Приложение Положение о государственном реестре уникальных документов архивного фонда Тульской области

Приложение
к приказу
министерства образования
Тульской области
от 20 мая 2013 г. N 493

Положение
о государственном реестре уникальных документов
архивного фонда Тульской области

1. Общие положения

1.1. Положение о Государственном реестре уникальных документов архивного фонда Тульской области (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Тульской области от 11 января 2006 N 675-ЗТО "Об архивном деле в Тульской области", Приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

1.2. Настоящее Положение устанавливает порядок формирования, ведения и использования информации Государственного реестра уникальных документов архивного фонда Тульской области (далее - Реестр).

1.3. Реестр представляет собой совокупность листов учета и описания уникальных документов архивного фонда Тульской области, зарегистрированных в валовой последовательности номеров.

1.4. Реестр ведется министерством образования Тульской области (далее - министерство) в целях централизованного государственного учета уникальных документов, контроля за их сохранностью и использованием.

1.5. К уникальным документам относятся особо ценные документы архивного фонда Тульской области, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

1.6. Включение уникальных документов в Реестр осуществляется путем их регистрации в Реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления и описания.

1.7. Включению в Реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

1.8. Объектом, включаемым в Реестр, является отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов.

2. Выявление уникальных документов

2.1. Министерство организует работу по выявлению уникальных документов.

2.2. Непосредственную работу по выявлению уникальных документов ведут государственный архив, муниципальные архивы, музеи, библиотеки, иные организации, осуществляющие временное хранение документов архивного фонда Тульской области, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с архивными учреждениями области, либо по собственному желанию (далее - заинтересованные организации).

2.3. Выявление уникальных документов производится на основании рекомендаций Федерального архивного агентства, научно-методических разработок ВНИИДАД, методических пособий, подготовленных в государственных архивах. Методические рекомендации, предназначенные для использования в работе по выявлению уникальных документов в государственных архивах, также могут быть использованы в работе заинтересованными организациями.

2.4. Выявление уникальных документов может быть как самостоятельным, так и сопутствующим видом работы с архивными документами и фондами (при исполнении запросов, в процессе переработки и усовершенствования описей дел фондов, при использовании документов).

2.5. При выявлении уникальных документов применяются следующие обязательные критерии:

- древность документа: к уникальным относятся все документы архивного фонда Тульской области, созданные до XVIII века, как подлинники, так и изготовленные тогда же копии, фрагменты сохранившихся подлинников и копий;

- подлинность документов;

- бесспорность культурно-исторической значимости;

- публичность документов;

- высокая материальная ценность (наивысшая возможная цена, выраженная в максимальной страховой оценке);

- отношение документа к историческому событию;

- отношение документа к исторической личности;

- юридическое значение документа;

- художественные и оформительские особенности документа.

3. Описание уникальных документов

3.1. Уникальные документы описываются подокументно в листе учета и описания уникального документа (приложение N 1).

3.2. Описание уникальных документов производится в соответствии с методикой описания уникальных документов, предложенной Федеральным архивным агентством, ВНИИДАД.

4. Рассмотрение совещательным органом предложений об отнесении выявленных документов к уникальным документам

4.1. Совещательным органом государственного архива, заинтересованных организаций осуществляется рассмотрение листов учета и описания на каждый выявленный потенциально уникальный документ.

4.2. Возможно проведение консультаций, экспертиз для решения вопроса о степени ценности документов. Заключения экспертов о возможности отнесения документа к уникальным готовят как специализированные организации, эксперты по культурным ценностям, так и специалисты архивных и научных учреждений сопутствующих отраслей.

4.3. Совещательный орган государственного архива, заинтересованных организаций принимает решение о представлении на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) министерства предложений для включения в Реестр потенциально уникальных документов.

4.4. На рассмотрение ЭПК министерства передаются лист учета и описания уникального документа (на бумажном носителе в 2 экземплярах и в электронном виде), выписка из протокола заседания совещательного органа, экспертные заключения.

4.5. Предложения о включении документов в Реестр представляются ежегодно по мере их выявления к 1 июня текущего года.

5. Включение уникальных документов в Реестр

5.1. Решение о включении документов в Реестр принимает ЭПК министерства.

5.2. Срок рассмотрения предложений - один месяц.

5.3. На основании положительного решения ЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер по Реестру, который проставляется в соответствующей графе экземпляра листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе, остающемся на хранении в министерстве.

5.4. В случае включения документа в Реестр государственному архиву, заинтересованным организациям направляется выписка из протокола заседания ЭПК с указанием регистрационного номера уникального документа по Реестру и экземпляр листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе, куда заносится соответствующий номер.

5.5. В случае отрицательного решения документы, представленные на ЭПК, возвращаются государственному архиву, заинтересованным организациям, кроме того, направляется выписка из протокола заседания ЭПК, содержащая основания отказа о включении документа в Реестр.

5.6. Экземпляры листов учета и описания уникальных документов на бумажных носителях, выписки из протоколов заседаний совещательного органа архива, заинтересованных организаций, экспертные заключения хранятся в соответствующих делах. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел министерства со сроком хранения "Постоянно".

5.7. Реестр ведется на бумажном носителе и в электронном виде.

5.8. Электронный вариант представляет собой базу данных (далее - БД) "Государственный реестр уникальных документов архивного фонда Тульской области". Уникальный документ описывается в БД по тем же реквизитам, что и в листе учета и описания уникального документа.

5.9. Ежегодно подводятся итоги о количестве документов, отнесенных к числу уникальных документов. Сводные данные включаются в годовой отчет министерства.

5.10. Уникальный документ, включенный в Реестр, может быть рекомендован ЭПК к включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

6. Внесение изменений в Реестр

6.1. Изменения вносятся в лист учета и описания уникального документа на основании актов об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа, которые представляются государственным архивом, заинтересованными организациями в министерство. Акт составляется в произвольной форме и направляется в министерство с сопроводительным письмом до 1 декабря текущего года.

6.2. Изменения вносятся в соответствующую графу листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт, заверяются подписью сотрудника с указанием даты внесения изменений. Аналогичная информация вносится в электронную БД.

6.3. Акты об изменениях и дополнениях листа учета и описания уникального документа формируются в дело, которое ежегодно включается в номенклатуру министерства со сроком хранения "Постоянно".

7. Пользование информацией Реестра

7.1. Информация об уникальных документах, включенных в Реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.

Министр образования Тульской области

Д.В. Бычков