Постановление Администрации Приморского края от 28 июня 2013 г. N 258-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края"

2.1.1. На основании Устава Приморского края Губернатор Приморского края, Администрация Приморского края издают следующие правовые акты:

постановления Губернатора Приморского края;

распоряжения Губернатора Приморского края;

постановления Администрации Приморского края;

распоряжения Администрации Приморского края.

2.1.2. Принятие решений Губернатором Приморского края, должностными лицами Администрации Приморского края, руководителями государственных органов, подразделений по вопросам организации внутренней деятельности сопровождается изданием следующих правовых актов:

приказов Губернатора Приморского края (при осуществлении им полномочий представителя нанимателя от имени Приморского края) (далее - приказы Губернатора Приморского края по кадровым вопросам);

приказов Администрации Приморского края (при осуществлении полномочий работодателя);

распоряжений первого вице-губернатора Приморского края;

распоряжений вице-губернатора Приморского края;

приказов первого вице-губернатора Приморского края;

приказов вице-губернатора Приморского края;

приказов по аппарату Администрации Приморского края;

приказов руководителей государственных органов, подразделений.

2.1.3. Государственные органы, подразделения в соответствии с их полномочиями издают постановления, распоряжения, приказы.

2.1.4. Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, оформляются протоколами.

2.1.5. В процессе деятельности государственных органов, подразделений создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные и служебные записки, письма, обзоры и т.д.).

Для оперативной передачи информации используются факсограммы, телеграммы, телефонограммы, электронная почта.

2.1.6. Для осуществления приема, увольнения, перемещения гражданских служащих, предоставления им отпусков оформляются служебные контракты, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству.

2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

2.2.2. Бланки документов государственных органов, подразделений разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Документы, издаваемые от имени двух или более государственных органов, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.2.3. В Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях применяются следующие виды бланков документов:

бланк постановления Губернатора Приморского края (приложение N 1);

бланк распоряжения Губернатора Приморского края (приложение N 2);

бланк постановления Администрации Приморского края (приложение N 3);

бланк распоряжения Администрации Приморского края (приложение N 4);

бланк распоряжения первого вице-губернатора Приморского края (приложение N 5);

бланк распоряжения вице-губернатора Приморского края (приложение N 6);

бланк приказа Губернатора Приморского края (приложение N 7);

бланк приказа по аппарату Администрации Приморского края (приложение N 8);

бланк приказа Администрации Приморского края (приложение N 9);

бланк приказа первого вице-губернатора Приморского края (приложение N 10);

бланк приказа вице-губернатора Приморского края (приложение N 11);

бланк письма Администрации Приморского края (приложение N 12);

бланк письма структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края (приложение N 13);

бланк письма органа исполнительной власти Приморского края (приложение N 14);

бланк должностного лица (Губернатора Приморского края) (приложение N 15);

бланки писем Губернатора Приморского края с изображением герба Приморского края:

представительские бланки (приложение N 16);

представительские бланки на английском языке (приложение N 17);

официальные бланки (приложение N 18);

официальные бланки на английском языке (приложение N 19);

представительские бланки с элементами дизайна (приложение N 20);

представительские бланки с элементами дизайна на английском языке (приложение N 21);

бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна (приложение N 22);

бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна на английском языке (приложение N 23).

2.2.4. Бланки документов государственных органов и подразделений подлежат согласованию с административным департаментом.

2.2.5. На гербовых бланках писем Губернатора Приморского края типографским способом или специальным нумератором на оборотной стороне бланка в правом нижнем поле проставляются учетные порядковые номера.

Учет поступления и выдачи гербовых бланков производится в журналах установленной формы (приложение N 24).

2.2.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.3.1. При подготовке документов используется шрифт Times New Roman (Cyr) размером N 14 (N 12, 13 - для оформления табличных материалов) через 1-1,5 межстрочных интервала.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие размеры полей:

левое - 2,5 см, правое - 1,5 см, верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

2.3.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.3.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений, являются:

2.3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

2.3.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов следующие:

08.12.2012 или 8 декабря 2012 года.

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра транспорта

Российской Федерации

подпись        И.О. Фамилия

30.04.2012

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.04.2012 N 01-15/155-К

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                               Директор департамента

                                          организационной работы аппарата

                                           Администрации Приморского края

                                           подпись           И.О. Фамилия

                                                     16.04.2012

                                                     УТВЕРЖДЕН

                                                  постановлением

                                           Губернатора Приморского края

                                           от 15 апреля 2012 года N 14-па

         Директор департамента

     организационной работы аппарата

     Администрации Приморского края

     подпись            И.О. Фамилия

             20.09.2011

 Губернатор края -

Глава Администрации

  Приморского края                                           И.О. Фамилия

И.о. директора департамента                                  И.О. Фамилия

Директор департамента                                        И.О. Фамилия

        Директор

департамента финансов

   Приморского края                                          И.О. Фамилия

Подлинник документа находится в деле N ____ за ________ год

(наименование государственного органа, подразделения)

Верно

Главный специалист-эксперт

департамента по делам молодёжи

Приморского края                   подпись                   И.О. Фамилия

07.02.2013

П.О. Савченко

(432) 220-15-63

В.П. Морозову

Прошу подготовить проект договора

к 5.10.2012

подпись дата

2.3.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

2.4.1. Подготовка проектов законов Приморского края осуществляется в соответствии с примерной Программой законопроектной деятельности Губернатора Приморского края.

Подготовка проектов законов Приморского края, не включенных в примерную Программу законопроектной деятельности Губернатора Приморского края, осуществляется на основании поручения Губернатора Приморского края или первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края.

2.4.2. Проекты законов Приморского края и проекты постановлений Законодательного Собрания Приморского края оформляются в соответствии с Правилами оформления нормативных правовых актов в Законодательном Собрании Приморского края.

2.4.3. Для подготовки проектов законов Приморского края, затрагивающих компетенцию различных государственных органов, подразделений, по инициативе ответственного за разработку проекта закона Приморского края государственного органа, подразделения могут создаваться рабочие группы.

Решение о создании рабочей группы по подготовке проекта закона Приморского края принимается курирующим первым вице-губернатором Приморского края, вице-губернатором Приморского края.

2.4.4. Проекты законов Приморского края проходят согласование по следующей схеме:

руководитель государственного органа, подразделения, подготовившего проект закона Приморского края;

руководители отраслевых государственных органов, вопросы деятельности которых затрагивает проект закона Приморского края;

директор правового департамента Администрации Приморского края;

полномочный представитель Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края;

начальник отдела распорядительных документов административного департамента;

первый вице-губернатор Приморского края, вице-губернатор Приморского края, курирующие вопросы, являющиеся предметом регулирования проекта закона Приморского края;

вице-губернатор Приморского края, курирующий вопросы правового обеспечения.

2.4.5. Подписанное Губернатором Приморского края распоряжение о внесении на рассмотрение Законодательного Собрания Приморского края проекта закона Приморского края вносится в общий отдел Законодательного Собрания Приморского края гражданскими служащими государственного органа, подразделения, подготовивших проект закона Приморского края, с одновременным уведомлением полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края.

2.4.6. Подготовка проектов постановлений Законодательного Собрания Приморского края осуществляется в порядке, установленном для подготовки проектов законов Приморского края.

2.5.1. Проект заключения на представленные Губернатору Приморского края проекты законов Приморского края и поправки к проектам законов Приморского края готовятся по поручению полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края отделом по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края департамента внутренней политики Приморского края (далее - отдел по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края) в 30-дневный срок со дня поступления указанных проектов и поправок в Администрацию Приморского края.

2.5.2. Отдел по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края готовит проект заключения с учетом мнения отраслевых государственных органов, а также правового департамента Администрации Приморского края.

Предложения и замечания на проект закона Приморского края и поправки к проекту закона Приморского края направляются в адрес отдела по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края в срок, не превышающий 10 дней со дня получения соответствующего запроса, если в запросе не установлен иной срок.

