Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Приём и хранение документов от физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов"

Приложение
к постановлению администрации г. Нефтеюганска
от 20 июля 2011 г. N 1924

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Приём и хранение документов от
физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов"

С изменениями и дополнениями от:

3 декабря 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Цели разработки административного регламента.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Приём и хранение документов от физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения результативности, качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет порядок, последовательность действий (административных процедур) и сроки предоставления муниципальной услуги "Приём и хранение документов от физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов", далее - (Отдел).

1.2. Заявители, в отношении которых исполняется муниципальная услуга.

Право на предоставление муниципальной услуги имеют:

1) организации - источники комплектования архивного отдела;

2) организации, сменившие форму собственности;

3) организации, ликвидированные без правопреемника;

4) негосударственные организации;

5) физические лица, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

1.3. Порядок информирования о муниципальной услуге.

Информация по всем вопросам, касающимся предоставления муниципальной услуги, предоставляется в Отделе. Местонахождение Отдела и его почтовый адрес: 628303, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нефтеюганск, 6 микрорайон, дом 81, е-mail: arhiv86-@bk.ru

Режим работы Отдела регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка администрации города:

Понедельник, вторник, среда, четверг: с 8.30 до 17.30 часов.

Перерыв: с 12.00 до 13.00 часов.

Пятница: с 8.30 до 12.30 часов без перерыва.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

Помещение для приёма расположено на третьем этаже Отдела.

Приём заявителей специалистами Отдела осуществляется в соответствии с режимом работы Отдела.

Информация для процедуры выполнения услуги может предоставляться:

- по телефону;

- на личном приёме заявителей в Отделе (кабинет N 303, 305, 3 этаж).

1.4. Порядок получения консультаций по предоставлению муниципальной услуги.

Консультации по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, даются специалистами Отдела, ответственными за предоставление муниципальной услуги.

Консультации предоставляются при личном обращении заявителей посредством телефонной связи, а также через письменные обращения заявителей (в том числе в электронном виде).

Консультирование граждан, согласившихся передать на хранение в Отдел документы личного происхождения, осуществляется по следующим вопросам:

- состав и содержание документов, принимаемых на хранение в архив;

- проведение экспертизы ценности документов, передаваемых в архив;

- порядок приёма документов на хранение;

- условия, на которых владелец документов намерен передать их в архив;

- оформление приёмо-сдаточных документов, на основании которых личный архив переходит из частной собственности в муниципальную собственность;

- часы работы специалиста Отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

Консультирование юридических лиц осуществляется по следующим вопросам:

- проведение экспертизы ценности документов на стадии ведомственного хранения;

- правильность оформления дел;

- составление описи дел, подготовленных для сдачи в архив;

- составление научно-справочного аппарата к описи;

- сроки передачи документов на хранение в архив;

- правила приема, оформление приемо-сдаточных документов;

- ознакомление с условиями использования принятых документов;

- часы работы специалиста архивного Отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, подробно, в вежливой (корректной) форме информируют получателей муниципальной услуги по интересующим их вопросам.

Письменные разъяснения по предоставлению муниципальной услуги осуществляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами администрация города Нефтеюганска.

При ответах на письменные обращения заявителей работники Отдела:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием физического или юридического лица, направившего обращение;

- запрашиваются необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах местного самоуправления, предприятиях, организациях, учреждениях;

- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Ответ на письменное обращение подписывается начальником Отдела.

Ответ на обращение заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги направляется любым удобным для заявителя способом: на почтовый адрес заявителя, указанный в обращении, по электронной почте (в том числе при электронном запросе заявителей), лично или иным способом, указанным в обращении заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги.

1.5. Регистрация и хранение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Регистрация и хранение заявления, поданного на имя начальника Отдела, на предоставление муниципальной услуги и документов, прилагаемых к заявлению, осуществляется специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги.

Приём документов от организаций - источников комплектования осуществляется в соответствии с графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций, учреждений и предприятий в Отдел, который ежегодно утверждается директором департамента по делам администрации. График подшивается к ежегодным планам работы Отдела и хранится постоянно.

Внеплановый приём документов осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов по заявлению организаций, учреждений и предприятий. Поступившие в Отдел заявления от организаций, сменивших форму собственности, организаций, ликвидированных без правопреемника, негосударственных организаций, физических лиц регистрируются в Журнале входящей документации в день поступления.

Журнал входящей документации, заявления, переписка, копии ответов, выданных по заявлению, хранятся в течение пяти лет.

Акты приёма-передачи документов на хранение, решения Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о приёме на хранение документов, договора по приёму и хранению документов негосударственных организаций, договора на временное хранение документов подшиваются и хранятся постоянно.

1.6. Информация по предоставлению муниципальной услуги, размещаемая в местах предоставления муниципальной услуги.

В здании отела по делам архивов, в кабинете (N 305, 3 этаж) специалиста по учёту документов Отдела размещается следующая информация о предоставлении муниципальной услуги:

- текст настоящего административного регламента предоставления муниципальной услуги;

- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, формы данных документов;

- полная контактная информация об Отделе (адрес официального сайта органов местного самоуправления города Нефтеюганска в сети Интернет, на котором размещается информация о муниципальной услуге, адрес электронной почты Отдела, справочные телефоны, телефоны сотрудников, местоположение, почтовый адрес, график работы Отдела).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги определяет исполнение Отделом муниципальной услуги "Приём и хранение документов от физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов".

2.2. Органы, участвующие в предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальную услугу от имени органов местного самоуправления города Нефтеюганска в пределах своей компетенции предоставляет Отдел по делам архивов департамента по делам администрации.

Работу ответственных лиц за предоставление муниципальной услуги координирует и контролирует директор департамента по делам администрации, начальник отдела по делам архивов.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

В результате предоставления муниципальной услуги физические и юридические лица, обратившиеся в Отдел за предоставлением муниципальной услуги, передают на хранение в Отдел документы постоянного срока хранения, документы по личному составу, документы личного происхождения и документы временного срока хранения.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги занимает не более 77 дней со дня подачи заявления в Отдел:

1. Приём и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги - 40 минут;

1) просмотр заявления, проверка наличия полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, проставление на заявлении штампа "Входящий" - 5 минут;

2) регистрация заявления в Журнале входящей документации - 5 минут;

3) приём документов личного происхождения и выдача расписки о приеме документов (для физических лиц) - 30 минут.

2. Принятие решения о приёме документов - 32 дня:

1) для юридических лиц:

просмотр научно-справочного аппарата к документам (описи дел, исторической справки по образованию и реорганизации предприятия, организации, учреждения), определение состава архивных документов, подлежащих приёму в архивный отдел - 1 день;

2) для физических лиц:

а) проведение предварительной систематизации документов личного архива - 3 дня;

б) составление заключения о целесообразности приема документов и сдаточной описи в 2 экземплярах - 1 день;

в) направление заключения о целесообразности приема документов и сдаточной описи в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для рассмотрения, включая время доставки письма в город Ханты-Мансийск - 7 дней;

г) принятие решения Экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о передаче документов, включая время доставки письма в город Нефтеюганск - 20 дней.

3. Уведомление заявителей о принятом решении - 5 дней:

1) составление письменного уведомления о приеме документов либо об отказе в приеме документов - 30 минут;

2) отправка уведомления по электронной почте либо вручение лично - 20 минут;

3) время доставки письма заявителю по почте - 5 дней.

4. Приём документов - 39 дней:

1) поединичная проверка в соответствии с описательными статьями описи наличия и физического состояния дел, наличия и, выборочно, правильности нумерации листов дел, правильности оформления обложки дел, соответствия заголовков дел на обложках описательным статьям описи, наличия листа заверителя - 1 день;

2) при отсутствии недостатков в оформлении документов составление акта приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах - 10 минут;

3) составление договора с заявителем на прием и хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, документов личного происхождения, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли - 5 дней;

4) проведение окончательной систематизации и обработки документов (для документов личного происхождения) - 3 дня;

5) составление описи документов личного происхождения (для документов личного происхождения) - 1 день;

6) направление описи документов личного происхождения в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для рассмотрения (включая время доставки в город Ханты-Мансийск) - 7 дней;

7) принятие решения Экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры об утверждении описи (включая время доставки в город Нефтеюганск) - 20 дней;

8) нанесение архивного шифра (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации) на документы - 1 день;

9) внесение изменений в учетные документы Отдела и учетную базу данных "Архивный фонд" - 50 минут;

10) размещение архивных документов в архивохранилище - 1 день.

5. Хранение документов - срок неограничен:

1) постоянного срока хранения организаций всех видов собственности, документов личного происхождения граждан - постоянно;

2) документов по личному составу - до 75 лет;

3) документов временного срока хранения - до истечения срока хранения.

Предварительная запись заявителей для подачи документов на предоставление муниципальной услуги или получение документов по результатам предоставления муниципальной услуги не ведется.

2.5. Нормативно-правовое регулирование по предоставлению муниципальной услуги.

Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Уставом города Нефтеюганска;

- Положением о департаменте по делам администрации, утверждённым распоряжением администрации города от 17.08.2010 N 436-р.

2.6. Документы, необходимые для получения муниципальной услуги.

Прием документов от организаций - источников комплектования осуществляется в соответствии с графиком упорядочения и сдачи документов в Отдел, который ежегодно утверждается директором департамента по делам администрации города Нефтеюганска.

Для предоставления муниципальной услуги при внеплановом приеме документов от организаций, не являющихся источниками комплектования Отдела, представитель юридического лица подает в Отдел заявление на имя начальника о приеме на хранение документов.

В заявлении необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

1) полное наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя организации, почтовый адрес, должность, фамилия, имя и отчество специалиста, ответственного за передачу документов, контактные телефоны;

2) основание для приема документов на хранение в Отдел (ликвидация, реорганизация, изменение формы собственности, угроза утраты документов);

К заявлению необходимо приложить:

1) описи документов (отдельно на документы постоянного срока хранения, на документы по личному составу, на документы временного срока хранения в 3 экземплярах), которые организация передает на хранение в Отдел;

2) копия приказа о реорганизации (ликвидации);

3) историческая справка об образовании и реорганизации предприятия, организации, учреждения.

В случае положительного решения о приеме документов предприятие, организация, учреждение сдает документы. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объёму дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. Оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя дела, подшивку или переплет дела.

Для предоставления муниципальной услуги физическое лицо подаёт в Отдел следующие документы:

1) заявление на имя начальника отдела по делам архивов;

2) документы личного архива.

В заявлении необходимо указать фамилию, имя и отчество гражданина, сдающего документы, его адрес, данные паспорта, перечислить документы и указать условия, на основании которых документы передаются в Отдел.

Специалисты Отдела не вправе требовать от заявителя иные документы для предоставления муниципальной услуги.

Формы необходимых для предоставления муниципальной услуги документов указаны в приложении к настоящему административному регламенту.

Заявление на предоставление муниципальной услуги с прилагаемым пакетом документов предоставляется в отдел по делам архивов администрации города Нефтеюганска, находящийся по адресу: 628303, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нефтеюганск, 6 микрорайон, дом 81, E-mail: arhiv86-@bk.ru

Режим работы Отдела:

Понедельник, вторник, среда, четверг: с 8.30 до 17.30 часов.

Перерыв: с 12.00 до 13.00 часов.

Пятница: с 8.30 до 12.30 часов без перерыва.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

Информацию о ходе рассмотрения заявления можно получить в Отделе (каб. N 303, 305, 3 этаж) или по телефонам.

2.7. Перечень оснований для отказа в приёме и рассмотрении документов.

Основаниями для отказа в приёме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:

1) представление неполного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных в пункте 2.6 настоящего административного регламента;

2) несоответствие представленных документов требованиям настоящего административного регламента и нормативным правовым актам, регламентирующим предоставление муниципальной услуги;

3) выявление в представленных документах недостоверной или искаженной информации.

Специалисты Отдела не вправе принять решение об отказе в приёме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, по иным основаниям.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

1) отсутствие названия организации, фамилии руководителя организации либо фамилии гражданина, направившего запрос, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

2) текст письменного заявления не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину (если адрес, по которому должен быть направлен ответ, поддается прочтению);

3) недостаток резерва площади в Отделе для хранения документов;

4) истечение сроков хранения документов, определенных в перечнях типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных и иных органов государственной власти, отраслевых перечнях;

5) истечение сроков хранения документов негосударственных организаций, определенных в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов;

6) решение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о нецелесообразности приема документов;

7) отсутствие в документах по личному составу необходимых сведений для подтверждения социальных прав граждан.

Специалисты Отдела не вправе принять решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по иным основаниям.

2.9. Условия платности (бесплатности) исполнения муниципальной услуги.

Муниципальная услуга для юридических и физических лиц является бесплатной.

2.10. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

Вход в здание отдела по делам архивов администрации города Нефтеюганска оформлен вывеской с указанием полного наименования учреждения на русском языке.

В холле отдела по делам архивов администрации города Нефтеюганска, имеются места для ожидания, которые оборудованы местами для сидения. Приём граждан осуществляется в кабинете специалиста Отдела. На двери кабинета имеется табличка с указанием должности лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги. В кабинете на столе специалиста табличка с указанием фамилии, имени, отчества специалиста, ответственного за предоставление муниципальной услуги. В кабинете имеются оборудованные места для написания заявления, составления договоров, подписания актов. Рабочее место должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объёме организовать предоставление муниципальной услуги.

Приём документов осуществляется в комнате предварительной обработки дел, которая оснащена необходимым оборудованием.

Хранение документов постоянного срока хранения, документов личного происхождения, фотодокументов осуществляется в архивохранилищах на 2 этаже, документов по личному составу в архивохранилищах на 1 этаже. Архивохранилища оборудованы системой передвижных и стационарных стеллажей.

Помещения для предоставления муниципальной услуги оборудованы противопожарной системой, системой охраны.

2.11. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности Отдела и должностных лиц Отдела.

Состав показателей доступности и качества предоставления муниципальной услуги подразделяется на две основные группы: количественные и качественные.

В группу количественных показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, входят:

- время ожидания при предоставлении муниципальной услуги (долго/быстро);

-график работы Отдела (удобный для заявителя/неудобный);

- место расположения Отдела (доступно/недоступно);

- количество документов, требуемых для получения муниципальной услуги (много/мало).

В число качественных показателей доступности предоставляемой муниципальной услуги входят:

- степень сложности требований, которые необходимо выполнить для получения муниципальной услуги (сложно/просто);

- правдивость (достоверность) информации о предоставлении муниципальной услуги;

- наличие различных каналов получения муниципальной услуги;

- простота и ясность изложения информационных и инструктивных документов по предоставлению муниципальной услуги (ясно/сложно для понимания).

В группу количественных показателей оценки качества предоставления муниципальной услуги входят:

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

- количество обоснованных жалоб по предоставлению муниципальной услуги.

К качественным показателям предоставления муниципальной услуги относятся:

- точность выполняемых обязательств по отношению к заявителям;

- культура обслуживания (вежливость, этичность) заявителей;

- качество результатов труда специалистов Отдела (профессиональное мастерство).

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

3.1. Приём и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение юридического лица (либо его представителя) в Отдел при наступлении плановой даты приема документов, указанной в графике упорядочения и передачи документов в Отдел, при не истечении временного срока хранения документов, при ликвидации учреждения, предприятия, организации без правопреемника (для источников комплектования); обращение юридического лица (либо его представителя) к начальнику Отдела при ликвидации учреждения, предприятия, организации без правопреемника (для организаций, не являющихся источниками комплектования Отдела); обращение физического лица (либо его представителя), в процессе деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации в Отдел.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проверяет наличие необходимых документов, указанных в п.2.6 настоящего административного регламента.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проставляет на заявлении штамп "Входящий" и регистрирует заявление в Книге входящей документации. Книга регистрации ведётся на бумажном носителе и содержит следующую информацию:

- номер по порядку;

- дата регистрации заявления;

- исходящий номер и дата документа, количество листов;

- наименование или краткое содержание документа;

- номер дела, в котором хранится документ.

При поступлении заявления по электронной почте с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, направляется уведомление о приеме заявления к рассмотрению в день поступления заявления.

Заявление, поступившее по электронной почте, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке специалистом Отдела.

В случае рассмотрения вопроса о приеме документов личного происхождения специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, принимает документы личного архива и выдает расписку о приеме документов в Отдел.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 40 минут.

Результатом административной процедуры является продолжение работ по предоставлению муниципальной услуги.

3.2. Принятие решения о приёме документов.

Решение о дате приёма документов от организаций - источников комплектования Отдела принимается в конце года по согласованию с организациями. Согласно принятому решению ежегодно составляется график упорядочения и передачи документов в Отдел.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, просматривает научно-справочный аппарат к документам (описи дел постоянного хранения, документов по личному составу, сдаточные описи документов, временные сроки хранения которых не истекли), определяет состав архивных документов, подлежащих приему в архив.

Начальник Отдела анализирует заявления и предоставленные документы организаций, сменивших форму собственности, организаций, ликвидированных без правопреемника, негосударственных организаций и выносит решение о приеме или отказе в приеме документов.

Начальник Отдела проводит совместно со специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, экспертизу ценности документов личного происхождения граждан и выносит решение о приеме или отказе в приеме документов.

Решения о приеме либо отказе в приёме документов выносятся исходя из состава документов, их исторической ценности, наличия резерва площадей в архиве, возможности использования документов для подтверждения социально-правовых гарантий граждан.

При положительном решении о приёме документов личного происхождения граждан специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит предварительную разборку документов по типовой схеме систематизации документов личного происхождения. При отрицательном решении о приеме документов граждан документы личного архива возвращаются владельцу по акту возврата документов.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет сдаточную опись документов в 2 экземплярах (один из которых передается владельцу документов), а также заключение о целесообразности приема документов за подписью начальника Отдела.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет заключение о целесообразности приема документов и сдаточную опись в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для согласования.

ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры принимает решение о согласовании сдаточной описи документов личного происхождения граждан и направляет в адрес Отдела выписку из протокола заседания ЭПМК вместе со сдаточной описью.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 32 дня.

3.3. Уведомление заявителя о принятом решении.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, готовит ответ на заявление, присланное организацией с просьбой о приеме документов, и на заявления граждан по приему личных архивов.

Ответ печатается на бланке Отдела и подписывается начальником Отдела.

Положительный ответ содержит уведомление о дате передачи документов в Отдел, их составе, ссылке на нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми они должны быть оформлены, номера телефонов, по которым можно получить консультацию по предоставлению муниципальной услуги.

Отрицательный ответ содержит обоснованный отказ в приеме документов со ссылкой на нормативно-правовые акты Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальные правовые акты администрации города Нефтеюганска.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в начале каждого календарного года направляет в организации - источники комплектования архива письма-уведомления о дате планового приема документов, их составе и количестве, согласно графику упорядочения и передачи документов в архив.

Уведомления по плановому и внеплановому приему документов, уведомления по отказу в приеме документов регистрируются в книге исходящей документации и направляются по указанному заявителем адресу по почте простыми письмами (электронной почтой) или выдаются лично в руки заявителям.

Результатом административной процедуры является отправка корреспонденции.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 5 дней.

3.4. Приём документов.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит поединичную проверку документов в соответствии с описательными статьями описи наличия и физического состояния дел, правильность оформления обложки дел, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, наличие листа-заверителя и, выборочно, правильность нумерации листов дел.

Если недостатки в оформлении документов отсутствуют, специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Один экземпляр акта отдается собственнику документов, второй остается в архиве.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит окончательную систематизацию документов личного архива граждан, формирование, описание и оформление единиц хранения.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет опись документов личного происхождения (в 4 экземплярах, один из которых отдается владельцу документов) и справочный аппарат к ней.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет опись документов личного происхождения, описи документов постоянного хранения, документов по личному составу, сдаточные описи на документы временного хранения почтой простым письмом в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры принимает решение об утверждении либо согласовании описей документов и направляет в адрес Отдела выписку из протокола заседания ЭПМК вместе с описями.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, на каждую единицу хранения наносит штамп с указанием названия Отдела, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, вносит изменения в учетные документы архивного отдела и учётную базу данных "Архивный фонд".

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, размещает поступившие документы в архивохранилищах согласно Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 39 дней.

3.5. Хранение документов.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, организует систему мероприятий по хранению документов, включая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

Хранение документов постоянного срока хранения организаций всех типов собственности, документов личного происхождения граждан осуществляется постоянно, документов по личному составу - до 75 лет, документов временного срока хранения - до истечения срока хранения. Впоследствии, по результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли (в том числе по личному составу), специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в установленном порядке вносит изменения в учетные документы, и документы уничтожаются.

Максимальный срок выполнения административной процедуры неограничен.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением административного регламента.

Текущий контроль за исполнением настоящего административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляет начальник Отдела.

Осуществление текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги происходит постоянно.

Информирование о результатах текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляется устно непосредственно при проверке.

4.2. Порядок осуществления плановых и внеплановых проверок качества предоставления муниципальной услуги.

Контроль за деятельностью Отдела по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляет директор департамента по делам администрации в пределах своей компетенции, посредством анализа обращений и жалоб граждан, поступивших в администрацию города Нефтеюганска, выявления нарушений при предоставлении муниципальной услуги по фактам поступивших обращений и жалоб граждан.

Выявленные недостатки по предоставлению муниципальной услуги анализируются по каждому специалисту Отдела с принятием мер к устранению выявленных недостатков, вынесением дисциплинарных или административных взысканий специалистам Отдела (если будет установлена их вина в нарушении требований к предоставлению муниципальной услуги) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами администрации города Нефтеюганска.

Проверки по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляются по мере необходимости.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Нефтеюганска от 3 декабря 2012 г. N 3450 раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Порядок подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие)
администрации города Нефтеюганска и её должностных лиц, муниципальных
служащих, об определении ответственных лиц за рассмотрение жалоб

5.1. Настоящий Порядок подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) администрации города Нефтеюганска и ее должностных лиц, муниципальных служащих (далее - Порядок) определяет процедуру подачи и рассмотрения жалоб на нарушение порядка предоставления муниципальных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) администрации города Нефтеюганска и ее должностных лиц, муниципальных служащих при предоставлении муниципальных услуг.

Действие настоящего Порядка распространяется на жалобы, поданные с соблюдением требований Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

5.2. Жалоба подаётся в органы, структурные подразделения администрации города, предоставляющие муниципальные услуги (далее - органы, структурные подразделения администрации) в письменной форме, в том числе путём почтового отправления, при личном приёме или в электронном виде.

5.3. Жалоба должна содержать:

а) наименование органа, структурного подразделения администрации, должностного лица органа, структурного подразделения администрации либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

б) фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения юридического лица (далее - заявитель), а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ физическому или юридическому лицу;

в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, структурного подразделения администрации, его должностного лица либо муниципального служащего;

г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, структурного подразделения администрации, его должностного лица либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы, подтверждающие доводы заявителя, либо их копии (при наличии).

5.4. В случае, если жалоба подаётся через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя.

В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

5.5. Приём жалоб в письменной форме осуществляется органом, структурным подразделением администрации в месте предоставления муниципальной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной муниципальной услуги).

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.6. В электронном виде жалоба подается заявителем посредством  официального сайта органов местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

5.7. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в подпунктах а, б, в пункта 4 настоящего Порядка, представляются в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

5.8. Жалоба рассматривается органом, структурным подразделением администрации, предоставляющим муниципальную услугу ,порядок предоставления которой был нарушен вследствие решений и действий (бездействия) органа, структурного подразделения администрации, его должностных лиц либо муниципальных служащих. В случае если обжалуются решения руководителя органа, структурного подразделения администрации, жалоба рассматривается заместителем главы администрации города, координирующим соответствующее направление деятельности в соответствии с настоящим Порядком.

5.9. В случае если жалоба подана заявителем в орган, структурное подразделение администрации, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 8 настоящего Порядка, в течение трех рабочих дней со дня ее регистрации указанный орган, структурное подразделение администрации направляет жалобу в уполномоченный, в соответствии с требованиями пункта 8 настоящего Порядка, на ее рассмотрение орган, структурное подразделение администрации и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе, структурном подразделении администрации, в соответствии с требованиями пункта 8 настоящего Порядка.

5.10. Жалоба может быть подана заявителем через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр). При поступлении жалобы многофункциональный центр обеспечивает её передачу в уполномоченный, в соответствии с требованиями пункта 8 настоящего Порядка, на её рассмотрение орган, структурное подразделение администрации города в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между многофункциональным центром и администрацией города, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

5.11. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

а) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

б) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

в) требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

г) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

д) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами Российской Федерации и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

е) требование внесения заявителем при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами;

ж) отказ органа, структурного подразделения администрации, его должностного лица или муниципального служащего в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.12. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

5.13. Органы, структурные подразделения администрации города обеспечивают:

а) оснащение мест приёма жалоб;

б) консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органов, структурных подразделений администрации, их должностных лиц либо муниципальных служащих, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме;

в) заключение соглашения о взаимодействии в части осуществления многофункциональным центром приема жалоб и выдачи заявителям результатов рассмотрения жалоб.

5.14. Жалоба, поступившая в орган, структурное подразделение администрации города, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня её поступления. Жалоба рассматривается в течение пятнадцати рабочих дней со дня её регистрации.

В случае обжалования отказа органа, структурного подразделения администрации, его должностного лица или муниципального служащего в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.15. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" орган, структурное подразделение администрации города принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в её удовлетворении.

При удовлетворении жалобы орган, структурное подразделение администрации принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

5.16. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

5.17. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

а) наименование органа, структурного подразделения администрации, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

в) фамилия, имя, отчество или наименование заявителя;

г) основания для принятия решения по жалобе;

д) принятое по жалобе решение;

е) в случае признания жалобы обоснованной, сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

5.18. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается ответственным лицом за рассмотрение жалоб на решения, действия (бездействие) руководителей, должностных лиц или муниципальных служащих органов, структурных подразделений администрации города, предоставляющих муниципальные услуги (далее - ответственные лица).

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью ответственного лица, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

5.19. Орган, структурное подразделение администрации отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

б) подача жалобы физическим или юридическим лицом, полномочия которого не подтверждены в соответствии с пунктом 4 настоящего Порядка.

в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Порядка в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

5.20. Орган, структурное подразделение администрации города вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

а) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

б) отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.