Раздел III. Административные процедуры(п.п. 27-78)

III. Административные процедуры

Результат исполнения запроса по проставлению апостиля

27. Конечными результатами исполнения запроса по проставлению апостиля:

- проставление апостиля на официальном документе;

- отказ в проставлении апостиля на официальном документе.

28. Срок исполнения проставления апостиля, в случае отсутствия необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа ЗАГС КБР, от которого исходит документ, сверки первого и второго экземпляров записей актов гражданского состояния, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.

Срок проставления апостиля в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа ЗАГС КБР, копии записи акта гражданского состояния, от которого исходит официальный документ, не должен превышать 30 рабочих дней.

Последовательность административных процедур

29. Работа по проставлению апостиля включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация документов;

- установление отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля, включая проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа на официальном документе имеющимся образцам, наличия записи акта гражданского состояния в архивах органов ЗАГС КБР;

- проставление апостиля (при отсутствии оснований для отказа в проставлении апостиля);

- отказ в проставлении апостиля (при установлении оснований для отказа в проставлении апостиля);

- выдача документов.

Перечень документов, необходимых для проставления апостиля

30. Для проставления апостиля заявителем представляются документы, предусмотренные пунктом 31 Регламента.

31. Для проставления апостиля представляются:

1) заявление о проставлении апостиля на официальном документе (приложение 2 к Регламенту);

2) документ, удостоверяющий личность заявителя;

3) официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства, участника Гаагской Конвенции, исходящий от органа ЗАГС КБР;

4) документ об уплате государственной пошлины.

Требования к документам, представляемым заявителями

32. Заявление о проставлении апостиля, а также документ об уплате государственной пошлины представляются в единственном подлинном экземпляре.

33. Официальный документ представляется в оригинале и после проставления апостиля возвращается заявителю.

34. Официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации является обязательным (номер, дата, подпись, печать).

35. Документы, представляемые на проставление апостиля, должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, представленных на проставление апостиля, должны быть отчетливыми.

36. Документы, имеющие поправки и (или) приписки, для проставления апостиля не принимаются.

Прием и регистрация документов

37. Основанием для проставления апостиля является представление в Управление необходимых документов, предусмотренных пунктом 31 Регламента.

38. Специалист, уполномоченный принимать документы, определяет подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомится с комплектом представленных документов). Если заявителем представлен документ на проставление апостиля, не исходящий от органов ЗАГС КБР, специалист, уполномоченный принимать документы, сообщает заявителю, в какой орган государственной власти следует обратиться.

Максимальный срок выполнения указанных действий - 5 минут.

39. Специалист, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов запись о приеме документов, которая содержит:

- порядковый номер записи;

- дату приема документов;

- данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, наименование юридического лица, органа государственной власти);

- количество документов, представленных на проставление апостиля;

- реквизиты официального документа, представленного для проставления апостиля (номер, серия, место и дата выдачи);

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут на каждый из представленных официальных документов.

40. Датой представления документов является дата их поступления в Управление.

Установление отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля. Проставление апостиля. Выдача документов

41. Основанием для начала административной процедуры по проставлению апостиля является поступление документов специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

42. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, при поступлении документов осуществляет проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа на официальном документе имеющимся образцам, наличия у названного лица полномочий на право подписи представленного на проставление апостиля официального документа.

В ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на официальном документе, представленном на проставление апостиля, имеющемуся образцу специалист, уполномоченный на проставление апостиля, проверяет отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений, а также обращает особое внимание на:

- равномерность и насыщенность цветового тона оттиска;

- отсутствие искажений деталей оттиска, "смазываний", "стираний".

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.

43. При отсутствии в Управлении образцов подписи и оттиска печати специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет официальный запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и истребование образца оттиска печати органа, от которого исходит документ.

Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут.

44. В случае необходимости выполнения административных действий, предусмотренных пунктом 43 Регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает в порядке делопроизводства оформленный запрос на подписание Руководителю Управления.

