом - ненумерованная часть структурной единицы правового акта (абзац).

Каждая структурная единица проекта правового акта должна содержать законченную мысль и содержать, как правило, одно положение. Каждая норма, которая может применяться отдельно и независимо от других, помещается в самостоятельной структурной единице.

Наименования упоминаемых в проекте правового акта органов государственной власти Российской Федерации и Красноярского края, органов местного самоуправления, организаций, наименования должностей приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным в документах, определяющих их правовое положение. Употребление сокращенных наименований не допускается.

При неоднократном упоминании в проекте правового акта заголовка нормативного правового акта, наименований органов государственной власти Российской Федерации, Красноярского края, органов местного самоуправления, организаций, наименований должностей вводится сокращенное наименование при первом упоминании об указанном объекте (по форме - "далее - ..."), а в последующем тексте проекта правового акта употребляется только его сокращенное наименование.

В приложении к проекту правового акта допускается употребление сокращений как в отношении заголовка приложения, так и иных слов.

Употребление в одних структурных единицах проекта правового акта ссылки на другие структурные единицы проекта правового акта применяется для того, чтобы показать взаимную связь отдельных положений проекта правового акта или избежать повторений в нем.

Включение в проект правового акта общих отсылок к действующему законодательству Российской Федерации и (или) Красноярского края не допускается.

Приложения к проекту правового акта, на которые имеется ссылка в проекте правового акта, оформляются в виде текста, а также в виде таблиц, графиков, карт, схем, графических изображений.

Вспомогательные, уточняющие примечания к приложениям проекта правового акта излагаются в конце приложения.

Разделы, подразделы, пункты, подпункты проекта правового акта имеют сплошную нумерацию арабскими цифрами; абзацы нумерации не имеют.

При выделении в разделах проекта правового акта подразделов они нумеруются арабскими цифрами в порядке возрастания: первая цифра повторяет номер раздела и, после точки, содержит вторую арабскую цифру с точкой.

При выделении в подразделах пунктов они нумеруются арабскими цифрами в порядке возрастания: первая цифра повторяет номер раздела с точкой, вторая цифра повторяет номер подраздела, и, после точки, содержит третью арабскую цифру с точкой.

В сложных по структуре проектах правовых актов допускается деление пунктов на подпункты, которые обозначаются арабской цифрой со скобкой без точки.

Пункты в проекте правового акта не разделяются на подпункты, если содержащиеся в пункте предложения или абзацы объединены общим смыслом.

7.3. Внесение изменений в правовые акты, признание правовых актов и их структурных единиц утратившими силу.

Внесением изменений в правовые акты, в том числе, считаются:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, абзацев;

новая редакция структурной единицы, структурного элемента правового акта;

дополнение структурной единицы, структурного элемента правового акта новыми словами, цифрами;

дополнение новыми структурными единицами, структурными элементами правового акта.

Изменения, вносимые в действующий правовой акт, оформляются в виде новых структурных элементов действующих структурных единиц и располагаются в зависимости от логики изложения текста в правовом акте.

При внесении изменений в правовые акты следует учитывать, что:

пункты и подпункты в проекте правового акта дополняются словами (только в конце пункта, подпункта); излагаются в следующей редакции; признаются утратившими силу;

абзацы в проекте правового акта дополняются словами, цифрами, излагаются в новой редакции, исключаются;

слова, цифры в проекте правового акта заменяются и исключаются;

разделы, подразделы в проекте правового акта дополняются пунктами (если нет пунктов, то абзацами в конце раздела); излагаются в новой редакции, признаются утратившими силу.

Замена слов, цифр в правовом акте осуществляется путем указания конкретных структурных единиц, структурных элементов правового акта, в которых заменяются слова.

Изменения вносятся только в основной правовой акт. Недопустимо внесение изменений в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющие его правовые акты, при этом правовые акты, которыми изменялся основной правовой акт, подлежат признанию утратившими силу полностью или частично.

Правовой акт о внесении изменений или о признании утратившим силу ранее изданного акта принимается в той же форме, что и ранее принятый правовой акт.

При внесении изменений в основной правовой акт и правовые акты, предусматривающие внесение изменений в основной правовой акт, в заголовке проекта правового акта следует указывать заголовок и реквизиты основного правового акта.

При внесении изменений в несколько основных правовых актов один проект правового акта о внесении в них изменений следует оформлять, если предмет правового регулирования основных правовых актов взаимосвязан. При этом в заголовке проекта правового акта о внесении изменений необходимо указать область (сферу, вопросы), которую регулируют основные правовые акты.

В случае, когда в правовой акт требуется внести большое количество изменений, такой правовой акт следует признать утратившим силу, а взамен него принять новый правовой акт, либо приложение к правовому акту изложить в новой редакции.

Если в правовом акте, который необходимо признать утратившим силу в полном объеме, содержится структурная единица о признании утратившим силу другого правового акта, следует признать утратившим силу отдельные структурные единицы правового акта (не включая в них структурные единицы, содержащие положение о признании утратившим силу другого правового акта, об официальном опубликовании и вступлении в силу правового акта).

Одновременно подлежит оценке необходимость признания утратившими силу правовых актов, которые признавали утратившими силу отдельные структурные единицы основного правового акта.

В случае необходимости включения в правовой акт, в котором было только одно приложение, дополнительных приложений необходимо:

в соответствующем пункте правового акта заменить слова "согласно приложению" или "(прилагается)" словами "согласно приложению 1";

дополнить правовой акт новой структурной единицей, предусматривающей утверждение дополнительного приложения (например, приложение 2).

При этом гриф утверждения приложения 1 не нуждается в изложении в новой редакции.

В случае необходимости изменения заголовка приложения к правовому акту такое изменение осуществляется путем внесения изменения в пункт правового акта, утверждающий приложение. При этом в текст приложения к правовому акту изменение (в части изменения заголовка приложения) не вносится.

При внесении изменений в приложение к правовому акту необходимо указывать его заголовок полностью (независимо от количества приложений).

Пункты правового акта, содержащие конкретное поручение (предписание), включают наименование органа Администрации города или организации, фамилию должностного лица, которому дается поручение, содержание самого поручения и, при необходимости, срок его выполнения.

Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта правового акта должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части проекта правового акта не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Правовые акты, подготовленные совместно или по согласованию с другими структурными подразделениями Администрации города, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими структурными подразделениями.

Предпоследний пункт проекта правового акта Администрации города - пункт о контроле исполнения, в котором указываются наименование должности лица, ответственного за исполнением документа, его фамилия и инициалы.

Контроль за выполнением правового акта может возлагаться на Главу администрации, заместителя Главы администрации, курирующего определенное направление деятельности, руководителя структурного подразделения, либо руководителя органа, подотчетного Администрации города Минусинска.

Последний пункт проекта правового акта Администрации города содержит указание о вступлении его в силу. В зависимости от содержания, правовой акт может вступать в силу со дня его подписания, либо со дня, указанного в самом правовом акте.

Правовые акты Администрации города, изданные по вопросам, затрагивающим права, свободы и законные интересы граждан, интересы юридических лиц, вступают в силу в день, следующий за днем их официального опубликования, если в самом акте не указан иной срок вступления их в силу.

Правовые акты администрации города подписываются Главой администрации либо, в случае его отсутствия - заместителем Главы администрации, если во время отсутствия Главы администрации на него возложено исполнение обязанностей Главы администрации.

Не подлежат передаче полномочия Главы администрации по назначению на должность или освобождению от должности заместителей Главы администрации; по отмене актов Администрации города.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию, например:

Глава администрации подпись И.О. Фамилия

или

И.о. Главы администрации подпись И.О. Фамилия

Проекты правовых актов Администрации города могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, положения, инструкции, перечни, списки и другие документы.

Графы и строки таблицы оформляются в соответствии с п.5.10 Инструкции.

Приложения к правовому акту являются его неотъемлемой частью. При наличии приложений к правовому акту в соответствующих пунктах акта делается ссылка "(согласно приложению) или (приложение 1)".

Приложение к постановлению (распоряжению) оформляются следующим образом:

Приложение 1

к постановлению Администрации

города Минусинска

от N 

Если приложением к правовому акту является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, программа и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка "(прилагается)", а на приложении в верхнем углу размещается гриф утверждения и указывается вид акта, которым утверждается данное приложение.

