Приложение. Административный регламент архивного отдела администрации муниципального образования Щекинский район по предоставлению муниципальной услуги "Организация и осуществление выдачи исполненных архивных документов"

Приложение
к постановлению
Администрации
муниципального образования
Щекинский район
от 27 сентября 2010 г. N 9-993

Административный регламент архивного отдела администрации муниципального
образования Щекинский район по предоставлению муниципальной услуги
"Организация и осуществление выдачи исполненных архивных документов"

I. Общие положения

1. Административный регламент архивного отдела администрации муниципального образования Щекинский район по предоставлению муниципальной услуги "Организация и осуществление выдачи исполненных архивных документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, а также определяет требования к порядку предоставления муниципальной услуги, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Щекинского района, порядок взаимодействия муниципального архива с гражданами, федеральными и областными государственными архивами, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, муниципальными и другими организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

2. В настоящем Регламенте используются следующие понятия:

документы, а также копии документов, заверенных в установленном порядке, имеющие непосредственное отношение к заявителю:

Физическим лицам:

- документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ в соответствии с федеральным законодательством, удостоверяющий личность);

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- другие документы, предоставление которых необходимо для выдачи запрашиваемого документа.

Информация по запросам граждан, организаций выдается в форме архивных документов: архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма.

Архивная справка - документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке;

Архивная выписка - документ архива, дословно воспроизводящий часть текста, архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

Информационное письмо - ответ на запрос, содержащий сведения об имеющихся архивных документах, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов, отсутствие сведений или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых документов.

Заявители - физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обратившиеся в архивный отдел администрации Щекинского района за получением запрашиваемых документов.

Регламент подготовки документа - порядок организации работы архивного отела администрации Щекинского района с документами, имеющих непосредственное отношение к заявителю, подготовка запрашиваемых архивных документов, зафиксированных в настоящем регламенте.

Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

3. Предоставление муниципальной услуги "Организация и осуществление выдачи исполненных архивных документов" осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169);

Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Законом Тульской области от 11.01.2006 г. N 675-ЗТО "Об архивном деле в Тульской области";

Постановлением администрации Тульской области от 29.12.2006 г. N 648 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) и стандартов государственных услуг";

Уставом муниципального образования Щекинский район;

Постановлением главы администрации Щекинского района от 04.04.2008 г. N 4-325 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставления муниципальных услуг) и стандартов муниципальных услуг";

Распоряжением главы администрации Щекинского района от 12.02.2007 г. N 13-р "О реализации мероприятий административной реформы на территории муниципального образования Щекинский район";

Положением о формировании и содержании муниципального архива Щекинского района, утвержденным решением Собрания представителей Щекинского района N 43/455 от 27.08.2008 г.;

Постановлением главы администрации Щекинского района от 10.07.2009 г. N 7-590 "Об утверждении реестра функций администрации МО Щекинский район".

Орган по предоставлению муниципальной услуги

4. Предоставление муниципальной услуги "Организация и осуществление выдачи исполненных архивных документов" осуществляет архивный отдел администрации Щекинского района (далее - Архив).

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования об исполнении муниципальной услуги

5. Информация о порядке исполнения муниципальной услуги (далее - Услуга) предоставляется:

- непосредственно руководителем или специалистом Архива;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе на официальном Портале МО Щекинский район (http://schekino.ru);

- публикации в средствах массовой информации и т.д.;

- размещается на информационных стендах в общедоступных приемных помещениях архивного отдела.

6. Основанием для предоставления Услуги является подготовленный исполненный архивный документ на письменное обращение или запрос (заявление) граждан, организаций (далее - Заявители).

7. Основанием отказа в предоставлении Услуги является: отсутствие документов (паспорта или иного документа, удостоверяющего личность), предъявляемых при получении запрашиваемых архивных документов.

8. Услуга может быть оказана заявителю без его личной явки в Архив - по почте, в случае предоставления заявления и других документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги настоящего регламента.

9. Информация о порядке предоставления Услуги и выдача запрашиваемых документов осуществляется бесплатно.

10. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- выдача в одном экземпляре: архивных справок, архивных копий, архивных выписок, заверенных в установленном порядке копий по документам, находящихся на хранении в Архиве;

- отправка исполненных архивных документов почтой при письменном обращении в Архив или по личной просьбе заявителей;

- организация хранения вторых экземпляров: архивных справок, архивных копий, архивных выписок, заверенных в установленном порядке копий, осуществляется в течение 5-ти лет согласно номенклатуре дел Архива.

11. Местонахождение Архива и почтовый адрес для получения документов и обращений (жалоб): ул. Советская, д.26, г. Щекино, Тульской области, 301240.

12. При входе в Архив имеются информационные стенды.

13. Приемные дни для получателей муниципальной услуги:

Понедельник: 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

Вторник: 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

Среда: 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

Четверг: 8.30 - 12.30, 13.18 - 17.30

Пятница: 8.30 - 12.30, 13.18 - 16.30

14. Время ожидания в очереди для получения архивных документов при личном обращении заявителей не должно превышать 15 минут.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при
предоставлении муниципальной услуги (Приложение)

15. Заявитель обращается в Архив для получения исполненных архивных документов в срок, указанный в визитке, также в ней имеется информация: наименование Архива, его адрес и телефон, приемные дни и часы работы, порядок получения документов.

16. В случае личного обращения заявителя или его доверенного лица, архивная справка, архивная копия, архивная выписка, заверенная копия (1-ый экземпляр) выдаются специалистом Архива при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель исполненных архивных документов расписывается на 2-ом экземпляре полученного документа, указывая дату их получения.

17. При письменном обращении заявителей Российской Федерации и других государств-участников СНГ исполненные архивные документы, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

18. Получение заявителем архивных документов не должно превышать 5 минут.

19. По просьбе заявителей руководитель или специалист Архива проводит консультацию по выданным архивным документам, время которой не должно превышать 10 минут.

Порядок и формы контроля над предоставлением муниципальной услуги

20. Текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению Услуги и принятием решения осуществляет руководитель Архива, ответственный за организацию работы по предоставлению Услуги.

21. Контроль осуществляется путем проведения руководителем Архива проверок соблюдения и исполнения работником положений настоящего Административного регламента.

22. Периодичность осуществления контроля устанавливается руководителем Архива.

23. Контроль за полнотой и качеством предоставления Услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей Услуги.

24. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном распоряжением главы администрации Щекинского района от 16.01.2009 г. N 4-р "О временном Положении о ежемесячных и иных дополнительных выплатах лицам, замещающим должности муниципальной службы администрации муниципального образования Щекинский район".

25. Контроль исполнения настоящего Регламента осуществляет заместитель главы администрации Щекинского района по взаимодействию с населением и административной работе.

Порядок обжалования действий (бездействий) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе оказания муниципальной услуги

Граждане имеют право на обжалование полученных архивных документов в устной или письменной форме.

26. При устном обращении (жалобе) специалисты Архива, в соответствии с законодательством, обеспечивают:

- право граждан на доступ к подлинной документированной информации о них.

- право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

27. При письменном обращении (жалобе) на имя руководителя Архива заявитель в обязательном порядке указывает фамилию, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.

Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены к обращению, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

Жалоба подписывается подавшим ее гражданином, либо его законным представителем.

Если в письменном обращении не указаны фамилия, имя, отчество заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, являющихся конфиденциальными, не касающихся заявителя на основании Федерального закона, лицу, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо, ответственный или уполномоченный специалист Архива принимает решение об удовлетворении требований гражданина и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия), либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется гражданину.

28. Продолжительность рассмотрения жалоб (претензий) граждан или урегулирования споров не должна превышать 30 дней с момента получения жалобы (претензии) или возникновения спора. Указанный срок может быть продлен по взаимному согласию сторон.

В случае если по обращению требуется провести расследования или проверки, срок его рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 15 дней по решению руководителя Архива. О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется письменно с указанием причин продления.

29. Граждане имеют право на обжалование действий (бездействий) и решений руководителя Архива, принятых в ходе предоставления Услуги, у руководства Администраций - Щекинского района и Тульской области.

Начальник архивного отдела

И.Ю. Ермакова