Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация исполнения социально-правовых, тематических запросов физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов"

Приложение
к постановлению администрации г. Нефтеюганска
от 30 мая 2011 г. N 1228

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Организация исполнения
социально-правовых, тематических запросов физических и юридических лиц,
поступивших в отдел по делам архивов"

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах оказания муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций органами местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского АО - Югры

1. Общие положения

1.1. Цели разработки административного регламента.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации исполнения социально-правовых, тематических запросов физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов (далее - Регламент) разработан в целях повышения результативности, качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет порядок, последовательность действий (административных процедур) и сроки предоставления муниципальной услуги "Организация исполнения социально-правовых, тематических запросов физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов" (далее - Отдел).

1.2. Заявители, в отношении которых исполняется муниципальная услуга

Право на предоставление муниципальной услуги имеют:

1) физические лица (в том числе индивидуальные предприниматели);

2) юридические лица.

1.3. Порядок информирования о муниципальной услуге.

Услуга по организации исполнения запросов физических и юридических лиц тематического и социально-правового характеров предоставляется в виде информационных писем, архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов физическим и юридическим лицам при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.

Местонахождение Отдела и его почтовый адрес: 628303, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нефтеюганск, 6 микрорайон, дом 81, E-mail: arhiv86-@bk.ru

Режим работы Отдела регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка администрации города:

Понедельник, вторник, среда, четверг: с 8.30 до 17.30 часов.

Перерыв: с 12.00 до 13.00 часов.

Пятница: с 8.30 до 12.30 часов без перерыва.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

Приёмные дни для физических лиц:

Понедельник: с 8.30 до 17.30 часов, перерыв: с 12.00 до 13.00 часов.

Приёмные дни для юридических лиц:

Вторник: с 8.30 до 12.00 часов.

Помещение для приёма запросов расположено на первом этаже Отдела.

Приём заявителей специалистами Отдела осуществляется в соответствии с режимом работы Отдела.

Информация для процедуры выполнения услуги может предоставляться:

- по письменным обращениям: 628303, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нефтеюганск, 6 микрорайон, дом 81;

- по телефону: (3463) 23 10 22, 27 68 98;

- на личном приёме заявителей в Отделе (кабинет N 102, 1 этаж).

Получение консультаций по процедуре предоставления архивной информации производится устно в форме беседы с заявителем, желающим получить информацию по предоставлению данного вида услуг.

При ответах на телефонные звонки сотрудники Отдела обязаны предоставить исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты.

1.4. Порядок получения консультаций по предоставлению муниципальной услуги

Консультации по вопросам, связанными с предоставлением муниципальной услуги, даются специалистами Отдела, ответственными за предоставление муниципальной услуги.

Консультации предоставляются при личном обращении заявителей, посредством телефонной связи, а также через письменные обращения заявителей (в том числе в электронном виде). Консультирование граждан осуществляется по следующим вопросам:

- документы, которые необходимо предоставить для получения муниципальной услуги;

- часы работы специалиста Отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, подробно, в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Письменные разъяснения по предоставлению муниципальной услуги осуществляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами администрации города.

При ответах на письменные обращения заявителей работники Отдела:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений;

- запрашивают необходимые для рассмотрения обращений документы и материалы в других органах местного самоуправления, предприятиях, организациях, учреждениях;

- дают письменный ответ по существу поставленных в обращениях вопросов;

- уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган местного самоуправления, предприятие, организацию, учреждение.

Ответ на обращение заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги направляется любым удобным для заявителя способом: на почтовый адрес заявителя, указанный в обращении, по электронной почте (в том числе при электронном запросе заявителей), факсом или иным способом, указанным в обращении заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги.

1.5. Регистрация и хранение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Регистрация и хранение заявления на предоставление муниципальной услуги и документов, прилагаемых к заявлению, осуществляется специалистами Отдела, ответственными за предоставление муниципальной услуги.

