Приложение 1. Положение об архивном отделе администрации города

Приложение 1

к распоряжению

Главы муниципального образования

город Нижневартовск

от 18 июля 2006 г. N 1054-р

Положение
об архивном отделе администрации города

I. Общие положения

1.1. Положение об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации города (далее именуется - отдел) определяет организацию работы и компетенцию отдела в целях реализации администрацией города полномочий в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, относящихся к муниципальной собственности и других архивных документов.

1.2. Отдел создан в соответствии с законодательством Российской Федерации с целью эффективной организации архивного дела в городе.

1.3. Отдел является структурным подразделением администрации города без статуса юридического лица, имеет две простых печати, штампы, бланки со своим наименованием.

Отдел курирует управляющий делами администрации города.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации города, органами государственной власти и местного самоуправления, муниципальными предприятиями и учреждениями, а также другими организациями города в пределах своей компетенции.

Отдел взаимодействует с Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в целях соблюдения на территории города федерального и окружного законодательства об архивном деле, единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Правительства Российской Федерации, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, нормативно-правовыми актами Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом города Нижневартовска, решениями Думы города, постановлениями и распоряжениями Главы города, Положением об отделе, и иными нормативно-правовыми актами, относящимися к деятельности отдела.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.

Дополнительным источником финансирования могут быть целевые средства из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа - Югры при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в городе Нижневартовске.

1.7. Место нахождение отдела: ул. Омская, д. 1, пр. Победы, д. 1, г. Нижневартовск, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область.

II. Основные задачи отдела

Обеспечение сохранности, учет, комплектование и использование архивных фондов и архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной собственности, а также других архивных документов.

III. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами по обеспечению хранения, учету, комплектованию и использованию архивных документов осуществляет следующие основные функции:

3.1. В области обеспечения сохранности и учета архивных фондов и архивных документов:

3.1.1. Обеспечение постоянного хранения архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации:

- архивных фондов и архивных документов действующих органов местного самоуправления, муниципальных организаций города;

- архивных документов других юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, фото- и видеодокументы, отображающие их прошлое и настоящее, документы общественных организаций;

3.1.2. Обеспечение временного хранения:

- архивных документов по личному составу ликвидированных организаций, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций;

- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства переданных ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и администрацией города;

3.1.3. Обеспечение хранения архивных документов, дополняющих архивные фонды отдела:

- печатных, иллюстративных и других материалов;

- учетных документов, методических материалов, архивных справочников и других материалов, необходимых отделу в практической работе.

3.1.4. Осуществление раздельного учета документов постоянного и временного срока хранения, принятых в отдел, представление в установленном Регламентом государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.97 N 11, порядке учетных данных в Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. Ведение учетной базы данных "Архивный фонд".

3.1.5. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов в отделе и обеспечению их физической сохранности.

3.1.6. Подготовка, представление Главе города по согласованию с управляющим делами администрации города и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иных муниципальных образований в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами.

3.2. В области комплектования отдела документами:

3.2.1. Составление списков организаций - источников комплектования, передающих документы, относящиеся к муниципальной собственности, и другие документы в архив. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан, осуществляется на основе договора.

3.2.2. Проведение в установленном порядке отбора и приема в отдел:

- документов, отнесенных к Архивному фонду Российской Федерации, организаций - источников комплектования отдела;

- фотофоновидеодокументов, отражающих историю города;

- архивных документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, переданных ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и администрацией города;

- осуществление проверки правильности формирования дел, их научно-технической обработки;

3.3. В области организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве муниципальных организаций в реализации их полномочий в хранении, комплектовании, учете документов:

3.3.1. Проведение комплексных и тематических проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования отдела.

3.3.2. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования отдела.

3.3.3. Оказание методической помощи организациям - источникам комплектования отдела в проведении экспертизы ценности документов, разработке номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, ведомственных архивах, составлении описей дел постоянного хранения и по личному составу.

3.3.4. Оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в отдел.

3.3.5. Проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

3.3.6. Рассмотрение и представление в Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования, документы которых подлежат приему на муниципальное хранение, в установленном порядке.

3.3.7. Рассмотрение и представление в Управление по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему на муниципальное хранение, в установленном порядке.

3.4. В области организации использования архивных документов:

3.4.1. Изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

3.4.2. Информирование граждан, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий, общественных объединений, иных организаций о составе и содержании архивных документов отдела по актуальной тематике в соответствии с законодательством.

3.4.3. Исполнение тематических запросов социально-правового характера.

3.4.4. Информирование организаций, граждан о местонахождении документов по личному составу, не принятых в отдел.

3.4.5. Создание, совершенствование научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в отделе, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.4.6. Ведение тематической базы по архивным фондам и архивным документам отдела "Картотека архивных фондов вечного хранения".

3.4.7. Организация:

- работы пользователей с документами;

- подготовки материалов для средств массовой информации;

- документальных выставок, проведения экскурсий по архивохранилищу, лекций, встреч с общественностью, информирования о документах отдела через средства массовой информации.

3.5. Организация приема и рассмотрения запросов юридических и физических лиц:

3.5.1. Проведение приема и рассмотрение запросов юридических и физических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.5.2. Выдача архивных копий, выписок, справок социально-правового и тематического характера в установленные сроки.

3.5.3. Осуществление контроля за исполнением запросов социально-правового характера, направленных по принадлежности.

3.6. Подготовка проектов постановлений, распоряжений Главы города по вопросам архивного дела и делопроизводства.

3.7. Осуществление в пределах компетенции отдела контроля и проверки исполнения распоряжений Главы города по вопросам архивного дела, подготовка информаций по документам Главы города, стоящим на контроле.

3.8. Разработка и представление в установленном порядке предложений к проекту бюджета города о расходах на содержание отдела.

3.9. Составление планов работы и отчетов отдела о проделанной работе.

IV. Права отдела

Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций в области комплектования, хранения, использования архивных фондов и архивных документов имеет право:

4.1. Вносить на рассмотрение администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствования работы ведомственных архивов муниципальных учреждений и предприятий.

4.2. Вносить на рассмотрение Главы города вопросы о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью.

4.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.4. Вносить на рассмотрение Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, по совершенствованию работы ведомственных архивов организаций.

4.5. Вносить на рассмотрение Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры предложения, направленные на улучшение работы отдела.

4.6. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования отдела необходимые сведения о состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.7. Проверять исполнение муниципальными учреждениями и предприятиями требований федерального и регионального архивного законодательства.

4.8. Информировать органы государственной власти и местного самоуправления о нарушениях архивного законодательства должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях.

4.9. Давать в пределах своей компетенции муниципальным предприятиям и учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.10. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией города и ее структурными подразделениями по вопросам архивного дела; участвовать по согласованию с организациями - источниками комплектования отдела в работе их экспертных комиссий.

4.11. Запрашивать и получать от организаций города, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела в области работы с документами по личному составу.

4.12. Запрашивать и получать от организаций города - источников комплектования отдела документы, материалы, иную информацию, необходимые для принятия решений по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4.13. Взаимодействовать в своей деятельности со структурными подразделениями администрации города, организациями города, Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, общественными организациями в пределах своей компетенции.

V. Организация работы отдела

5.1. Структура, штатное расписание, Положение об отделе утверждаются Главой города.

5.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Главой города по представлению управляющего делами администрации города.

5.3. В период временного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и т.д.) начальника отдела его обязанности выполняет специалист отдела, назначенный по представлению управляющего делами администрации города распоряжением Главы города.

5.4. Начальник отдела:

5.4.1. Осуществляет организацию деятельности отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

5.4.2. Распределяет обязанности между работниками отдела.

5.4.3. Организует подготовку Положения об отделе и в установленном порядке вносит его на утверждение Главе города.

5.4.4. Организует подготовку и разрабатывает должностные регламенты муниципальных служащих отдела, осуществляет их согласование и в установленном порядке вносит их на утверждение управляющему делами администрации города.

5.4.5. Несет ответственность за организацию работы отдела.

5.4.6. Вносит предложения управляющему делами администрации города по поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников отдела.

5.4.7. Участвует в совещаниях, других мероприятиях, проводимых администрацией города, при обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела.

5.4.8. Представляет на рассмотрение управляющего делами администрации города проекты правовых актов Главы города по вопросам архивного дела.

5.4.9. Вносит на рассмотрение управляющего делами администрации города предложения о штатной численности отдела.

5.4.10. Подписывает архивные справки, утверждает акты, отражающие движение архивных фондов и архивных документов отдела.

5.4.11. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов в хранилищах и рабочих помещениях, внедряет в практику работы рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в оборудовании и материалах.

5.4.12. Осуществляет в пределах своей компетенции иные полномочия, не противоречащие данному положению.

5.5. Все работники отдела являются муниципальными служащими, принимаются на работу и увольняются с нее Главой города по представлению начальника отдела и по согласованию с управляющим делами администрации города. На них распространяются все гарантии, права, обязанности и ограничения, установленные законодательством в отношении муниципальных служащих.

5.6. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации города, органами государственной власти и местного самоуправления, муниципальными предприятиями и учреждениями, а также другими организациями города в пределах своей компетенции, Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

5.7. Ликвидация или реорганизация отдела осуществляется Главой города.

5.8. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в установленном порядке.

VI. Ответственность отдела

6.1. Отдел несет ответственность:

- за неправильное применение действующего законодательства по вопросам архивного дела;

- за некачественное и несвоевременное исполнение запросов социально-правового и тематического характера, несвоевременные предоставление пользователям информации, ее неполноту и недостоверность;

- за не сохранение в тайне конфиденциальной информации;

- за состояние трудовой и производственной дисциплины.

6.2. Порядок привлечения к ответственности работников отдела определяется действующим законодательством.