Приложение. Порядок использования архивных документов в читальном зале отдела по делам архивов департамента по делам администрации города Нефтеюганска

Приложение

к постановлению администрации г. Нефтеюганска

от 23 июля 2014 г. N 109-нп

Порядок
использования архивных документов в читальном зале отдела по делам архивов департамента по делам администрации города Нефтеюганска

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок использования архивных документов в читальном зале отдела по делам архивов департамента по делам администрации города Нефтеюганска (далее - Порядок) разработан в соответствии с:

1.1.1. Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст.611);

1.1.2. Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 4131, 29.07.2006);

1.1.3. Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета", N 4131, 29.07.2006);

1.1.4. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный N 9059);

1.1.5. Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 N 635 (зарегистрирован Минюстом Российской Федерации 14.11.2013, регистрационный N 30386).

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале отела по делам архивов департамента по делам администрации города (далее - Отдел);

1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Распорядок работы читального зала Отдела:

Вторник: 8.30-17.30 часов

Четверг: 8.30-17.30 часов

Обеденный перерыв: 12.00-13.00 часов

Понедельник, среда: работа в архивохранилищах с документами.

Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.

Четвертая пятница каждого месяца - санитарный день.

2. Порядок допуска пользователя в читальный зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или официального письма направившей его организации, согласно приложениям 1, 2 к настоящему Порядку, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Студенты учреждений высшего и среднего профессионального образования представляют официальное письмо учебного заведения за подписью ректора, проректора, декана факультета с обоснованием необходимости работы с документами.

2.3. Учащиеся общеобразовательных школ допускаются к работе в читальный зал с документами в присутствии преподавателей школ или руководителей других ученических коллективов.

2.4. Заявление или официальное письмо организации, представленные пользователем, рассматриваются руководителем Отдела непосредственно в момент обращения.

2.5. Пользователь заполняет анкету по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности. Учетные документы пользователя (заявление, официальное письмо, анкета, заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, заказ (требование) на копирование архивных документов формируются в личное дело пользователя, согласно приложению 5 к настоящему Порядку.

2.6. Пользователю выдается разрешение на работу с документами в читальном зале руководителем Отдела или уполномоченным им лицом на срок не более одного года со дня оформления заявления или официального письма.

2.7. Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством Отдела по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

Разрешение оформляется в виде письменной резолюции на заявлении или письме пользователя, которое затем передается в читальный зал для регистрации, оформления личного дела пользователя и организации его обслуживания в соответствии с настоящим Порядком.

Если в заявлении или письме тема и хронологические рамки сформулированы расплывчато и не совпадают с профилем фондов Отдела, пользователь по просьбе руководства Отдела должен внести письменные уточнения в свое заявление, после чего оно рассматривается вторично.

2.8. После регистрации и заполнения анкеты в читальном зале пользователь оформляет конкретные заказы на выдачу документов. Заказы заполняются разборчиво на бланках установленного образца (приложение 4 к Порядку) и передаются ответственным за работу читального зала на резолюцию руководству Отдела. Резолюция выносится в день поступления заказа или на следующий рабочий день.

2.9. Пользователь знакомится с настоящим Порядком.

3. Права, обязанности и ответственность пользователя

3.1. Пользователь имеет право:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в Отдел от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда Отдела по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в Отделе или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления Отделом муниципальных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в Отделе дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале Отдела.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

- до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда Отдела, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов Отдела по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и (или) специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства (портативный компьютер с автономным питанием) без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети Отдела, источнику электропитания. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователями из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст по согласованию с сотрудником читального зала.

3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству Отдела или делать записи в "Книге отзывов и предложений".

3.1.16. Предоставлять Отделу библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200х300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в подпунктах 3.1.12 и 3.1.13.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200х300 мм.

3.2.6. Настраивать при входе в читальный зал работу своего мобильного телефона на режим "без звука"; вести все телефонные переговоры только за пределами читального зала.

3.2.7. Пользоваться делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, копиями фонда пользования, описями только в читальном зале.

3.2.8. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность, сохранность, наличие всех листов, указанных в листе-заверителе и расписываться в заказе за получение каждой (каждого) из них.

3.2.9. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей дел, документов, копий фондов пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.10. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования. Бережно обращаться с архивными документами, описями; не оставлять их длительное время открытыми, незащищенными от солнечного или электрического света; не загибать углы листов; калькировать документы; не водить пальцами по листам архивных дел; не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов; не делать пометки в архивных документах, описях; не вырывать листы; не вкладывать в дела посторонние предметы.

3.2.11. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки, с указанием использованных листов).

3.2.12. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда Отдела. Описи, дела принимаются у пользователя в соответствии с бланками заказов.

3.2.13. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами (при наличии), автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.14. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников Отдела и других пользователей.

3.2.15. Выполнять требования сотрудников Отдела, охранной службы и службы пожарной охраны Отдела в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.16. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.17. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.18. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные: номер фонда, описи, дела, листа.

3.2.19. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов причинение материального ущерба имуществу Отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации.