Приложение N 1. Порядок формирования и ведения реестра уникальных документов архивных фондов Красноярского края

Приложение N 1

к Постановлению Правительства Красноярского края

от 7 апреля 2015 г. N 159-П

Порядок
формирования и ведения реестра уникальных документов
архивных фондов Красноярского края

1. Общие положения

1.1. Порядок формирования и ведения реестра уникальных документов архивных фондов Красноярского края (далее - Порядок) устанавливает процедуру формирования реестра уникальных документов архивных фондов Красноярского края (далее - Реестр) и правила его ведения.

1.2. В Порядке используются следующие понятия:

уникальный документ - документ, хранящийся в краевых государственных архивах, музеях и библиотеках, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) их внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения для Красноярского края и (или) автографичности (далее - уникальный документ);

Реестр - перечень уникальных документов с указанием сведений о названии уникального документа; дате уникального документа; аннотации уникального документа; месте хранения уникального документа; архивном шифре уникального документа; наличии страховой копии уникального документа; состоянии уникального документа;

формирование Реестра - выявление, описание и экспертиза уникальных документов в Реестре в соответствии с требованиями, установленными Порядком;

ведение Реестра - рассмотрение предложений заявителей о включении документов в Реестр, включение информации об уникальных документах в Реестр, внесение изменений в сведения об уникальных документах.

1.3. Отнесение документов к уникальным документам производится на основании экспертизы (оценки) их ценности (далее - экспертиза уникальных документов).

1.4. Включению в Реестр подлежат уникальные документы на всех видах носителей независимо от места их хранения и формы собственности.

1.5. Реестр ведется по форме согласно приложению N 1 к Порядку.

1.6. Уполномоченным органом исполнительной власти Красноярского края, осуществляющим ведение Реестра, является архивное агентство Красноярского края (далее - Агентство).

1.7. Агентство осуществляет следующие функции:

а) обеспечение координации работы краевых государственных архивов, музеев и библиотек по выявлению уникальных документов;

б) внесение информации об уникальном документе в Реестр и внесение в него изменений в порядке, установленном пунктами 3.5, 3.8, 3.9 Порядка;

в) обеспечение сохранности информации, содержащейся в Реестре;

г) мониторинг и анализ состояния и условий хранения уникальных документов, внесенных в Реестр;

д) выдачу свидетельства о регистрации уникального документа в Реестре в порядке, установленном пунктами 3.5, 3.7 Порядка;

е) обеспечение исполнения запросов пользователей об уникальных документах, содержащихся в Реестре, в порядке, установленном пунктом 1.8 Порядка;

ж) размещение Реестра на официальном сайте Агентства с адресом в информационно-телекоммуникационной сети Интернет: красноярские-архивы.рф.

1.8. Информация об уникальных документах, включенных в Реестр, является общедоступной и предоставляется Агентством пользователям на основании запросов не позднее тридцати календарных дней со дня регистрации запроса пользователя.

2. Формирование Реестра

2.1. Непосредственную работу по формированию Реестра осуществляют краевые государственные архивы, музеи и библиотеки.

2.2. Выявление уникальных документов осуществляется краевыми государственными архивами, музеями и библиотеками целенаправленно, а также при проведении экспертизы документов, заявленных краевыми государственными архивами, музеями и библиотеками к временному вывозу за пределы Российской Федерации, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

2.3. Выявление уникальных документов проводится краевыми государственными архивами, музеями и библиотеками на основании следующих критериев:

1) древность документа;

2) подлинность документа;

3) бесспорность культурно-исторической значимости документа;

4) публичность документа;

5) высокая материальная ценность документа;

6) отношение документа к историческому событию;

7) отношение документа к исторической личности;

8) юридическое значение документа;

9) художественные и оформительские особенности документа.

Соответствие документа критерию древности является основанием для признания его уникальным документом и не требует соответствия документа другим критериям.

В случае несоответствия документа критерию древности для признания его уникальным документом необходимо его одновременное соответствие критериям, указанным в подпунктах 2-5 настоящего пункта, и одному или нескольким критериям, указанным в подпунктах 6-9 настоящего пункта.

2.4. Описание уникальных документов проводится краевыми государственными архивами, музеями и библиотеками подокументно в листе учета и описания уникального документа (далее - лист описания) согласно приложению N 2 к Порядку.

Лист описания заполняется краевыми государственными архивами, музеями и библиотеками в соответствии с Правилами описания уникальных документов согласно приложению N 3 к Порядку.

2.5. Экспертиза уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Реестр краевыми государственными архивами, музеями, библиотеками самостоятельно, а при необходимости с привлечением на возмездной основе специалистов в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин.

По результатам экспертизы уникальных документов составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно уникальности документа.

3. Ведение Реестра

3.1. Ведение Реестра осуществляет Агентство путем рассмотрения предложений заявителей о включении документов в Реестр, включения информации об уникальных документах в Реестр, внесения изменений в сведения об уникальных документах.

3.2. Заявителями являются краевые государственные архивы, музеи и библиотеки.

3.3. Заявитель представляет в Агентство предложение о включении документа в Реестр в виде заполненного в двух экземплярах листа описания и экспертного заключения в срок не позднее 1 августа текущего года.

3.4. Агентство рассматривает документы, указанные в пункте 3.3 Порядка, в срок, не превышающий девяносто календарных дней со дня их поступления, и принимает одно из следующих решений:

о включении уникального документа в Реестр;

об отказе во включении документа в Реестр.

3.5. В случае принятия решения о включении уникального документа в Реестр Агентство в течение трех рабочих дней со дня принятия такого решения:

включает информацию об уникальном документе в Реестр;

присваивает уникальному документу регистрационный номер в Реестре и проставляет его на обоих экземплярах листа описания;

оформляет и выдает заявителю свидетельство о регистрации уникального документа в Реестре по форме согласно приложению N 4 к Порядку (далее - Свидетельство).

3.6. В случае принятия решения об отказе во включении документа в Реестр Агентство направляет заявителю в течение трех рабочих дней со дня принятия такого решения:

копию решения об отказе во включении документа в Реестр с указанием причин отказа;

один экземпляр листа описания и экспертного заключения.

Основанием для принятия решения об отказе во включении документа в Реестр является несоответствие документа требованиям пункта 2.3 Порядка.

3.7. Свидетельство оформляется в одном экземпляре, имеет порядковый номер и заверяется печатью Агентства.

3.8. В случае принятия решения об исключении уникального документа из Реестра Агентство в течение трех рабочих дней со дня принятия такого решения:

исключает информацию об уникальном документе из Реестра;

направляет в адрес краевого государственного архива, музея, библиотеки копию решения об исключении уникального документа из Реестра;

делает отметку об исключении уникального документа из Реестра в листе описания.

Свидетельство подлежит возврату в Агентство не позднее чем через десять рабочих дней со дня получения копии решения об исключении уникального документа из Реестра.

Основанием для принятия решения об исключении уникального документа из Реестра является предоставление краевыми государственными архивами, музеями и библиотеками:

акта о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19);

акта, составленного в произвольной форме, об уничтожении уникального документа в случае непредвиденных обстоятельств (наводнения, пожара, землетрясения и других стихийных бедствий, а также в результате военных действий).

3.9. В случае принятия решения о внесении изменений, происшедших с уникальными документами со дня включения их в Реестр (проведение реставрации, смена собственника, изменение места хранения, публикация, экспонирование, создание страхового фонда и (или) фонда пользования и другие), Агентство в течение трех рабочих дней со дня получения акта об изменениях и дополнениях (далее - акт), составленного в произвольной форме краевыми государственными архивами, музеями и библиотеками вносит их в лист описания и Реестр.

3.10. Один из экземпляров листа описания, экспертного заключения, акта, представленных заявителями в Агентство, подлежит постоянному хранению в деле Агентства, другой экземпляр листа описания, экспертного заключения, акта Агентство направляет в адрес заявителя не позднее трех рабочих дней со дня внесения изменений в лист описания и Реестр.