Поступившие в Отдел заявления (запросы) регистрируются в Книге регистрации социально-правовых заявлений (запросов) граждан и учреждений в день поступления. Регистрация заявления (запроса) является основанием для начала действия по предоставлению муниципальной услуги.

Книга регистрации социально-правовых заявлений (запросов) граждан и учреждений, копии архивных справок, выданных по заявлению (запросу) граждан, документы (заявления, запросы, справки, переписка), прилагаемые к заявлению (запросу), хранятся в течение пяти лет.

1.6. Информация по предоставлению муниципальной услуги, размещаемая в местах предоставления муниципальной услуги

На первом этаже расположения Отдела размещается следующая информация о предоставлении муниципальной услуги:

- текст административного регламента предоставления муниципальной услуги;

- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- полная контактная информация об Отделе;

- форма заявления на предоставление муниципальной услуги.

Полная контактная информация об Отделе (адрес официального сайта администрации города Нефтеюганска в сети Интернет (www.admugansk.ru), на котором размещается информация о муниципальной услуге, адрес электронной почты, телефоны сотрудников, местоположение, почтовый адрес, график работы сотрудников Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.

Административный регламент определяет исполнение Отделом муниципальной услуги "Организация и исполнение социально-правовых, тематических запросов граждан и организаций, поступивших в отдел по делам архивов".

2.2. Органы, участвующие в предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальную услугу от имени органов местного самоуправления в пределах своей компетенции предоставляет отдел по делам архивов департамента по делам администрации города Нефтеюганска.

Работу ответственных лиц за предоставление муниципальной услуги координирует и контролирует директор департамента по делам администрации, заместитель главы администрации города.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

В результате предоставления муниципальной услуги физические и юридические лица, обратившиеся в Отдел за предоставлением муниципальной услуги, получают ответ на социально-правовой, тематический запрос, поступивший в Отдел, в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии документов.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги занимает не более 30 дней со дня регистрации заявления (запроса) в установленном порядке, в частности:

1) приём и регистрация документов - от 17 до 20 минут:

- просмотр предоставленных заявителем документов - от 10 до 13 минут;

- проставление штампа на заявлении "Входящий" - 2 минуты;

- регистрация заявления (запроса) в Книге регистраций социально-правовых заявлений, запросов граждан и учреждений с указанием номера и даты поступления заявления (запроса), фамилии, имени, отчества (наименования юридического лица), адреса заявителя - 5 минут;

2) поиск архивных документов - не более 27 дней:

- рассмотрение заявления (запроса) - не более 15 дней;

- просмотр архивных фондов, описей дел, документов - не более 2 дней;

- выявление единицы хранения и номеров листов - не более 10 дней;

3) оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии - не более 2 дней:

- оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

- просмотр архивных фондов, описей дел, документов;

- проставление штампа "Копия верна";

- заверение архивной копии документов с указанием даты поступления заявления (запроса), архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

4) выдача заявителю (представителю заявителя) ответа на социально-правовой, тематический запрос в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии или направление ответа на запрос по почте - в течение 1 дня.

Предварительная запись заявителей для подачи документов на предоставление муниципальной услуги или получение документов по результатам предоставления муниципальной услуги не ведётся.

При поступлении в Отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Отдел в 5-дневный срок запрашивает у автора запроса уточнения и дополнительные сведения. В случае приостановления предоставления муниципальной услуги срок предоставления муниципальной услуги продлевается не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения заявления.

Приём у специалиста, предоставляющего муниципальную услугу, длится от 17 до 20 минут. При наличии очереди время приёма документов продлевается на время, необходимое для предоставления муниципальной услуги для одного заявителя, помноженное на количество человек в очереди.

Запросы органа местного самоуправления, государственных структур, связанных с исполнением им своих функций, Отдел рассматривает в первоочередном порядке.

2.5. Нормативно-правовое регулирование по предоставлению муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения социально-правовых, тематических запросов физических и юридических лиц осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Уставом города Нефтеюганска;

- Положением о департаменте по делам администрации, утверждённым распоряжением администрации города от 17.08.2010 N 436-р.

2.6. Документы, необходимые для получения муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Отдела согласно приложению к Регламенту.

В запросе, поступившем от физических лиц (заявлении), указываются: фамилия, имя, отчество заявителя, год рождения, адрес, информация запроса об установлении (подтверждении) отдельных фактов, событий, сведений с точным указанием даты, хронологии запрашиваемой информации, а также другие сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (заявления). Запрос, поступивший от юридических лиц, рассматривается и исполняется Отделом при наличии в запросе наименования юридического лица, почтового адреса, указания темы (вопрос), хронологии запрашиваемой информации.

В запросе (заявлении) граждан указываются: фамилия, имя, отчество заявителя, год его рождения, адрес, номер телефона, личная подпись, дата заполнения, а также сведения, необходимые для исполнения запроса:

о стаже работы - название и адрес организации, период работы, ведомственная подчинённость (в т.ч. участок, цех и т.п.), занимаемая должность;

о восстановлении трудовой книжки - название и адрес организации, период работы, занимаемая должность (участок, цех и т.п.), за какой период необходимо дать сведения;

о заработной плате - название и адрес организации, период работы, ведомственная подчинённость (в т.ч. участок, цех и т.п.), занимаемая должность; за какой период необходимо дать сведения (для получения сведений по данным видам запросов необходимо предъявить трудовую книжку или её копию за запрашиваемый период);

о выделении земельных участков - название организации, выделившей земельный участок, название, дата, номер документа, подтверждающего выделение земельного участка, Ф.И.О. гражданина, кому выделен земельный участок;

о наследовании имущества - дата, номер документа;

о выдаче разрешений на строительство, перепланировку жилья - дата, номер документа.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

При обращении с запросами на граждан, сменивших фамилию, следует указать настоящую фамилию(и) и фамилию гражданина в запрашиваемый период.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

2.7. Перечень оснований для отказа в приёме и рассмотрении документов.

Основаниями для отказа в приёме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:

Услуга по исполнению запросов не предоставляется в следующих случаях:

- отказа предоставить работникам Отдела документ, удостоверяющий личность,

- если запросы (заявления) не содержат наименования юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), адреса;

- отсутствия в запросе одного из сведений с указанием темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации;

- отсутствия в запросе (заявлении) необходимых сведений для проведения поисковой работы;

- запросы, поступившие в Отдел, не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, поясняющих содержание заявления. Такие запросы в течение 5 дней с момента их регистрации возвращаются заявителям с указанием требуемых данных;

- отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию, касающуюся третьих лиц;

- поступления от заявителя заявления о прекращении исполнения запроса;

- текст запроса (заявления) написан неразборчиво, запрос (заявление) не поддаётся прочтению;

- текст запроса (заявления) содержит ненормативную лексику и оскорбительные высказывания, угрозы.

Специалисты Отдела не вправе принять решение об отказе в приёме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, по иным основаниям.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

1) отсутствие фамилии гражданина (наименования юридического лица), направившего запрос, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

2) текст письменного запроса не поддаётся прочтению, о чём сообщается заявителю (если адрес, по которому должен быть направлен ответ, поддаётся прочтению);

3) если запрос содержит вопрос, на который заявителю многократно направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства;

4) нарушение условий составления запроса.

Специалисты Отдела не вправе принять решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по иным основаниям.

2.9. Условия платности (бесплатности) исполнения муниципальной услуги.

Муниципальная услуга является бесплатной для заявителей.

2.10. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

Перед зданием имеется парковка для автомобилей. Вход в здание оформлен вывеской.

В холле имеются места для ожидания, которые оборудованы местами для сидения.

Приём граждан осуществляется в кабинете специалиста Отдела. В кабинете имеются оборудованные места для сдачи документов и написания заявления, которые снабжены стулом, столом и канцелярскими принадлежностями для письма.

