Приказ Архивного отдела Приморского края от 29 июня 2012 г. N 23 "Об утверждении административного регламента архивного отдела Приморского края по предоставлению государственной услуги "Исполнение поступивших из-за рубежа запросов, связанных с реализацией законных прав и свобод человека и гражданина, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

С изменениями и дополнениями от:

26 июля, 21 августа, 26 ноября 2012 г.

В соответствии с постановлением Администрации Приморского края от 05 октября 2011 года N 249-па "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг"

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент архивного отдела Приморского края по предоставлению государственной услуги "Исполнение поступивших из-за рубежа запросов, связанных с реализацией законных прав и свобод человека и гражданина, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - административный регламент).

2. Признать утратившими силу приказы архивного отдела Приморского края:

от 07 апреля 2010 года N 4 "Об утверждении административного регламента по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";

от 17 июня 2010 года N 16 "О внесении изменений в приказ архивного отдела Приморского края от 07 апреля 2010 года N 4 "Об утверждении административного регламента по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного приказа следует читать как "от 28 июля 2010 г."

3. Ведущему специалисту-эксперту Шестак Л.Л. обеспечить направление копий настоящего приказа:

а) в течение семи дней со дня его принятия в департамент массовых коммуникаций Приморского края для официального опубликования, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и проведения юридической экспертизы, в Законодательное Собрание Приморского края;

б) в течение десяти дней со дня его принятия в прокуратуру Приморского края.

4. Консультанту Богданец И.А. разместить административный регламент на официальном информационно-телекоммуникационном сайте Администрации Приморского края и органов исполнительной власти Приморского края в разделе "Архивный отдел" и опубликовать в информационно-методическом бюллетене архивного отдела Приморского края.

5. Контроль за выполнением данного приказа оставляю за собой.

Начальник архивного отдела

В.И. Кузнецова

Информация об изменениях:

Приказом Архивного отдела Приморского края от 26 ноября 2012 г. N 37 наименование настоящего Административного регламента изложено в новой редакции

См. текст наименования в предыдущей редакции

Административный регламент
архивного отдела Приморского края по предоставлению государственной услуги "Исполнение поступивших из-за рубежа запросов, связанных с реализацией законных прав и свобод человека и гражданина, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"
(утв. приказом архивного отдела Приморского края от 29 июня 2012 г. N 23)

С изменениями и дополнениями от:

26 июля, 21 августа, 26 ноября 2012 г.

Раздел I. Общие положения

Информация об изменениях:

Приказом Архивного отдела Приморского края от 26 ноября 2012 г. N 37 в пункт 1 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. Предмет регулирования административного регламента.

Административный регламент архивного отдела Приморского края по предоставлению государственной услуги "Исполнение поступивших из-за рубежа запросов, связанных с реализацией законных прав и свобод человека и гражданина, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее соответственно - Регламент, государственная услуга) определяет сроки и последовательность административных процедур и административных действий архивного отдела Приморского края по исполнению поступивших из-за рубежа социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством, а также оформлению в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного отдела Приморского края от 26 ноября 2012 г. N 37 в пункт 2 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Описание заявителей.

Заявителями государственной услуги являются физические лица.

От имени заявителей за получением государственной услуги могут обращаться физические и юридические лица, имеющие право в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги (далее - представители).

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

Информирование о предоставлении государственной услуги осуществляется:

непосредственно в архивном отделе;

на информационных стендах, расположенных в архивном отделе;

с использованием средств телефонной связи, электронной почты: e-mail: archives@primorsky.ru;

в информационно-телекоммуникационных сетях, доступ к которым не ограничен определенным кругом лиц (включая сеть "Интернет"), в том числе на официальном сайте Администрации Приморского края и органов исполнительной власти Приморского края http://www.primorsky.ru/, раздел "Архивный отдел" (далее - Интернет-сайт).

Для получения информации по вопросам предоставления государственной услуги пользователь обращается в архивный отдел по адресу: 690091, г. Владивосток, ул. Алеутская, 45-а, кабинеты 420, 425.

Номера телефонов для справок: (423) 240-61-83, 240-61-84, 240-61-86, 240-61-87.

График (режим) работы архивного отдела:

понедельник - четверг - с 9-00 до 18-00;

пятница - с 9-00 до 17-00;

перерыв на обед с 13-00 до 14-00;

суббота, воскресенье - выходной день.

В предпраздничные дни продолжительность времени работы архивного отдела сокращается на один час, прекращаясь на один час раньше.

График (режим) приема пользователей (представителей):

вторник, четверг - с 10-00 до 17-00.

В информационно-телекоммуникационных сетях, доступ к которым не ограничен определенным кругом лиц (включая сеть "Интернет"), а также на информационном стенде архивного отдела размещается следующая информация:

о месте нахождения, графике работы архивного отдела;

адрес Интернет - сайта;

адрес электронной почты архивного отдела;

номера телефонов архивного отдела;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

перечень документов, представляемых пользователем (представителем), а также требования, предъявляемые к этим документам;

образец заявления на предоставление государственной услуги;

основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

порядок предоставления государственной услуги;

блок-схема предоставления государственной услуги.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения пользователей, должностные лица обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросу предоставления государственной услуги. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил пользователь, фамилии, имени, отчества и должности должностного лица, принявшего телефонный звонок.

При невозможности должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленный вопрос, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) должностному лицу, обладающему информацией по поставленному вопросу, или пользователю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

При предоставлении консультаций по вопросам предоставления государственной услуги предоставляется информация по следующим вопросам:

перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

график работы архивного отдела;

сроки предоставления государственной услуги;

информация о результатах предоставления государственной услуги;

сведения о применяемых нормативных правовых актах по вопросам предоставления государственной услуги.

При обращении пользователя (представителя) в письменной или электронной форме ответ по существу поставленного вопроса направляется в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

При консультировании в электронном виде ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения, поступившего по электронной почте.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

Информация об изменениях:

Приказом Архивного отдела Приморского края от 26 ноября 2012 г. N 37 в пункт 4 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. Наименование государственной услуги.

Наименование государственной услуги - "Исполнение поступивших из-за рубежа запросов, связанных с реализацией законных прав и свобод человека и гражданина, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

5. Наименование органа исполнительной власти Приморского края, непосредственно предоставляющего государственную услугу.

Государственную услугу предоставляет архивный отдел Приморского края (далее - архивный отдел).

Предоставление государственной услуги осуществляется специалистами архивного отдела.

6. Описание результатов предоставления государственной услуги. Результатом предоставления государственной услуги является:

проставление апостиля на архивной справке, архивной выписке, архивной копии с их направлением заявителю;

отказ в предоставлении государственной услуги с направлением мотивированного письма архивного отдела.

7. Сроки предоставления государственной услуги.

Запросы о предоставлении государственной услуги исполняются архивным отделом в течение 30 календарных дней со дня их регистрации.

В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запросов о предоставлении государственной услуги на 30 календарных дней.

При поступлении в архивный отдел запросов о предоставлении государственной услуги, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, запросы в течение 10 календарных дней с момента регистрации направляются пользователям, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Запросы о предоставлении государственной услуги, не относящиеся к составу хранящихся в архивном отделе документов (далее - непрофильные запросы), в течение 15 календарных дней со дня их регистрации в архивном отделе направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного отдела Приморского края от 26 ноября 2012 г. N 37 в пункт 8 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги, с указанием реквизитов нормативных правовых актов.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Законом СССР от 24.06.1991 N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу";

Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";

Законом Приморского края от 10.04.2006 N 349-КЗ "Об архивном деле в Приморском крае";

Постановлением Администрации Приморского края от 06.08.2007 N 216-па "О создании архивного отдела Приморского края и об утверждении Положения об архивном отделе Приморского края".

Информация об изменениях:

Приказом Архивного отдела Приморского края от 21 августа 2012 г. N 30 в пункт 9 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Приморского края для предоставления государственной услуги, с разделением на документы и информацию, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия.

Для предоставления государственной услуги в архивный отдел представляется запрос о предоставлении государственной услуги в письменной или электронной форме (далее - запрос).

В запросе указываются:

наименование архивного отдела, или должностного лица, кому оно адресовано;

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, а также их изменения на период запрашиваемой информации, год и место его рождения, гражданство;

почтовый адрес места жительства (пребывания), по которому должен быть направлен ответ;

изложение существа запроса, личная подпись и дата.

В зависимости от содержания запроса указываются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены копии документов, связанных с темой запроса.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации. В случае если для предоставления государственной услуги необходима обработка персональных данных лица, не являющегося заявителем, и если в соответствии с федеральным законом обработка таких персональных данных может осуществляться с согласия указанного лица, при обращении за получением государственной услуги заявитель дополнительно представляет документы, подтверждающие получение согласия указанного лица или его законного представителя на обработку персональных данных указанного лица. Указанное правило не распространяется на лиц, признанных безвестно отсутствующими, и на разыскиваемых лиц, место нахождения которых не установлено уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Документы, подтверждающие получение согласия, могут быть представлены, в том числе, в форме электронного документа.

10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, действующим законодательством не предусмотрены.

11. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является:

отсутствие в запросе о предоставлении государственной услуги (далее - запрос) сведений, необходимых для его исполнения;

отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия;

отсутствие фамилии, почтового адреса заявителя;

запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов их семей;

в запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в архивный отдел;

ответ по существу поставленного вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную тайну или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Об отказе в рассмотрении запроса по существу письменно или в электронной форме сообщается заявителю в 15-дневный срок.

Если запрос не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

12. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Приморского края.

Информация о порядке предоставления государственной услуги предоставляется бесплатно.

Государственная услуга предоставляется бесплатно.

13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления услуги.

Максимальное время ожидания в очереди при получении информации по вопросу предоставления государственной услуги, подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги не должно превышать 30 минут.

14. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.

Регистрация запроса производится в течение 1 рабочего дня в день поступления запроса в архивный отдел.

15. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Здание, в котором расположен архивный отдел, должен быть оборудован отдельным входом для свободного доступа заявителей в помещение.

Помещение, в которых предоставляется государственная услуга, должно содержать места для информирования, ожидания и приема пользователей (представителей) и быть оборудованы:

противопожарной системой и средствами пожаротушения;

системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций;

средствами оказания первой медицинской помощи (аптечка).

Места для информирования пользователей (представителей)должны быть оборудованы информационными стендами, которые должны быть заметными, хорошо просматриваемыми и функциональными.

Места для ожидания пользователей (представителей) должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам и должны быть оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, туалетами, стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической загрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может быть менее 3 мест.

Кабинеты для непосредственного приема пользователей (представителей) должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам, оборудованы противопожарной системой, столами, стульями, снабжены информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета и наименования архивного отдела.

Рабочее место специалиста архивного отдела оборудуется персональным компьютером.

В местах ожидания должны быть созданы условия для обслуживания инвалидов: столы для инвалидов должны быть размещены в стороне от входа с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок.

16. Показатели доступности и качества государственной услуги

Показатели качества предоставления государственной услуги:

отсутствие жалоб о нарушении прав и законных интересов заявителя при предоставлении государственной услуги.

Заявитель взаимодействует со специалистом в следующих случаях:

при предоставлении запроса о предоставлении государственной услуги;

при информировании о ходе предоставления государственной услуги, о предоставлении государственной услуги;

при получении результата предоставления государственной услуги.

Взаимодействие заявителя со специалистом при предоставлении государственной услуги осуществляется лично, по телефону, с использованием почтовой связи или путем обмена электронными документами с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, доступ к которым не ограничен определенным кругом лиц (включая сеть "Интернет"). Продолжительность личного взаимодействия заявителя со специалистом составляет до 30 минут, по телефону - до 10 минут.

Показатели доступности и качества государственной услуги определяются как выполнение архивным отделом взятых на себя обязательств по предоставлению государственной услуги в соответствии со стандартом ее предоставления и оцениваются следующим образом:

1) доступность:

% (доля) заявителей, ожидающих получения государственной услуги в очереди не более 10 минут, - 95 процентов;

% (доля) заявителей, удовлетворенных полнотой и доступностью информации о порядке предоставления государственной услуги, - 100 процентов;

% (доля) заявителей, для которых доступна информация о получении государственной услуги с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, доступ к которым не ограничен определенным кругом лиц (включая сеть "Интернет"), - 100 процентов;

% (доля) случаев предоставления государственной услуги, запрос для получения которой был направлен заказным почтовым отправлением, а также в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, доступ к которым не ограничен определенным кругом лиц (включая сеть "Интернет"), - 100 процентов;

% (доля) случаев предоставления государственной услуги в установленные сроки со дня поступления заявления - 100 процентов;

2) качество:

% (доля) заявителей, удовлетворенных качеством информирования о порядке предоставления государственной услуги, в том числе в электронном виде - 100 процентов;

% (доля) заявителей, удовлетворенных качеством предоставления государственной услуги, - 100 процентов;

% (доля) обоснованных жалоб заявителей к общему количеству заявителей, обратившихся с заявлением о предоставлении государственной услуги, - 1 процент;

% (доля) заявителей, удовлетворенных организацией процедуры приема запроса о предоставлении государственной услуги, в том числе в электронном виде, - 95 процентов.

III. Административные процедуры

Информация об изменениях:

Приказом Архивного отдела Приморского края от 26 ноября 2012 г. N 37 в пункт 17 настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

17. Описание последовательности административных процедур предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

а) прием запроса;

б) рассмотрение запроса;

в) проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях и направление их заявителю.

Блок-схема последовательности административных процедур предоставления государственной услуги приведена в приложении к Регламенту.

18. Административная процедура - прием запроса.

Основанием для начала административной процедуры по приему запроса является поступление запроса в архивный отдел.

Административная процедура осуществляется специалистом архивного отдела, ответственным за прием и регистрацию документов.

Специалист архивного отдела, ответственный за прием и регистрацию документов, принимает и регистрирует запрос, оформляет бланк поручения к запросу и передает зарегистрированный запрос с бланком поручения на рассмотрение начальнику архивного отдела (в его отсутствие - его заместителю) в день поступления запроса в архивный отдел.

Начальник архивного отдела (в его отсутствие - его заместитель) определяет специалиста архивного отдела, ответственного за рассмотрение запроса в течение 2 рабочих дней со дня получения запроса.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня.

Результатом административной процедуры является регистрация запроса и назначение специалиста архивного отдела, ответственного за рассмотрение запроса.

19. Административная процедура - рассмотрение запроса.

Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению запроса является получение запроса специалистом архивного отдела, ответственным за рассмотрение запроса.

Административная процедура осуществляется специалистом архивного отдела, ответственным за рассмотрение запроса, а также специалистом архивного отдела, ответственным за прием и регистрацию документов.

Рассмотрение запроса осуществляется путем анализа его тематики, в результате которого определяется:

правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

степень полноты информации, содержащейся в запросе пользователя, необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

Специалист архивного отдела, ответственный за рассмотрение запроса, осуществляет поиск по архивным справочникам в традиционной и электронной форме, имеющимся в архивном отделе, государственных и муниципальных архивах, описям дел, хранящихся в справочно-информационном фонде архивного отдела, картотеках и сведениях о документах по личному составу, хранящихся в организациях, городским и ведомственным телефонным справочникам.

Специалист архивного отдела, ответственный за рассмотрение запроса:

а) в случае отсутствия в запросе достаточных данных для предоставления государственной услуги - готовит проект письма об уточнении сведений, необходимых для исполнения запроса (далее - письмо об уточнении сведений) и направляет его начальнику отдела (в его отсутствие - его заместителю) на подпись не позднее 10 календарных дней со дня регистрации запроса в архивном отделе;

б) в отношении непрофильных запросов не позднее 15 календарных дней со дня регистрации запроса в архивном отделе: готовит проект письма о перенаправлении запроса по принадлежности (далее - письмо о перенаправлении запроса) в адрес

заявителя;

готовит проект сопроводительного письма для перенаправления запроса по принадлежности (далее - сопроводительное письмо) с приложением запроса в адрес соответствующего архива, органа, организации, а также, если запрос требует исполнения несколькими архивами, органами и организациями проекты сопроводительных писем с указанием о направлении ответа в адрес архивного отдела и приложением копии запроса;

направляет данные проекты начальнику отдела (в его отсутствие - его заместителю) на подпись;

в) в случае если место хранения архивных документов установить не удалось или установлены факты гибели (уничтожения) документов - готовит проект письма об отсутствии запрашиваемых сведений, в котором излагается причина, по которой не представляется возможным представить истребуемый документ и направляет его начальнику отдела (в его отсутствие - его заместителю) на подпись;

г) в случае наличия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, установленных пунктом 11 настоящего Регламента, - готовит проект письма об отказе в рассмотрении запроса по существу (далее - письмо об отказе) и направляет начальнику отдела (в его отсутствие - его заместителю) на подпись не позднее 15 календарных дней со дня регистрации запроса в архивном отделе.

Начальник отдела (в его отсутствие - его заместитель) подписывает соответствующий проект письма и передает его специалисту архивного отдела, ответственному за прием и регистрацию документов в день его получения.

Письмо об уточнении сведений, письмо об отказе, письмо о перенаправлении запроса, письмо об отсутствии запрашиваемых сведений направляется специалистом архивного отдела, ответственным за прием и регистрацию документов, заявителю способом, указанном в запросе, либо, если такой способ в запросе не указан - в форме запроса, в течение 1 рабочего дня со дня его получения.

Сопроводительное письмо с приложением запроса либо сопроводительное письмо с указанием о направлении ответа в адрес архивного отдела и приложением копии запроса направляется специалистом архивного отдела, ответственным за прием и регистрацию документов, в адрес соответствующего архива, органа, организации.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 25 календарных дней, в исключительном случае начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса еще на 30 календарных дней.

Результатами административной процедуры являются направление письма об уточнении сведений, письма об отказе, письма о перенаправлении запроса, письма об отсутствии запрашиваемых сведений, сопроводительного письма с приложением запроса либо сопроводительного письма с указанием о направлении ответа в адрес архивного отдела, а также рассмотрение запроса по существу.

20. Административная процедура - проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях и направление их заявителю.

Основанием для начала административной процедуры является поступление в архивный отдел архивных справок, архивных выписок и архивных копий для проставления апостиля.

Административная процедура осуществляется специалистом архивного отдела, специалистом архивного отдела, уполномоченного на регистрацию апостиля, а также специалистом архивного отдела, ответственным за прием и регистрацию документов.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными и (или) муниципальными архивами, государственными органами, органами местного самоуправления, организациями Приморского края (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), осуществляется после представления ими в архивный отдел образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае листы документа и лист, на котором проставлен апостиль, прошиваются и пронумеровываются и скрепляются печатью. Количество листов заверяется подписью специалиста архивного отдела, проставляющего апостиль, с указанием наименования его должности.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

Факт проставления апостиля регистрируется специалистом архивного отдела, уполномоченного на регистрацию апостиля, в журнале учета проставления апостиля, где указываются: порядковый номер, дата проставления апостиля, фамилия, имя и отчество заявителя, откуда поступил запрос, фамилия уполномоченного должностного лица, проставившего апостиль, а также фамилия и должность лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию, место хранения (номер дела) второго экземпляра архивной справки, архивной выписки и архивной копии.

После проставления апостиля специалист архивного отдела, ответственный за рассмотрение запроса, готовит проект письма о предоставлении государственной услуги в адрес заявителя с приложением документов с проставленным апостилем либо их копий и направляет его начальнику отдела (в его отсутствие - его заместителю) на подпись.

Начальник отдела (в его отсутствие - его заместитель) подписывает проект письма о предоставлении государственной услуги и передает его специалисту архивного отдела, ответственному за прием и регистрацию документов в день его получения.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются специалистом архивного отдела, ответственным за прием и регистрацию документов, при обращении в архивный отдел заявителя лично при предъявлении им документа, удостоверяющего личность и квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля; представителем заявителя дополнительно предъявляется доверенность, оформленная в установленном порядке.

В случае истребования архивных справок, архивных выписок или архивных копий российскими, иностранными гражданами и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, архивные документы не направляются, вместо подлинников направляются копии истребуемых документов.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России.

В случае исполнения запроса несколькими архивами, органами, организациями все полученные от архивов, органов и организаций архивные справки, архивные выписки, архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений архивный отдел с сопроводительным письмом направляет непосредственно в адрес заявителя.

Максимальный срок исполнения административной процедуры составляет 3 рабочих дня.

Результат административной процедуры: проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, а также направление их заявителю.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

21. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых проверок (осуществляется на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановых проверок, в том числе проверок по конкретным обращениям заявителей. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексная проверка), либо отдельные вопросы (тематическая проверка).

Внеплановые проверки осуществляются на основании приказа начальника архивного отдела.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги (далее - текущий контроль), осуществляется начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами настоящего Регламента и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования по предоставлению государственной услуги.

Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности). Все плановые проверки должны осуществляться регулярно. По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

Результаты проверок оформляются актами проверки, в которых указываются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

По результатам проверки, при выявлении допущенных нарушений начальник отдела либо уполномоченное им должностное лицо принимает решение об их устранении и меры по наложению дисциплинарного взыскания.

Ответственность должностных лиц архивного отдела за соблюдением сроков и порядка проведения административных процедур, установленных настоящим Регламентом, закрепляется в их должностных регламентах.

По результатам контроля, при выявлении допущенных нарушений, начальник архивного отдела принимает решение об их устранении и меры по наложению дисциплинарного взыскания, а также подготовке предложений по изменению положений Регламента.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений, действий (бездействия) архивного отдела, а также должностных лиц"

Информация об изменениях:

Приказом Архивного отдела Приморского края от 26 ноября 2012 г. N 37 пункт 22 настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

22. Решения и действия (бездействие) начальника архивного отдела и должностных лиц, участвующих в предоставлении государственной услуги, и решения архивного отдела, принятые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, могут быть обжалованы заявителями (представителями) в досудебном (внесудебном) порядке

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования, установленный настоящим разделом, применяется ко всем административным процедурам, перечисленным в разделе III настоящего Регламента.

Заявитель (представитель) может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации заявления о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требования у заявителя представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органа, предоставляющего государственную услугу, а также иных документов, не предусмотренных настоящим Регламентом для предоставления государственной услуги;

отказ в приеме документов и отказ в предоставлении государственной услуги;

взимание с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Приморского края;

отказа архивного отдела либо должностного лица или специалиста архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя (представителя) на решения, действия (бездействие) архивного отдела или его должностного лица, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, которая может быть подана:

непосредственно в архивный отдел либо в вышестоящий орган власти - Администрацию Приморского края (Губернатору Приморского края);

в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации Приморского края и органов исполнительной власти Приморского края, в том числе по электронной почте.

Жалоба должна содержать:

наименование архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, либо должностного лица или специалиста, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела либо должностного лица или специалиста архивного отдела, предоставляющего государственную услугу;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архивного отдела либо должностного лица или специалиста архивного отдела, предоставляющего государственную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба заявителя подлежит регистрации в день поступления в архивный отдел.

Жалоба, подлежит рассмотрению начальником архивного отдела в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя (представителя) либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы начальник архивного отдела принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю (представителю) денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Приморского края, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по жалобе, заявителю (представителю) в письменной форме и по желанию заявителя (представителя) в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления начальник архивного отдела незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Решение, принятое начальником архивного отдела по результатам рассмотрения жалобы на решения и действия (бездействие) архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, должностного лица архивного отдела может быть обжаловано заявителем в вышестоящий орган государственной власти - Администрацию Приморского края (Губернатору Приморского края) по адресу: г. Владивосток ул. Светланская, 22, а также на интернет-сайт (www.primorsky.ru) либо по электронной почте Администрации Приморского края (E-mail: administration@primorsky.ru), либо в судебном порядке.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного отдела Приморского края от 26 ноября 2012 г. N 37 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к административному регламенту архивного отдела

Приморского края по предоставлению государственной услуги

"Исполнение поступивших из-за рубежа запросов, связанных

с реализацией законных прав и свобод человека и гражданина,

оформление в установленном порядке архивных справок,

направляемых в иностранные государства", утвержденному приказом

архивного отдела Приморского края от 29 июня 2012 года N 23

Блок-схема
последовательности административных процедур по предоставлению архивным отделом Приморского края государственной услуги "Исполнение поступивших из-за рубежа запросов, связанных с реализацией законных прав и свобод человека и гражданина, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

С изменениями и дополнениями от:

26 ноября 2012 г.

Поступление запроса заявителя в архивный отдел Приморского края

Прием запроса, его регистрация

нет

Анализ тематики запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса, поиск места хранения документов

да

/----------------------------------\ /----------------------------------\

|     Уведомление заявителя о      | |  Решение вопроса о проставлении  |

|  предоставлении дополнительных   | |             апостиля             |

| сведений (возвращение запроса),  | | да                           нет |

|ответ об отсутствии запрашиваемых | |                                  |

|             сведений             | |                                  |

\----------------------------------/ \----------------------------------/

     /--------------------------------------\      /--------------------\

     | Получение архивной справки, архивной |      |Направление запроса |

     |  выписки, архивной копии, требующей  |      | по принадлежности  |

     |        проставления апостиля         |      |                    |

     \--------------------------------------/      \--------------------/

     /----------------------------------\     /-------------------------\

     | Проставление апостиля, вручение  |     | Уведомление заявителя о |

     |    (направление) истребуемых     |     | направлении запроса по  |

     |       документов заявителю       |     |     принадлежности      |

     \----------------------------------/     \-------------------------/

     /----------------------------------\     /-------------------------\

     |  Предоставление государственной  |     |     Предоставление      |

     |         услуги завершено         |     | государственной услуги  |

     |                                  |     |        завершено        |

     \----------------------------------/     \-------------------------/