2.5.3. Проект заключения на проект закона Приморского края и поправки к проекту закона Приморского края подлежат согласованию с первым вице-губернатором Приморского края, вице-губернатором Приморского края, курирующими вопросы, составляющие предмет регулирования проекта закона Приморского края.

2.5.4. Подготовка проектов заключений Администрации Приморского края по поправкам к проекту закона Приморского края о краевом бюджете на очередной финансовый год и плановый период и к проекту закона Приморского края о внесении изменений в Закон Приморского края о краевом бюджете на очередной финансовый год и плановый период осуществляется в соответствии с Законом Приморского края от 2 августа 2005 года N 271-КЗ "О бюджетном устройстве, бюджетном процессе и межбюджетных отношениях в Приморском крае".

2.6.1. Проект поправок Губернатора Приморского края к проекту закона Приморского края готовится по поручению полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края отделом по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края в срок, установленный постановлением Законодательного Собрания Приморского края.

Подготовка проекта поправок осуществляется на основании предложений государственных органов, подразделений и (или) с учетом мнения отраслевых государственных органов, подразделений, а также правового департамента Администрации Приморского края.

Предложения государственных органов, подразделений, требующие финансирования за счет средств краевого бюджета, до направления полномочному представителю Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края подлежат согласованию с департаментом финансов Приморского края.

2.6.2. Проект поправок Губернатора Приморского края к проекту закона Приморского края подлежит согласованию с первым вице-губернатором Приморского края, вице-губернатором Приморского края, курирующими вопросы, составляющие предмет регулирования проекта закона Приморского края.

2.7.1. По поручению полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края отдел по обеспечению законодательной деятельности Губернатора Приморского края осуществляет подготовку принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края для подписания (отклонения) Губернатором Приморского края в 14-дневный срок со дня его поступления в Администрацию Приморского края.

Подготовка принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края для подписания (отклонения) Губернатором Приморского края осуществляется с учетом мнения отраслевых государственных органов, подразделений, правового департамента Администрации Приморского края, а в случаях, когда реализация принятого закона Приморского края требует финансирования за счет средств краевого бюджета, - с учетом мнения департамента финансов Приморского края.

Предложения и замечания на принятый Законодательным Собранием Приморского края закон Приморского края направляются в адрес полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края в срок, не превышающий пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса, если в запросе не установлен иной срок.

2.7.2. Подписание (отклонение) принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края подлежит согласованию с первым вице-губернатором Приморского края, вице-губернатором Приморского края, курирующими вопросы, составляющие предмет регулирования закона Приморского края.

2.8.1. Губернатор Приморского края и Администрация Приморского края на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава Приморского края и законов Приморского края издают постановления и распоряжения (далее - правовые акты).

2.8.2. Подготовка правовых актов осуществляется по поручению Губернатора Приморского края - Главы Администрации Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, руководителя аппарата Администрации Приморского края или по инициативе государственных органов, подразделений в пределах их компетенции.

2.8.3. Круг лиц, осуществляющих согласование проекта правового акта, определяет руководитель государственного органа, подразделения - исполнителя по согласованию с правовым департаментом Администрации Приморского края.

Проекты правовых актов, предусматривающие расходы за счет средств краевого бюджета, подлежат обязательному согласованию с департаментом финансов Приморского края и первым вице-губернатором Приморского края, курирующим вопросы финансов и экономики.

Проекты правовых актов по вопросам, указанным в п. 1.4 Порядка организации и проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Приморского края, утвержденного постановлением Администрации Приморского края от 26 декабря 2012 года N 435-па, подлежат обязательному согласованию с департаментом экономики Приморского края.

2.8.4. Ответственность за качество подготовки и согласование проекта правового акта несет руководитель государственного органа, подразделения, осуществляющего его подготовку.

2.8.5. Подготовленный проект правового акта с сопроводительным письмом, пояснительной запиской, расчетами, сметами и иными материалами, обосновывающими его принятие, а также с указателем рассылки направляется на согласование в СЭД.

2.8.6. Согласование проектов правовых актов должностными лицами осуществляется посредством проставления усиленной квалифицированной электронной подписи в электронном листе согласования параллельно:

руководитель государственного органа, подразделения, подготовившего проект правового акта;

руководители государственных органов, подразделений, имеющих прямое отношение к содержанию проекта правового акта;

далее последовательно:

директор правового департамента Администрации Приморского края;

отдел распорядительных документов административного департамента;

первые вице-губернаторы Приморского края, вице-губернаторы Приморского края, курирующие вопросы, составляющие предмет регулирования проекта правового акта;

вице-губернатор Приморского края, курирующий вопросы правового обеспечения.

Далее - на предварительное согласование в электронном виде Губернатору Приморского края.

2.8.7. При наличии у руководителя, согласовывающего проект правового акта, особого мнения (замечания) в электронном листе согласования делаются соответствующие отметки; особое мнение (замечание) может быть изложено на отдельном листе и прилагаться к проекту правового акта.

2.8.8. Если в ходе согласования проекта правового акта в него внесены изменения, то он подлежит возврату представившему его исполнителю для доработки и повторного согласования со всеми согласователями (создается новая версия проекта).

2.8.9. Согласование проектов правовых актов проводится в течение трех рабочих дней у каждого согласователя, если объем документа не превышает 5 листов и не требуется дополнительного уточнения приведенных названий, дат, ссылок и т.д., дополнительного изучения нормативно-правовой базы, а также направления проекта правового акта в прокуратуру Приморского края для проведения правовой и антикоррупционной экспертизы в рамках осуществления взаимодействия в сфере нормоконтроля, но не более месяца - в иных случаях.

При согласовании проектов правовых актов, основанием для подготовки которых служит протест прокурора, необходимо учитывать срок исполнения протеста (10 дней) и согласовывать такие проекты в течение одного дня.

В случае введения для Приморской территориальной подсистемы РСЧС режима повышенной готовности или при возникновении на территории Приморского края чрезвычайных ситуаций, в том числе при введении ограничительных мероприятий (карантина) по заразным болезням животных, подготовка и согласование правовых актов осуществляется в течение одного дня.

Согласование проектов правовых актов у руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, не имеющих подключения к СЭД, осуществляется на листе согласования на бумажном носителе (приложение N 26).

2.8.10. В течение трех дней после прохождения процедуры электронного согласования, в том числе предварительного согласования в электронном виде Губернатором Приморского края, проект правового акта переносится исполнителем на бумажный носитель и с листом электронного согласования передается в правовой департамент Администрации Приморского края, далее - в отдел распорядительных документов административного департамента.

Во избежание случаев подмены листов проекта правового акта директор правового департамента Администрации Приморского края, а также гражданские служащие отдела распорядительных документов административного департамента подписывают оборот каждого листа проекта правового акта.

Отдел распорядительных документов административного департамента проверяет подлинность электронных подписей должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений.

2.8.11. Согласованный проект правового акта передается исполнителем для собственноручного подписания Губернатору Приморского края или должностному лицу, исполняющему его обязанности.

2.8.12. Подписанный правовой акт передается в отдел распорядительных документов административного департамента вместе с его электронной версией для регистрации и выпуска в трехдневный срок в строгом соответствии с указателем рассылки.

Ответственность за идентичность электронной версии правового акта бумажному оригиналу несет лично руководитель государственного органа, подразделения, внесшего проект правового акта.

В случае неподписания проекта правового акта на бумажном носителе исполнитель обязан удалить проект в СЭД.

2.8.13. Подлинник правового акта, лист согласования к нему остаются в отделе распорядительных документов административного департамента, остальные материалы возвращаются исполнителю для формирования архивного дела.

2.8.14. Копии правового акта, заверенные печатью отдела распорядительных документов административного департамента, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, причем правовые акты, изменяющие ранее принятые правовые акты, направляются тем органам и организациям, которым рассылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам.

2.8.15. Проекты печатаются на бланках установленной формы (приложения N 1-6, 27-30).

Правовые акты имеют следующие реквизиты:

герб Приморского края;

наименование органа, издавшего правовой акт, Губернатор Приморского края, Администрация Приморского края;

вид документа - постановление, распоряжение;

дата документа отделяется от наименования вида правового акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Дата печатается от левой границы текстового поля. Элементы даты пишутся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год словесно-цифровым способом: 7 июля 2012 года;

номер - печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N", порядкового номера документа и буквенного обозначения, например: N 154-па, N 143-ра;

место составления (издания) документа - печатается на одном уровне с реквизитами "Дата" и "Номер" и оформляется центрированным способом;

наименование либо аннотация документа (заголовок) - отделяется от реквизита "Место составления (издания) документа" 3 межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом, центрируется относительно слов "Губернатор Приморского края", "Администрация Приморского края". Длина строки не должна превышать 50 знаков;

текст - оформляется в соответствии с пунктом 2.3.6 настоящей Инструкции.

Текст проекта правового акта, как правило, состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях - распорядительной), юридически связанной с приложениями к нему.

В констатирующей части проекта правового акта излагаются основания и цель его принятия. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "На основании", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п.

Констатирующая часть (преамбула) в проектах постановлений Губернатора Приморского края завершается словом "Постановляю", которое печатается прописными буквами без разбивки с новой строки от границы левого поля, и двоеточием.

Констатирующая часть (преамбула) в проектах постановлений Администрации Приморского края завершается словами "Администрация Приморского края Постановляет" и двоеточием, последнее слово печатается прописными буквами без разбивки с новой строки от границы левого поля, через 2 одинарных межстрочных интервала от текста преамбулы.

Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений) Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые, в свою очередь, могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

В случае если в тексте проекта содержится ссылка на правовые акты, указываются их реквизиты (даты, номера и наименования).

В случае внесения изменений в правовой акт в тексте дается ссылка на предыдущие редакции.

В случае если в тексте проекта содержатся предписания государственным органам, подразделениям, краевым государственным учреждениям, в последнем пункте проекта указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица Администрации Приморского края, на которого возлагается контроль за исполнением правового акта;

подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор края", "Губернатор края - Глава Администрации Приморского края" или "И.о. Губернатора края", "И.о. Губернатора края - Главы Администрации Приморского края", а также "Первый вице-губернатор края", "Вице-губернатор края". Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края печатаются у правой границы текстового поля.

2.8.16. При наличии приложений к проекту правового акта в тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии одного приложения (прилагается); при наличии нескольких приложений - (приложение N 1), (приложение N 2).

Приложения к проектам печатаются на отдельных листах и нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, порядки, инструкции, регламенты, таблицы, списки, образцы документов.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на постановление или распоряжение Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал и центрируются по длинной строке. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:

                                                    Приложение

                                                  к постановлению

                                            Губернатора Приморского края

                                           от 14 января 2013 года N 45-па

При указании в пункте правового акта формулировки "Утвердить" гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа в соответствии с пунктом 2.3.6 настоящей Инструкции.

Приложение с грифом утверждения заканчивается чертой, расположенной по центру текста, ниже него примерно на 2 см. Длина черты 3-4 см.

Например:

                                                     УТВЕРЖДЕНО

                                                   постановлением

                                            Губернатора Приморского края

                                           от 14 января 2013 года N 45-па

Заголовок к тексту приложения оформляется центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами (Положение, Перечень, Список и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками должен быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от реквизита "Приложение" 4 одинарными межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 одинарными межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложений нескольких разделов они нумеруются римскими цифрами, их названия печатаются центрированным способом (относительно границ текста) прописными буквами, выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой, например: 1.2.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например: 2.3.1. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 1.2.2.1. После точки в нумерации пункта или подпункта текст печатается с прописной буквы.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) либо номера граф повторяются на каждой странице.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой и может печататься шрифтом меньшего размера. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

2.8.17. Если в тексте проекта правового акта упоминаются правовые акты государственных органов, то делается ссылка на их даты, номера и наименования.

Если подготавливаемый проект правового акта влечет за собой внесение изменений в другие правовые акты, эти изменения оформляются в виде самостоятельного правового акта одновременно с проектом правового акта.

Изменения оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.

2.9.1. Приказ

2.9.2. Положения, правила, инструкции, порядки, регламенты

2.9.3. Протокол

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Присутствовали:

Заместители директора

департамента здравоохранения

Приморского края                     И.О. Фамилия

                                                             И.О. Фамилия

2.9.4. Служебные письма

                                    Департамент культуры Приморского края

                                    Департамент культуры Приморского края

                           Начальнику экономического отдела С.П. Светлову

               Генеральному директору объединения "Агропром" А.И. Иванову

Главам городских округов Приморского края

                                                            Калинину И.В.

     ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Дальнереченск Приморского края, 692100

Директор департамента                                        И.О. Фамилия

Директор департамента

финансов Приморского края                                    И.О. Фамилия

И.И. Иванов

(432) 222 12 63

2.9.5. Порядок подготовки писем за подписью Губернатора Приморского края

Письма за подписью Губернатора Приморского края на бланках с изображением герба Приморского края (приложения N 16-23) готовятся по указанию Губернатора Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности (на основании распоряжения Администрации Приморского края).

Проект письма за подписью Губернатора Приморского края создаётся в СЭД. Согласование писем осуществляется последовательно в следующем порядке:

руководитель государственного органа, подразделения - разработчик проекта письма (далее исполнитель);

помощник курирующего исполнителя первого вице-губернатора Приморского края, вице-губернатора Приморского края;

курирующий исполнителя первый вице-губернатор Приморского края, вице-губернатор Приморского края;

директор административного департамента;

начальник контрольного отдела административного департамента;

начальник отдела распорядительных документов административного департамента.

Далее на подписание в электронном виде Губернатору Приморского края.

После подписания проекта письма в СЭД в отделе распорядительных документов административного департамента текст письма печатается на бланке с изображением герба Приморского края.

Вид и форму бланка, на котором будет печататься письмо, определяет исполнитель, подготовивший письмо.

Тексты писем на бланках с изображением герба Приморского края за подписью Губернатора Приморского края на иностранных языках и по вопросам внешнеэкономической деятельности дополнительно согласовываются у вице-губернатора Приморского края, курирующего вопросы международного сотрудничества.

Отметка об исполнителе письма - курирующем первом вице-губернаторе, вице-губернаторе Приморского края - проставляется в левом нижнем углу с оборотной стороны последнего листа подлинника документа от поля. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона.

Отпечатанное на бланке письмо с листом электронного согласования на бумажном носителе передается исполнителем помощнику Губернатора Приморского края для подписания Губернатором Приморского края.

Подписанное Губернатором Приморского края письмо передается помощником Губернатора Приморского края исполнителю для регистрации и отправки адресату через отдел служебной корреспонденции (далее - отдел СК). Проект письма со всеми визами при его регистрации остается в отделе СК вместе с копией письма для оформления в дело.

В случае неподписания проекта письма помощник Губернатора Приморского края возвращает его исполнителю, который представляет использованный номерной бланк в отдел СК для уничтожения по акту и удаляет проект письма в СЭД.

2.9.6. Служебные телеграммы и телефонограммы

МОСКВА УЛИЦА КОРОЛЕВА 8

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД

ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ

АДМИНИСТРАЦИЯ НАДЕЖДИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ГЛАВЕ АРСЕНЬЕВСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА ДРОНИНУ

ГЛАВАМ ГОРОДСКИХ ОКРУГОВ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

            УВАЖАЕМЫЙ ______________________________ ВСКЛ

2.9.7. Акт

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ:         должность, И.О. Фамилия

ЧЛЕНЫ КОМИССИИ:                должность, И.О. Фамилия

Председатель комиссии                    подпись             И.О. Фамилия

Члены комиссии:                          подпись             И.О. Фамилия

3.1.1. В документообороте Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений выделяются следующие документопотоки:

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в государственных органах, подразделениях, регламентируется настоящей Инструкцией.

3.1.3. При применении электронного документооборота в Администрации Приморского края и государственных органах, подразделениях отделом СК ведутся базы данных служебной корреспонденции Администрации Приморского края.

3.2.1. Доставка документов в Администрацию Приморского края, государственные органы, подразделения осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также при помощи использования системы электронного документооборота.

3.2.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания.

3.2.3. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, сообщения по электронной почте.

3.3.1. Документы, поступающие в государственные органы, подразделения на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, электронную регистрацию, рассмотрение руководством и после наложения резолюции доставляются исполнителям.

3.3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающей в Администрацию Приморского края корреспонденции производится в следующем порядке:

корреспонденция на имя Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, за исключением письменных обращений граждан и переписки по обращениям граждан, регистрируется в отделе СК;

государственные органы, подразделения получают свою корреспонденцию в отделении связи либо посредством СЭД и регистрируют ее самостоятельно.

Телеграммы доставляются в отдел СК и в государственные органы, подразделения работниками телеграфа по мере их поступления.

3.3.3. Полученные отделом СК конверты с корреспонденцией вскрываются, при этом проверяется наличие вложений, а также указанных в документах приложений.

В случае повреждения упаковки и вложений составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой остается в отделе СК. Акт подписывается начальником отдела СК.

3.3.4. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.

3.3.5. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени получения документа (документы, поступающие из суда, прокуратуры и т.п.).

3.3.6. Гражданскими служащими отдела СК не вскрываются конверты писем с надписью "лично". Они передаются по назначению.

3.3.7. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается приемной Губернатора Приморского края, о чем делается отметка в журнале регистрации. О документах и телеграммах, требующих незамедлительного решения, докладывается должностным лицам Администрации Приморского края. Поступившие документы передаются гражданскими служащими приемной Губернатора Приморского края в отдел СК (или департамент по защите государственной тайны Приморского края - в случае поступления документов секретного характера) в первый, следующий за выходными днями, рабочий день - для последующего оформления и организации исполнения.

3.3.8. Документы в зависимости от их видов регистрируются:

в отделе СК - федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и иные документы, поступающие из Федерального Собрания Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации;

входящая корреспонденция в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края и исходящая корреспонденция за подписью Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, а также внутренняя корреспонденция на имя Губернатора Приморского края за подписью первых вице-губернаторов Приморского края и вице-губернаторов Приморского края;

в отделе распорядительных документов административного департамента - постановления и распоряжения Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, распоряжения первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, приказы по аппарату Администрации Приморского края, приказы первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, документы с грифом "Для служебного пользования", распоряжения о направлении в командировку на бланке Администрации Приморского края, соглашения и договоры между Администрацией Приморского края и федеральными органами исполнительной власти, международные, трехсторонние (между Администрацией Приморского края, профсоюзами и работодателями), иные особо социально значимые договоры и соглашения, заключаемые Администрацией Приморского края. Журналы по регистрации нормативных правовых актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края отнесены к журналам строгой отчетности и оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к такого вида документам (нумеруется каждая страница, журнал прошивается, скрепляется печатью и заверяется подписью), (приложение N 37);

в контрольном отделе административного департамента - протоколы заседаний Администрации Приморского края с участием Губернатора Приморского края, протоколы совещаний у Губернатора Приморского края, в том числе с главами муниципальных образований Приморского края, а также перечни поручений Губернатора Приморского края по итогам рабочих поездок в муниципальные образования края;

в отделе по работе с обращениями граждан административного департамента - письменные и устные обращения граждан и переписка по исполнению обращений граждан;

в департаменте по защите государственной тайны, информационной безопасности и мобилизационной подготовки Приморского края - документы секретного характера по формам, установленным специальной инструкцией;

в департаменте государственной гражданской службы и кадров - приказы Губернатора Приморского края по кадровым вопросам.

Телеграммы, поступившие в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, регистрируются в отделе СК за входящим порядковым номером, который вносится в систему электронного документооборота.

3.3.9. Корреспонденция, адресованная непосредственно государственным органам, подразделениям, регистрируется в них гражданскими служащими-делопроизводителями самостоятельно в системе электронного документооборота.

3.3.10. На документах, поступающих в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений на бумажных носителях, после сканирования и введения электронного образа в базу данных в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп соответственно отдела СК или государственного органа, подразделения с указанием даты и порядкового регистрационного номера. На уведомлениях о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований проставляется регистрационный штамп с указанием даты, порядкового регистрационного номера и времени получения.

Не подлежат регистрации поступающие книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты и другая аналогичная корреспонденция.

3.3.11. В случае регистрации документа с грифом "Для служебного пользования" или бумажного документа, не подлежащего сканированию, оформляется бланк поручения (приложение N 38) с указанием даты, регистрационного номера, фамилии и инициалов должностного лица Администрации Приморского края.

3.3.12. При наличии в поступивших служебных письмах ссылки на ранее поступившие документы указываются регистрационные номера последних и затем письма регистрируются в электронной базе данных.

3.3.13. Для обеспечения учета и поиска документов, а также правильной группировки документов в дела производится индексация государственных органов, подразделений.

Каждому государственному органу, подразделению присваивается условный цифровой индекс (приложение N 39).

3.3.14. Регистрационный номер документа состоит из условного цифрового индекса государственного органа, подразделения, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом, индексом дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

3.3.15. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более государственными органами, подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.3.16. Номером постановления Губернатора Приморского края, постановления Администрации Приморского края является его регистрационный порядковый номер в пределах календарного года, с добавлением букв "пг" или "па" соответственно. Номер распоряжения Губернатора Приморского состоит из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рг"; распоряжения Администрации Приморского края - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "ра"; распоряжения первого вице-губернатора Приморского края - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "прв"; распоряжения вице-губернатора Приморского края - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рв"; распоряжения по личному составу - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рл"; распоряжения на бланке Администрации Приморского края о направлении в командировку - из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рк"; номер приказа по аппарату Администрации Приморского края - из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "пр"; приказа Администрации Приморского края - из регистрационного порядкового номера с добавлением буквы "п", приказа первого вице-губернатора Приморского края - из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "ппв"; приказа вице-губернатора Приморского края - из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "пв"; документов с грифом для служебного пользования - из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "дсп".

3.3.17. Документы, подлежащие регистрации в отделе СК, после их регистрации в системе электронного документооборота передаются должностным лицам Администрации Приморского края в соответствии с распределением обязанностей.

3.3.18. В обязанности помощников первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края в области делопроизводства входят:

прием и учет поступающих документов, проверка правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение должностному лицу Администрации Приморского края;

перевод электронных документов, поступающих посредством СЭД, на бумажный носитель и их предоставление первому вице-губернатору Приморского края, вице-губернатору Приморского края для собственноручного подписания;

контроль за прохождением документов с резолюцией Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края.

3.3.19. Губернатору Приморского края направляются на рассмотрение федеральные законы, указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, документы Федерального Собрания Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации и полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, данные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, а также документы, указанные в разделе 3.10 настоящей Инструкции.

Вся другая корреспонденция рассматривается первыми вице-губернаторами Приморского края, вице-губернаторами Приморского края в соответствии с распределением обязанностей между ними, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения государственных органов, подразделений.

3.3.20. Рассмотрение документов должно производиться должностными лицами Администрации Приморского края и руководителями государственных органов, подразделений, как правило, в день их поступления. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции должностного лица в системе электронного документооборота.

3.3.21. Подлинник документа, переведенного в электронный вид, который исполняется несколькими государственными органами, подразделениями, получает ответственный исполнитель (в резолюции он указан первым).

3.4.1. Электронные сообщения (переписка), посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

3.4.2. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов и служебных материалов адресатам (от адресатов), размещенным вне здания Администрации Приморского края. Факсимильный аппарат с официальным номером Администрации Приморского края установлен в административном департаменте.

