Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов юридических и физических лиц, органов администрации города Тулы на получение копий постановлений и распоряжений главы администрации города Тулы, администрации города Тулы, выписок из постановлений и распоряжений главы администрации города Тулы, администрации города Тулы"

Приложение
к постановлению
Администрации города Тулы
от 19 июня 2009 г. N 1749

Административный регламент предоставления муниципальной услуги
"Исполнение запросов юридических и физических лиц, органов
администрации города Тулы на получение копий постановлений и
распоряжений главы администрации города Тулы, администрации города
Тулы, выписок из постановлений и распоряжений главы администрации
города Тулы, администрации города Тулы"

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов юридических и физических лиц, органов администрации города Тулы на получение копий постановлений и распоряжений главы администрации города Тулы, администрации города Тулы, выписок из постановлений и распоряжений главы администрации города Тулы, администрации города Тулы" (далее - Административный регламент и муниципальная услуга соответственно) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, а также определяет требования к порядку предоставления муниципальной услуги, сроки и последовательность действий при осуществлении подготовки и выдачи копий постановлений и распоряжений главы администрации города Тулы, администрации города Тулы (далее - Документ), а также выписок из постановлений и распоряжений главы администрации города Тулы, администрации города Тулы.

2. В настоящем Административном регламенте используются следующие понятия:

копия - дословно воспроизводящая текст документа копия, заверенная в установленном порядке;

выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, заверенный в установленном порядке;

информационное письмо - ответ на запрос, содержащий сведения об имеющихся документах, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, содержащий название и краткую характеристику документов; отсутствие сведений или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых документов;

заявители - физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, органы администрации города Тулы, обратившиеся в администрацию города Тулы за получением запрашиваемых документов;

заявление - просьба заявителя о выдаче копий постановлений и распоряжений главы администрации города Тулы, администрации города Тулы, выписок из постановлений и распоряжений главы администрации города Тулы, администрации города Тулы, исполненная в письменной форме, согласно установленному образцу;

запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа.

3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" N 237, 25.12.1993);

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131 -ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 06.10.2003, N 40, ст.3822);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета" N 237 (3614), 27.10.2004);

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" ("Российская газета", N 25, 13.02.2009);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", N 95, 05.05.2006);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования "документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Тульской области от 11.01.2006 N 675-ЗТО "Об архивном деле в Тульской области" ("Тульские известия" N 11-12, 17.01.2006);

- Уставом муниципального образования город Тула ("Тула вечерняя" N 57, 27.03.1997);

- постановлением главы администрации города Тулы от 27.06.2006 N 1070 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Тула";

- Положением о протокольном отделе управления делопроизводства администрации города Тулы;

- иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Тульской области, органов местного самоуправления муниципального образования город Тула, регламентирующими правоотношения в сфере, предоставления муниципальной услуги.

4. Муниципальную услугу предоставляет протокольный отдел управления делопроизводства администрации города Тулы.

При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с:

- отделом прохождения документов управления делопроизводства администрации города Тулы;

- муниципальным архивом администрации города Тулы;

- иными органами администрации города Тулы.

5. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

6. Заявителями (получателями) муниципальной услуги могут являться юридические и физические лица, индивидуальные предприниматели, органы администрации города Тулы, а также их представители.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

7. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:

- непосредственно, при личном обращении, в протокольном отделе управления делопроизводства администрации города Тулы;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (в сети Интернет, в том числе на официальном сайте администрации муниципального образования город Тула (http://www.tula.ru));

- из публикаций в средствах массовой информации.

Информация может быть размещена на информационных стендах в помещениях протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы.

Порядок получения консультаций (справок) по процедуре
предоставления муниципальной услуги

8. Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляются:

- при личных обращениях;

- по письменным обращениям;

- по телефону.

Информация предоставляется бесплатно.

9. Информирование (консультирование) по процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистом протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы в соответствии с должностными инструкциями.

Время ожидания в очереди для получения информации о процедуре представления муниципальной услуги от специалиста протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы при личном обращении получателя муниципальной услуги не должно превышать 20 минут.

10. Письменные обращения получателей муниципальной услуги о порядке ее предоставления рассматриваются специалистами протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы в срок, не превышающий 10 дней с момента получения письменного обращения.

При консультировании по письменным обращениям ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней с момента поступления письменного обращения.

11. При устных обращениях и ответах на телефонные звонки специалистами протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы дается подробная информация, излагаемая четко и в вежливой (корректной) форме.

Соединение с абонентом производится не позже пятого телефонного зуммера. В случае необходимости производится не более одной переадресации звонка другому сотруднику для ответа на вопрос получателя услуги. Время разговора по телефону не должно превышать 5 минут.

При осуществлении консультирования по телефону специалисты протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы обязаны, в соответствии с поступившим запросом, предоставить информацию по следующим вопросам:

- информацию о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления на предоставление муниципальной услуги;

- информацию о принятии решения по конкретному заявлению по вопросам предоставления муниципальной услуги;

- сведения о нормативных актах по вопросам предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта);

- перечень необходимых документов для получения муниципальной услуги.

12. На информационных стендах, располагающихся в хорошо просматриваемых местах приемного помещения, должен быть размещен:

- график работы протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы и время приема по предоставлению муниципальной услуги;

- информация о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- текст настоящего Административного регламента;

- наименования, адреса и телефоны вышестоящих органов власти и органов, контролирующих деятельность протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы.

Организация и ведение приема получателей муниципальной услуги

13. Прием граждан - получателей муниципальной услуги ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема в соответствии с графиком приема заявителей при предоставлении муниципальной услуги протокольным отделом управления делопроизводства администрации города Тулы.

Рабочее место каждого специалиста протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы, ведущего прием документов, оснащается настольной табличкой с указанием фамилии, имени и отчества и должности.

Для посещения, начальника управления делопроизводства администрации города Тулы, начальника протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы, специалистов протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы заявителю необходимо получить пропуск на вход в здание. Пропуск заказывается по телефону (4872) 30-62-65, 27-63-44, 27-53-24. Пропуск получается в бюро пропусков (подъезд N 10 административного здания) по предъявлению паспорта.

Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги

14. Для получения муниципальной услуги заявителем представляются следующие документы:

для физических лиц:

- письменное заявление (запрос) о выдаче копии (выписки) запрашиваемого Документа, по установленному образцу (Приложение 1 к Административному регламенту);

- документ (копия), удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- документы (копии), подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от имени третьих лиц (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- другие документы, представление которых необходимо для подготовки и выдачи архивных документов.

для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:

- заявление (запрос) о выдаче копии (выписки) запрашиваемого Документа, на бланке организации за подписью руководителя (примерный текст заявления приведен в Приложении 2 к Административному регламенту);

- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;

- заверенные в установленном порядке копии документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю.

для органов администрации города Тулы:

служебная записка (запрос) за подписью руководителя органа администрации города Тулы, согласованная заместителем главы администрации города Тулы - руководителем аппарата либо начальником управления делопроизводства администрации города Тулы с резолюцией о разрешении выдачи копии (выписки) запрашиваемого Документа.

15. Муниципальная услуга может быть оказана заявителю без его личной явки в орган местного самоуправления в случае представления заявления и полного пакета документов, перечисленных в подразделе "Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги" настоящего Административного регламента по почте.

Сроки предоставления муниципальной услуги

16. Срок исполнения запрашиваемых документов должен составлять не более 30 дней со дня регистрации обращения юридических и физических лиц отделом прохождения документов администрации города Тулы, либо не более 5 рабочих дней со дня регистрации обращений органов администрации города Тулы в протокольном отделе управления делопроизводства администрации города Тулы.

В случае если обращение написано на иностранном языке, срок рассмотрения обращения (заявления, запроса) увеличивается на время, необходимое для перевода текста обращения на русский язык.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением заявителя о продлении срока.

Перечень оснований для приостановления или отказа
в предоставлении муниципальной услуги

17. Основаниями для отказа заявителю в приеме заявления на выдачу запрашиваемого документа являются:

- обращение заявителя с требованием о выдаче документов, подготовка и выдача которых не соответствует профилю или направлению деятельности протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы;

- наличие у заявителя неполного пакета документов, определенных настоящим регламентом;

- представление заявителем неправильно оформленных документов, содержащих неполные сведения, а также утративших юридическую силу документов;

- запрос заявителем копии (выписки) Документа, содержание которого не имеет отношения к заявителю либо целям, ради которых заявитель запрашивает копию Документа;

- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности, в случае подачи заявления на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

18. Отказ в предоставлении муниципальной услуги (приеме документов) должен быть мотивирован с письменными разъяснениями о причинах отказа (приема документов).

