Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33) (документ не действует)

Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения
(одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33)

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения

1.1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях*(1).

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

1.2. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

1.3. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:

общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам;

отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных республик;

республиканские - Советами Министров союзных республик.

Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами.

1.4. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

1.5. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов*(2).

1.6. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями, а также порядок работы с секретными документами и документами "ДСП" устанавливаются специальными инструкциями.

1.7. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Работа архива организации и формы его участия в документационном обеспечении управления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986).

1.8. Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

1.9. Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления.

1.10. Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, указанные в п. 1.5, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.

2. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

2.1. Состав управленческих документов

2.1.1. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

2.1.2. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ).

УСД - комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.

Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСД общесоюзного назначения, унифицированных форм документов других уровней управления и ОКТЭИ устанавливается Госстандартом СССР.

2.1.3. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

2.1.4. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

Советы Министров СССР, союзных и автономных республик: постановления, распоряжения и дают поручения; Министерства ССР, союзных и автономных республик: приказы, инструкции, указания;

Государственные комитеты, комитеты и комиссии: постановления, приказы, инструкции, указания;

Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик:

приказы, инструкции, указания;

Исполкомы Советов народных депутатов, их управления и отделы:

решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (правления и отделы);

Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций:

приказы, инструкции, указания;

Кооперативные организации - решения.

Общественные организации - постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

2.1.5. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

2.1.6. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.

Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

2.1.7. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами.

Основные правила работы государственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами. - М.: Главархив СССР, 1980.

2.1.8. В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

2.1.9. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД) и отраслевых табелях применяемых форм документов.

2.1.10. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, в которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный,

противопожарный и т.д.);

с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

2.1.11. Документы - приложения могут быть трех видов:

- утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);

- поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

- направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

                                           Приложение к решению исполкома

                                                 Свердловского областного

                                                Совета народных депутатов

                                                  ............ N ........

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера (см. п. 2.3.2.4).

Состав реквизитов и порядок оформления документов - приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ - приложение.

2.1.12. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства.

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов

2.2.1. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ).

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

2.2.2. Работа по унификации включает:

разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы

документации (Приложение 1);

внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в

республиканских и отраслевых УСД:

внедрение разработанных ОКТЭИ;

ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

В работе по унификации используются действующие нормативно-методические материалы (Приложения 2 - 3).

2.2.3. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

2.3. Оформление управленческих документов

2.3.1. Правила оформления обязательных реквизитов документа

2.3.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников.

2.3.1.2. Документ должен, как правило, оформляться на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

Расположение реквизитов на бланках документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 для организационно-распорядительной документации, ГОСТ 6.10.6-87 для внешнеторговой документации и ГОСТ 6.10.5-87 для других систем управленческой документации.

2.3.1.3. Обязательными реквизитами документов всех систем являются: наименование организации - автора документа; код организации - автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.3.1.4. Наименование организации - автора документа и ее код указывается в соответствии с положением (уставом) об организации и соответствующим Общесоюзным классификаторам предприятий и организаций.

2.3.1.5. Название документа должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации.

2.3.1.6. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Например: О выполнении темы 1.3.83; О направлении на учебу т. Иванова А.Н.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.

Например: приказ о приеме на работу т. Сидорова А.Е.

Название документа может не указываться на письмах.

Заголовки к текстам машинограмм следует формулировать по тем же правилам.

2.3.1.7. Название и код унифицированной формы документа должны быть, как правило, напечатаны на бланке при его изготовлении и соответствовать наименованию и коду, содержащимся в классификаторах управленческой документации - общесоюзном, республиканском, отраслевом.

2.3.1.8. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Например: дату 20 мая 1990 г. следует оформлять: 20.05.90 или 20.05.1990.

Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число месяца. Например: 1990.05.20.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 20 мая 1990 года.

2.3.1.9. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

2.3.1.10. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна.

     Например:

     Начальник юридического отдела

     подпись           А.Г. Павлов

     24.07.90

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и др.): проекты приказов, решений, постановлений и т.п. визируются на 1 экземпляре.

2.3.1.11. В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

     Директор проектно-конструкторского

     и технологического института

     автоматизированных систем управления       подпись      Н.А. Сергеев

     Директор института                         подпись      Н.А. Сергеев

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, в распределение обязанностей в составе комиссии:

     Председатель комиссии                      подпись       А.Н. Петров

     Члены комиссии                             подписи       К.П. Бутаев

                                                             Н.Н. Иванова

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

     Директор института                         подпись      С.М. Смирнов

     Главный бухгалтер                          подпись       А.Н. Марков

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

     Заместитель министра                            Заместитель министра

     рыбного хозяйства ...                                   торговли ...

     подпись  А.А. Петров                           подпись  А.В. Сергеев

Все экземпляры этих документов, остающихся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылка на его дату и номер; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.3.2. Правила оформления дополнительных реквизитов документа

2.3.2.1. Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; государственный герб СССР или республики; эмблема организации или предприятия; изображение наград; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке; место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем -обязательно); отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.

2.3.2.2. Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой, положением об этом подразделении или другим нормативным актом, на основании которого создается и функционирует данное подразделение.

2.3.2.3. Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается и датируется.

     Например:                                            Т. Волкову А.А.

                                                        Прошу подготовить

                                                план реализации продукции

                                                      к 21.08.90     Усов

                                                      10.08.90

2.3.2.4. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является утверждение документа.

Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входят решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах (Приложение 4).

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа*(3). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения; если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения,

     например:                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                                          Директор завода

                                                     подпись  Н.К. Лавров

                                                                 17.02.90

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                Начальник

                                                      Главного управления

                                                                Госстраха

                                                    подпись   А.А. Петров

                                                                 17.02.90

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДЕНО, название распорядительного документа в именительном падеже, его дата и номер,

     например:                                                 УТВЕРЖДЕНО

                                                         Приказ директора

                                                                института

                                                           20.04.90 N 195

2.3.2.5. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат).

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Например:

     Верно

     Инспектор отдела кадров

     25.11.90                                   подпись       А.С. Петров

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью.

2.3.2.6. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью (Приложение 5). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководителем организации.

2.3.2.7. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Начальник управления кадров

     и учебных заведений министерства...

     подпись А.С. Петрашкин

     14.12.90

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол заседания профкома

     10.12.90 N 35

или:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Главархива СССР

     12.06.90 N 4-4/185

Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

     Например:

     Лист согласования прилагается.

     Подпись, дата.

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Положения о системе ведения Общесоюзного классификатора управленческой документации

     СОГЛАСОВАНО                                              СОГЛАСОВАНО

     Зам. Председателя                                  Зам. Председателя

     Госстандарта ...                                   Госснаба СССР ...

     подпись А.А. Семенов                             подпись Н.Г. Волков

     23.12.90                                                    22.12.90

2.3.2.8. Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, постановлениях, решениях и распоряжениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить на утверждение график комплексного плана НОТ в цехе по форме, указанной в приложении 1".

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:

Приложение
к решению исполнительного
комитета Минского городского
Совета народных депутатов
12.04.90 N 45

При наличии нескольких приложений к решению на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак "N" перед цифровым обозначением не ставится.

Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, извещениям, письмам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л. в 2 экз.

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых производится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

Заключение Постоянной комиссии по здравоохранению 25.04.90 N 15 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Состав реквизитов и порядок оформления документов - приложений должен соответствовать требованиям УСД, к которым относится документ - приложение.

2.3.2.9. Изображение Государственного герба СССР помещается на общих бланках, бланках писем и распорядительных документах министерств (ведомств), организаций, учреждений, производственных объединений (предприятий) союзного подчинения*(4).

Изображение Государственного герба союзной республики помещается на общих бланках, бланках писем и распорядительных документов министерств (ведомств), организаций, учреждений, предприятий республиканского и местного подчинения, на бланках решений Советов народных депутатов*(5).

2.3.2.10. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации используют, как правило, товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный Государственным комитетом СССР по делам изобретений и открытий .

На бланках документов можно помещать изображение наград или название наград включать в наименование организации.

Положение о товарном знаке (знаке обслуживания), утверждено Госкомитетом СССР по делам изобретений и открытий 08.01.74.

2.3.2.11. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила: документы адресуют в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурное подразделение указываются в именительном падеже, например:

Новокузнецкий электромеханический завод
Отдел снабжения и сбыта
или:
Новокузнецкий электромеханический завод
Отдел снабжения и сбыта
Старшему экономисту
Маслову Н.Б.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору
Николаевского судостроительного завода
Павлову Н.Н.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:

Министерства строительства
союзных республик или
Генеральным директорам
производственных объединений
директорам предприятий
и руководителям организаций

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается: каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи СССР*(6). Например, адрес Артемовского машиностроительного завода Минтрансстроя:

623750, Артемовский-1,
Свердловской обл.,
Садовая ул., 12

Для телеграммы: Артемовский-1, Свердловский Машзавод

Телетайп 1212 "Вихрь"

При адресовании документа гражданам сначала печатают почтовый адрес, в затем фамилию и инициалы получателя. Например:

327025, Николаев-25,
Киевское шоссе, 67, кв. 45
т. Карпенко А.Е.

При оформлении реквизита "индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке" следует указывать справочный номер телефона (справочная служба, секретариат, канцелярия и т.п.).

Номер телефона должен записываться следующим образом:

Тел. 290 65 84, 35 46 31.

Для выполнения расчетно-денежных операций допускается указывать в бланке номер счета и адрес банка, например:

Р. Сч. N ... в Киевском отд. Жилсоцбанка г. Москвы.

2.3.2.12. Реквизит "место составления или издания" должен оформляться в соответствии с Общесоюзным классификатором "Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" (СОАТО). Например: Москва; г. Киев; г. Магнитогорск Челябинской обл.; с. Ивановка Мытищинского р-на Московской обл.

Сокращение "г." при обозначениях "Москва" и "Ленинград" в реквизите "место составления или издания" не употребляется.

2.3.2.13. Отметка об исполнителе (составителе документа) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа.

Например:

Петранин 202 17 34

При необходимости ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки (например, первые буквы имени и фамилии, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания)

Глухова 203 18 24

ЛГ5 10.12.90

2.3.2.14. Отметка о поступлении располагается на нижнем поле первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенное наименование получателя документа (адресата); дата поступления документа и его индекс.

2.3.2.15. Отметка о переносе информации с бумажного документа на машинные носители включает запись "информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.

2.3.3. Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм

2.3.3.1. Под машиночитаемым документом понимается документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.

Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов, являются перфорационные (перфокарты, перфоленты) и магнитные (магнитные ленты, магнитные диски) носители записи.

Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

2.3.3.2. Для машиночитаемых документов и машинограмм установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа (ГОСТ 6.10.4-84).

Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограмм записываются по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (Приложение 3).

Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде:

код населенного пункта, где находится организация - создатель машиночитаемого документа или машинограммы в соответствии с Общесоюзным классификатором "Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование населенного пункта (Приложение 3).

Код и название формы документа записываются по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД) для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов (Приложение 3).

Дата изготовления документа записывается по ГОСТ 6.10.1-88 с указанием времени записи документа, позволяющем идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа.

Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать обязательные реквизиты машиночитаемых документов и машинограмм в соответствии с правилами этих положений.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

Полный состав реквизитов машинограмм, правила их оформления и расположения определяются требованиями унифицированных систем документации, а в случае их отсутствия - в соответствии с требованиями отраслевых стандартов и настоящих общих требований.

2.3.3.3. В случае необходимости по решению министерства, ведомства для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использования этих документов.

Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления документов, но и их подписями.

На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации - создателя документа.

Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.

2.4. Составление текстов управленческих документов.

2.4.1. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

2.4.2. Текст документа может быть составлен на основе: унифицированных форм документов, входящих в состав УСД; унифицированных текстов, составленных для отдельных организаций; типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и др.), определяющих содержание конкретных документов.

2.4.3. Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Сплошные связные тексты могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию по ГОСТ 1.5.85. Например, тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина создания документов, во второй - решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п. Сплошной связный текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами.

Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах и др.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф*(7). Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85).

В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.

2.4.4. В распорядительных документах организаций, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка) используются формы изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю, прошу).

В распорядительных документах организаций, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (постановляет, решил, предлагает).

В совместных распорядительных документах (приказ, постановление, совместное решение) используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (приказываем, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (главный инженер имеет право; комиссия установила; институт разработал; в состав производственного объединения входят...).

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (считаем целесообразным включить в план, направляем заключение).

3. Организация работы с документами

Организация работы с документами (управление документацией) - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает организацию рационального

документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

3.1. Организация документооборота

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

3.1.1. Порядок обработки поступающих документов

3.1.1.1. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются и передаются по назначению.

При поступлении машиночитаемых документов в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются на ВЦ без вскрытия упаковки.

3.1.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделение по рассмотрению писем граждан*(8).

Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от партийных, советских, правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

3.1.1.3. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

3.1.2. Порядок обработки отправляемых документов

3.1.2.1. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи СССР (1986 г.).

Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

3.1.2.2. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

3.1.3. Передача документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

3.1.4. Учет количества документов

Учет количества документов организации должен проводиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Проводится как полный, так и выборочный учет документов организации (по отдельным структурным подразделениям или группам документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.

Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

3.2. Информационно-поисковая система по документам организации (ИПС)

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел; классификатора корреспондентов; классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур); классификатора названий видов документов; классификатора вопросов деятельности организации; классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях, жалобах граждан и др.

Межотраслевая информационная совместимость ИПС обеспечивается применением ОК ТЭИ; при применении внутрисистемных классификаторов должна быть предусмотрена возможность перехода на коды ОК ТЭИ (Приложение 3).

3.2.1. Правила регистрации и индексирования документов

3.2.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

3.2.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие -в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

3.2.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация - в плановом отделе, снабженческая - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии, в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения и т.д.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов организации.

3.2.1.4. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (РКК) или других регистрационных формах. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления документа)*(9); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа); дело N.

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива (Приложение 6).

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

3.2.1.5. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

3.2.2. Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами.

Составляются следующие картотеки: справочные, контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативам, приказам, решениям и др.

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

3.2.3. Оперативное хранение документов

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения).

Об особенностях формирования отдельных категорий дел смотри Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность.

Машинограммы, присланные из ВЦ в структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта -заместитель дела.

Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

3.2.4. Оперативное хранение машиночитаемых документов

3.2.4.1. Прием, учет, организация использования машиночитаемых документов осуществляется службой хранения машиночитаемых документов вычислительного центра (ВЦ).

В своей работе служба хранения руководствуется общесоюзными и ведомственными нормативно-методическими материалами, ГСДОУ, разрабатываемыми на их основе Положением о службе хранения машиночитаемых документов, технологическими, эксплуатационными и должностными инструкциями, приказами руководителя организации.

Положение о службе хранения машиночитаемых документом устанавливает структуру, права и обязанности этого подразделения, исходя из условий конкретного ВЦ. Положение утверждается руководством ВЦ.

Выполнение операций с машиночитаемыми документами регламентируется технологическими инструкциями. В них устанавливается порядок приема и проверки, регистрации, маркировки, размещения в хранилищах, классификационная схема машиночитаемых документов по виду хранимой информации, описанию сопроводительных и учетных документов и т.д.

3.2.4.2. В службе хранения, с учетом особенностей используемых носителей записи, создаются хранилища для документов на магнитных носителях (магнитных лентах, магнитных дисках), в которых могут быть выделены участки оперативного хранения и участки долгосрочного хранения машиночитаемых документов.

3.2.4.3. Для организации оперативного поиска документов и машинных носителей, на которых они записаны, служба хранения документов ВЦ создает ИПС.

Основу информационно-поискового аппарата составляют учетные документы (журналы и карточки магнитных носителей и машиночитаемых документов). Учетные карточки машиночитаемых документов могут систематизироваться по задачам, названиям и кодам документов, а внутри - по номерам или наименованиям подразделений, фамилиям пользователей и т.д.

В случае необходимости служба хранения может создавать и другие виды информационно-поисковых справочников: перечни информационных массивов, различные указатели, отражающие организацию массивов информации конкретного ВЦ.

При больших объемах учетных документов и частых запросах целесообразно создавать механизированные и автоматизированные ИПС.

3.2.4.4. Служба хранения выдает машиночитаемые документы структурным подразделениям ВЦ, передает документы другим организациям для временного или постоянного использования, осуществляет контроль за своевременностью их возвращения.

Подлинники машиночитаемых документов выдаются службой хранения для внесения в них изменений, а также для изготовления с них копий. Дубликаты и копии машиночитаемых документов выдаются для использования.

3.2.4.5. Служба хранения обеспечивает проведение экспертизы ценности машиночитаемых документов, участвует в работе экспертной комиссии ВЦ при определении сроков и режима хранения этих документов.

Сроки хранения машиночитаемых документов в ВЦ устанавливаются совместно с пользователями на основании перечней документов, разрабатываемых с учетом существующих нормативно-методических материалов и согласуемых с Главархивом СССР.

Дополнительные требования к хранению машиночитаемых документов, относящихся к программному обеспечению, определяются исходя из Положения о Государственном фонде алгоритмов и программ (1979).

Порядок передачи машиночиатемых документов на архивное хранение определяется Главархивом СССР.

3.2.5. Составление номенклатур дел

3.2.5.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

3.2.5.2. Различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств СССР и союзных республик, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК (ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

3.2.5.3. Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций (Приложение 7).

Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с центральной экспертной (экспертной) комиссией организации (ЦЭК, ЭК), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается руководителем организации (Приложение 8).

Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК и экспертной комиссией вышестоящей организации.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения (Приложение 9), "Основными правилами работы ведомственных архивов" (1986 г.).

3.2.5.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела*(10), номенклатура дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

3.2.5.5. Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ, второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий - используется в ведомственном архиве организации, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

3.2.5.6. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

3.2.6. Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

3.3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

3.3.1. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления Союза ССР, союзных и автономных республик, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления (Приложение 10).

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по документационному обеспечению.

3.3.2. Организация контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов

3.3.2.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его РКК и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

3.3.2.2. При проведении контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение - исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

3.3.2.3. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

3.3.2.4. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылается два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

3.3.2.5. Служба документационного обеспечения или ответственный за документацию учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив

Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки, использование документов постоянного срока хранения, образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых Главархивом СССР.

Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные (центральные, центральные отраслевые, объединенные ведомственные и междуведомственные) архивы, или их функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц).

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

3.4.1. Экспертиза ценности документов

3.4.1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля за деятельностью экспертных служб подведомственных организаций в министерствах, ведомствах и центральных органах общественных организаций создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В других организациях и структурных подразделениях министерств, ведомств и центральных органов общественных организаций создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Положения об экспертных комиссиях разрабатываются на основе типовых положений, утверждаемых Главархивом СССР, согласовываются с учреждением государственной архивной службы СССР и утверждаются руководителем организации.

Экспертные комиссии являются совещательными органами. Их решения утверждаются руководителями организации.

Заседания центральной экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

3.4.1.2. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней (типовых, ведомственных) документов с указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения, с отметкой "ЭПК" дел временного хранения (до 10 лет).

По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации составляются описи документов постоянного и долговременного хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период; акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. Для организаций, сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК учреждения государственной архивной службы.

После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы документации или ведомственного архива организации в конторы по заготовке вторичного сырья.

3.4.2. Оформление дел

3.4.2.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

3.4.2.2. Обложки дел постоянного и долговременного хранения оформляются по установленной форме (Приложение 11).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ... годы".

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (его структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

3.4.3. Составление описей дел

3.4.3.1. На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляются работниками, ответственными за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела долговременного хранения;

дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

3.4.3.2. В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение.

Допускается включать в опись дела за несколько лет в организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел.

Описи на дела по личному составу (личные дела) могут составляться за несколько лет с валовой нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в 2 экз. (3 экз.).

При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием -передачу дел, указывается дата.

При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

3.4.3.4. Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

4. Механизация и автоматизация работы с документами

Механизация и автоматизация документационного обеспечения управления направлены на повышение эффективности труда работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота.

Механизация и автоматизация работы с документами должны осуществляться на основе упорядоченной системы документирования управленческой деятельности, унификации и сокращения количества применяемых форм документов, рационализации документооборота.

Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

4.1. Состав комплексов средств механизации и автоматизации работы с документами

Автоматизация работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и других систем сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.

Средства механизации и автоматизации работы с документами должны быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в единую систему.

Состав комплектов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами, а именно: от организационной структуры аппарата управления, его размещения, условий труда работников; от количества и содержания документов, от потребности в оперативной и ретроспективной информации; от степени централизации работ с документами. Комплекс технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители, ввод информации в ЭВМ, решение задач и вывод результатов обработки в форме машинограмм или видеограмм, а также совместимости с другими автоматизированными информационными системами.

При внедрении новых технологий работы с документами необходимо руководствоваться социальной экономической целесообразностью их внедрения, учитывать возможность приобретения технических средств в определенные сроки, наличие пригодных помещений, возможность привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п.

4.2. Применение средств механизации

4.2.1. К техническим средствам составления и изготовления текстовых документов относятся пишущие машины, пишущие и организационные автоматы.

Технические средства для изготовления, копирования и оперативного размножения документов включают средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографического копирования и др., а также средства оперативной полиграфии (гектографические, офсетные и др. машины).

К техническим средствам хранения документов относятся различного рода шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются: картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (при необходимости обзора).

Для хранения до 1 тыс. дел применяются шкафы, в том числе с папками для подвесного хранения.

Для хранения и оперативного поиска свыше 1 тыс. дел применяются шкафы стационарные и механизированные.

При наличии микрокопировальной техники документы и информация могут храниться на микрофильмах или микрофишах.

К техническим средствам экспедиционной обработки относятся конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг и др.

4.2.2. Технические средства используются централизованно и децентрализованно. Централизованно используются лишь такие средства, которыми технически невозможно или экономически нецелесообразно оснащать каждое рабочее место.

4.3. Автоматизация работы с документами

4.3.1. Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.

4.3.2. Автоматизированная подготовка часто повторяющихся текстов документов осуществляется на базе банка текстовых заготовок. В банк включаются унифицированные формы и тексты документов, постоянные части текстов, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам правовой характер, формализованные описания структур и содержания документов и др. Индивидуальные документы подготавливаются традиционным машинописным способом.

Документ, подготовленный средствами ВТ, используется в форме машиночитаемого, видеограммы, машинограммы. Машиночитаемые документы и машинограммы используются в управленческом аппарате на правах подлинника (ГОСТ 6.10.4-84); запрещается перепечатывать машинограмму на пишущих машинах. Транспортировка (передача, пересылка) документа на машинном носителе осуществляется с сопроводительным письмом.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации.

4.3.3. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов, единой структуры регистрационного индекса (п. 3.2.1.1. и п. 3.2.1.4) и кодов ОК ТЭИ; в последнем случае запись на машинном носителе дублируется машинограммой РКК, которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится ИПС. Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск и использование информации производится децентрализованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.

4.3.4. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

На автоматизированный контроль ставятся регистрируемые документы со сроком исполнения не менее 10 дней. Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств. После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной РКК, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.

4.3.5. Руководитель организации несет ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определяет право доступа работников к информации, хранящейся на машинных носителях, устанавливает очередность перехода на автоматизированную технологию работы с документами.

Работники управленческого аппарата обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

5. Служба документационного обеспечения управления

5.1. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации (Приложение 12).

5.2. Основными задачами службы документационного обеспечения управления являются внедрение единого порядка работы с документами в организации и ее системе (в том числе с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники) в соответствии с ГСДОУ и действующими нормативами; совершенствование форм и методов работы с документами с учетом механизации и автоматизации документационных процессов.

5.3. Деятельность работников службы документационного обеспечения управления регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.

5.4. Службы документационного обеспечения управления должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим или средним специальным образованием.

Наименования должностей работников службы документационного обеспечения управления должны соответствовать "Общесоюзному классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов".

5.5. Наименование труда работников службы документационного обеспечения управления производится в соответствии с нормами времени, межотраслевыми и отраслевыми нормативными материалами для нормирования труда, утвержденными в централизованном порядке.

______________________________

*(1) В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются "организациями".

*(2) При работе с документами, подпадающими под действие специальных положений, должностные лица организаций должны руководствоваться этими положениями.

*(3) В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами. Например, в соответствии с Законом о трудовых коллективах (М., 1983), утверждение Правил внутреннего трудового распорядка осуществляется голосованием большинства членов трудового коллектива и оформляется протоколом.

*(4) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 31.03.80 N 1812-х.

*(5) Указ Президиума Верховного Совета РСФСР от 29.01.81 N 173.

*(6) Почтовые правила. - М.: Министерство связи СССР, 1985.

*(7) При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

*(8) Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Утверждено Постановлением ГКНТ СССР, Госстандарта и Главархива СССР от 30 ноября 1981 г. N 463/162/298.

*(9) Для поступающих в организацию документов.

*(10) Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.