3.4.3. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

3.4.4. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр два миллиметра.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов.

3.4.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет в государственных органах, подразделениях осуществляет гражданский служащий, назначенный ответственным за использование факсимильных аппаратов.

Факсограммы регистрируются в системе электронного документооборота.

Об оригинале принятой факсограммы докладывается соответствующим должностным лицам Администрации Приморского края, руководителям государственных органов, подразделений, после чего он передается с их резолюцией исполнителю.

Факсограммы, поступившие в государственные органы, подразделения, регистрируются как входящая корреспонденция в СЭД. Законченные делопроизводством факсограммы подшиваются с оригиналом документа в дело.

3.4.6. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего государственного органа, подразделения.

3.5.1. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 2.9.4 "Служебные письма", и печатаются на бланках установленной формы.

Письма на бланках "Губернатор Приморского края" подписываются Губернатором Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности.

Письма на бланках Администрации Приморского края подписываются Губернатором края - Главой Администрации Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности, а также должностными лицами Администрации Приморского края.

Документы на бланках государственных органов, подразделений подписываются их руководителями.

3.5.2. Если письмо или телеграмма направляются не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

3.5.3. При направлении письма или телеграммы более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки (в 2 экз.) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.

3.5.4. Подготовленный проект письма в СЭД после необходимых согласований направляется исполнителем помощнику Губернатора Приморского края или помощникам первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края для подписи.

3.5.5. Письма Президенту Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти подписываются собственноручно Губернатором Приморского края или исполняющим его обязанности должностным лицом.

Письма в федеральные органы исполнительной власти подписывают первые вице-губернаторы Приморского края, вице-губернаторы Приморского края по курируемым вопросам по прямому поручению Губернатора Приморского края или лица, исполняющего его обязанности.

3.5.6. При отправке документов и телеграмм гражданский служащий отдела СК проверяет правильность их оформления и наличие приложений к основному документу. Правильно оформленным документам присваиваются регистрационные номера. Один экземпляр отправляемых зарегистрированных документов и копий телеграмм остается в отделе СК и оформляется на архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

3.5.7. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

3.5.8. Срочная корреспонденция оформляется и отправляется незамедлительно: в рабочее время - отделом СК, в нерабочее, в субботние, воскресные и праздничные дни - дежурным приемной Губернатора Приморского края, а в необходимых случаях - отделом специальной документальной связи аппарата Губернатора Приморского края.

3.5.9. На исполненных документах в бумажном виде ставится отметка об исполнении, включающая следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

отправлено письмо

от 01.04.2008 N 11-2/131;

в дело N 01-15;

личная подпись руководителя подразделения;

01.04.2008

По исполнению документа в СЭД вносится отчет об исполнении, включающий ссылку на номер и дату документа.

3.6.1. К внутренним документам относятся:

приказы по вопросам организации внутренней деятельности государственных органов, подразделений, а также докладные записки, служебные записки, справки и другие документы, имеющие хождение в пределах одного государственного органа, подразделения;

служебные и докладные записки на имя Губернатора Приморского края за подписью первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края.

3.6.2. Внутренние документы, за исключением служебных и докладных записок на имя Губернатора Приморского края за подписью первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, регистрируются непосредственно в государственных органах, подразделениях, минуя отдел СК.

3.6.3. Служебные и докладные записки на имя Губернатора Приморского края за подписью первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, подготовленные государственными органами, подразделениями, проходят согласование в СЭД в блоке "Внутренние документы", регистрируются в отделе СК.

3.7.1. Учет количества документов, зарегистрированных в СЭД, за определенный период (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

3.7.2. При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, записывая это число через косую черту: слева - количество обрабатываемых в государственном органе, подразделении документов и справа - количество их копий. Например: 10814/15375.

Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.

3.7.3. Ежегодно государственные органы, подразделения представляют в административный департамент сведения о документообороте на конец отчетного периода.

Результаты учета количества документов по итогам года обобщаются административным департаментом и представляются должностным лицам Администрации Приморского края.

3.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - член Совета Федерации, депутат Государственной Думы), депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Приморского края о статусе депутата.

3.8.2. Ответ на запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы дается в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые документы или сведения предоставляются безотлагательно (в случае необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения).

3.8.3. Ответ на запрос депутата (группы депутатов) Законодательного Собрания Приморского края дается в устной (на заседании Законодательного Собрания Приморского края) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной, установленный Законодательным Собранием Приморского края, срок.

При обращении депутата Законодательного Собрания Приморского края по вопросам, связанным с его деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые им документы или сведения предоставляются безотлагательно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата Законодательного Собрания Приморского края дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов об этом сообщается депутату Законодательного Собрания Приморского края в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату Законодательного Собрания Приморского края не позднее 15 дней со дня получения обращения.

3.8.4. Ответ на запрос депутата (группы депутатов) представительного органа местного самоуправления дается в устной (на заседании представительного органа) или письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной срок, установленный представительным органом.

При обращении депутата (группы депутатов) представительного органа местного самоуправления ответ на обращение, а также запрашиваемые документы и сведения предоставляются в течение 30 дней (в случае необходимости дополнительного изучения вопроса или проверки информации - в срок не позднее 60 дней со дня получения обращения).

3.9.1. Поступившие в Администрацию Приморского края проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - проекты федеральных законов) обрабатываются в соответствии с п. 3.3.10 настоящей Инструкции, ставятся на контроль в отделе СК и передаются через помощника вице-губернатору Приморского края, курирующему вопросы правового обеспечения, для назначения лиц, ответственных за подготовку отзыва.

3.9.2. Подготовка отзывов Администрации Приморского края на проекты федеральных законов (далее - отзывы) осуществляется правовым департаментом Администрации Приморского края (далее - правовой департамент) с учетом мнения государственных органов, в компетенции которых находятся вопросы, являющиеся предметом регулирования проекта федерального закона.

3.9.3. Первый экземпляр проекта федерального закона передается в правовой департамент.

Копия проекта федерального закона направляется государственным органам в соответствии с резолюцией вице-губернатора Приморского края, курирующего вопросы правовой политики, для рассмотрения и формирования позиции о поддержке или неподдержке проекта федерального закона, а также для представления всех возможных замечаний и предложений по существу.

3.9.4. Государственные органы направляют письмо с изложением позиции по существу проекта федерального закона в правовой департамент в срок не позднее 14 дней с даты регистрации проекта федерального закона отделом СК.

3.9.5. Правовой департамент с учетом позиции государственных органов готовит служебную записку на имя Губернатора Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности, и проект отзыва, которые направляются в СЭД с электронным листом согласования для подписания Губернатором Приморского края. В лист согласования включаются следующие согласователи:

параллельно:

директор правового департамента Администрации Приморского края;

отдел распорядительных документов административного департамента;

последовательно:

вице-губернатор Приморского края, курирующий вопросы правового обеспечения.

Далее - на подписание в электронном виде Губернатору Приморского края.

Подписанный Губернатором Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности, отзыв на проект федерального закона регистрируется в отделе СК как исходящий документ и направляется в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

3.10.1. При поступлении Губернатору Приморского края, в Администрацию Приморского края протестов, представлений, требований прокурора Приморского края об изменении нормативного правового акта, экспертных заключений и заключений по результатам проведения антикоррупционной экспертизы Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю (далее - протесты, представления, требования, экспертные заключения (заключения) указанные документы обрабатываются в соответствии с пунктом 3.3.10 настоящей Инструкции, ставятся на контроль в отделе СК и направляются в установленном порядке Губернатору Приморского края для назначения лиц, ответственных за их исполнение.

Ответственным исполнителем протеста, требования, экспертного заключения (заключения) определяется государственный орган, подразделение, разработавшие нормативный правовой акт Губернатора (Администрации) Приморского края, являющийся предметом рассмотрения протеста, требования, экспертного заключения (заключения).

Ответственным исполнителем представления определяется государственный орган, подразделение, в компетенцию которых входят вопросы, составляющие предмет представления.

В адрес ответственного исполнителя отдел СК передает также первый экземпляр протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) на бумажном носителе. Копия направляется в правовой департамент.

3.10.2. В течение 10 календарных дней с даты регистрации протеста, требования в отделе СК (30 дней - с даты регистрации представления) ответственный исполнитель готовит и направляет прокурору Приморского края ответ за подписью курирующего первого вице-губернатора Приморского края, вице-губернатора Приморского края о результатах рассмотрения протеста, представления, требования и принятых мерах, согласованный с правовым департаментом.

В течение 30 календарных дней с даты регистрации в отделе СК экспертного заключения (заключения) ответственный исполнитель готовит и направляет в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения, согласованный с правовым департаментом, о результатах рассмотрения экспертного заключения (заключения) и принятых мерах.

В случае невозможности исполнения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) в установленный срок ответственный исполнитель готовит и направляет соответственно прокурору Приморского края или в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю промежуточный ответ с изложением информации по исполнению документа на текущий момент. Промежуточный ответ не является основанием для снятия отделом СК протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) с контроля.

При несогласии с протестом, представлением, требованием, выводами экспертного заключения (заключения) в ответе о результатах рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) излагаются аргументированные доводы, подтверждающие позицию о несогласии.

3.10.3. Срок рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) исчисляется с даты их регистрации в отделе СК.

3.10.4. Снятие протеста, представления, экспертного заключения с контроля осуществляется на основании ответа об их исполнении либо ответа, указанного в абзаце четвертом пункта 3.10.2.

3.10.5. При поступлении протестов, представлений, требований, экспертных заключений (заключений) непосредственно в адрес государственного органа, подразделения указанные документы обрабатываются в соответствии с пунктом 3.3.10 настоящей Инструкции и передаются исполнителю согласно резолюции руководителя государственного органа, подразделения.

В течение 10 календарных дней с даты регистрации протеста, требования (30 дней - с даты регистрации представления) исполнитель готовит и направляет прокурору Приморского края ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения о результатах рассмотрения протеста, представления, требования и принятых мерах.

В течение 30 календарных дней с даты регистрации экспертного заключения (заключения) исполнитель готовит и направляет в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения о результатах рассмотрения экспертного заключения (заключения) и принятых мерах.

В случае невозможности исполнения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) в установленный срок ответственный исполнитель готовит и направляет соответственно прокурору Приморского края или в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю промежуточный ответ с изложением информации по исполнению документа на текущий момент.

При несогласии с протестом, представлением, требованием, выводами экспертного заключения (заключения) в ответе о результатах рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) излагаются аргументированные доводы, подтверждающие позицию о несогласии.

3.10.6. Срок рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) исчисляется с даты их регистрации в государственном органе, подразделении.

3.11.1. Работа с обращениями граждан, поступающими в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон).

3.11.2. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения граждан), поступившим в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан административного департамента (далее - отдел обращений).

В государственных органах, подразделениях делопроизводство по обращениям граждан, поступившим в адрес государственных органов, подразделений, осуществляется гражданскими служащими, на которых руководителем возложены данные обязанности.

3.11.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

3.11.4. Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в СЭД в течение трех дней с момента поступления.

При регистрации обращения проверяются на повторность (содержатся ли в них вопросы, на которые уже давались ответы по ранее направленным обращениям).

При регистрации письменного обращения в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера.

Конверты к письмам с обращениями граждан сохраняются.

3.11.5. Обращения граждан на имя Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края принимаются, сортируются, регистрируются в СЭД сотрудниками отдела обращений.

После регистрации в СЭД обращение поступает на рассмотрение соответственно Губернатору Приморского края или должностным лицам Администрации Приморского края.

Губернатор Приморского края, должностные лица Администрации Приморского края в течение трех дней со дня регистрации выносят резолюцию по дальнейшему рассмотрению обращения.

После занесения в СЭД резолюции Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края обращение гражданина поступает на исполнение государственным органам, подразделениям за исключением случаев, указанных в части 6 статьи 8 Федерального закона.

3.11.6. Обращение гражданина, по которому имеется резолюция о перенаправлении на рассмотрение в органы местного самоуправления, государственные органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, направляется отделом обращений в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий адрес с уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона.

3.11.7. Все обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений (в том числе обращения граждан, направленные из федеральных государственных органов) в соответствии с их компетенцией, ставятся на контроль и рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации согласно Федеральному закону.

3.11.8. В отделе обращений ставятся на особый контроль (отмечаются пометкой "Контроль" в регистрационной карточке) запросы, поступившие от Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона.

3.11.9. Согласно резолюции Губернатора Приморского края или должностных лиц Администрации Приморского края ставятся на особый контроль следующие обращения граждан:

содержащие один и тот же вопрос, на который заявитель получал неоднократные ответы за подписью Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений (исключая случаи, указанные в части 3 статьи 11 Федерального закона);

жалобы на принятое по ранее направленному обращению решение или на действие (бездействие) должностных лиц Администрации Приморского края или государственных органов, подразделений в связи с рассмотрением обращения;

принятые на личном приеме Губернатора Приморского края и должностных лиц Администрации Приморского края.

3.11.10. Ответ на обращение с пометкой "Контроль" подписывается Губернатором Приморского края или должностными лицами Администрации Приморского края.

Обращение снимается с контроля в соответствии с датой регистрации и отправки ответа.

3.11.11. Если по поручению Губернатора Приморского края, должностных лиц Администрации Приморского края обращение гражданина рассматривается в государственных органах, подразделениях, ответ на обращение после согласования в СЭД с курирующими первыми вице-губернаторами Приморского края, вице-губернаторами Приморского края подписывается собственноручно руководителем государственного органа, подразделения и самостоятельно направляется им заявителю.

3.11.12. Обращения граждан, копии ответов на них, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.

3.11.13. Дела временного хранения по обращениям граждан, поступившим в адрес Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края и должностных лиц Администрации Приморского края, а также дела постоянного хранения до передачи их в государственное казенное учреждение "Государственный архив Приморского края" (далее - государственный архив Приморского края) хранятся в отделе обращений.

Дела временного хранения по обращениям граждан, поступившим в адрес государственных органов, подразделений, а также дела постоянного хранения до передачи их в государственный архив Приморского края хранятся в государственных органах, подразделениях.

3.11.14. Обращения граждан, включающие рекомендации по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества; заявления и жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции; и документы по их рассмотрению, для которых установлен постоянный срок хранения, формируются отделом обращений в дела постоянного хранения в соответствии с номенклатурой дел отдела. Указанные дела хранятся отдельно от дел временного хранения и по истечении 10 лет передаются на хранение в государственный архив Приморского края в установленном порядке.

Дела временного хранения, содержащие неоднократные обращения граждан, хранятся в течение пяти лет после рассмотрения последнего обращения.

Дела, содержащие обращения личного характера, по истечении пяти лет рассматриваются экспертно-проверочной комиссией. Не отобранные для постоянного хранения документы, а также дела, содержащие обращения оперативного характера, по истечении пяти лет подлежат уничтожению в установленном порядке.

3.12.1. Информация, содержащаяся в документах и информационных системах Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений, в зависимости от категории доступа (возможности получения и использования) к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

3.12.2. Доступ к информации, содержащейся в документах и информационных системах Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, постановлениями Правительства Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

3.12.3. Ограничение доступа к информации осуществляется путем отнесения информации к соответствующей категории и наложением на нее соответствующего грифа ограничения распространения (доступа).

3.12.4. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

3.12.5. В соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, может ограничиваться доступ к служебной информации.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляется гриф "Для служебного пользования" (приложение N 40).

3.12.6. Необходимость отнесения информации к категории служебной информации ограниченного доступа и наложения на документе грифа "Для служебного пользования" определяется руководителем государственного органа, подразделения, разработавшего документ, либо должностным лицом Администрации Приморского края, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного доступа, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и его соответствие действующему законодательству.

Служебная информация ограниченного доступа без санкции должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к категории ограниченного доступа, не подлежит разглашению (распространению). Предоставление пользователям доступа к данной информации осуществляется исключительно по согласованию с указанным должностным лицом путем подачи соответствующей заявки.

Ответственность за соблюдение требований по обеспечению безопасности служебной информации в государственном органе, подразделении несет должностное лицо, назначенное приказом руководителя государственного органа, подразделения.

3.12.7. Размещение служебной информации ограниченного доступа в электронном виде осуществляется только в специально предназначенных для этого разделах файл-сервера Администрации Приморского края. Хранение и обработка служебной информации ограниченного доступа на рабочих станциях локальной сети Администрации Приморского края допускается только при наличии на данных рабочих станциях программно-технических средств защиты от несанкционированного доступа, классом не ниже 1Г.

Не допускается передача служебной информации ограниченного доступа по электронной почте и факсимильной связи.

3.12.8. Число пользователей, имеющих доступ к служебной информации ограниченного доступа, находящейся на файл-сервере Администрации Приморского края, ограничивается следующим кругом лиц:

Губернатор Приморского края;

гражданские служащие, непосредственно занимающиеся администрированием файл-сервера Администрации Приморского края;

гражданские служащие, непосредственно занимающиеся контролем правомерности ограничения доступа к информации.

В случае несанкционированной утечки информации, произошедшей по их вине, указанные лица несут за это персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

3.12.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются в государственных органах, подразделениях, являющихся разработчиками документов;

на обороте последнего листа каждого экземпляра документа печатающий их специалист должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации гражданскому служащему, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим гражданским служащим.

Передача документов с пометкой "Для служебного пользования", адресованных на имя Губернатора Приморского края и первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, осуществляется через их помощников под роспись в соответствующем журнале. Резолюции по таким документам вносятся помощниками в электронную базу данных самостоятельно, после чего документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются в отдел СК для дальнейшей передачи исполнителям.

Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" гражданским служащим государственных органов, подразделений осуществляется под расписку, а пересылка производится заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Копирование (тиражирование) указанных документов осуществляется только с письменного разрешения соответствующего руководителя государственного органа, подразделения. Учет откопированных документов осуществляется поэкземплярно.

Хранение документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).

3.12.10. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем государственного органа, подразделения, готовившего документ.

3.12.11. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.12.12. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, который хранится в государственном органе, подразделении. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

3.12.13. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного гражданского служащего к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене гражданского служащего, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, утверждаемый руководителем государственного органа, подразделения, в котором он замещает должность государственной гражданской службы Приморского края.

3.12.14. Ознакомление гражданских служащих государственных органов, подразделений с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в архиве организации, осуществляется с согласия руководителя аппарата Администрации Приморского края либо руководителей государственных органов, подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы гражданским служащим под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

3.12.15. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, состав которых определяется руководителями государственных органов, подразделений. В состав таких комиссий обязательно включаются гражданские служащие, ответственные за учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

3.12.16. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации руководитель государственного органа, подразделения ставит в известность руководителя аппарата Администрации Приморского края. Приказом по аппарату Администрации Приморского края назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю аппарата Администрации Приморского края.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем аппарата Администрации Приморского края и передаются для хранения в архив Администрации Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края, подразделений аппарата Губернатора Приморского края и аппарата Администрации Приморского края (далее - архив организации).

3.12.17. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах (делах или изданиях, а также в учетных формах) делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

5.13.1. Государственный орган, подразделение, у которого на исполнении находится контролируемый документ, направляет в СЭД на согласование всем заинтересованным лицам (соисполнителям), а также в контрольный отдел административного департамента проект доклада (информацию) об исполнении контролируемого документа, в том числе: на имя Президента Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти за подписью Губернатора Приморского края - не позднее 15 дней до окончания срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти;

5.13.2. Контрольный отдел административного департамента рассматривает проект доклада (информацию) об исполнении контролируемого документа, проверяет качество его подготовки и соответствие содержанию поручения.

В случае несоответствия проекта доклада (информации) содержанию поручения или если контролируемый документ исполнен не в полном объеме - проект доклада (информация) возвращается контрольным отделом административного департамента на доработку и повторное представление путем уведомления государственного органа, подразделения в СЭД.

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в государственных органах, подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

9.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.3. Номенклатура дел является основой для формирования документального фонда Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений. Документальный фонд Администрации Приморского края, государственного органа, подразделения - совокупность документов, образующихся в процессе ее (его) деятельности. Документальный фонд Администрации Приморского края, государственного органа составляют документы, созданные в Администрации Приморского края, государственном органе, подразделении и полученные ею (им) в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

9.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организация передачи дел в архив организации (для государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края) или в архив государственного органа (для государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края) несет служба делопроизводства (или работник, ответственный за ведение делопроизводства) государственного органа, подразделения.

9.1.5. Сводная номенклатура дел Администрации Приморского края, номенклатура дел государственного органа составляются на основе изучения положений о государственных органах, подразделениях, положений об их структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность государственных органов, подразделений и порядок ее документирования, а также действующих перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (далее - перечни документов), номенклатур дел за прошлые годы и документов, образующихся в деятельности государственных органов, подразделений.

9.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации Приморского края составляется по установленной форме (приложение N 47) административным департаментом из номенклатур дел государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края (приложение N 48) и утверждается руководителем аппарата Администрации Приморского края после ее согласования с экспертной комиссией (далее - ЭК) Администрации Приморского края не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

9.1.7. Номенклатура дел государственного органа, являющего самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края, составляется по установленной форме (приложение N 47) службой делопроизводства (или работником, ответственным за ведение делопроизводства) на основе номенклатур дел его структурных подразделений (приложение N 48), утверждается руководителем государственного органа после ее согласования с ЭК государственного органа не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

9.1.8. Сводная номенклатура дел Администрации Приморского края и номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, согласовываются ЭПМК архивного отдела Приморского края не реже одного раза в 5 лет.

9.1.9. В случае изменения функций и структуры государственных органов, подразделений сводная номенклатура дел Администрации Приморского края и номенклатуры дел государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, подлежит переработке и согласованию с ЭПМК архивного отдела Приморского края.

9.1.10. Вновь созданный государственный орган обязан разработать номенклатуру дел в месячный срок и представить ее на согласование и утверждение в аналогичной последовательности.

9.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации Приморского края, номенклатуры дел государственного органа, выписки из ее соответствующих разделов направляются государственным органам, подразделениям для использования в работе.

9.1.12. Заполнение граф номенклатуры дел.

В графе 1 "Индексы дел" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из условного цифрового обозначения (индекса) государственного органа, подразделения (приложение N 39), цифрового обозначения структурного подразделения внутри государственного органа по штатному расписанию (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (направления деятельности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-09-02, где 15 - индекс государственного органа, подразделения, 09 - цифровое обозначение структурного подразделения внутри государственного органа, 02 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений внутри государственного органа; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы административного департамента по основной деятельности

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами городских округов и муниципальных районов о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 заполняется в конце года, где указывается количество дел, образовавшихся в делопроизводстве.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечням (типовому, ведомственным) со всеми отметками и примечаниями, используемыми в перечнях.

Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными, и сокращение их не допускается. При необходимости разрешается хранение документов свыше установленного срока.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган, подразделение для продолжения и др.

Если в течение года в государственном органе, подразделении возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том 1", "Том 2" и т.д.

9.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов (при небольших объемах - группируются вместе с протоколом).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета гражданских служащих группируются в самостоятельные дела за календарный год и располагаются по алфавиту фамилий.

Обращения граждан по вопросам деятельности Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по иным вопросам.

9.2.4. В случае выхода актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом гражданским служащим, ответственным за делопроизводство, делаются соответствующие ссылки в делах, заведенных на эти акты.

