Раздел 1

1. Характеристика проблемы, на решение которой направлена Программа

Масштабность стоящих перед органами местного самоуправления задач, новые возложенные на них функции требуют совершенствования внутренних процессов деятельности, в том числе и документационного обеспечения управления. Для достижения наибольшей эффективности первоочередными стали задачи повышения оперативности при работе с постоянно растущим объёмом документов и одновременного снижения издержек на расходные материалы и содержание инфраструктуры. Оптимальным решением становится внедрение электронного документооборота в органах местного самоуправления и на предприятиях экономики.

По мнению Д.А. Медведева, "нужно продумать жёсткую систему внедрения соответствующих элементов электронного документооборота вплоть до уменьшения объёмов бюджетных средств тем организациям, которые этой темой не занимаются".

Сегодня возрастает значение комплексного подхода к автоматизации процессов управления. Особенно такие тенденции присущи органам местного самоуправления городов. Это обусловлено следующими положениями:

- широкий круг решаемых задач. Органы местного самоуправления в своей повседневной деятельности сталкиваются с очень широким кругом проблем, которые необходимо решать, как правило, в условиях отсутствия систематизированной информации по проблеме;

- возросшая необходимость единого информационного пространства. Для успешного выполнения управленческих функций различным подразделениям власти нужна информация об одних и тех же объектах (субъектах). Анализ деятельности органов местного самоуправления показывает, что для решения задач управления им нужна самая разнообразная информация: оперативная и контрольная, справочная и аналитическая. Так, например, информация о земельных участках нужна и подразделениям, занимающимся с объектами торговли, и подразделениям, курирующим вопросы строительства, и подразделениям, контролирующим вывоз твёрдых бытовых отходов, и подразделениям, работающим с инвестиционными заявками;

- тенденции обслуживания населения по принципу "одного окна" также требуют комплексного подхода к автоматизации органов местного самоуправления и концентрации информационных ресурсов;

- возросшее понимание органов местного самоуправления о необходимости системного подхода к информатизации, развитого информационного взаимодействия и создания централизованных государственных информационных ресурсов;

- в результате развития информационной инфраструктуры появились реальные технические возможности комплексной автоматизации.

Программно-целевой подход к планированию и финансированию проектов, отрасли и муниципалитета в целом - это эффективное средство повышения качественных и количественных показателей развития. Информационные технологии на сегодняшний день являются инструментом повышения эффективности процессов планирования, финансирования и управления от отдельной организации до муниципалитета в целом, а значит - и повышения качества управления в городе, которое оценивается в конечном итоге уровнем социально-экономического развития общества.

В органах местного самоуправления города Нефтеюганска используется программа электронного документооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот", функционирующая в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников, участвующих в технологических процессах работы с документами.

Данный программно-аппаратный комплекс позволяет:

- производить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, сохранение копий (электронных образов документов) в едином банке данных и незамедлительную отправку электронных документов исполнителям согласно резолюции руководителя с отображением процесса их исполнения;

- обеспечивать автоматизированный контроль исполнения документов, поиск документов по различным критериям отбора;

- готовить проекты организационно-распорядительных документов, производить их согласование полностью в электронном виде.

Однако отсутствие в настоящее время единой компьютерной сети, объединяющей органы местного самоуправления города Нефтеюганска, недостаточная оснащённость компьютерным и специализированным оборудованием и необходимым программным обеспечением рабочих мест сотрудников, не позволяют осуществить запуск полнофункционального электронного документооборота и в полной мере использовать возможности, предоставляемые программным комплексом "Кодекс: Документооборот".

Программный комплекс в сегодняшнем состоянии не позволяет оптимизировать административно-распорядительную деятельность органов местного самоуправления, снизить трудоёмкость обработки корреспонденции, общее время движения документов между подразделениями, в конечном итоге - срок рассмотрения документов и принятия управленческих решений не позволяет создать систему подготовки и согласования в электронном виде нормативно-правовых актов администрации и Думы города.

Следствием этого является неготовность муниципального образования к оказанию муниципальных услуг в электронном виде и, как вывод - неэффективность сделанных в 2008 году финансовых вложений в 1 этап создания информационной системы электронного документооборота.

В связи с вышеизложенным, целесообразно дальнейшее внедрение и развитие имеющейся системы электронного документооборота.

Важность принятия и реализации Программы обусловлена необходимостью завершения создания единой системы электронного документооборота и делопроизводства в органах местного самоуправления города Нефтеюганска, формирования среды межведомственного обмена электронными документами для обеспечения перехода на предоставление первоочередных муниципальных услуг в электронном виде, внедрения единой технологии работы с документами в органах местного самоуправления города Нефтеюганска, хранения всех документов органов местного самоуправления в единой информационно-справочной системе.