Кабинет, в котором осуществляется приём заявителей для предоставления муниципальной услуги, оснащён указательной табличкой с названием органа администрации города, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

Рабочее место лица, предоставляющего муниципальную услугу, оборудовано компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объёме организовать предоставление муниципальной услуги.

Помещения для предоставления муниципальной услуги оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения.

2.11. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности Отдела и должностных лиц Отдела администрации города.

Состав показателей доступности и качества предоставления муниципальной услуги подразделяется на две основные группы: количественные и качественные.

В группу количественных показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, входят:

- время ожидания при предоставлении муниципальной услуги (долго/быстро);

- график работы Отдела (удобный для заявителя, неудобный) (удобный/неудобный);

- место расположения Отдела а (доступно/недоступно);

- количество документов, требуемых для получения муниципальной услуги (много/мало).

В число качественных показателей доступности предоставляемой муниципальной услуги входят:

- степень сложности требований, которые необходимо выполнить для получения муниципальной услуги (сложно/просто);

- правдивость (достоверность) информации о предоставлении муниципальной услуги;

- наличие различных каналов получения муниципальной услуги;

- простота и ясность изложения информационных и инструктивных документов по предоставлению муниципальной услуги (ясно/сложно для понимания).

В группу количественных показателей оценки качества предоставления муниципальной услуги входят:

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

- количество обоснованных жалоб по предоставлению муниципальной услуги.

К качественным показателям предоставления муниципальной услуги относятся:

- точность выполняемых обязательств по отношению к заявителям;

- культура обслуживания (вежливость, эстетичность) заявителей;

- качество результатов труда специалистов Отдела администрации (профессиональное мастерство).

2.12. Иные требования к предоставлению муниципальной услуги.

Иные требования к предоставлению муниципальной услуги не установлены.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения, особенности выполнения административных
процедур в электронной форме

3.1. Приём и регистрация документов.

Основанием для приёма заявления на предоставление муниципальной услуги является личное или письменное обращение заявителя (его представителя) в Отдел с предоставлением необходимых документов, указанных в п. 2.6 административного регламента.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проверяет полномочия представителя заявителя действовать от имени заявителя (на основании доверенности, заверенной в установленном порядке).

Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проверяет наличие необходимых документов, сведений, указанных в п. 2.6 административного регламента.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, регистрирует заявление в Книге регистрации социально-правовых, тематических заявлений, запросов учреждений и граждан. Книга регистрации ведётся на бумажном носителе и содержит следующую информацию:

- дата приёма заявления (запроса);

- фамилия, имя, отчество лица (наименование юридического лица), от которого поступил запрос;

- почтовый адрес, по которому направить архивную справку, архивную выписку, архивную копию;

- фамилия, имя, отчество лица (наименование юридического лица), в отношении которого запрашивается архивная справка, архивная выписка, архивная копия;

- краткое содержание запроса;

- дата исполнения запроса;

- примечание.

Книга регистрации заявлений (запросов) пронумерована, прошнурована, скреплена печатью Отдела. Нумерация в Книге регистрации заявлений (запросов) ведётся постоянно, последовательно, начиная с номера первого, со сквозной нумерацией или валовой.

При поступлении Интернет-заявления (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, направляется уведомление о приёме Интернет-заявления (запроса) к рассмотрению в день поступления заявления (запроса).

Интернет-заявление (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 20 минут.

3.2. Поиск архивных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов в день поступления запроса определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в соответствии с архивными шифрами берёт в архивохранилище необходимые для исполнения запроса дела и приступает к исполнению запроса.

Максимальный срок выполнения административной процедуры 27 дней.

3.3. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".

3.3.1. "Архивная справка".

Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Отдела.

Архивная справка оформляется на бланке Отдела по форме, установленной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается начальником Отдела, заверяется печатью Отдела, на ней проставляется номер и дата составления, Ф.И.О. исполнителя.

3.3.2. "Архивная выписка".

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе", после текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная выписка оформляется на бланке Отдела. Подписывает архивную выписку начальник Отдела или лицо, исполняющее обязанности начальника Отдела, на ней проставляется печать.

3.3.3. "Архивная копия".

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются, при необходимости прошиваются, нумеруются. Подписывает архивную копию начальник Отдела или лицо, исполняющее обязанности начальника Отдела, на ней проставляется печать.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке Отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, ответы на запросы оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - не более 2 дней.

3.4. Выдача заявителю (представителю заявителя) ответа на социально-правовой, тематический запрос в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии или направление ответа на запрос по почте.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям (представителям заявителей).

Архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, а также информационные письма, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений при личном обращении граждан могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке; для близких родственников - при предъявлении свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родство.

Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

Отправка архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов и информационных писем заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД России. При этом архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Результатом административного действия является роспись заявителя или его (доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - не более 1 дня.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением административного регламента.

Текущий контроль за исполнением настоящего административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляет начальник Отдела. Осуществление текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги происходит постоянно.

Информирование о результатах текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляется непосредственно при проверке.

4.2. Порядок осуществления плановых и внеплановых проверок качества предоставления муниципальной услуги.

Контроль за деятельностью Отдела по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляет директор департамента по делам администрации, заместитель главы администрации города в пределах своей компетенции посредством анализа обращений и жалоб граждан, поступивших в администрацию города, выявления нарушений при предоставлении муниципальной услуги по фактам поступивших обращений и жалоб граждан.

Выявленные недостатки по предоставлению муниципальной услуги анализируются по каждому специалисту Отдела с принятием мер к устранению выявленных недостатков, вынесением дисциплинарных или административных взысканий специалистам Отдела (если будет установлена их вина в нарушении требований к предоставлению муниципальной услуги) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами администрации города.

Плановые и внеплановые проверки по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляются по мере необходимости.

4.3. Иные требования к осуществлению контроля за исполнением административного регламента.

Иные требования к осуществлению контроля за исполнением административного регламента по предоставлению муниципальной услуги не установлены.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Право на обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) муниципальных служащих Отдела в ходе предоставления муниципальной услуги (далее - досудебное (внесудебное) обжалование).

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) муниципальными служащими Отдела в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителей обязательным.

Заявитель может направить обращение (жалобу) на имя:

- главы администрации города;

- заместителя главы администрации города;

- директора департамента по делам администрации;

- начальника отдела по делам архивов.

Направление обращения (жалобы) непосредственно муниципальному служащему Отдела, принявшему решение или совершившему действие (бездействие), которое обжалуется, запрещено.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:

1) незаконные, необоснованные действия муниципальных служащих Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги:

- истребование документов для предоставления муниципальной услуги, не предусмотренных нормативными правовыми актами и настоящим административным регламентом;

- нарушение сроков рассмотрения запроса о предоставлении муниципальной услуги;

2) бездействие муниципальных служащих Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги:

- оставление запроса о предоставлении муниципальной услуги без рассмотрения;

3) решения должностных лиц, муниципальных служащих Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги, об отказе в приёме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

4) решения должностных лиц, муниципальных служащих Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги, о приостановлении предоставления муниципальной услуги.

5.3. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования являются письменные (в том числе в электронной форме) либо устные (при личном приёме) обращения (жалобы) заявителей в Отдел на имя начальника отдела по делам архивов или в администрацию города на имя главы администрации города, заместителя главы администрации города или директора департамента по делам администрации.

5.4. Порядок рассмотрения обращений (жалобы).

Обращения (жалобы), поступившие в Отдел или в администрацию города на имя главы администрации города, заместителя главы администрации города или директора департамента по делам администрации города, подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. Требования к содержанию обращения (жалобы).

В письменном обращении (жалобе) заявителем в обязательном порядке указываются:

- наименование органа администрации города, в который он направляет письменное обращение (жалобу), либо фамилия, имя, отчество руководителя органа администрации города, ответственного за предоставление муниципальной услуги, либо должность руководителя органа администрации города, ответственного за предоставление муниципальной услуги, либо должность, фамилия, имя, отчество заместителя главы администрации города, курирующего деятельность соответствующего органа администрации города, ответственного за предоставление муниципальной услуги, либо должность, фамилия, имя, отчество главы администрации города;

- фамилия, имя, отчество заявителя, составляющего обращение (жалобу);

- почтовый адрес заявителя, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения (жалобы). Заявитель может указать иные способы передачи ответа по существу обращения или жалобы (электронной почтой, факсом и т.д.);

- текст обращения (жалобы);

- личная подпись заявителя и дата составления обращения (жалобы).

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению (жалобе) документы и материалы либо их копии.

5.6. Основания для отказа в рассмотрении обращения (жалобы).

Основаниями для отказа в рассмотрении поступившего в отдел по делам архивов администрации города или в администрацию города обращения (жалобы) являются:

- отсутствие указания на фамилию, имя, отчество и почтовый адрес гражданина, направившего обращение (жалобу), по которому должен быть направлен ответ.

Если в указанном обращении (жалобе) содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение (жалоба) подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- обращение (жалоба) содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, муниципального служащего отдела по делам архивов, ответственного за предоставление муниципальной услуги, а также членам его семьи;

- текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в письменном обращении (жалобе) содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- ответ по существу поставленного в обращении (жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В случае оставления обращения (жалобы) без ответа по существу поставленных в нем вопросов, гражданину, направившему обращение, сообщается о причинах отказа в рассмотрении обращения (жалобы) либо о переадресации обращения (жалобы).

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение (жалобу) в отдел по делам архивов администрации города на имя начальника отдела по делам архивов администрации города или в администрацию города на имя главы администрации города, заместителя главы администрации города или директора департамента по делам администрации.

5.7. Право на получение информации о рассмотрении обращения (жалобы).

Заявители имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы).

Муниципальные служащие отдела по делам архивов администрации города, ответственные за предоставление муниципальной услуги, обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если не имеется установленных федеральным законодательством ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах, материалах.

При этом документы, ранее поданные заявителями в отдел по делам архивов администрации города иные органы администрации города, органы местного самоуправления города Нефтеюганска и (или) иные организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, выдаются по их просьбе с указанием причин возврата, о чем делается соответствующая запись в Книге регистрации заявлений граждан.

5.8. Срок рассмотрения обращения (жалобы).

Срок рассмотрения устного обращения (жалобы), поступившего в отдел по делам архивов администрации города в установленном порядке, не должен превышать 30 дней со дня поступления обращения.

Срок рассмотрения письменного обращения (жалобы), поступившего в отдел по делам архивов администрации города в установленном порядке (в том числе в электронной форме), не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения (жалобы) может быть продлен, но не более чем на 30 дней, при этом необходимо уведомить о продлении срока рассмотрения обращения гражданина, его направившего.

5.9. Результат досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

Результатом досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) муниципальных служащих, ответственных за предоставление муниципальной услуги, является:

1) признание обращения (жалобы) обоснованным. В этом случае заявитель информируется о результате рассмотрения обращения (жалобы). Отдел по делам архивов администрации города обязан устранить выявленные нарушения по факту предоставления муниципальной услуги. Муниципальный служащий отдела по делам архивов администрации города, ответственный за решения, действия (бездействие), принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, привлекается к дисциплинарной или административной ответственности в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

2) признание обращения (жалобы) необоснованным. В этом случае заявителю направляется письменный мотивированный отказ в удовлетворении обращения (жалобы). Заявитель имеет право направить повторное обращение (жалобу) на имя заместителя главы администрации города или на имя главы администрации города, если ранее направленное обращение (жалоба) было адресовано начальнику отдела по делам архивов администрации города.

5.10. Порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих в суде.

Решения и действия (бездействие), принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы в порядке искового производства с особенностями, установленными для рассмотрения и разрешения дел, возникающих из публичных правоотношений.

Исковые заявления подаются в суд в сроки, установленные гражданско-процессуальным законодательством Российской Федерации.