Приложение утверждено

постановлением Администрации

города Минусинска

от N 

Приложения к проектам правовых актов Администрации города должны быть подписаны Главой администрации, либо заместителем Главы администрации, курирующим соответствующее направление деятельности, либо руководителем структурного подразделения Администрации города, либо руководителем органа, подотчетного Администрации города Минусинска.

7.4. Текст проекта распоряжения содержит только распорядительную часть. К тексту распоряжения заголовок не составляется.

Распорядительная часть проектов правовых актов Администрации излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержатся отдельные поручения. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

7.5. Согласование правовых актов.

До представления на подпись проекты правовых актов проходят согласование со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами.

К проектам правовых актов Администрации города прилагаются справки, документы вышестоящих органов, нормативные акты, на которые имеется ссылка в правовом акте, пояснительная записка, обосновывающая необходимость принятия данного правового акта.

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта правового акта.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов: о качестве подготовленного правового акта, его целесообразности, своевременности, экономической обоснованности его содержания; соответствии действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию учреждения, издающего документ.

Согласование проектов правовых актов производится с учреждениями, предприятиями, организациями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в нем.

Содержание замечаний должностных лиц не должно выходить за рамки вопросов, составляющих предмет их ведения в пределах установленных законодательством Российской Федерации, Красноярского края, Уставом городского округа - город Минусинск, либо положением, регулирующим деятельность учреждения, полномочий. Наличие замечаний должностных лиц не останавливает процедуру согласования проекта правового акта.

Согласование проекта правового акта должностными лицами осуществляется путем проставления визы согласования в листе согласования (приложение 5). Согласующая виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Согласующие визы должностного лица, непосредственно осуществляющего подготовку правового акта, заместителя Главы администрации, курирующего соответствующее направление, специалиста отдела правовой работы Администрации города Минусинска и начальника финансового управления Администрации города Минусинска проставляются в листе согласования и в нижней части оборотной стороны всех листов проекта правового акта и приложений к нему.

Согласование проектов правовых актов с руководителем финансового управления Администрации города Минусинска осуществляется по вопросам, предусматривающим финансирование.

Указание в листе согласования даты поступления проекта правового акта должностному лицу на согласование и даты согласования проекта правового акта должностным лицом является обязательным.

Согласование проекта правового акта должностными лицами осуществляется в течение:

трех рабочих дней со дня поступления на согласование (если проект правового акта не большой по объему и не требует длительного изучения);

семи рабочих дней со дня поступления на согласование (если проект правового акта более 5 листов или требует длительного изучения).

В случае наличия письменных замечаний к проекту должностное лицо, ответственное за подготовку проекта правового акта, может учесть их и представить проект на повторное согласование соответствующему должностному лицу, либо оформить письменные возражения на замечания к проекту в виде протокола (таблицы) разногласий и представить их для ознакомления соответствующему должностному лицу.

Замечания (предложения) к проекту правового акта оформляются в виде отдельного документа и прилагаются к проекту правового акта, о чем в листе согласования делается пометка словами "замечания прилагаются".

Если в процессе доработки в проект правового акта вносились изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

При подготовке проекта правового акта в обязательном порядке проводится правовая экспертиза отделом правовой работы Администрации города.

В отдел правовой работы Администрации города для правовой экспертизы и согласования представляется итоговый экземпляр проекта правового акта, учитывающий замечания (предложения), внесенные должностными лицами, участвующими в согласовании проекта правового акта.

Проект правового акта администрации считается согласованным при наличии виз всех руководителей заинтересованных органов и должностных лиц.

Электронная версия согласованного проекта правового акта, подлежащего опубликованию в средствах массовой информации, передается в отдел по работе со СМИ, общественными объединениями и территориальному самоуправлению управления по организационным вопросам и связям с общественностью Администрации города Минусинска.

7.6. С целью проведения независимой антикоррупционной экспертизы, проверки соответствия нормативных правовых актов Администрации города действующему законодательству, потребностям в правовом регулировании общественных отношений проводятся следующие мероприятия:

отдел правовой работы не менее чем за 10 дней до подписания (принятия) нормативного правового акта направляет его проект в Минусинскую межрайонную прокуратуру;

специалисты по работе со СМИ Администрации города не менее чем за 10 дней до подписания (принятия) нормативного правового акта размещают проект нормативного правового акта на официальном сайте муниципального образования город Минусинск в сети Интернет.

Отметки о направлении проекта правового акта в прокуратуру и размещении его на сайте делаются в листе согласования.

7.7. Тексты проектов правовых актов Администрации города должны соответствовать нормам русского языка и требованиям Инструкции.

Правовые акты Администрации города, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются специалистами Отдела должностному лицу, ответственному за подготовку правового акта.

7.8. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, обеспечивает и несет ответственность за:

согласование проекта правового акта с заместителем Главы администрации города Минусинска, в ведении которого находится координация вопросов в соответствующей области (сфере), начальником либо заместителем начальника отдела правовой работы Администрации города Минусинска, иными должностными лицами, руководителями органов, организаций, учреждений в случае, если такое согласование необходимо;

полноту и точность внесения в итоговый экземпляр проекта правового акта изменений с учетом вынесенных замечаний (предложений);

идентичность представляемых для подписания на бумажном носителе текстов проектов правовых актов и их электронных версий;

предоставление актуальной редакции правового акта (при необходимости);

заполнение листа рассылки правового акта.

7.9. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, обеспечивает заполнение электронной карточки проекта правового акта и ввод электронной версии согласованного проекта правового акта со всеми приложениями в систему автоматизированного делопроизводства.

В электронную карточку документа заносятся следующие данные:

наименование вида правового акта;

краткое содержание;

наименование структурного подразделения и Ф.И.О. исполнителя, подготовившего правовой акт;

Ф.И.О. должностного лица, контролирующего выполнение правового акта;

срок исполнения;

срок действия;

при необходимости: сведения о направлении правового акта в прокуратуру, размещении на сайте, опубликовании.

Ввод текста в базу данных осуществляется путем прикрепления электронной версии правового акта в формате Microsoft Word со всеми приложениями к соответствующей электронной регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства. В систему также вводятся: отсканированный лист согласования правового акта и, при наличии, замечания и разногласия к проекту правового акта.

Индивидуальный код документа, автоматически присвоенный системой электронного документооборота, переносится в соответствующую графу листа согласования правового акта.

После ввода в систему электронного документооборота правовой акт через Отдел передается на подпись Главе администрации, либо лицу, на которое возложено исполнение обязанностей.

7.10. Регистрация правовых актов.

Подписанные правовые акты Администрации города передаются в Отдел для регистрации.

Каждый правовой акт Администрации города проходит компьютерную регистрацию. Специалисты Отдела проверяют правильность заполнения электронной карточки проекта правового акта и дополняют следующими реквизитами:

Ф.И.О. должностного лица, подписавшего правовой акт;

дата регистрации правового акта;

регистрационный номер.

Датой постановления (распоряжения) является дата его подписания.

Регистрационный номер постановления состоит из префикса "АГ", через дефис его порядкового номера и буквы "п" через дефис. Регистрационный номер распоряжения состоит из префикса "АГ", через дефис его порядкового номера и буквы "р" через дефис.

Нумерация постановлений и распоряжений Администрации города ведется отдельно с начала и до конца календарного года.

7.11. После регистрации правового акта Отдел:

изготавливает копии правовых актов;

заверяет копии правовых актов;

в трехдневный срок рассылает копии правовых актов согласно рассылке, указанной в листе согласования.

Изготовление копии правового акта предусматривает полное и точное воспроизведение содержания подлинности документа и всех его реквизитов, за исключением личной подписи должностного лица, подписавшего правовой акт.

Подлинность подписания правового акта уполномоченным должностным лицом подтверждается посредством проставления в установленном месте чернильной печати "Управление делами администрации города Минусинска" на каждом изготавливаемом экземпляре копии правового акта.

Реквизит "отметка о заверении копии" оформляется в случаях, установленных законодательством Российской Федерации при необходимости подтверждения верности копии подлиннику правового акта.

Изготовление копий правового акта осуществляется в количестве, определяемом списком рассылки копий правового акта. Копии правовых актов, состоящие из двух и более страниц, как правило, изготавливаются с уменьшением формата копирования и (или) с использованием оборотной стороны листа (двухстороннее копирование).

7.12. Правовые акты Администрации города, подлежащие опубликованию, в течение 5 дней со дня регистрации (принятия) направляются Отделом специалистам отдела по работе со СМИ, общественными объединениями и территориальному самоуправлению управления по организационным вопросам и связям с общественностью Администрации города Минусинска.

