Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Приём и хранение документов от физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов"

Приложение
к постановлению администрации г. Нефтеюганска
от 20 июля 2011 г. N 1924

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Приём и хранение документов от
физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов"

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах оказания муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций органами местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского АО - Югры

1. Общие положения

1.1. Цели разработки административного регламента.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Приём и хранение документов от физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения результативности, качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет порядок, последовательность действий (административных процедур) и сроки предоставления муниципальной услуги "Приём и хранение документов от физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов", далее - (Отдел).

1.2. Заявители, в отношении которых исполняется муниципальная услуга.

Право на предоставление муниципальной услуги имеют:

1) организации - источники комплектования архивного отдела;

2) организации, сменившие форму собственности;

3) организации, ликвидированные без правопреемника;

4) негосударственные организации;

5) физические лица, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

1.3. Порядок информирования о муниципальной услуге.

Информация по всем вопросам, касающимся предоставления муниципальной услуги, предоставляется в Отделе. Местонахождение Отдела и его почтовый адрес: 628303, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нефтеюганск, 6 микрорайон, дом 81, е-mail: arhiv86-@bk.ru

Режим работы Отдела регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка администрации города:

Понедельник, вторник, среда, четверг: с 8.30 до 17.30 часов.

Перерыв: с 12.00 до 13.00 часов.

Пятница: с 8.30 до 12.30 часов без перерыва.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

Помещение для приёма расположено на третьем этаже Отдела.

Приём заявителей специалистами Отдела осуществляется в соответствии с режимом работы Отдела.

Информация для процедуры выполнения услуги может предоставляться:

- по телефону;

- на личном приёме заявителей в Отделе (кабинет N 303, 305, 3 этаж).

1.4. Порядок получения консультаций по предоставлению муниципальной услуги.

Консультации по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, даются специалистами Отдела, ответственными за предоставление муниципальной услуги.

Консультации предоставляются при личном обращении заявителей посредством телефонной связи, а также через письменные обращения заявителей (в том числе в электронном виде).

Консультирование граждан, согласившихся передать на хранение в Отдел документы личного происхождения, осуществляется по следующим вопросам:

- состав и содержание документов, принимаемых на хранение в архив;

- проведение экспертизы ценности документов, передаваемых в архив;

- порядок приёма документов на хранение;

- условия, на которых владелец документов намерен передать их в архив;

- оформление приёмо-сдаточных документов, на основании которых личный архив переходит из частной собственности в муниципальную собственность;

- часы работы специалиста Отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

Консультирование юридических лиц осуществляется по следующим вопросам:

- проведение экспертизы ценности документов на стадии ведомственного хранения;

- правильность оформления дел;

- составление описи дел, подготовленных для сдачи в архив;

- составление научно-справочного аппарата к описи;

- сроки передачи документов на хранение в архив;

- правила приема, оформление приемо-сдаточных документов;

- ознакомление с условиями использования принятых документов;

- часы работы специалиста архивного Отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, подробно, в вежливой (корректной) форме информируют получателей муниципальной услуги по интересующим их вопросам.

Письменные разъяснения по предоставлению муниципальной услуги осуществляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами администрация города Нефтеюганска.

При ответах на письменные обращения заявителей работники Отдела:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием физического или юридического лица, направившего обращение;

- запрашиваются необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах местного самоуправления, предприятиях, организациях, учреждениях;

- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Ответ на письменное обращение подписывается начальником Отдела.

Ответ на обращение заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги направляется любым удобным для заявителя способом: на почтовый адрес заявителя, указанный в обращении, по электронной почте (в том числе при электронном запросе заявителей), лично или иным способом, указанным в обращении заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги.

1.5. Регистрация и хранение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Регистрация и хранение заявления, поданного на имя начальника Отдела, на предоставление муниципальной услуги и документов, прилагаемых к заявлению, осуществляется специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги.

Приём документов от организаций - источников комплектования осуществляется в соответствии с графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций, учреждений и предприятий в Отдел, который ежегодно утверждается директором департамента по делам администрации. График подшивается к ежегодным планам работы Отдела и хранится постоянно.

