Приложение N 1. Регламент рассмотрения обращений граждан, поступивших в адрес Министерства спорта Кабардино-Балкарской Республики

Приложение N 1

к приказу Министерства спорта КБР

от 28 августа 2014 г. N 76

Регламент
рассмотрения обращений граждан, поступивших в адрес Министерства спорта Кабардино-Балкарской Республики

I. Общие положения

1. Регламент рассмотрения обращений граждан, поступивших в адрес Министерства спорта Кабардино-Балкарской Республики, (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в Министерстве спорта Кабардино-Балкарской Республики (далее - Министерство) и определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в отделе государственной службы, кадров, делопроизводства и правового обеспечения.

2. Рассмотрение обращений граждан в Министерстве осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Указом Президента Кабардино-Балкарской Республики от 31 марта 2006 г N 39-УП "Об утверждении порядка организации работы с обращениями граждан".

3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется министром спорта Кабардино-Балкарской Республики и его заместителями, руководителями и работниками структурных подразделений Министерства.

4. В Министерстве рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении Министерства в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Кабардино-Балкарской Республики, а также Положением о Министерстве спорта.

5. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.

II. Требования к порядку рассмотрения обращений граждан

Порядок информирования о рассмотрении обращений граждан

6. Информация о порядке рассмотрения обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в отделе государственной службы, кадров, делопроизводства и правового обеспечения Министерства;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

7. Сведения о местонахождении Министерства, полный почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок, требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, размещаются на Интернет-сайте Министерства (http://www.sport-kbr.ru).

8. Информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактных телефонах сообщается по телефонам для справок (8 (8662) 40-16-75, 74-36-95) и размещается: на Интернет-сайте Министерства (http://www.sport-kbr.ru);

9. При ответах на телефонные звонки работники подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.

Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Срок рассмотрения письменных обращений граждан

10. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции.

В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен министром спорта, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

11. Министр спорта вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

Требования к письменному обращению граждан

12. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать его фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

13. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), контактный телефон.

Условия, сроки и время личного приема граждан

14. Прием граждан ведут министр, заместители министра и работники структурных подразделений Министерства.

15. Непосредственную организацию личного приема граждан осуществляет секретарь приемной министра спорта.

16. Министр проводит прием граждан в приемной Президента и Правительства Кабардино-Балкарской Республики, согласно графику, утвержденному Председателем Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

17. Министр и заместители министра работники структурных подразделений ведут прием граждан в соответствии с графиком.

18. График приема граждан утверждается министром спорта.

19. Предварительная запись на прием руководителями подразделений производится работниками отдела государственной службы, кадров, делопроизводства и правового обеспечения. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно с 9.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00.

20. Работники структурных подразделений Министерства в ходе личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.

21. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Результат рассмотрения обращений граждан

22. Результатом рассмотрения письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

23. Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

Перечень оснований для отказа в рассмотрении обращений граждан

24. Обращение не рассматривается по существу, если:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

25. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

26. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

27. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

Ответственность работников при рассмотрении обращений граждан

28. Работники Министерства, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных регламентах.

29. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

30. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется министр спорта.

31. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Министерстве исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

III. Последовательность процедур при рассмотрении обращений граждан

Последовательность действий (процедур)

32. Рассмотрение обращений граждан включает в себя следующие процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях Министерства;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- порядок и формы контроля рассмотрения обращений граждан.

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

33. Основанием для начала рассмотрения обращений граждан является личное обращение гражданина в Министерство или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

34. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу или по электронной почте.

35. Обращения, присланные по почте и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел государственной службы, кадров, делопроизводства и правового обеспечения (далее - отдел делопроизводства).

36. Работник, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, к тексту письма прилагает конверт.

37. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками отдела делопроизводства. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

38. Обращения, поступившие в электронном виде на официальный сайт Министерства по сети Интернет, принимаются секретарем приемной министра спорта, распечатываются, направляются в отдел делопроизводства и учитываются в журнале.

39. Обращения членов Парламента и депутатов муниципальных образований Кабардино-Балкарской Республики, адресованные Главе Кабардино-Балкарской Республики или членам Правительства Кабардино-Балкарской Республики, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, передаются в отдел делопроизводства в день поступления.

40. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является запись информации о них в журналы и передача поступивших обращений в отдел делопроизводства и далее непосредственным исполнителям.

Поступившие в Министерство обращения регистрируются в течение 3-х дней с момента поступления.

41. Работники отдела делопроизводства:

- проверяют обращение на повторность, при необходимости сверяют с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляют штамп "Особый контроль", на поручениях Главы Кабардино-Балкарской Республики, Председателя Парламента, Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики и его заместителей - штамп "Контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляют штамп "Контроль. Срок __ ".

42. Результатом выполнения действий по регистрации обращений является регистрация обращения в журнале и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

Рассмотрение обращений в структурных подразделениях Министерства

43. Поступившие в структурные подразделения Министерства (далее - подразделения) письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

44. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено конкретному должностному лицу.

45. Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

46. В тексте поручения могут быть указания "срочно"или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

47. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается отделом делопроизводства. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

48. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения: - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

49. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в отдел делопроизводства, указывая при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

50. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п.п. 24-27 Регламента.

51. Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях Министерства является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.

Личный прием граждан

52. Прием граждан осуществляется по предъявлении документа, удостоверяющего их личность.

53. Работник отдела делопроизводства регистрирует заявителя, вносит в журнал сведения о нем - фамилию, имя, отчество, место регистрации и количество его обращений в Министерство, содержание устного обращения гражданина.

В случае повторного обращения ответственный работник отдела делопроизводства осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются лицу, ведущему личный прием.

54. Во время приема работник вправе, по согласованию, направить заявителя на беседу в соответствующее подразделение Министерства или к конкретному должностному лицу.

55. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

56. Руководитель по результатам рассмотрения обращения принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.

57. Сопроводительные письма по обращениям, взятым на контроль, подписываются министром и его заместителями.

58. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным министром во время личного приема, направляется отделом делопроизводства министру.

59. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет,