Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов пользователям в рабочем помещении архивного отдела администрации города Нижневартовска"

Приложение
к постановлению
администрации муниципального образования
города Нижневартовска
от 31 мая 2012 г. N 613

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов пользователям в рабочем помещении архивного отдела администрации города Нижневартовска"

С изменениями и дополнениями от:

11 сентября 2013 г., 18 июля 2014 г., 4 августа 2015 г., 25 января, 9 июня, 20 декабря 2016 г.

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах оказания муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций органами местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского АО - Югры

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 25 января 2016 г. N 53 раздел I настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст раздела в предыдущей редакции

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента.

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов пользователям в рабочем помещении архивного отдела администрации города Нижневартовска" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов пользователям в рабочем помещении архивного отдела администрации города Нижневартовска" (далее - муниципальная услуга), определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Круг заявителей.

Заявителями являются физические и юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся за предоставлением муниципальной услуги (далее - пользователи).

1.3. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги.

1.3.1. Информация о местах нахождения (адресах), справочных телефонах, адресе электронной почты, графике работы архивного отдела администрации города (далее - Отдел), графике приема пользователей.

Места нахождения (адреса):

- 628606, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Нижневартовск, улица Омская, 1;

- 628606, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Нижневартовск, проспект Победы, 1.

Телефоны для справок: (3466) 24-40-35; 24-11-33.

Адрес электронной почты: ao@n-vartovsk.ru.

График работы Отдела:

- понедельник с 09.00 до 13.00 час.; с 14.00 до 18.00 час.;

- вторник - пятница с 09.00 до 13.00 час.; с 14.00 до 17.00 час.;

- перерыв на обед с 13.00 до 14.00 час.;

- суббота, воскресенье - выходные дни.

Выходные и праздничные нерабочие дни устанавливаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

График приема пользователей (ул. Омская, 1):

- понедельник с 09.00 до 13.00 час.; с 14.00 до 17.00 час.;

- вторник с 09.00 до 13.00 час.;

- четверг с 09.00 до 13.00 час.

1.3.2. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет":

- на официальном сайте органов местного самоуправления города Нижневартовска (далее - официальный сайт);

- в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru) (далее - Единый портал);

- в региональной информационной системе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (86.gosuslugi.ru) (далее - региональный портал).

Адрес официального сайта: http://www.n-vartovsk.ru (IP-адрес 91.203.194.48).

1.3.3. Информирование пользователей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в следующих формах:

- устной (при личном обращении пользователя и (или) по телефону);

- письменной (при письменном обращении пользователя по почте, электронной почте, факсу);

- в форме информационных (мультимедийных) материалов на официальном сайте, Едином и региональном порталах.

Информация о муниципальной услуге также размещается в форме информационных (текстовых) материалов на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги.

1.3.4. Устное информирование при личном обращении в Отдел осуществляется в соответствии с графиком приема пользователей, указанным в подпункте 1.3.1 пункта 1.3 административного регламента, в порядке очереди без предварительной записи.

В случае устного обращения пользователя лично или по телефону специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги (далее - специалист), осуществляет устное информирование обратившегося за информацией пользователя о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, продолжительностью не более 15 минут.

Ответ на телефонный звонок начинается с информации о наименовании Отдела, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При общении с пользователями (по телефону или лично) специалист должен корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленный вопрос телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, должен предложить пользователю направить в Отдел письменное обращение о предоставлении ему письменного ответа либо назначить другое удобное для пользователя время для устного информирования.

1.3.5. Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе ее предоставления пользователи могут обратиться в Отдел в письменной форме на бумажном носителе (в том числе при личном приеме, по почте, факсу) или в электронном виде (по электронной почте).

Ответ на письменное обращение подписывается начальником Отдела или заместителем начальника Отдела и направляется на почтовый адрес пользователя, указанный в запросе, адрес электронной почты, факсом или иным способом, указанным в обращении пользователя, в срок, не превышающий 7 календарных дней с даты регистрации обращения в Отделе.

Ответ на обращение предоставляется по выбору заявителя (если об этом указано в обращении) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и (или) документов на бумажном носителе.