Внеплановый приём документов осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов по заявлению организаций, учреждений и предприятий. Поступившие в Отдел заявления от организаций, сменивших форму собственности, организаций, ликвидированных без правопреемника, негосударственных организаций, физических лиц регистрируются в Журнале входящей документации в день поступления.

Журнал входящей документации, заявления, переписка, копии ответов, выданных по заявлению, хранятся в течение пяти лет.

Акты приёма-передачи документов на хранение, решения Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о приёме на хранение документов, договора по приёму и хранению документов негосударственных организаций, договора на временное хранение документов подшиваются и хранятся постоянно.

1.6. Информация по предоставлению муниципальной услуги, размещаемая в местах предоставления муниципальной услуги.

В здании отела по делам архивов, в кабинете (N 305, 3 этаж) специалиста по учёту документов Отдела размещается следующая информация о предоставлении муниципальной услуги:

- текст настоящего административного регламента предоставления муниципальной услуги;

- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, формы данных документов;

- полная контактная информация об Отделе (адрес официального сайта органов местного самоуправления города Нефтеюганска в сети Интернет, на котором размещается информация о муниципальной услуге, адрес электронной почты Отдела, справочные телефоны, телефоны сотрудников, местоположение, почтовый адрес, график работы Отдела).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги определяет исполнение Отделом муниципальной услуги "Приём и хранение документов от физических и юридических лиц, поступивших в отдел по делам архивов".

2.2. Органы, участвующие в предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальную услугу от имени органов местного самоуправления города Нефтеюганска в пределах своей компетенции предоставляет Отдел по делам архивов департамента по делам администрации.

Работу ответственных лиц за предоставление муниципальной услуги координирует и контролирует директор департамента по делам администрации, начальник отдела по делам архивов.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

В результате предоставления муниципальной услуги физические и юридические лица, обратившиеся в Отдел за предоставлением муниципальной услуги, передают на хранение в Отдел документы постоянного срока хранения, документы по личному составу, документы личного происхождения и документы временного срока хранения.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги занимает не более 77 дней со дня подачи заявления в Отдел:

1. Приём и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги - 40 минут;

1) просмотр заявления, проверка наличия полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, проставление на заявлении штампа "Входящий" - 5 минут;

2) регистрация заявления в Журнале входящей документации - 5 минут;

3) приём документов личного происхождения и выдача расписки о приеме документов (для физических лиц) - 30 минут.

2. Принятие решения о приёме документов - 32 дня:

1) для юридических лиц:

просмотр научно-справочного аппарата к документам (описи дел, исторической справки по образованию и реорганизации предприятия, организации, учреждения), определение состава архивных документов, подлежащих приёму в архивный отдел - 1 день;

2) для физических лиц:

а) проведение предварительной систематизации документов личного архива - 3 дня;

б) составление заключения о целесообразности приема документов и сдаточной описи в 2 экземплярах - 1 день;

в) направление заключения о целесообразности приема документов и сдаточной описи в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для рассмотрения, включая время доставки письма в город Ханты-Мансийск - 7 дней;

г) принятие решения Экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о передаче документов, включая время доставки письма в город Нефтеюганск - 20 дней.

3. Уведомление заявителей о принятом решении - 5 дней:

1) составление письменного уведомления о приеме документов либо об отказе в приеме документов - 30 минут;

2) отправка уведомления по электронной почте либо вручение лично - 20 минут;

3) время доставки письма заявителю по почте - 5 дней.

4. Приём документов - 39 дней:

1) поединичная проверка в соответствии с описательными статьями описи наличия и физического состояния дел, наличия и, выборочно, правильности нумерации листов дел, правильности оформления обложки дел, соответствия заголовков дел на обложках описательным статьям описи, наличия листа заверителя - 1 день;

2) при отсутствии недостатков в оформлении документов составление акта приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах - 10 минут;

3) составление договора с заявителем на прием и хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, документов личного происхождения, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли - 5 дней;

4) проведение окончательной систематизации и обработки документов (для документов личного происхождения) - 3 дня;

5) составление описи документов личного происхождения (для документов личного происхождения) - 1 день;

6) направление описи документов личного происхождения в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для рассмотрения (включая время доставки в город Ханты-Мансийск) - 7 дней;

7) принятие решения Экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры об утверждении описи (включая время доставки в город Нефтеюганск) - 20 дней;

8) нанесение архивного шифра (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации) на документы - 1 день;

9) внесение изменений в учетные документы Отдела и учетную базу данных "Архивный фонд" - 50 минут;

10) размещение архивных документов в архивохранилище - 1 день.

5. Хранение документов - срок неограничен:

1) постоянного срока хранения организаций всех видов собственности, документов личного происхождения граждан - постоянно;

2) документов по личному составу - до 75 лет;

3) документов временного срока хранения - до истечения срока хранения.

Предварительная запись заявителей для подачи документов на предоставление муниципальной услуги или получение документов по результатам предоставления муниципальной услуги не ведется.

2.5. Нормативно-правовое регулирование по предоставлению муниципальной услуги.

Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Уставом города Нефтеюганска;

- Положением о департаменте по делам администрации, утверждённым распоряжением администрации города от 17.08.2010 N 436-р.

2.6. Документы, необходимые для получения муниципальной услуги.

Прием документов от организаций - источников комплектования осуществляется в соответствии с графиком упорядочения и сдачи документов в Отдел, который ежегодно утверждается директором департамента по делам администрации города Нефтеюганска.

Для предоставления муниципальной услуги при внеплановом приеме документов от организаций, не являющихся источниками комплектования Отдела, представитель юридического лица подает в Отдел заявление на имя начальника о приеме на хранение документов.

В заявлении необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

1) полное наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя организации, почтовый адрес, должность, фамилия, имя и отчество специалиста, ответственного за передачу документов, контактные телефоны;

2) основание для приема документов на хранение в Отдел (ликвидация, реорганизация, изменение формы собственности, угроза утраты документов);

К заявлению необходимо приложить:

1) описи документов (отдельно на документы постоянного срока хранения, на документы по личному составу, на документы временного срока хранения в 3 экземплярах), которые организация передает на хранение в Отдел;

2) копия приказа о реорганизации (ликвидации);

3) историческая справка об образовании и реорганизации предприятия, организации, учреждения.

В случае положительного решения о приеме документов предприятие, организация, учреждение сдает документы. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объёму дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. Оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя дела, подшивку или переплет дела.

Для предоставления муниципальной услуги физическое лицо подаёт в Отдел следующие документы:

1) заявление на имя начальника отдела по делам архивов;

2) документы личного архива.

В заявлении необходимо указать фамилию, имя и отчество гражданина, сдающего документы, его адрес, данные паспорта, перечислить документы и указать условия, на основании которых документы передаются в Отдел.

Специалисты Отдела не вправе требовать от заявителя иные документы для предоставления муниципальной услуги.

Формы необходимых для предоставления муниципальной услуги документов указаны в приложении к настоящему административному регламенту.

Заявление на предоставление муниципальной услуги с прилагаемым пакетом документов предоставляется в отдел по делам архивов администрации города Нефтеюганска, находящийся по адресу: 628303, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нефтеюганск, 6 микрорайон, дом 81, E-mail: arhiv86-@bk.ru

Режим работы Отдела:

Понедельник, вторник, среда, четверг: с 8.30 до 17.30 часов.

Перерыв: с 12.00 до 13.00 часов.

Пятница: с 8.30 до 12.30 часов без перерыва.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

Информацию о ходе рассмотрения заявления можно получить в Отделе (каб. N 303, 305, 3 этаж) или по телефонам.

2.7. Перечень оснований для отказа в приёме и рассмотрении документов.

Основаниями для отказа в приёме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:

1) представление неполного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных в пункте 2.6 настоящего административного регламента;

2) несоответствие представленных документов требованиям настоящего административного регламента и нормативным правовым актам, регламентирующим предоставление муниципальной услуги;

3) выявление в представленных документах недостоверной или искаженной информации.

Специалисты Отдела не вправе принять решение об отказе в приёме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, по иным основаниям.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

1) отсутствие названия организации, фамилии руководителя организации либо фамилии гражданина, направившего запрос, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

2) текст письменного заявления не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину (если адрес, по которому должен быть направлен ответ, поддается прочтению);

3) недостаток резерва площади в Отделе для хранения документов;

4) истечение сроков хранения документов, определенных в перечнях типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных и иных органов государственной власти, отраслевых перечнях;

5) истечение сроков хранения документов негосударственных организаций, определенных в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов;

6) решение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о нецелесообразности приема документов;

7) отсутствие в документах по личному составу необходимых сведений для подтверждения социальных прав граждан.

Специалисты Отдела не вправе принять решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по иным основаниям.

2.9. Условия платности (бесплатности) исполнения муниципальной услуги.

Муниципальная услуга для юридических и физических лиц является бесплатной.

2.10. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

Вход в здание отдела по делам архивов администрации города Нефтеюганска оформлен вывеской с указанием полного наименования учреждения на русском языке.

В холле отдела по делам архивов администрации города Нефтеюганска, имеются места для ожидания, которые оборудованы местами для сидения. Приём граждан осуществляется в кабинете специалиста Отдела. На двери кабинета имеется табличка с указанием должности лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги. В кабинете на столе специалиста табличка с указанием фамилии, имени, отчества специалиста, ответственного за предоставление муниципальной услуги. В кабинете имеются оборудованные места для написания заявления, составления договоров, подписания актов. Рабочее место должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объёме организовать предоставление муниципальной услуги.

Приём документов осуществляется в комнате предварительной обработки дел, которая оснащена необходимым оборудованием.

Хранение документов постоянного срока хранения, документов личного происхождения, фотодокументов осуществляется в архивохранилищах на 2 этаже, документов по личному составу в архивохранилищах на 1 этаже. Архивохранилища оборудованы системой передвижных и стационарных стеллажей.

Помещения для предоставления муниципальной услуги оборудованы противопожарной системой, системой охраны.

2.11. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности Отдела и должностных лиц Отдела.

Состав показателей доступности и качества предоставления муниципальной услуги подразделяется на две основные группы: количественные и качественные.

В группу количественных показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, входят:

- время ожидания при предоставлении муниципальной услуги (долго/быстро);

-график работы Отдела (удобный для заявителя/неудобный);

- место расположения Отдела (доступно/недоступно);

- количество документов, требуемых для получения муниципальной услуги (много/мало).

В число качественных показателей доступности предоставляемой муниципальной услуги входят:

- степень сложности требований, которые необходимо выполнить для получения муниципальной услуги (сложно/просто);

- правдивость (достоверность) информации о предоставлении муниципальной услуги;

- наличие различных каналов получения муниципальной услуги;

- простота и ясность изложения информационных и инструктивных документов по предоставлению муниципальной услуги (ясно/сложно для понимания).

В группу количественных показателей оценки качества предоставления муниципальной услуги входят:

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

- количество обоснованных жалоб по предоставлению муниципальной услуги.

К качественным показателям предоставления муниципальной услуги относятся:

- точность выполняемых обязательств по отношению к заявителям;

- культура обслуживания (вежливость, этичность) заявителей;

- качество результатов труда специалистов Отдела (профессиональное мастерство).

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

3.1. Приём и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение юридического лица (либо его представителя) в Отдел при наступлении плановой даты приема документов, указанной в графике упорядочения и передачи документов в Отдел, при не истечении временного срока хранения документов, при ликвидации учреждения, предприятия, организации без правопреемника (для источников комплектования); обращение юридического лица (либо его представителя) к начальнику Отдела при ликвидации учреждения, предприятия, организации без правопреемника (для организаций, не являющихся источниками комплектования Отдела); обращение физического лица (либо его представителя), в процессе деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации в Отдел.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проверяет наличие необходимых документов, указанных в п.2.6 настоящего административного регламента.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проставляет на заявлении штамп "Входящий" и регистрирует заявление в Книге входящей документации. Книга регистрации ведётся на бумажном носителе и содержит следующую информацию:

- номер по порядку;

- дата регистрации заявления;

- исходящий номер и дата документа, количество листов;

- наименование или краткое содержание документа;

- номер дела, в котором хранится документ.

При поступлении заявления по электронной почте с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, направляется уведомление о приеме заявления к рассмотрению в день поступления заявления.

Заявление, поступившее по электронной почте, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке специалистом Отдела.

В случае рассмотрения вопроса о приеме документов личного происхождения специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, принимает документы личного архива и выдает расписку о приеме документов в Отдел.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 40 минут.

Результатом административной процедуры является продолжение работ по предоставлению муниципальной услуги.

3.2. Принятие решения о приёме документов.

Решение о дате приёма документов от организаций - источников комплектования Отдела принимается в конце года по согласованию с организациями. Согласно принятому решению ежегодно составляется график упорядочения и передачи документов в Отдел.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, просматривает научно-справочный аппарат к документам (описи дел постоянного хранения, документов по личному составу, сдаточные описи документов, временные сроки хранения которых не истекли), определяет состав архивных документов, подлежащих приему в архив.

Начальник Отдела анализирует заявления и предоставленные документы организаций, сменивших форму собственности, организаций, ликвидированных без правопреемника, негосударственных организаций и выносит решение о приеме или отказе в приеме документов.

Начальник Отдела проводит совместно со специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, экспертизу ценности документов личного происхождения граждан и выносит решение о приеме или отказе в приеме документов.

Решения о приеме либо отказе в приёме документов выносятся исходя из состава документов, их исторической ценности, наличия резерва площадей в архиве, возможности использования документов для подтверждения социально-правовых гарантий граждан.

При положительном решении о приёме документов личного происхождения граждан специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит предварительную разборку документов по типовой схеме систематизации документов личного происхождения. При отрицательном решении о приеме документов граждан документы личного архива возвращаются владельцу по акту возврата документов.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет сдаточную опись документов в 2 экземплярах (один из которых передается владельцу документов), а также заключение о целесообразности приема документов за подписью начальника Отдела.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет заключение о целесообразности приема документов и сдаточную опись в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для согласования.

ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры принимает решение о согласовании сдаточной описи документов личного происхождения граждан и направляет в адрес Отдела выписку из протокола заседания ЭПМК вместе со сдаточной описью.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 32 дня.

3.3. Уведомление заявителя о принятом решении.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, готовит ответ на заявление, присланное организацией с просьбой о приеме документов, и на заявления граждан по приему личных архивов.

Ответ печатается на бланке Отдела и подписывается начальником Отдела.

Положительный ответ содержит уведомление о дате передачи документов в Отдел, их составе, ссылке на нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми они должны быть оформлены, номера телефонов, по которым можно получить консультацию по предоставлению муниципальной услуги.

Отрицательный ответ содержит обоснованный отказ в приеме документов со ссылкой на нормативно-правовые акты Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальные правовые акты администрации города Нефтеюганска.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в начале каждого календарного года направляет в организации - источники комплектования архива письма-уведомления о дате планового приема документов, их составе и количестве, согласно графику упорядочения и передачи документов в архив.

Уведомления по плановому и внеплановому приему документов, уведомления по отказу в приеме документов регистрируются в книге исходящей документации и направляются по указанному заявителем адресу по почте простыми письмами (электронной почтой) или выдаются лично в руки заявителям.

Результатом административной процедуры является отправка корреспонденции.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 5 дней.

3.4. Приём документов.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит поединичную проверку документов в соответствии с описательными статьями описи наличия и физического состояния дел, правильность оформления обложки дел, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, наличие листа-заверителя и, выборочно, правильность нумерации листов дел.

Если недостатки в оформлении документов отсутствуют, специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Один экземпляр акта отдается собственнику документов, второй остается в архиве.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит окончательную систематизацию документов личного архива граждан, формирование, описание и оформление единиц хранения.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет опись документов личного происхождения (в 4 экземплярах, один из которых отдается владельцу документов) и справочный аппарат к ней.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет опись документов личного происхождения, описи документов постоянного хранения, документов по личному составу, сдаточные описи на документы временного хранения почтой простым письмом в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры принимает решение об утверждении либо согласовании описей документов и направляет в адрес Отдела выписку из протокола заседания ЭПМК вместе с описями.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, на каждую единицу хранения наносит штамп с указанием названия Отдела, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, вносит изменения в учетные документы архивного отдела и учётную базу данных "Архивный фонд".

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, размещает поступившие документы в архивохранилищах согласно Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 39 дней.

3.5. Хранение документов.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, организует систему мероприятий по хранению документов, включая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

Хранение документов постоянного срока хранения организаций всех типов собственности, документов личного происхождения граждан осуществляется постоянно, документов по личному составу - до 75 лет, документов временного срока хранения - до истечения срока хранения. Впоследствии, по результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли (в том числе по личному составу), специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в установленном порядке вносит изменения в учетные документы, и документы уничтожаются.

Максимальный срок выполнения административной процедуры неограничен.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением административного регламента.

Текущий контроль за исполнением настоящего административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляет начальник Отдела.

Осуществление текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги происходит постоянно.

Информирование о результатах текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляется устно непосредственно при проверке.

4.2. Порядок осуществления плановых и внеплановых проверок качества предоставления муниципальной услуги.

Контроль за деятельностью Отдела по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляет директор департамента по делам администрации в пределах своей компетенции, посредством анализа обращений и жалоб граждан, поступивших в администрацию города Нефтеюганска, выявления нарушений при предоставлении муниципальной услуги по фактам поступивших обращений и жалоб граждан.

Выявленные недостатки по предоставлению муниципальной услуги анализируются по каждому специалисту Отдела с принятием мер к устранению выявленных недостатков, вынесением дисциплинарных или административных взысканий специалистам Отдела (если будет установлена их вина в нарушении требований к предоставлению муниципальной услуги) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами администрации города Нефтеюганска.

Проверки по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляются по мере необходимости.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу,
должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Право на обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) муниципальных служащих Отдела в ходе предоставления муниципальной услуги (далее - досудебное (внесудебное) обжалование).

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) муниципальными служащими Отдела в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителей обязательным.

Заявитель может направить обращение (жалобу) на имя:

- главы администрации города;

- заместителя главы города;

- директора департамента по делам администрации;

- начальника отдела по делам архивов.

Направление обращения (жалобы) непосредственно муниципальному служащему Отдела, принявшему решение или совершившему действие (бездействие), которое обжалуется, запрещено.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:

1) незаконные, необоснованные действия муниципальных служащих Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги:

- истребование документов для предоставления муниципальной услуги, не предусмотренных нормативными правовыми актами и настоящим административным регламентом;

- нарушение сроков рассмотрения запроса о предоставлении муниципальной услуги;

2) бездействие муниципальных служащих Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги:

- оставление запроса о предоставлении муниципальной услуги без рассмотрения;

3) решения должностных лиц, муниципальных служащих Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги, об отказе в приёме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

4) решения должностных лиц, муниципальных служащих Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги, о приостановлении предоставления муниципальной услуги.

5.3. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования являются письменные (в том числе в электронной форме) либо устные (при личном приёме) обращения (жалобы) заявителей в Отдел на имя начальника отдела по делам архивов или в администрацию города на имя главы администрации города, заместителя главы администрации города или директора департамента по делам администрации.

5.4. Порядок рассмотрения обращений (жалобы).

Обращения (жалобы), поступившие в Отдел или в администрацию города на имя главы администрации города, заместителя главы администрации города или директора департамента по делам администрации города, подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. Требования к содержанию обращения (жалобы).

В письменном обращении (жалобе) заявителем в обязательном порядке указываются:

-наименование органа администрации города, в который он направляет письменное обращение (жалобу), либо фамилия, имя, отчество руководителя органа администрации города, ответственного за предоставление муниципальной услуги, либо должность руководителя органа администрации города, ответственного за предоставление муниципальной услуги, либо должность, фамилия, имя, отчество заместителя главы администрации города, курирующего деятельность соответствующего органа администрации города, ответственного за предоставление муниципальной услуги, либо должность, фамилия, имя, отчество главы администрации города;

- фамилия, имя, отчество заявителя, составляющего обращение (жалобу);

- почтовый адрес заявителя, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения (жалобы). Заявитель может указать иные способы передачи ответа по существу обращения или жалобы (электронной почтой, факсом и т.д.);

- текст обращения (жалобы);

- личная подпись заявителя и дата составления обращения (жалобы).

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению (жалобе) документы и материалы либо их копии.

5.6. Основания для отказа в рассмотрении обращения (жалобы).

Основаниями для отказа в рассмотрении поступившего в отдел по делам архивов администрации города или в администрацию города обращения (жалобы) являются:

- отсутствие указания на фамилию, имя, отчество и почтовый адрес гражданина, направившего обращение (жалобу), по которому должен быть направлен ответ.

Если в указанном обращении (жалобе) содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение (жалоба) подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- обращение (жалоба) содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, муниципального служащего отдела по делам архивов, ответственного за предоставление муниципальной услуги, а также членам его семьи;

- текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в письменном обращении (жалобе) содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- ответ по существу поставленного в обращении (жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В случае оставления обращения (жалобы) без ответа по существу поставленных в нем вопросов, гражданину, направившему обращение, сообщается о причинах отказа в рассмотрении обращения (жалобы) либо о переадресации обращения (жалобы).

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение (жалобу) в отдел по делам архивов администрации города на имя начальника отдела по делам архивов администрации города или в администрацию города на имя главы администрации города, заместителя главы администрации города или директора департамента по делам администрации.

5.7. Право на получение информации о рассмотрении обращения (жалобы).

Заявители имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы).

Муниципальные служащие отдела по делам архивов администрации города, ответственные за предоставление муниципальной услуги, обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если не имеется установленных федеральным законодательством ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах, материалах.

При этом документы, ранее поданные заявителями в отдел по делам архивов администрации города иные органы администрации города, органы местного самоуправления города Нефтеюганска и (или) иные организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, выдаются по их просьбе с указанием причин возврата, о чем делается соответствующая запись в Книге регистрации заявлений граждан.

5.8. Срок рассмотрения обращения (жалобы).

Срок рассмотрения устного обращения (жалобы), поступившего в отдел по делам архивов администрации города в установленном порядке, не должен превышать 30 дней со дня поступления обращения.

Срок рассмотрения письменного обращения (жалобы), поступившего в отдел по делам архивов администрации города в установленном порядке (в том числе в электронной форме), не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения (жалобы) может быть продлен, но не более чем на 30 дней, при этом необходимо уведомить о продлении срока рассмотрения обращения гражданина, его направившего.

5.9. Результат досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих.

Результатом досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) муниципальных служащих, ответственных за предоставление муниципальной услуги, является:

1) признание обращения (жалобы) обоснованным. В этом случае заявитель информируется о результате рассмотрения обращения (жалобы). Отдел по делам архивов администрации города обязан устранить выявленные нарушения по факту предоставления муниципальной услуги. Муниципальный служащий отдела по делам архивов администрации города, ответственный за решения, действия (бездействие), принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, привлекается к дисциплинарной или административной ответственности в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

2) признание обращения (жалобы) необоснованным. В этом случае заявителю направляется письменный мотивированный отказ в удовлетворении обращения (жалобы). Заявитель имеет право направить повторное обращение (жалобу) на имя заместителя главы администрации города или на имя главы администрации города, если ранее направленное обращение (жалоба) было адресовано начальнику отдела по делам архивов администрации города.

5.10. Порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих в суде.

Решения и действия (бездействие), принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы в порядке искового производства с особенностями, установленными для рассмотрения и разрешения дел, возникающих из публичных правоотношений.

Исковые заявления подаются в суд в сроки, установленные гражданско-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Приложение

к административному регламенту

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Начальнику отдела по делам архивов департамента по делам администрации _______________________________________ (должность, Ф.И.О. полностью) _______________________________________ (адрес, контактный телефон)

Заявление 

Прошу принять на хранение документы  постоянного хранения, по личному составу (нужное подчеркнуть) 

____________________________________________________________________ ____________

                                                    (наименование организации)

по причине __________________________________________  за ______________________гг.

                      (указать причину передачи документов)           (крайние даты документов)

в  количестве _____________________________________________________ единиц хранения

Приложение:

Копия документа, подтверждающего ликвидацию организации.

_____________ (дата)

___________________________ (подпись)

Форма заявления на приём документов от юридического лица

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

	Начальнику отдела по делам архивов департамента по делам администрации города Нефтеюганска
	______________________________________ (фамилия, имя, отчество заявителя),
	______________________________________ проживающего (ей) по адресу:
	______________________________________
	______________________________________
	телефон _______________________________

заявление.

Прошу принять в дар на постоянное хранение документ________________________________

____________________________________________________________________ _____________

Условия хранения документов в архивохранилище отдела по делам архивов меня удовлетворяют. Разрешаю использовать документы для выставок, предоставления информации в СМИ, и др.:

а) без каких-либо ограничений;

б) при соблюдении условий ____________________________________________

____________________________________________________________________ _

__________________                                                            ___________________________

              (дата)                                                                              (подпись)

Форма заявления на приём документов от физического лица