9.2.5. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению принятых федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, правовых актов Губернатора Приморского края и Администрации Приморского края, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

9.2.6. Если в переписке или в документах, послуживших основанием для выпуска актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, имеются секретные документы, то весь комплект документов по данному вопросу передается в департамент по защите государственной тайны, информационной безопасности и мобилизационной подготовки Приморского края для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого акта.

9.2.7. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, подразделения, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

9.2.8. Дела постоянного хранения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела проводится гражданскими служащими соответствующих государственных органов, подразделений при методической помощи и под контролем государственного архива Приморского края.

9.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение N 49);

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 50);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (проставление крайних дат дела).

9.2.10. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование государственного органа, подразделения; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер дела (тома, части); заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование государственного органа, подразделения - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного названия, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утвержденной структурой государственных органов, подразделений;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

номер дела (тома, части);

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК;

дата дела - указывается год(-ы) заведения и окончания дел в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В конце каждого дела постоянного хранения подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале - бланк внутренней описи (для учета особо ценных документов).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела, где цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Сроки хранения дела на обложке проставляются в соответствии с номенклатурой дел.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК архивного отдела Приморского края.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

При использовании эксперт-папок для формирования дел в текущем делопроизводстве допускается выносить все реквизиты обложки дела на торцевую часть (корешок папки).

9.2.11. Для документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела за верхний край.

9.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

9.2.13. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

9.2.14. С момента заведения дел в государственных органах, не являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители государственных органов, подразделений и гражданские служащие, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

9.2.15. Дела документального фонда государственного органа, подразделения, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя государственного органа, подразделения, при реорганизации или ликвидации государственного органа, подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

9.2.16. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся у государственных органов, подразделений и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел осуществляется по графику, составленному гражданским служащим архива организации и утвержденному руководителями государственных органов, подразделений, передающих документы.

При передаче дел проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Прием каждого дела производится сотрудником отдела распорядительных документов, ответственным за архив организации, в присутствии гражданского служащего государственного органа, подразделения, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи, подписи ответственного за архив и лица, передающего дела.

9.2.17. Выдача дел и копий документов другим пользователям производится с разрешения руководителя государственного органа, подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 51). В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование гражданским служащим государственных органов, подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним пользователям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Губернатора Приморского края или руководителя аппарата Администрации Приморского края по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, предусмотренных федеральными законами, и производится с разрешения Губернатора Приморского края или руководителя аппарата Администрации Приморского края, при этом в деле остается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.

9.2.18. Организация оперативного хранения документов в государственных органах, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, осуществляется аналогично, с передачей дел в архив государственного органа.

9.2.19. При реорганизации или ликвидации государственных органов, подразделений образующиеся в их деятельности документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику, а при отсутствии правопреемника - в архив в соответствии с принадлежностью к источникам комплектования.

9.3.1. Подготовка документов к передаче на хранение в государственный архив Приморского края включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

9.3.3. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

9.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края и имеющих подведомственную сеть, создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях, не являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

При необходимости ЭК могут создаваться в структурных подразделениях государственных органах.

Функции и права ЦЭК, ЭК, а также организация работы определяются положениями об этих комиссиях.

Положение об ЭК Администрации Приморского края утверждается руководителем аппарата Администрации Приморского края после согласования ЭПМК архивного отдела Приморского края.

Положение об ЦЭК, ЭК государственного органа, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края, утверждается руководителем государственного органа после его согласования ЭПМК государственного архива Приморского края.

Положение об ЭК государственного органа, подразделения, не являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края, структурного подразделения государственного органа утверждается руководителем этого государственного органа, подразделения после его согласования ЭПМК государственного архива Приморского края.

9.3.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно государственными органами, подразделениями при методической помощи работников государственного архива Приморского края и ЭК.

9.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием срока их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру для определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизий" и т.д.

9.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 52), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 53).

9.4.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.4.2. В опись дел постоянного срока хранения включаются все заведенные дела постоянного хранения в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Заголовок дела, который вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке.

Описи дел постоянного хранения государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, составляются гражданским служащим, ответственным за делопроизводство, по установленной форме и представляются в государственный архив Приморского края через три года после завершения дел в делопроизводстве.

9.4.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с государственным архивом Приморского края;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью;

для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце описи каждого следующего года, за которые имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года).

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим государственным органам, подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

9.4.4. Описи дел государственных органов, подразделений, не являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, подписывает ответственный за делопроизводство в государственных органах, подразделениях и гражданский служащий архива организации, осуществляющий прием дел (с указанием даты приема).

9.4.5. Описи дел, подготовленные государственными органами, подразделениями, не являющимися самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, служат основой для составления сводной описи дел государственных органов, подразделений, на основании которой архив организации сдает дела на хранение в государственный архив Приморского края

9.4.6. Сводные разделы описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, по личному составу - в трех экземплярах, подписываются составителем сводных разделов описи и лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются с ЭК и направляются: описи дел постоянного хранения на утверждение, описи дел по личному составу - на согласование с ЭПМК архивного отдела Приморского края. После чего описи утверждаются руководителем аппарата Администрации Приморского края. Описи дел постоянного хранения и по личному составу государственных органов, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива Приморского края, утверждаются их руководителями.

Первые три экземпляра описи постоянного хранения после утверждения остаются в государственном архиве Приморского края, четвертый - возвращается в административный департамент или государственный орган, являющийся самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края.

Один экземпляр описи дел по личному составу после согласования остается в государственном архиве Приморского края, два других передаются в административный департамент или государственный орган, являющийся самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края

При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели.

9.4.7. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении к уничтожению производится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот период.

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

уничтожение должно всегда быть санкционированным;

документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не уничтожаются до истечения сроков указанных судебных разбирательств и расследований и установленных сроков хранения;

уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

9.4.8. Согласованные ЭК акты о выделении к уничтожению утверждаются руководителем аппарата Администрации Приморского края только после утверждения ЭПМК архивного отдела Приморского края описей дел постоянного хранения; после чего документы временного хранения, включенные в акт, могут быть уничтожены.

9.4.9. Дела, предназначенные для уничтожения, должны быть сданы на утилизацию по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, количество сданных дел, вес бумажной макулатуры или с пометкой "уничтожены (сожжены, измельчены) комиссионно".

9.4.10. Акт о выделении к уничтожению документов временного хранения государственных органов, являющихся самостоятельным источником комплектования государственного архива Приморского края, составляется ответственным за делопроизводство, утверждается руководителем государственного органа в порядке, установленном пунктом 9.4.8 настоящей Инструкции.

9.5.1. Гражданские служащие государственных органов, подразделений допускаются к работе с архивными документами, находящимися в архиве организации, в целях исполнения своих служебных обязанностей.

9.5.2. Архивные документы предоставляются им для работы в помещении архива организации или вне этого помещения в соответствии с пунктом 10.5.4 настоящей Инструкции.

9.5.3. Архивные дела, документы предоставляются гражданским служащим государственных органов, подразделений, передававших эти документы, дела на архивное хранение.

Гражданским служащим иных государственных органов, подразделений архивные документы предоставляются по письменному запросу их руководителей, согласованному с руководителем государственного органа, передавшего дела и документы в архив. В случае его ликвидации или отсутствия его правопреемника - с разрешения руководителя аппарата Администрации Приморского края либо директора административного департамента.

9.5.4. Гражданские служащие несут ответственность за сохранность полученных архивных документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.

9.5.5. Запрещается изъятие документов из дел, передача другим лицам архивных документов или их копий.

9.5.6. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

9.5.7. Подлинники правовых актов Губернатора Приморского края, Администрации Приморского края, протоколов совещаний у Губернатора Приморского края, первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, протоколов заседаний других государственных органов, подразделений и указатели рассылки этих документов из архива организации не выдаются.

9.5.8. Архив организации предоставляет по письменным запросам организаций и граждан копии находящихся на хранении правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан.

В иных случаях архивные документы и их копии могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения руководителя аппарата Администрации Приморского края.