Приложение N 1. Инструкция о правилах уничтожения персональных данных в администрации города Владивостока

Приложение N 1
к Положению об обработке персональных данных
в администрации города Владивостока

Инструкция
о правилах уничтожения персональных данных в администрации города Владивостока

1. Инструкция о правилах уничтожения персональных данных в администрации города Владивостока (далее - инструкция) разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2. Настоящая инструкция регламентирует правила уничтожения персональных данных в администрации города Владивостока (далее - Администрация), исполнение которых сможет гарантировать невозможность восстановления содержания персональных данных в информационных системах персональных данных Администрации (далее - информационная система) и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители информации на бумажной основе (далее - документы) и машинные носители информации, содержащие персональные данные.

3. В органах Администрации, обрабатывающих персональные данные, руководителем этого органа создается комиссия по уничтожению персональных данных (далее - комиссия). Комиссия в своей работе руководствуется настоящей инструкцией.

4. В состав комиссии входят муниципальные служащие Администрации, участвующие в обработке персональных данных, ответственные за ведение делопроизводства, и ответственный за обеспечение безопасности информации в органе Администрации. Комиссия может привлекать для своей работы муниципальных служащих Администрации, обеспечивающих функционирование технических и программных средств в Администрации.

5. Уничтожение комиссией персональных данных в органе Администрации производится:

- в случаях и в сроки, указанные в частях 3-6 статьи 21 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- при изменении цели использования машинных носителей информации, содержащих персональные данные;

- перед передачей машинных носителей информации, содержащих персональные данные, в другой орган Администрации.

6. В Администрации для уничтожения персональных данных могут применяться следующие способы:

- тщательное вымарывание (удаление) в документах персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных;

- измельчение документов в бумагорезательной машине;

- сжигание документов;

- стирание всех персональных данных или отдельных документов (файлов, папок), содержащих персональные данные, в информационной системе и (или) на машинном носителе информации с помощью программного средства гарантированного уничтожения информации;

- уничтожение машинного носителя информации, содержащего персональные данные, путем физического воздействия.

7. При уничтожении персональных данных, хранящихся в информационной системе, необходимо проверить наличие их в других (архивных) базах данных и при наличии производить уничтожение всех копий персональных данных в этих базах данных, если иное не регламентировано действующим законодательством Российской Федерации.

8. При уничтожении в Администрации документов и (или) машинных носителей информации, содержащих персональные данные, допускается предварительное копирование не подлежащих к уничтожению сведений с этих носителей информации способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению.

9. После уничтожения персональных данных комиссия составляется акт об уничтожении персональных данных (форма), а в журнале учета машинных носителей информации ответственным за обеспечение безопасности информации в органе Администрации делается отметка об уничтожении машинного носителя информации - указываются реквизиты акта об уничтожении персональных данных.

10. Хранение актов об уничтожении персональных данных осуществляется в органе Администрации, в котором была создана комиссия, в течение трех лет, если иное не регламентировано действующим законодательством Российской Федерации.

Форма

                           Типовая форма акта

                   об уничтожении персональных данных

           АДМИНИСТРАЦИЯ                        УТВЕРЖДАЮ

        ГОРОДА ВЛАДИВОСТОКА           ___________________________________

                                          (наименование должности

                                               руководителя)

________________ N ___________        ______________________ И.О. Фамилия

                                         (личная подпись)

А К Т

Об уничтожении персональных данных

ОСНОВАНИЕ: ______________________________________________________________

         (наименование распорядительного документа, на основании которого

_________________________________________________________________________

     документируется факт, событие или действие, его номер и дата)

Составлен комиссией:

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: ___________________________________________________________

                        (наименование должности И.О. Фамилия)

ЧЛЕНЫ КОМИССИИ:

1. ______________________________________________________________________

                   (наименование должности И.О. Фамилия)

2. ______________________________________________________________________

                   (наименование должности И.О. Фамилия)

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

1. ______________________________________________________________________

                   (наименование должности И.О. Фамилия)

Комиссия ____________ провела отбор документов (дел) и машинных носителей

           (дата)

информации,    содержащих    персональные   данные,   которые    подлежат

гарантированному уничтожению.

N п/п	Дата уничтожения	Тип машинного носителя информации	Регистрационный (учетный) номер документа (дела), носителя информации	Способ уничтожения (стирание, физическое уничтожение)

     Всего  отобрано   документов  (дел)  и   (или)   машинных  носителей

информации:

________________________________________________________________________.

                      (количество цифрами и прописью)

На ________________________________________ машинных носителях информации

      (количество цифрами и прописью)

персональные данные  уничтожены путем стирания с использованием программы

гарантированного уничтожения информации _________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________.

    (наименование программного средства гарантированного уничтожения

                               информации)

Документы (дела) и (или) машинные носители информации в количестве ______

_____________________________ уничтожены физическим (механическим) путем.

(количество цифрами и прописью)

Председатель комиссии:                                   И.О. Фамилия

Члены комиссии:                                          И.О. Фамилия

                                                         И.О. Фамилия