Распоряжение Администрации Дальнегорского городского округа Приморского края от 10 июня 2015 г. N 150-ра "Об организации работы по рассмотрению обращений граждан в администрации Дальнегорского городского округа"

2.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

2.1.2. Все поступившие письменные обращения граждан в Администрацию на имя Главы Дальнегорского городского округа и его заместителей, в том числе по почте, по факсу, в интернет-приемную, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Управление делами администрации.

2.1.3. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или по штемпелю подтвердить время отправления, получения письма, а также в других необходимых случаях.

2.1.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие документы подобного рода) подкалываются к тексту письма. В случае отсутствия текста письма специалистом Управления делами составляется справка с текстом: "Письма в адрес должностного лица администрации нет" с указанием даты и личной подписью уполномоченного должностного лица. Справка приобщается к поступившим документам.

При поступлении писем, где указано приложение документов, которые фактически полностью или частично отсутствуют, делается отметка об их отсутствии.

2.1.5. Поступившие в Управление делами письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в журнале регистрации письменных обращений граждан на бумажном носителе (приложение N 2).

2.1.6. При регистрации обращений:

- письму присваивается регистрационный номер и дата;

- указываются фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации.

- если письмо перенаправлено, то указывается, откуда оно поступило, проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма.

2.1.7. На поступившие в Управление делами обращения проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первой страницы письма, фиксирующий номер и дату поступления документа. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.1.8. На все поступающие в управление делами письменные обращения заполняются регистрационно-контрольные карточки, в которых указывается регистрационный номер и дата обращения, кому направлено и сроки исполнения документа (приложение N 3).

2.1.9. По коллективным письмам в правом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Коллективное".

2.1.10. Письмо проверяется на повторность;

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом. Обращение одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и перенаправленные ими для разрешения в администрацию городского округа, рассматриваются как первичные.

Повторное обращение регистрируется также как и первичное, а также через дробь присваивается номер предыдущего обращения. В правом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно".

2.2.1. Зарегистрированные обращения направляются на рассмотрение должностным лицам Администрации, которые, в свою очередь, могут направить обращение в государственные органы, территориальные, отраслевые и функциональные органы Администрации, которые компетентны решать поставленные авторами вопросы.

2.2.2. Обращения, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются первому исполнителю в оригинале, последующим - в копиях. Необходимое количество копий документов для отправки подготавливаются специалистом Управления делами.

2.2.3. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает должностному лицу давшему поручение, указывая при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

2.2.4. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Администрации, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения (приложение 4);

- в случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, организаций или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, организации или соответствующим должностным лицам.

2.2.5. В случае если для рассмотрения обращения необходимы дополнительные документы и материалы, направляется запрос в компетентный орган с просьбой предоставить необходимые сведения (приложение 5). Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному запросу обязаны в течение 15 дней предоставить запрашиваемую информацию, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

2.2.6. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

2.2.7. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства РФ в сфере миграции, направляются в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган УФМС и в адрес Губернатора Приморского края с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, если текст обращения не поддается прочтению.

2.2.8. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в организации, должностным лицам, подписываются уполномоченными должностными лицами Администрации.

2.2.9. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую их организацию.

2.3.1. Письменное обращение, поступившее в Администрацию в соответствии с компетенцией, рассматривается в сроки, определенные Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в течение 30 дней со дня регистрации.

2.3.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в государственные, муниципальные органы и иные организации или соответствующему должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

2.5.3. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимает уполномоченное должностное лицо Администрации, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

2.3.4. На регистрационно-контрольной карточке к поступившему обращению уполномоченное должностное лицо Администрации прописывает поручение. Поручение должно содержать: фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись должностного лица с расшифровкой и датой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения. Запрещается делать резолюции и надписи на письменных обращениях граждан.

2.3.5. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

2.3.6. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости, в установленном законодательством порядке, дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственные, муниципальные органы и иные организации или должностному лицу в соответствии с их компетенцией (приложение N 4).

2.3.7. Администрация, в лице уполномоченного должностного лица, по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязана в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

2.4.1. Обращение не рассматривается по существу, если:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, администрацию или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (в таком случае гражданину направляется предупреждение о недопустимости злоупотребления правом);

- в обращении не указана фамилия обратившегося или почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

2.4.2. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

2.4.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.4.4. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

2.4.5. Если письменное обращение, в котором отсутствует фамилии заявителя или почтовый адрес, содержит сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, о данном факте информируется Глава Дальнегорского городского округа, который в свою очередь, принимает решение о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2.4.6. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения), ответы, как правило, не даются.

2.5.1. Ответы на обращения граждан оформляются в письменном виде на бланке Администрации.

2.5.2. Текст ответа пишется от имени Администрации и подписывается тем должностным лицом, которому адресовано обращение. Ответы на обращения, поступившие из вышестоящих органов власти, как правило, подписываются Главой Дальнегорского городского округа или уполномоченным на то должностным лицом.

2.5.3. Обращение в ответе должно быть адресовано автору письма. Ответ на коллективное обращение направляется заявителю, в адрес которого просят направить ответ, с указанием "для ознакомления заявителей".

2.5.4. При ответе на обращения граждан, поступивших из иных органов власти или организаций, оформление второго адресата должно быть официальным, без указания конкретного руководителя (приложение N 6).

2.5.5. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

2.5.6. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт (например, о выделении земельного участка). Экземпляр данного правового акта направляется заявителю.

2.5.7. Если в письме содержится просьба о возврате подлинников документов, прилагаемых к обращению, то они прилагаются к ответу. В ином случае, они остаются в деле.

2.5.8. Подлинники обращений граждан в федеральные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

2.5.9. Ответы на обращения граждан подлежат регистрации в журнале регистрации исходящей корреспонденции. На угловом штампе бланка указывается регистрационный номер, дата регистрации, ссылка на номер обращения или сопроводительного письма организации, направившей обращение на исполнение. Зарегистрированный ответ направляется гражданину.

2.5.10. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в Управление делами для отражения хода исполнения обращения в журнале регистрации обращений граждан, а также для формирования дела, включенного в номенклатуру дел на хранение в течение 5 лет.

2.5.11. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляются в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.