Приложение N 6. Правила работы исследователей (пользователей) в читальном зале отдела муниципального архива и делопроизводства комитета по кадрам, архиву, информатизации, делопроизводству и взаимодействию с ОМС администрации муниципального образования Дубенский район

Приложение N 6
к Административному регламенту
по исполнению муниципальной услуги
"Обеспечение доступа к архивным документам
пользователям в читальном зале"

Правила
работы исследователей (пользователей) в читальном зале
отдела муниципального архива и делопроизводства комитета по кадрам,
архиву, информатизации, делопроизводству и взаимодействию с ОМС
администрации муниципального образования Дубенский район

1. Общие положения

1.1. Правила работы исследователей (пользователей) в читальном зале (далее - Правила) устанавливают порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале отдела муниципального архива и делопроизводства комитета по кадрам, архиву, информатизации, делопроизводству и взаимодействию с ОМС администрации муниципального образования Дубенский район.

1.2. Все исследователи (пользователи) обладают равными правами на доступ к документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в отделе.

1.3. Плата за посещение читального зала отдела и пользование архивными документами не взимается.

2. Порядок допуска исследователей (пользователей) в читальный зал

2.1. Исследователи (пользователи) допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Исследователи (пользователи), ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество исследователя (пользователя), должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается главой администрации муниципального образования Дубенский район на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с начальником отдела муниципального архива и делопроизводства комитета по кадрам, архиву, информатизации, делопроизводству и взаимодействию с ОМС администрации муниципального образования Дубенский район администрации муниципального образования Дубенский район.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца.

2.5. Допуска в читальный зал осуществляется при предъявлении исследователями (пользователями) документов, удостоверяющих личность.

3. Права, обязанности и ответственность исследователей (пользователей)

3.1. Исследователям (пользователям) предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы.

3.2. Исследователи (пользователи), работающие в читальном зале архива, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о порядке работы читального зала.

3.2.2. Получать консультации работником отдела о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно-справочных библиотек, справочно-информационных фондов.

3.2.6. Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.

3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению главы администрации муниципального образования Дубенский район использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей. Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство (кроме случаев, предусмотренных пунктом 5.7 настоящих Правил).

3.3. Исследователи (пользователи) обязаны:

3.3.1. Соблюдать настоящие Правила работы исследователей (пользователей) в читальном зале.

3.3.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

3.3.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).

3.3.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

3.3.5. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.5. Исследователи (пользователи) могут представить отделу библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов исследователями (пользователями), решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.7. Исследователи (пользователи), совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий,
предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в журнале выдачи дел. Настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи и использования материалов научно-справочной библиотеки архива.

4.2. Единовременно для исследователей (пользования) может быть выдано 5 описей, 10 - 20 дел.

4.3 Описи дел, документов, справочно-информационные и другие печатные издания выдаются исследователям (пользователям) в день заказа.

4.4. Сроки повторной выдачи устанавливаются начальником отдела.

4.5. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.5.1. Входить в верхней одежде; вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 x 300 мм), пластиковые пакеты, зонты; курить, употреблять продукты питания и напитки.

4.5.2. Выносить архивные документы из отдела, передавать их третьим лицам; оставлять открытые дела и архивные документы не защищенными от солнечного света продолжительное время; писать на листах бумаги, положенных поверх документов; загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.5.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.6. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.

4.7. При получении описей, дел, других материалов исследователи (пользователи) проверяют их состояние и сохранность в присутствии работника отдела.

При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации исследователи (пользователи) должны сообщить об этом сотруднику архива.

4.8. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий работники отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и органов местного самоуправления, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- экспонирования заказанных материалов на выставке;

- выдачи их другому пользователю.

Не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам исследователей (пользователей)

5.1. По заказам исследователей (пользователей), в зависимости от технических возможностей отдела и физического состояния документов изготавливаются копии документов.

5.2. Заказы на копирование оформляются исследователями (пользователями) на бланке-заявлении и передаются сотруднику отдела. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

5.3. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются сотрудником отдела.

5.5. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения главы администрации МО Дубенский район.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальником отдела в каждом конкретном случае.

5.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам исследователей (пользователей) не производится.

5.7. В случаях отсутствия технических возможностей у отдела допускается копирование документов техническими средствами исследователей (пользователей).

Копирование техническими средствами исследователей (пользователей), в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения и по контролем начальника отдела.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами исследователей (пользователей), отдел не несет.

5.8. Копии документов выдаются исследователям (пользователям) или их доверенным лицам под расписку.