Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Приложение
к Постановлению
администрации
муниципального образования
Суворовский район
от 10 июня 2011 г. N 652

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической
и практической помощи представителям организаций, предприятий
по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Статья 1. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Административный регламент и муниципальная услуга соответственно) устанавливает порядок предоставления муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива муниципальным архивом (отделом) администрации муниципального образования Суворовский район (далее - муниципальный архив). Административный регламент определяет последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по организации процесса предоставления указанной муниципальной услуги, включающую информирование, консультирование, передачу документов на постоянное хранение в архив.

1.2. Основные понятия, используемые в настоящем регламенте:

1.2.1. Муниципальная услуга, предоставляемая муниципальным архивом по оказанию методической и практической помощи в пределах полномочия органа, предоставляющего муниципальные услуги.

1.2.2. Получателями муниципальной услуги являются органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические лица, организации, обращающиеся на законных основаниях к муниципальному архиву для получения и использования необходимой информации. В ходе оказания муниципальной услуги муниципальный архив взаимодействует с отделом по делам архивов департамента культуры Тульской области.

1.2.3. Административный регламент - нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления муниципальной услуги и стандарт предоставления муниципальной услуги.

1.3. Местонахождение муниципального архива, предоставляющего муниципальную услугу: пл. Победы, 2, г. Суворов, Тульская область, индекс 301430;

контактный телефон: 8(48763) 2-25-83;

адрес электронной почты: admin@suvorov.tula.net;

адрес сайта муниципального образования Суворовский район: suvorov.tulobl.ru.

1.3.1. Для приема заявителей, заполнения необходимых для получения муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможности оформления документов, обеспечиваются ручками.

1.4. График работы муниципального архива:

Понедельник - четверг	8.00 - 17.00
Пятница и предпраздничные дни	8.00 - 16.00
Перерыв	12.00 - 12.48
Суббота, воскресенье	выходные дни

1.5. Прием заявителей должностными лицами архива осуществляется в соответствии с графиком работы без предварительной записи.

Статья 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.

2.2. Наименование органа администрации муниципального образования Суворовский район, предоставляющего муниципальную услугу, - муниципальный архив.

2.3. Получатели муниципальной услуги - органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические лица, представители организаций, предприятий.

2.4. Результат предоставления муниципальной услуги:

- подготовленные описи, номенклатуры, утвержденные в экспертно-проверочной комиссии по делам архивов департамента культуры Тульской области;

- описанные документы, упорядоченно хранящиеся в организации;

- оформленные документы, сдающиеся на хранение в муниципальный архив.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Обращение, поступившее в архив в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 10 дней со дня регистрации обращения.

2.5.2. Оказание методической помощи осуществляется в день обращения заявителя.

2.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, в том числе отказа в приеме и рассмотрении документов.

Основания для отказа в исполнении муниципальной услуги отсутствуют.

2.8. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

2.8.1. Вход в здание муниципального архива оборудуется информационной вывеской, содержащей информацию о муниципальном архиве: наименование и режим работы.

2.8.2. Для приема заявителей, заполнения необходимых для получения муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможности оформления документов, обеспечиваются ручками, бланками документов.

2.9. Должностные лица, непосредственно обеспечивающие предоставление муниципальной услуги, - начальник, консультант и главный специалист муниципального архива.

2.10. Информация о работе муниципального архива, перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и образцы их заполнения, порядок обжалования решений и действий (бездействия) должностных лиц при предоставлении муниципальной услуги доводятся до сведения получателей муниципальной услуги через информационные стенды, размещенные в помещении муниципального архива.

2.10.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно специалистами муниципального архива при личном обращении;

- с использованием средств почтовой и телефонной связи;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет");

- посредством размещения на информационном стенде муниципального архива.

2.10.2. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- четкость изложения информации;

- полнота информирования;

- оперативность предоставления информации.

2.11. Требования к форме и характеру взаимодействия специалистов муниципального архива с заявителями:

- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

- запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения.

Статья 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1. Консультирование специалистом муниципального архива по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива:

- составление номенклатуры дел;

- составление исторической справки (предисловие к описи);

- составление описей дел;

- составление актов о выделении документов к уничтожению;

- помощь в оформлении дел для сдачи на хранение в архив. Блок-схема приведена в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Поступившие в архив письменные обращения заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.