1.3.6. Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, посредством Единого или регионального порталов пользователям необходимо использовать адреса в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", указанные в подпункте 1.3.2 пункта 1.3 административного регламента.

1.3.7. На информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги и на официальном сайте размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных правовых актов города Нижневартовска, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- места нахождения (адреса), справочные телефоны, адрес электронной почты, график работы Отдела, график приема пользователей;

- процедура получения информации пользователями по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги;

- форма заявления о предоставлении муниципальной услуги и образец ее заполнения;

- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- блок-схема предоставления муниципальной услуги;

- текст административного регламента с приложениями (извлечения - на информационных стендах, полный текст - на официальном сайте, Едином и региональном порталах; с полным текстом административного регламента можно ознакомиться также, обратившись к специалисту).

В случае внесения изменений в порядок предоставления муниципальной услуги специалист в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня вступления в силу таких изменений, обеспечивает актуализацию информации на официальном сайте, Едином и региональном порталах, на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Предоставление архивных документов пользователям в рабочем помещении архивного отдела администрации города Нижневартовска".

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 18 июля 2014 г. N 1397 пункт 2.2 раздела II настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальную услугу предоставляет Отдел.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 18 июля 2014 г. N 1397 пункт 2.2 раздела II настоящего приложения дополнен подпунктом 2.2.1, вступающим в силу после официального опубликования названного постановления

2.2.1. В соответствии с требованиями пункта 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон N 210-ФЗ) установлен запрет требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления органами местного самоуправления муниципальных услуг, утвержденный решением Думы города Нижневартовска от 24.06.2011 N 59.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- предоставление пользователю по теме исследования архивных дел, научно-справочного аппарата (описи, каталоги, картотеки, путеводители, систематические перечни документов) в рабочем помещении Отдела;

- подготовка и выдача архивных копий;

- мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Научно-справочный аппарат, архивные дела предоставляются пользователю в день обращения.

2.4.2. Архивные копии предоставляются в течение 15 рабочих дней со дня регистрации запроса.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.93 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

- абзац девятый утратил силу;

Информация об изменениях:

См. текст абзаца девятого пункт 2.5

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.10.2010 N 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре";

- абзац тринадцатый утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца тринадцатого пункта 2.5

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.06.2010 N 102-оз "Об административных правонарушениях";

- постановлением администрации города от 21.12.2012 N 1590 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) структурных подразделений администрации города Нижневартовска и подведомственных им организаций, их должностных лиц, муниципальных служащих";

- распоряжением администрации города от 29.03.2013 N 512-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города".

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является поступление в адрес Отдела запросов от пользователей по формам согласно приложениям 1, 2 к административному регламенту.

Запрос физического лица должен содержать:

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) пользователя;

- должность, ученое звание (при наличии), ученую степень (при наличии) пользователя;

- фактический адрес пользователя;

- цель и тему работы с архивными документами;

- хронологические рамки исследования;

- дату, личную подпись пользователя.

Запрос юридического лица должен содержать:

- полное наименование юридического лица;

- юридический или фактический адрес юридического лица;

- дату и номер;

- фамилию, имя, отчество, наименование должности представителя юридического лица;

- цель работы; для научных работ - тему и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя юридического лица.

2.6.2. Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, производится с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

2.6.3. Все пользователи предъявляют документы, удостоверяющие личность.

2.6.4. Все пользователи заполняют анкету по форме согласно приложению 3 к административному регламенту.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 18 июля 2014 г. N 1397 пункт 2.6 раздела II настоящего приложения дополнен подпунктом 2.6.5, вступающим в силу после официального опубликования названного постановления

2.6.5. Запрещается требовать от заявителей:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, в том числе подтверждающих внесение заявителем платы за предоставление государственных и муниципальных услуг, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 Федерального закона N 210-ФЗ государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона N 210-ФЗ перечень документов. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в органы, предоставляющие государственные услуги, и органы, предоставляющие муниципальные услуги, по собственной инициативе.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие в запросе наименования юридического лица (для физических лиц - фамилии, имени и отчества (последнее - при наличии)), почтового адреса пользователя;

- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поиска запрашиваемой информации;

- текст в запросе не читается.

2.8. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- плохое физическое состояние архивных документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- отсутствие запрашиваемых архивных документов.

2.9. Основаниями для отсрочки в предоставлении муниципальной услуги являются:

- необходимость выполнения служебных заданий специалистами Отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам пользователей, сборников документов, проведение проверки наличия документов, реставрация документов и др.);

- выдача документов, дел другому пользователю;

- незавершенность научного описания и технического оформления дел;

- экспонирование заказанных документов на выставке.

2.10. Размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги пользователям осуществляется без взимания платы.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 11 сентября 2013 г. N 1883 в пункт 2.11 раздела II настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 15 минут.

2.12. Срок регистрации запроса пользователя о предоставлении муниципальной услуги.

Запрос пользователя о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в день поступления.

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.13.1. Муниципальная услуга предоставляется в помещении Отдела.

2.13.2. Вход в здание, где располагается Отдел, оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы Отдела. Информационная табличка размещается с учетом доступности и удобства для прочтения.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 18 июля 2014 г. N 1397 в подпункт 2.13.3 пункта 2.13 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.13.3. Рабочее место специалиста Отдела, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги.

2.13.4. Помещение для приема пользователей оборудуется стульями, столами для возможности оформления запросов.

2.13.5. Места предоставления муниципальной услуги оборудованы осветительными приборами, автоматизированными рабочими местами для общего доступа к открытым информационным ресурсам Отдела о составе и содержании фондов (к автоматизированному научно-справочному аппарату, электронной версии путеводителя, текстовым файлам и др.).

2.13.6. На информационных стендах в местах приема запросов и выдачи архивных документов пользователям размещается следующая информация:

- график работы, номера телефонов Отдела;

- наименование муниципальной услуги;

- блок-схема, отражающая прохождение административных процедур, согласно приложению 4 к административному регламенту;

- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

- образец заполнения запроса получателей муниципальной услуги (для физических лиц);

- образец заполнения запроса получателей муниципальной услуги (для юридических лиц);

- образец заполнения анкеты пользователя;

- образец заполнения бланка заказа на копирование документов.

2.13.7. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 9 июня 2016 г. N 852 в подпункт 2.13.8 пункта 2.13 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.13.8. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, располагается на нижнем этаже здания, вход в помещение оборудуется кнопкой вызова специалиста.

Информационные стенды размещаются на видном, доступном месте в любом из форматов (настенные стенды, напольные или настольные стойки), позволяющих обеспечить заявителей исчерпывающей информацией. Стенды должны быть оформлены в едином стиле, надписи сделаны черным шрифтом на белом фоне.

Места предоставления муниципальной услуги должны соответствовать требованиям к местам обслуживания маломобильных групп населения, к внутреннему оборудованию и устройствам в помещении, к санитарно-бытовым помещениям для инвалидов, к путям движения в помещении и залах обслуживания, к лестницам и пандусам в помещении, к лифтам, подъемным платформам для инвалидов, к аудиовизуальным и информационным системам, доступным для инвалидов.

2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности Отдела.

2.14.1. В группу показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность Отдела, входят:

- удобный график работы Отдела;

- доступное месторасположение Отдела;

- наличие различных каналов получения информации о получении муниципальной услуги;

- оптимальное время ожидания при сдаче документов;

- бесплатное предоставление муниципальной услуги.

2.14.2. Показателями качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны пользователей.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 18 июля 2014 г. N 1397 в раздел III настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст раздела в предыдущей редакции

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Описание состава и последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запроса пользователя;

- рассмотрение запроса, анализ тематики исследования, принятие решения о предоставлении муниципальной услуги, отсрочке в предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в ее предоставлении;

- подготовка и выдача пользователю справочно-поисковых средств и архивных дел, документов;

- подготовка и выдача архивных копий.

3.1.1. Прием и регистрацию запроса пользователя осуществляет специалист Отдела, ответственный за выполнение данной административной процедуры.

Запрос регистрируется в день поступления в журнале учета посещений читального зала.

Срок выполнения административной процедуры - в день обращения.

3.1.2. Рассмотрение запроса, анализ тематики исследования, принятие решения о предоставлении муниципальной услуги, отсрочке в предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в ее предоставлении.

Рассмотрение запроса, анализ тематики исследования осуществляется с использованием имеющихся в Отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о хранящихся в муниципальном архиве документах.

На основе анализа тематики исследования специалист Отдела, ответственный за выполнение данной административной процедуры, принимает решение о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в ее предоставлении, консультирует пользователей о составе и содержании архивных документов, находящихся на хранении в Отделе, в соответствии с целью работы, темой исследования, ознакамливает пользователей с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 N 635.

В случае если в ходе рассмотрения запроса выявлены основания для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пунктах 2.8, 2.9 административного регламента, специалист Отдела, ответственный за выполнение данной административной процедуры, сообщает пользователю об отказе в предоставлении муниципальной услуги или о ее отсрочке.

Срок выполнения административной процедуры - в день обращения.

3.1.3. Подготовка и выдача пользователю справочно-поисковых средств и архивных дел, документов.

Научно-справочный аппарат к архивным документам (архивные описи дел, справочники, каталоги и др.) предоставляется на бумажном носителе и в электронном виде.

При выдаче научно-справочного аппарата на бумажном носителе специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проверяет его состояние и сохранность в присутствии пользователя. После каждого посещения пользователь сдает специалисту Отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги, весь научно-справочный аппарат.

На основании научно-справочного аппарата пользователь заполняет бланк заказа (требования) на выдачу документов по форме, согласно приложению 5 к административному регламенту, и передает его специалисту Отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги. Бланк заказа (требования) должен быть заполнен разборчиво, без исправлений и помарок и содержать указание фамилии, имени и отчества (последнее - при наличии) пользователя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись пользователя.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проверяет правильность оформления бланка заказа (требования).

В случае если в процессе рассмотрения заказа не выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пункте 2.8 административного регламента, специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги:

- осуществляет подготовку и выемку архивных документов (но не более 20 единиц хранения одновременно);

- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью дел, документов;

- проводит полистную проверку архивных дел;

- регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в книге выдачи архивных документов из хранилища;

- выдает пользователю исполненный заказ вместе с архивными документами;

- уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Срок выдачи архивных документов не должен превышать 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа за единицу предоставленного материала.

В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).

После каждого посещения специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, принимает от пользователя все дела, проверяя фактическое наличие дел и проводя полистную проверку их физического состояния; при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе заказа за возврат каждой единицы хранения.

При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет акт.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей выдаются пользователям в день оформления заказа.

Административная процедура выполняется в течение 2 рабочих дней со дня оформления заказа.

3.1.4. Подготовка и выдача архивных копий.

Основанием для начала административной процедуры является заполненный пользователем бланк заказа на копирование и выдачу копий документов по форме согласно приложению 6 к административному регламенту.

На основании заказа производится копирование архивных документов.

Копирование архивных документов осуществляется специалистом Отдела, ответственным за выполнение данной административной процедуры.

Пользователь имеет право самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из представленных дел, документов, архивных справочников. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами, производится только с разрешения начальника Отдела в его помещениях и под контролем специалиста Отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

Отдел не несет ответственность за качество копирования документов, проведенного техническими средствами пользователей.

Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, не заверяются.

Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.

При отсутствии ограничений, установленных собственником при передаче документов, копирование осуществляется на общих основаниях.

После копирования специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям.

Заверенные архивные копии выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку. Архивные копии заверяются специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги.

Срок выполнения административной процедуры составляет не более 15 рабочих дней.

3.2. Муниципальная услуга считается завершенной после сдачи пользователем архивных документов и выдачи пользователям архивных копий в случае поступления запроса.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за исполнением административного регламента, совершением административных процедур, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляется в виде плановых и внеплановых проверок.

4.2. Плановые проверки проводятся начальником Отдела и осуществляются постоянно.

4.3. Начальник Отдела проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги.

4.4. Управляющий делами администрации города проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые начальником Отдела при предоставлении муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 18 июля 2014 г. N 1397 раздел IV настоящего приложения дополнен подпунктом 4.5, вступающим в силу после официального опубликования названного постановления

4.5. Должностные лица, ответственные за выполнение соответствующих административных процедур административного регламента, несут административную ответственность в соответствии с законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры за:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги и срока предоставления муниципальной услуги;

- неправомерный отказ в приеме у заявителя документов, предусмотренных для предоставления муниципальной услуги, в предоставлении муниципальной услуги, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо за нарушение установленного срока осуществления таких исправлений;

- превышение максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, а равно при получении результата предоставления муниципальной услуги (за исключением срока подачи запроса в многофункциональном центре).

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 4 августа 2015 г. N 1456 раздел V настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст раздела в предыдущей редакции

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых и осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги Отделом, а также должностными лицами, муниципальными служащими.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут являться действия (бездействие) Отдела, должностных лиц, муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу, а также принимаемые ими решения в ходе предоставления муниципальной услуги.

Заявитель имеет право обратиться с жалобой, в том числе, в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами города Нижневартовска для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами города Нижневартовска для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами города Нижневартовска;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами города Нижневартовска;

- отказ Отдела, его должностного лица либо муниципального служащего в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 20 декабря 2016 г. N 1864 в пункт 5.4 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления и распространяющиеся на правоотношения, возникшие с 27 октября 2016 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.4. Жалоба на действия (бездействие) Отдела, его должностных лиц, муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу, подается в Отдел и рассматривается начальником Отдела.

Жалоба на решение начальника Отдела подается управляющему делами администрации города, курирующему работу Отдела, либо главе города через управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города.

5.5. Прием жалоб в письменной форме осуществляется Отделом в месте предоставления муниципальной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка предоставления которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат муниципальной услуги), а также в управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города.

Прием жалоб Отделом осуществляется в соответствии с графиком работы Отдела, указанным в подпункте 1.3.1 пункта 1.3 административного регламента.

Жалоба в письменной форме может быть направлена по почте, при этом документ, удостоверяющий личность, не требуется.

5.6. В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.7. Если жалоба подается через представителя заявителя, представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя, и документ, удостоверяющий личность представителя заявителя.

В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя (при наличии печати) и подписанная его руководителем или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

5.8. Жалоба может быть подана заявителем через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр). При поступлении жалобы многофункциональный центр обеспечивает ее передачу в уполномоченный на ее рассмотрение орган в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между многофункциональным центром и администрацией города, но не позднее следующего дня со дня поступления жалобы.

5.9. Жалоба в электронном виде может быть подана с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет посредством официального сайта органов местного самоуправления города Нижневартовска, Единого портала государственных и муниципальных услуг, Портала государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также на электронный адрес Отдела, указанный в подпункте 1.3.1 пункта 1.3 административного регламента.

При подаче жалобы в электронном виде посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг или Портала государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, документы, указанные в пункте 5.7 административного регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

5.10. В случае если жалоба подана лицу, не уполномоченному на рассмотрение жалобы, то в течение 3 рабочих дней со дня регистрации жалобы указанное лицо направляет ее уполномоченному на ее рассмотрение лицу и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в Отделе либо в управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города.

5.11. Жалоба должна содержать:

- наименование Отдела либо фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица, муниципального служащего Отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Отдела, его должностного лица, муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Отдела, его должностного лица, муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.12. Жалоба, поступившая в Отдел либо в управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.

Жалоба подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя, либо отказа в исправлении допущенных Отделом опечаток и ошибок в выданных заявителю в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.13. По результатам рассмотрения жалобы лицо, уполномоченное на рассмотрение жалобы, принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Отделом опечаток и ошибок в выданных заявителю в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами города Нижневартовска, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.14. При удовлетворении жалобы лицо, уполномоченное на рассмотрение жалобы, принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

5.15. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование Отдела, должность, фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица, принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, муниципальном служащем, решение или действия (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя - физического лица или наименование заявителя - юридического лица;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы оформляется на официальном бланке Отдела или на официальном бланке лица, уполномоченного на рассмотрение жалобы, и подписывается лицом, уполномоченным на рассмотрение жалобы.

5.16. В случае если в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается. Если в указанной жалобе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Лицо, уполномоченное на рассмотрение жалобы, при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается и она не подлежит направлению на рассмотрение в уполномоченный орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит ее рассмотрение, о чем в течение 7 дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.17. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.18. Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы размещается на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги и на официальном сайте органов местного самоуправления города Нижневартовска, Едином портале государственных и муниципальных услуг, Портале государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.