Максимальный срок выполнения действия - 20 минут.

45. Руководитель подписывает запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и истребование образца оттиска печати органа, от которого исходит документ.

Подписанный запрос в порядке делопроизводства передается для отправки по назначению.

Максимальный срок выполнения действия не устанавливается и ограничивается требованиями к максимальному сроку выполнения административной процедуры в целом.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником опубликования

49. При получении от уполномоченного органа образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля документ, образца оттиска печати органа, от которого исходит документ, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, осуществляет действия, предусмотренные пунктом 42 Регламента, а также в порядке делопроизводства помещает полученные образцы подписи и оттиска печати в дело с имеющимися образцами подписей и оттисков печатей. Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут.

50. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, рассматривает представленный на проставление апостиля официальный документ на предмет наличия реквизитов, которые согласно законодательству Российской Федерации являются обязательными (номер, дата, подпись, печать).

Максимальный срок выполнения действия не устанавливается и ограничивается требованиями к максимальному сроку выполнения административной процедуры в целом.

51. По результатам проведенной проверки специалист, уполномоченный на проставление апостиля, принимает решение:

- о проставлении апостиля;

- об отказе в проставлении апостиля.

Решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля принимается в день проведения проверки.

52. Общий срок проверки при отсутствии у специалиста, уполномоченного на проставление апостиля, необходимости в совершении действий, предусмотренных пунктами 44 - 49 Регламента, не может превышать одного рабочего дня. При наличии у специалиста, уполномоченного на проставление апостиля, необходимости в совершении действий, предусмотренных пунктами 44 - 49 Регламента, проверка должна быть завершена не позднее одного рабочего дня после получения запрашиваемых образцов.

53. При принятии положительного решения о проставлении апостиля специалист, уполномоченный на проставление апостиля, проставляет на представленном официальном документе апостиль.

54. Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.

Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10x10 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен содержать текст на французском языке.

Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа "Апостиль" способом не допускается.

55. Оттиск штампа "Апостиль" проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.

В случае проставления оттиска штампа "Апостиль" на отдельном листе листы документа и лист с оттиском штампа "Апостиль" нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). Оттиск гербовой печати располагается равномерно на "звездочке" и на листе в соответствии с приложением 3 к Регламенту. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.

56. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, заполняет проставленный им оттиск штампа "Апостиль".

В строке 2 оттиска штампа "Апостиль" указывается в родительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.

Если в официальном документе не предусмотрена подпись конкретного должностного лица и его фамилия, а документ исходит от имени органа, в строке 2 оттиска штампа "Апостиль" указывается: "подпись не предусмотрена", а в строке 4 - официальное название органа, от которого исходит документ.

Если представленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее не представляется возможным, в строке 2 оттиска штампа "Апостиль" после слова "подписан" вместо фамилии указывается "должностным лицом", а в строке 3 - должность этого лица.

В строке 3 оттиска штампа "Апостиль" указывается должность лица, подписавшего документ.

В строке 4 оттиска штампа "Апостиль" указывается официальное наименование органа, выдавшего документ.

В строке 5 оттиска штампа "Апостиль" в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.

В строке 6 оттиска штампа "Апостиль" цифрами указывается дата проставления апостиля.

В строке 7 оттиска штампа "Апостиль" указывается в творительном падеже фамилия, должность лица, удостоверившего документ.

В строке 8 оттиска штампа "Апостиль" указывается номер, соответствующий порядковому номеру в Журнале регистрации апостиля.

В строке 9 оттиска штампа "Апостиль" проставляется гербовая печать Управления.

В строке 10 оттиска штампа "Апостиль" ставится подпись Руководителя Управления.

Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа "Апостиль" не допускается.

Максимальный срок выполнения действия составляет 20 минут.

57. После выполнения административных действий, предусмотренных пунктами 54 - 56 Регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, передает в порядке делопроизводства официальный документ с проставленным апостилем Руководителю Управления для подписания и проставления гербовой печати.