7.13. Специалисты Отдела осуществляют работу по ведению Регистра нормативных правовых актов, подлежащих включению в Регистр нормативных правовых актов Красноярского края.

8. Оформление протоколов

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах.

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование органа, вид документа, вид заседания, дата документа, место проведения заседания, регистрационный номер документа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Также приводятся инициалы имени и отчества, фамилия и должность докладчика.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, сроки исполнения решений, в том числе в протокол должен быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение решений протокола в целом.

Протокол оформляется в полной или краткой форме.

Краткая форма протокола отличается от полной отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса и высказанных мнений.

Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

В случае проведения у Главы администрации межведомственного совещания протокол ведет лицо, организовавшее заседание, или назначенное Главой администрации (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают ответственный за подготовку протокола.

Срок подготовки протокола совещания при Главе администрации не должен превышать 2 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен Главой администрации.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола.

Допускается согласование решений с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты.

Протокол заседания подписывается Главой администрации или иным уполномоченным им лицом и ответственным за подготовку протокола.

Датой протокола является дата события (заседания).

Секретарь руководителя производит регистрацию протоколов, присваивая им порядковые номера в пределах календарного года.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита "подпись должностного лица".

Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

Информация о принятых решениях может предоставляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола подписывает лицо, составившее или подписавшее протокол.

Контроль за исполнением протокола осуществляет ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение решений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения решений осуществляет секретарь руководителя.

В случае нарушения сроков исполнения решений секретарь руководителя истребует от лиц, ответственных за исполнение, объяснительную о пропуске сроков и предоставляет ее Главе администрации.

9. Порядок организации контроля за исполнением
правовых актов Администрации города

Основными задачами контроля являются:

- учет правовых актов, принимаемых в Администрации города;

- отслеживание сроков исполнения правовых актов Администрации города;

- своевременное напоминание исполнителям о сроках исполнения правовых актов или их отдельных пунктов, а также о неисполненных мероприятиях, указанных в правовых актах;

- сбор и анализ информации о выполнении поручений, предписанных правовыми актами;

- анализ исполнительской дисциплины подразделений Администрации города;

- представление Главе администрации информации о выполнении правовых актов и состоянии исполнительской дисциплины.

Контроль за сроками выполнения заданий, данных Главой администрации в постановлениях или распоряжениях, анализ полноты их исполнения, осуществляет должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением правового акта.

После подписания постановления или распоряжения ответственный за контроль руководитель определяет ответственного за исполнение, сбор, обобщение информации, подготовку материалов о ходе реализации акта и представление этих материалов через Отдел Главе администрации.

Сроки исполнения правовых актов или сроки представления по ним информации определяются самим правовым актом. Если конкретный срок в правовом акте не указан, то информация об исполнении правового акта должна быть предоставлена в Отдел назначенным руководителем ответственным лицом по истечении месяца со дня подписания правового акта.

Изменение срока исполнения правовых актов, поставленных на контроль, производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных ответственным исполнителем.

Правовой акт считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, получения ответов на запросы или другого подтверждения исполнения.

Снятие правовых актов с контроля производится Главой администрации при наличии справки контролирующего должностного лица с предложением о снятии с контроля.

Отметка о снятии с контроля правового акта Администрации города делается в карточке регистрации правового акта.

10. Оформление телеграмм

Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подписываются Главой администрации города Минусинска либо исполняющим обязанности Главы администрации.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

Телеграммы оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1 - 1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "адресат", "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "наименование и адрес отправителя", "отметка об исполнителе".

Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный или условный (сокращенный) (присваивается адресату оператором связи) телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя почтовый индекс, наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени, отчества и фамилию получателя, например:

662600

МИНУСИНСК

КРАСНОЯРСКОГО

УЛ КОМАРОВА Д 8 КВ 12

ПЕТРОВУ П.П.

или

660009

КРАСНОЯРСК

ПР МИРА Д 110

ГУБЕРНАТОРУ

КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

И.О. ФАМИЛИЯ

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

Главам городских округов и

муниципальных районов края

или

По списку

или

Схема триста двадцать шесть

При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами и печатается через 1,5-й межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается на лицевой стороне бланка прописными буквами. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц.

Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" указываются либо полными словами, либо сокращенными словами (тчк, зпт, квч, скб соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "плюс", "тире" ("минус"), "дробная черта" указываются соответствующими символьными знаками либо полными словами.

Знаки "восклицательный знак", "номер", "двоеточие" пишутся либо полными словами, либо сокращенно (вскл, нр, двтч соответственно).

Другие знаки указываются полными словами.

Подпись должностного лица отделяется от текста 2 - 3 интервалами, печатается прописными буквами.

Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, но перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года.

Наименование и адрес отправителя печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 пт, отделяются 2 - 3 интервалами от реквизита "подпись должностного лица" и указываются под горизонтальной чертой.

Наименование и адрес отправителя включают в себя:

наименование органа;

почтовый адрес;

дату отправки (проставляется после отправки);

подпись должностного лица, разрешающего отправку телеграммы.

11. Номенклатура дел

11.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в муниципальное казенное учреждение города Минусинска "Архив города Минусинска" (далее - Архив).

В целях установления единой системы формирования дел разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в Администрации города Минусинска и органах, подотчетных Администрации города Минусинска, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности органа исполнительной власти края.

Номенклатура дел составляется по следующей форме.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

Графа первая "Индекс дела".

Индекс каждого дела, состоит из двух частей - цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела. Номера структурным подразделениям присваивают составители сводной номенклатуры. Индексы обозначаются арабскими цифрами 01, 02, 03 и т.д.

Графа вторая "Заголовок дела (тома, части)".

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке: название вида дела (переписка, документы к заседаниям комиссии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.), название администрации или структурного подразделения; краткое содержание документов дела, название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологической рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии) и т.д.

Термин "документы" применяют в тех случаях, когда они (документы) связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов, но не связаны последовательностью делопроизводства. При употреблении этого термина обязательно указывается, какие именно документы включены в дело.

Например: "Документы о состоянии жилищного фонда г.Минусинска (аналитические справки, обзоры, протоколы совещаний)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, можно указать только одного или двух - основных:

"Переписка с финансовым управлением об исполнении доходной части бюджета".

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разное", "срочные материалы", "общая переписка", а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Если в заголовках дел употребляются сокращенные названия учреждений, организаций и др. (ЖКХ, МТР и т.д.), к номенклатуре дел прилагают список сокращений с их расшифровкой.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем - планово-отчетные и переписка. В конце разделов помещаются регистрационные и учетные журналы, картотеки и базы данных.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

Согласованная Архивом номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается Главой администрации города Минусинска и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры Администрации города Минусинска.

11.2. Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется Отделом и (или) структурными подразделениями Администрации города Минусинска.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Правовые акты Администрации города Минусинска группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности, по отпускам и краткосрочным командировкам.

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним хранятся у секретаря совещательного органа. В делах протоколы заседаний располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в Отделе, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в Архив.

12. Порядок регистрации и хранения договоров
(соглашений, муниципальных контрактов)

12.1. Регистрацию и хранение договоров (соглашений, муниципальных контрактов) заключенных между Администрацией города и юридическими и физическими лицами, осуществляет отдел правовой работы Администрации города Минусинска, за исключением договоров приватизации жилых помещений, социального, коммерческого, служебного найма и иных договоров в сфере жилищных правоотношений, регистрацию и хранение которых, осуществляет жилищный отдел МКУ "Управление городского хозяйства" Администрации города Минусинска и хозяйственных договоров, заключаемых Администрацией города Минусинска, регистрацию и хранение которых осуществляют специалисты бухгалтерии Администрации города Минусинска.

12.2. При поступлении договора (соглашения, муниципального контракта) в отдел правовой работы Администрации города Минусинска должностное лицо, ответственное за регистрацию и хранение договоров (соглашений, муниципальных контрактов), осуществляет их регистрацию в журнале регистрации договоров (соглашений, муниципальных контрактов) по форме согласно Приложению 7 к инструкции.

12.3. После регистрации договора (соглашения, муниципального контракта) должностное лицо отдела правовой работы Администрации города Минусинска, ответственное за регистрацию и хранение договоров (соглашений, муниципальных контрактов), сканирует его и вводит электронный вариант договора (соглашения, муниципального контракта) в электронную программу делопроизводства, а так же снимает копию, сшивает, заверяет и направляет ее сопроводительным письмом лицам, чьи правоотношения затрагиваются данным договором (соглашением, муниципальным контрактом).

12.4. Копии договоров (соглашений, муниципальных контрактов) выдаются лицам по их письменным запросам, после согласования выдачи их копий с Главой администрации.

12.5. Должностное лицо отдела правовой работы Администрации города Минусинска, ответственное за регистрацию и хранение договоров (соглашений, муниципальных контрактов), несет ответственность за своевременность регистрации договоров (соглашений, муниципальных контрактов) и соблюдение порядка заполнения Журнала регистрации договоров (соглашений, муниципальных контрактов).

13. Хранение и использование архивных документов

Поступившие в Администрацию города законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации хранятся в Отделе и выдаются для служебного пользования только во время рабочего дня, вынос из здания Администрации города не разрешается.

Правовые акты Администрации города хранятся в Отделе.

Письма, заявления, жалобы граждан и другие документы, поступившие в Администрацию города, хранятся в Отделе.

Поступающие в Администрацию города постановления и распоряжения Губернатора Красноярского края, постановления Законодательного собрания хранятся в Отделе и выдаются для служебного пользования только в течение рабочего дня.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя управления, комитета, отдела передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - составляется акт передачи документов другому работнику или - сдает числящиеся за ним документы в Отдел.

Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел. На корешках обложек и папок должны быть указаны цифровые обозначения дел.

Документы, образовавшиеся в результате деятельности Администрации города Минусинска, подлежат обязательной передаче на хранение в Архив.

Передача дел на хранение в Архив осуществляется специалистами Отдела, по вопросам, касающимся деятельности Администрации города Минусинска. По вопросам, касающимся деятельности структурных подразделений Администрации города Минусинска оформление и передача на хранение дел осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства этих структурных подразделений.

Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и Красноярского края в области архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в Архив оформляется актом приема-передачи дел.

Архивные дела и документы могут быть предоставлены руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование.

Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Подлинники правовых актов Администрации города Минусинска для работы вне помещения их хранения не выдаются.

Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.

Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок хранения и использования архивных документов в органах, подотчетных Администрации города, утверждаются соответствующими органами.

14. Ознакомление с документами Администрации города
работников других организаций и представителей
средств массовой информации

Граждане, учреждения и организации могут быть ознакомлены с документами в части, их касающейся, в отделе организационно-контрольной работы, Архиве и других отделах Администрации города и структурных подразделений с разрешения Главы администрации города, либо руководителя соответствующего подразделения.

Представители контролирующих (вышестоящих) структур, правоохранительных органов знакомятся с интересующими их документами на основании предписаний руководителей этих структур или в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Сотрудник, к которому обратились представители сторонних организаций для ознакомления с документами, должен убедиться, что это лицо имеет соответствующие полномочия, и поставить в известность о факте такого обращения руководителя подразделения.

Вся официальная информация, предназначенная для опубликования (размещения) в средствах массовой информации, передается последним только после письменного согласования с руководителем управления по организационным вопросам и связям с общественностью Администрации города Минусинска и курирующим заместителем Главы администрации города Минусинска.

Представители средств массовой информации получают документы или интересующие их сведения у руководителя управления по организационным вопросам и связям с общественностью Администрации города Минусинска.

15. Изготовление, учет, использование и хранение
печатей и штампов

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.

Администрация города Минусинска в своей деятельности применяет печати с изображением герба Красноярского края, печать "Управление делами", штампы.

Учет имеющихся в Администрации города печатей и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов (приложение 8) с проставлением их оттисков. Журнал учета печатей и штампов ведется ведущим специалистом по мобилизационной работе и бронированию.

Печати хранятся в Отделе. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией города Минусинска, не допускается.

Штампы, применяемые в деятельности Администрации города Минусинска, хранятся в отделах Администрации города Минусинска у специалистов, персонально ответственных за их использование и хранение.

Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат уничтожению с соответствующей отметкой в журнале учета.

16. Заключительные положения

Вопросы по организации и ведению делопроизводства, не обозначенные в настоящей инструкции, регулируются действующим законодательством и Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 N 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству".

Глава администрации

Д.Н.Меркулов