Результат предоставления муниципальной услуги

19. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- выдача заверенной в установленном порядке копии Документа, выписки из Документа, находящегося на ответственном хранении в протокольном отделе управления делопроизводства администрации города Тулы;

- максимальное упрощение для заявителей процедуры получения копий (выписок) запрашиваемых Документов;

- сокращение времени, необходимого для подачи соответствующего запроса и получения готового документа;

- исключение возможности некачественной подготовки запрашиваемых заявителем копий Документов;

- предоставление возможности заявителю получить запрашиваемые им документы в установленные сроки и без непосредственного взаимодействия с иными органами администрации города Тулы.

Требования к оборудованию места предоставления муниципальной услуги

20. Информационная табличка, содержащая сведения о полном наименовании органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, должна быть размещена рядом с входом в помещение для предоставления муниципальной услуги на хорошо просматриваемом посетителями месте.

21. В помещении для предоставления муниципальной услуги нужно предусмотреть оборудование доступных мест общественного пользования (туалета) и размещения, при необходимости, верхней одежды посетителей.

Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Помещение должно быть оборудовано системой противопожарной и охранной сигнализации.

22. Места для осуществления приема граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, должны быть оборудованы: информационными стендами, средствами электронной техники, а также необходимо предусмотреть место для оформления заявителями документов (заявления, запроса).

23. Рабочие места работников необходимо оборудовать функциональной мебелью, телефонной связью, канцелярскими принадлежностями, компьютерной техникой.

24. График приема заявителей при предоставлении муниципальной услуги либо осуществления консультирования по административным процедурам предоставления муниципальной услуги, протокольным отделом управления делопроизводства администрации города Тулы:

Понедельник

Вторник                     с 14.00 до 17.00

Среда

Четверг

Пятница

и предпраздничные дни       с 14.00 до 16.00

Суббота выходной

Воскресенье выходной

Перерыв с 12.30 до 13.18

25. Местонахождение протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы: г. Тула, проспект Ленина, д. 2, кабинеты N 249, 247, почтовый индекс: 300041.

Телефоны для справок: (4872) 30-62-65, 27-63-44, 27-53-24.

III. Административные процедуры

26. Предоставление муниципальной услуги протокольным отделом управления делопроизводства администрации города Тулы включает в себя последовательность административных процедур:

- прием заявления с приложенными документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги, из отдела прохождения документов администрации города Тулы;

- регистрация заявления в журнале регистрации заявлений (запросов);

- рассмотрение документов для установления права на муниципальную услугу;

- принятие решения о предоставлении либо об отказе предоставления муниципальной услуги;

- подготовка запрашиваемой копии (выписки из) Документа и сопроводительного письма;

- внесение данных заявителя в банк учетной документации;

- выдача документов по запросам заявителей.

Блок-схема исполнения муниципальной услуги приведена в Приложении 3 к Административному регламенту.

Описание последовательности действий при
предоставлении муниципальной услуги

27. Основанием для начала административного действия при предоставлении муниципальной услуги является поступление письменного обращения (заявление, запрос, служебная записка), с приложенными к нему необходимыми для предоставления муниципальной услуги документов, заявителя в протокольный отдел управления делопроизводства администрации города Тулы.

Заявление (запрос), поступившее от физического лица либо от юридического лица, индивидуального предпринимателя, должно быть зарегистрировано соответствующим образом в отделе прохождения документов управления делопроизводства администрации города Тулы, согласовано заместителем главы администрации города Тулы - руководителем аппарата и иметь резолюцию о разрешении выдачи копии (выписки) запрашиваемого Документа.

Заявление (Запрос), поступившее от органа администрации города Тулы за подписью руководителя органа администрации города Тулы, должно быть согласовано заместителем главы администрации города Тулы - руководителем аппарата либо начальником управления делопроизводства администрации города Тулы и иметь резолюцию о разрешении выдачи копии (выписки) запрашиваемого Документа.

28. Специалист протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы, ответственный за прием документов, должен провести первичную проверку представленных документов на предмет соответствия их установленным законодательством требованиям, удостоверяясь, что: документы в установленных законодательством случаях нотариально заверены; тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их местонахождения; фамилии, имена, отчества, адреса мест жительства заявителей - физических лиц либо индивидуальных предпринимателей, написаны полностью; документы не исполнены карандашом; документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание; не истек срок действия представленных документов.

При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям специалист протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы, ответственный за прием документов, должен уведомить заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении муниципальной услуги и предложить принять меры по их устранению.

29. Специалистом протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы, ответственным за прием документов, в установленном порядке должна быть внесена в журнал регистрации заявлений (запросов) запись о приеме заявления (запроса) (порядковый номер записи, данные о заявителе дата приема заявления, номер и дата запрашиваемого Документа, дата исполнения).

Общий максимальный срок приема заявления не может превышать 10 минут на одного заявителя.

30. Специалист протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы, ответственный за оформление документов для предоставления конкретного вида муниципальной услуги, осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет:

- полноты и достоверности сведений о заявителе;

- соответствия запрашиваемого Документа цели, указанной заявителем.

По результатам рассмотрения документов и проверки представленных заявителем сведений должно быть определено наличие либо отсутствие у заявителя права на муниципальную услугу.

Общий максимальный срок рассмотрения документов (без учета времени, затраченного на проведение проверки представленных заявителем сведений) не должен превышать 20 минут.

31. Порядок действий при обращении заявителя на получение копии распоряжений, постановлений главы администрации города, а также копии распоряжений, постановлений администрации города:

- заявитель (физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели) письменно обращается на имя главы администрации города Тулы, либо на имя заместителя главы администрации города - руководителя аппарата с просьбой о выдаче ему копии Документа, в ходе заполнения бланка заявления заявитель, при необходимости, может получать консультационную помощь специалиста протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы; время оформления заявления заявителем при получении консультационной помощи специалиста протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы не должно превышать 15-20 минут;

- заявитель (орган администрации города Тулы) подготавливает служебную записку, подписанную руководителем органа администрации города Тулы, на имя главы администрации города - руководителя аппарата либо начальника управления делопроизводства администрации города Тулы с просьбой о выдаче ему копии Документа, при необходимости, в ходе подготовки служебной записки заявителю может быть оказана консультационная помощь специалистом протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы;

- письменное обращение заявителя с резолюцией заместителя главы администрации города Тулы - руководителем аппарата либо начальника управления делопроизводства администрации города Тулы поступает в протокольный отдел управления делопроизводства администрации города Тулы;

- специалист протокольного отдела управления делопроизводства администрации города Тулы, ответственный за оформление документов для предоставления конкретного вида муниципальной услуги, должен зарегистрировать заявление (запрос) в журнале регистрации заявлений (запросов) копий Документов по установленному образцу и в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня поступления обращения в протокольный отдел управления делопроизводства администрации города Тулы, подготовить запрашиваемую копию Документа;

- копия должна быть заверена печатью "Администрация города Тулы Управление делопроизводства";

- в установленных действующим законодательством случаях на копии ставится штамп "Копия верна Подлинный документ находится в делах администрации Начальник управления делопроизводства";

- копия подписывается начальником управления делопроизводства администрации города Тулы (либо замещающим его лицом);

- специалист, ответственный за оформление документов для предоставления конкретного вида муниципальной услуги, должен осуществить выдачу заявителю (направить в адрес заявителя) запрашиваемой копии (выписки из) Документа;

- заявитель расписывается в получении требуемого Документа на заявлении (запросе) о выдаче копии Документа;

- заявление с отметкой о выдаче копии заявителю направляется в отдел прохождения документов управления делопроизводства администрации города Тулы.

32. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

Пересылка по принадлежности непрофильных запросов в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя осуществляются в срок, не превышающий 7 .рабочих дней со дня поступления обращения в протокольный отдел управления делопроизводства администрации города Тулы.

33. Выписки из Документов составляются на основании Документов, хранящихся в протокольном отделе управления делопроизводства админ