Максимальный срок выполнения действия - 5 минут.

58. Уполномоченное должностное лицо подписывает апостиль и проставляет на нем гербовую печать.

Максимальный срок выполнения действия - в течение рабочего дня.

59. При получении документов с подписанным апостилем и проставленной на нем гербовой печатью специалист, уполномоченный на проставление апостиля, вносит в Журнал регистрации апостиля, форма которой определяется согласно приложению 4 к Регламенту, запись, в которой указываются:

- порядковый номер записи (строка 8 оттиска штампа "Апостиль");

- дата проставления апостиля (строка 6 оттиска штампа "Апостиль");

- фамилия и должность лица, подписавшего официальный документ (строки 2 и 3 оттиска штампа "Апостиль" соответственно);

- наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (номер, серия, место и дата выдачи);

- фамилия, инициалы и должность лица, проставившего апостиль (строки 7, 10 оттиска штампа "Апостиль");

- страна предъявления апостиля (указывается согласно заявлению);

- подпись заявителя в получении документа

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

60. Специалист, уполномоченный выдавать документы, знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель расписывается в получении документов в соответствующей графе Журнала регистрации апостиля. Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

Отказ в проставлении апостиля

61. В проставлении апостиля отказывается если:

- официальный документ не предназначен для вывоза за границу;

- на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным;

- подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа ЗАГС КБР на официальном документе не соответствуют имеющимся в Управлении образцам;

- подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание;

- в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

62. Отказ в проставлении апостиля может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме.

63. Отказ в проставлении апостиля осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя или соответствующей отметки в заявлении на проставление апостиля либо по требованию заявителя.

64. При наличии письменного обращения заявителя или отметки в заявлении на проставление апостиля о необходимости получения отказа в письменной форме специалист, уполномоченный на проставление апостиля, готовит проект отказа и представляет его на подпись Руководителю Управления.

65. Руководитель подписывает отказ в проставлении апостиля, который в порядке делопроизводства передается специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.

66. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, уведомляет заявителя о готовности отказа в проставлении апостиля

67. Специалист выдает отказ в проставлении апостиля, к которому прилагается представленный им официальный документ, при непосредственном обращении заявителя.

Оставшиеся документы помещаются в порядке делопроизводства в дело.

Порядок и формы контроля проставлением апостиля

68. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по проставлению апостиля, осуществляется Руководителем Управления.

69. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, несет персональную ответственность за:

- соблюдение сроков и порядка приема документов, правильность внесения записи в журнал учета входящих документов;

- соответствие результатов рассмотрения документов требованиям законодательства Российской Федерации;

- принятие мер по проверке представленных документов;

- соблюдение сроков, порядка проставления апостиля, подготовки отказа в проставлении апостиля;

- соблюдение сроков и порядка выдачи документов.

70. Персональная ответственность специалистов Управления закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе проставления апостиля

71. Заявитель имеет право на обжалование действий и (или) бездействия специалистов Управления в досудебном и судебном порядке.

ГАРАНТ:

Об оспаривании решений, действий (бездействия) органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов, организаций, наделенных отдельными государственными или иными публичными полномочиями, должностных лиц, государственных и муниципальных служащих см. главу 22 Кодекса административного судопроизводства РФ от 8 марта 2015 г. N 21-ФЗ, а также Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации

72. Контроль деятельности Управления осуществляет территориальный орган Росрегистрации.

73. Заявитель вправе обжаловать действия или бездействие должностных лиц: территориального органа Росрегистрации - в Федеральную регистрационную службу;

74. Заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно.

Порядок рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливаются законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

См. также Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

75. Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении указываются:

- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

- суть обжалуемого действия (бездействия);

- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации;

- иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

76. По результатам рассмотрения обращения Руководителем Управления принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.

77. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Управление при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению).

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Руководитель Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Управление, О# данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

78. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе проставления апостиля, действия или бездействие должностных лиц Управления, в судебном порядке.

Порядок обжалования регламентируется Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации и Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации