Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 30 июня 2010 г. N 143-ПП "О Положении о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики"

Правительство Кабардино-Балкарской Республики постановляет:

Утвердить прилагаемое Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.

Председатель Правительства Кабардино-Балкарской Республики

А. Меркулов

Утверждено

постановлением Правительства

Кабардино-Балкарской Республики

от 30 июня 2010 г. N 143-ПП

Положение
о Государственном реестре уникальных документов
Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - Государственный реестр) - республиканского свода уникальных документальных памятников.

1.2. Положение разработано в соответствии с федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 15 апреля 1993 года N 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12 января 2009 года N 3-РЗ "Об Архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 года N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей", Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 9 октября 2001 года N 75.

ГАРАНТ:

См. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

1.3. Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в ней информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

1.4. Уникальными республиканского значения являются подлинные документы (далее - уникальные документы), представляющие самостоятельное культурно - историческое значение, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Кабардино-Балкарской Республики, прямо и непосредственно, то есть адекватно и единовременно, отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие республики и ее народов, жизнь и деятельность известных личностей, которые в силу этого или в силу своей древности обладают бесспорным национальным значением и большой материальной ценностью, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и (или) внешних признаков.

1.5. Государственный реестр ведется Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, рационального использования, улучшения доступа с применением новейших технических средств без дискриминации всех пользователей.

1.6. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

1.7. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания и экспертизы ценности документов.

2. Выявление и описание уникальных документов

2.1. Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики организует работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

2.2. Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, а также учреждения системы Российской академии наук и физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики, либо по собственному желанию.

Физические лица - собственники документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности уникальных документов Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики.

2.3. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Кабардино-Балкарской Республики или Российской Федерации в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 года N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей".

2.4. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики и с учетом критериев определения их ценности, установленных Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.5. Комплексы уникальных документов описываются подокументно в Листе учета и описания уникального документа. К уникальным могут быть отнесены архивные фонды или коллекции документов, их части, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.

3. Экспертиза ценности уникальных документов

3.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

3.2. Экспертизу ценности осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, музеев и библиотек, консультируясь при необходимости со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин.

Экспертиза ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.

3.3. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.

3.4. Экспертные заключения рассматриваются методическими комиссиями структурных подразделений Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, соответствующими комиссиями музеев, библиотек, других организаций и учреждений и представляются на утверждение специальной комиссии при Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики (далее - комиссия).

4. Представление предложений о включении документов в
Государственный реестр уникальных документов Архивного
фонда Кабардино-Балкарской Республики

4.1. В Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики предложения о включении документа(ов) в Государственный реестр представляют:

- структурные подразделения Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, исполняющие функции государственных архивов (далее государственные архивы) и муниципальные архивы - об уникальных документах Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, независимо от места их хранения и формы собственности;

- государственные музеи и библиотеки - об уникальных документах Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, хранящихся в музеях, библиотеках;

- учреждения системы Российской академии наук - об уникальных документах Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, хранящихся в их архивах;

- другие организации, учреждения, предприятия, хранящие документы Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики на условиях, устанавливаемых Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики - об уникальных документах Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, находящихся на ведомственном хранении.

4.2. Предложения представляются ежегодно к 1 сентября в виде заполненных в двух экземплярах в соответствии с методикой, определенной Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики, Листов учета и описания уникальных документов с приложением экспертных заключений в двух экземплярах и решения методической комиссии государственного архива, соответствующей комиссии музея, библиотеки, других организаций и учреждений.

4.3. Физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики в виде заявления в произвольной форме. В этом случае Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики поручает проведение экспертизы ценности и подготовку предложений одному из государственных архивов в срок до 1 месяца.

4.4. В случае, если результаты экспертизы документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу с территории Кабардино-Балкарской Республики или Российской Федерации, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

5. Включение документов в Государственный реестр уникальных
документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики

5.1. Поступившие предложения рассматривает специальная комиссия при Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики, которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр и, при необходимости, о представлении предложений в Центральную экспертно-проверочную комиссию Федеральной архивной службы о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Срок рассмотрения предложений - до 2 месяцев. В случае отрицательного решения первые экземпляры материалов возвращаются по принадлежности.

5.2. Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах Листа учета и описания уникального документа.

5.3. После включения документа(ов) в Государственный реестр учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ(ы), или собственнику документа(ов) выдается свидетельство о регистрации документа(ов) в Государственном реестре согласно приложению к настоящему Положению.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики, которая осуществляет их учет.

5.4. Первые экземпляры Листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений, решения методических комиссий государственных архивов, соответствующих комиссий музеев, библиотек и других государственных организаций хранятся постоянно в Архивной службе КБР единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру.

5.5. Вторые экземпляры материалов, указанных в п. 5.4, передаются учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.

6. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных
документов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики

6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.

6.2. Изменения вносятся в Листы учета и описания уникального документа на основании актов произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики в одном экземпляре собственниками документов или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

6.3. После внесения изменений в Лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

6.4. Исключение уникальных документов из Государственного реестра осуществляется по решению специальной комиссии при Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики на основании мотивированного представления собственника уникального документа или учреждения, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находятся уникальные документы.

6.5. В случае ликвидации учреждения, организации - владельца, смерти собственника, продажи уникального документа(ов) государство имеет преимущественное право на его приобретение.

7. Обеспечение сохранности и страхование уникальных документов

ГАРАНТ:

См. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"

7.1. Владельцы уникальных документов обязаны обеспечить условия для сохранности этих документов.

7.2. Уникальные документы при необходимости подлежат безотлагательной реставрации, ремонту или консервации в порядке, устанавливаемом Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики.

7.3. На уникальные документы, внесенные в Государственный реестр, независимо от формы их собственности и места хранения создаются страховые копии (страховой фонд) в виде микрофильмов (негатив), а также фонд пользования в виде микрофильмов (позитив), ксерокопий или электронных копий.

7.4. При отсутствии технических средств для изготовления страховых копий и фонда пользования юридические и физические лица, у которых хранятся уникальные документы, предоставляют государственным архивным учреждениям возможность бесплатно изготовлять и хранить страховые копии этих документов и фонд пользования.

Страховой фонд и фонд пользования создается не позднее чем через два месяца со дня включения уникального документа(ов) в Государственный реестр.

Использование указанных копий осуществляется только с разрешения владельца документа или его законного представителя.

7.5. Описание и хранение страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы осуществляется в соответствии с правилами, установленными Федеральной архивной службой России.

7.6. В государственных и муниципальных архивах оригиналы уникальных документов, на которые уже создан фонд пользования, запрещается выдавать в читальные залы, экспонировать на выставках, а также копировать.

7.7. Как исключение владелец уникального документа может дать разрешение ознакомиться с оригиналом уникального документа для проведения специального источниковедческого исследования, требующего изучения материала - носителя информации, его внешних признаков и т.п.

7.8. Уникальные документы подлежат обязательному государственному страхованию в порядке и на условиях, установленных Федеральной архивной службой России.

Страхование проводят владельцы уникальных документов.

8. Пользование информацией Государственного реестра уникальных
документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики

8.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, доступ к которым осуществляется с согласия самих собственников.

8.2. Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики".

8.3. Оплата услуг по исполнению запросов производится в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.

Приложение

к Положению о Государственном реестре

уникальных документов Архивного фонда

Кабардино-Балкарской Республики

Свидетельство
О регистрации документа в государственном реестре уникальных
документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики

Выдано __________________________________________________________________

    (наименование юридического лица; фамилия, имя, отчество собственника)

Документ ________________________________________________________________

         (название документа, фонда, коллекции; крайние даты; количество

                           листов, единиц хранения и т.д.)

Включен  в  Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда

Кабардино-Балкарской Республики.

Регистрационный номер ___________________________________________________

На основании решения комиссии при АС КБР от _______________

                                                (дата)

N протокола ___________________

Руководитель АС КБР _______________      ________________________________

                       (подпись)         (фамилия, инициалы руководителя)

М.П.

"___" ______________ г. Нальчик

(дата)