3.2.1. Регистрация письменного обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3. Рассмотрение обращения и подготовка ответа.

3.3.1. Основанием для начала административного действия является обращение об оказании методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.

3.3.2. Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является специалист архива.

3.3.3. Обращения рассматриваются специалистами непосредственно на своем рабочем месте или с выездом на место оказания услуги.

3.3.4. Специалист подготавливает ответ в зависимости от объема обращения.

3.3.5. Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовке ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции архива и отсутствие оснований для отказа в исполнении муниципальной услуги.

3.3.6. Результатом выполнения административного действия по рассмотрению обращения и подготовке ответа являются:

- составление номенклатуры дел;

- составление исторической справки (предисловие к описи);

- составление описей дел;

- составление актов о выделении документов к уничтожению;

- помощь в оформлении дел для сдачи на хранение в архив.

3.4. Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема.

3.4.1. Основанием для начала административного действия является личный прием заявителя.

3.4.2. Должностным лицом, ответственным за личный прием заявителя, является специалист муниципального архива.

3.4.3. Прием заявителя специалистом муниципального архива осуществляется в кабинете архива.

3.4.4. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях специалист архива ведет прием одновременно только одного заявителя.

3.4.5. Во время личного приема специалист архива, осуществляющий личный прием, выслушивает устное обращение заявителя.

3.4.6. По окончании приема специалист муниципального архива информирует заявителя о сроках оказания методической помощи.

3.4.7. Результатами выполнения административного действия по личному приему заявителя являются полученные заявителем исчерпывающие сведения для ведения делопроизводства и формирования ведомственного архива.

3.5. Требования к организации предоставления муниципальной услуги в электронной форме:

3.5.1. Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге.

3.5.2. Получение заявителем результата предоставления муниципальной услуги, если иное не установлено федеральным законом.

3.5.3. Использование информационно-телекоммуникационных технологий при предоставлении муниципальной услуги.

3.5.4. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме, в том числе взаимодействие органов, предоставляющих муниципальную услугу, и заявителей осуществляется на базе информационных систем, включая государственные и муниципальные информационные системы, составляющие информационно-технологическую и коммуникационную инфраструктуру.

3.6. Настоящий Административный регламент является обязательным для исполнения специалистами, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.

Статья 4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений сотрудниками муниципального архива осуществляется их непосредственным руководителем, а также лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Специалисты архива, ответственные за исполнение муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение порядка, сроков, полноту и качество исполнения муниципальной функции. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

4.3. Контроль исполнения муниципальной услуги включает в себя установленную отделом по делам архивов департамента культуры Тульской области сводную годовую отчетность о ходе исполнения социально-правовых и тематических запросов, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов муниципального архива.

Статья 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги:

- в досудебном (внесудебном) порядке;

- в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. В досудебном порядке заявители могут обжаловать действия или бездействие:

1) специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, муниципального архива;

2) начальника муниципального архива, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

5.3. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное предложение, заявление или жалобу (далее - обращение), в том числе посредством электронной почты, а также электронной приемной администрации на официальном сайте муниципального образования Суворовский район в сети "Интернет" (приложение 2 к Административному регламенту).

5.4. По результатам рассмотрения обращения принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении.

5.5. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения письменного обращения, направляется заявителю.

5.6. Обращение получателя муниципальной услуги не рассматривается в следующих случаях:

а) не указана фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

б) текст письменного обращения не поддается прочтению;

в) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.7. Начальник муниципального архива при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста, участвующего в предоставлении муниципальной услуги, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.8. Ответственность за нарушение установленного порядка предоставления муниципальной услуги наступает в соответствии с положениями нормативных правовых актов Российской Федерации, Тульской области, органов местного самоуправления муниципального образования Суворовский район.

5.9. В случае несогласия с результатами досудебного обжалования, а также на любой стадии рассмотрения спорных вопросов заявители вправе обратиться в суд согласно установленному действующим законодательством порядку (приложение 3 к Административному регламенту).

5.10. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений заинтересованных лиц, достижение по взаимному согласию договоренности (в случае личного устного обращения) или подготовка мотивированного ответа (в случае письменного обращения).