Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение
к постановлению администрации г. Покачи
от 6 июня 2012 г. N 580
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Прием и хранение документов от физических и юридических лиц"
25 июня 2013 г., 30 апреля 2014 г.
1. Общие положения
1.1. Предмет регулирования административного регламента.
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием и хранение документов от физических и юридических лиц" (далее "административный регламент") разработан в целях повышения прозрачности деятельности архивного отдела администрации города Покачи (далее - Архив) при предоставлении муниципальной услуги "Прием и хранение документов от физических и юридических лиц" (далее - муниципальная услуга), повышения качества работы Архива с организациями, собственниками или владельцами архивных документов и определения сроков и последовательности административных процедур при приеме и хранении документов от физических и юридических лиц.
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
1.1. Заявители, в отношении которых предоставляется муниципальная услуга
Право на предоставление муниципальной услуги имеют:
- организации - источники комплектования архивного отдела;
- организации, сменившие форму собственности;
- организации, ликвидированные без правопреемника;
- негосударственные организации;
- физические лица, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
1.2. Порядок информирования о порядке предоставления муниципальной услуги
Информация по всем вопросам, касающимся предоставления муниципальной услуги, предоставляется в Архиве, находящемся в здании "Администрации города" по адресу: 628661, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Покачи, ул. Мира, 8/1, 2 этаж, каб. 205.
Контактные телефоны: (8-34669) 7-03-05.
Место нахождения Архива и его почтовый адрес: 628661, ул. Мира, 8/1, город Покачи, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область.
Электронный адрес администрации города Покачи: Е-mail: admpokachi@admpokachi.ru или сайт администрации города Покачи в сети Интернет (http://www.admpokachi.ru/).
Электронный адрес Архива: Е-mail:arhiv@admpokachi.ru
Часы приема, график работы:
Понедельник - пятница с 8.30 - 17. 12
Обед - с 12.30 - 14.00
Суббота - воскресенье, выходные дни.
Нумерация приводится в соответствии с источником
1.4. Порядок получения консультаций по предоставлению муниципальной услуги.
Консультации по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, даются сотрудниками Архива, ответственными за предоставление муниципальной услуги.
Консультации предоставляются при личном обращении заявителей, посредством телефонной связи, а также через письменные обращения заявителей (в том числе в электронном виде).
Консультирование граждан, согласившихся передать на хранение в Архив документы личного происхождения, осуществляется по следующим вопросам:
- состав и содержание документов, принимаемых на хранение в архив;
- проведение экспертизы ценности документов, передаваемых в архив;
- порядок приема документов на хранение;
- условия, на которых владелец документов намерен передать их в архив;
- оформление приемо-сдаточных документов, на основании которых личный архив переходит из частной собственности в муниципальную собственность;
- часы работы Архива.
Консультирование юридических лиц осуществляется по следующим вопросам:
- проведение экспертизы ценности документов на стадии ведомственного хранения;
- правильность оформления дел;
- составление описи дел, подготовленных для сдачи в архив;
- составление научно-справочного аппарата к описи;
- сроки передачи документов на хранение в архив;
- правила приема, оформление приемо-сдаточных документов;
- ознакомление с условиями использования принятых документов;
- часы работы специалиста Архива, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудники Архива, подробно, в вежливой (корректной) форме информируют получателей муниципальной услуги по интересующим их вопросам в соответствии с Кодексом этики и служебного поведения муниципальных служащих органов местного самоуправления города Покачи, утвержденного постановлением администрации города Покачи от 10.03.2011 N 149.
Письменные разъяснения по предоставлению муниципальной услуги осуществляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления города Покачи.
При ответах на письменные обращения заявителей сотрудники Архива - обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием физического или юридического лица, направившего обращение;
- запрашиваются необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах местного самоуправления, предприятиях, организациях, учреждениях;
- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответ на письменное обращение подписывается начальником Архива. Ответ на обращение заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги направляется любым удобным для заявителя способом: на почтовый адрес заявителя, указанный в обращении, по электронной почте (в том числе при электронном запросе заявителей), лично или иным способом, указанным в обращении заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Постановлением администрации г. Покачи от 30 апреля 2014 г. N 602 в пункт 1.5 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления
1.5. Регистрация и хранение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Регистрация заявления, поданного на имя главы города Покачи, на предоставление муниципальной услуги осуществляется специалистом управления по кадрам и делопроизводству администрации города Покачи. Далее заявление передается для исполнения в Архив, где регистрируется в журнале входящей корреспонденции. Хранение заявления и документов, прилагаемых к заявлению, осуществляется сотрудником Архива.
Регистрация и хранение заявления, поданного на имя начальника Архива, на предоставление муниципальной услуги и документов, прилагаемых к заявлению, осуществляется сотрудником Архива.
Прием документов от организаций - источников комплектования осуществляется в соответствии с графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций, учреждений и предприятий в Архив, который ежегодно утверждается распоряжением администрации города. График подшивается к ежегодным планам работы Архива и хранится постоянно.
Внеплановый прием документов осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов по заявлению организаций, учреждений и предприятий. Поступившие в Архив заявления от организаций, сменивших форму собственности, организаций, ликвидированных без правопреемника, негосударственных организаций, физических лиц регистрируются в журнале входящей корреспонденции в день поступления.
Журнал входящей корреспонденции, заявления, переписка, копии ответов, выданных по заявлению, хранятся в течение пяти лет.
Акты приема-передачи документов на хранение, решения Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о приеме на хранение документов, договора по приему и хранению документов негосударственных организаций, договора на временное хранение документов подшиваются и хранятся постоянно.
Заявление может быть подано:
- в многофункциональный центр (при наличии);
- с использованием универсальной электронной карты в порядке и сроки установленные законодательством;
- через Единый портал государственных и муниципальных услуг.
1.6. Информация по предоставлению муниципальной услуги, размещаемая в местах предоставления муниципальной услуги.
В здании "Администрации города Покачи" на втором этаже в кабинете Архива, размещается следующая информация о предоставлении муниципальной услуги:
- текст настоящего административного регламента предоставления муниципальной услуги;
- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, формы данных документов и образцы их заполнения;
- полная контактная информация об Архиве (адрес официального сайта органов местного самоуправления города Покачи в сети Интернет, на котором размещается информация о муниципальной услуге, адрес электронной почты Архива, справочные телефоны, телефоны сотрудников, местоположение, почтовый адрес, график работы Архива), согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги.
Наименование муниципальной услуги - прием и хранение документов от физических и юридических лиц.
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
2.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией города Покачи.
2.2.2. В администрации предоставление услуги осуществляется Архивом.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется специалистами Архива (далее - работники Архива) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
При предоставлении муниципальной услуги специалистами Архива взаимодействуют с областными, государственными и муниципальными архивами Тюменской области, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, учреждениями, предприятиями и др.
Работу Архива координирует и контролирует управляющий делами администрации города Покачи.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
В результате предоставления муниципальной услуги физические и юридические лица, обратившиеся в Архив за предоставлением муниципальной услуги, передают на хранение в Архив документы постоянного срока хранения, документы по личному составу, документы личного происхождения и документы временного срока хранения.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.4.1. Обращение подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.
2.4.2. Обращения заявителей, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
2.4.3. Обращение, не относящееся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.
При ненадлежащем оформлении представленных документов время исполнения муниципальной услуги увеличивается на срок оформления документов в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
2.4.4. Хранение документов - срок неограничен:
- постоянного срока хранения организаций всех видов собственности, документов личного происхождения граждан - постоянно;
- документов по личному составу - до 75 лет;
- документов временного срока хранения - до истечения срока хранения.
Предварительная запись заявителей для подачи документов на предоставление муниципальной услуги или получение документов по результатам предоставления муниципальной услуги не ведется.
Постановлением администрации г. Покачи от 30 апреля 2014 г. N 602 в пункт 2.5 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации;
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.06.2010 N 102-оз "Об административных правонарушениях"
- Уставом города Покачи;
- постановлением администрации города Покачи от 01.12.2009 N 903 "Об утверждении Порядка формирования и ведения реестра муниципальных функций (услуг)" (с изменениями от 25.05.2010);
- постановлением администрации города Покачи от 17.06.2011 N 507 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг";
- постановлением администрации города Покачи от 07.04.2011 N 255 "Об осуществлении отдельных государственных полномочий Ханты-Мансийского автономного округа - Югры по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры";
- постановлением главы города Покачи от 17.12.2008 N 775 "Об утверждении Порядка формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов города Покачи";
- распоряжением администрации города Покачи от 09.08.2011 N 176-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Покачи";
- распоряжением главы города Покачи от 11.03.2005 N 88-р "Об утверждении Положения об архивохранилище архивного отдела администрации города Покачи";
- распоряжением администрации города Покачи от 05.07.2011 N 144-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города Покачи".
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными актами для предоставления муниципальной услуги.
Прием документов от организаций - источников комплектования осуществляется в соответствии с графиком упорядочения и сдачи документов в Архив, который ежегодно утверждается распоряжением администрации города.
Формы необходимых, для предоставления муниципальной услуги документов и образцы их заполнения указаны в приложении 2 к настоящему Регламенту.
Для предоставления муниципальной услуги при внеплановом приеме документов от организаций, не являющихся источниками комплектования Архива, представитель юридического лица подает в Архив заявление на имя главы города Покачи о приеме на хранение документов;
В заявлении необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- полное наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя организации, почтовый адрес, должность, фамилия, имя и отчество специалиста, ответственного за передачу документов, контактные телефоны;
- основание для приема документов на хранение в Архив (ликвидация, реорганизация, изменение формы собственности, угроза утраты документов);
К заявлению необходимо приложить:
- описи документов (отдельно на документы постоянного срока хранения, на документы по личному составу, на документы временного срока хранения в 3-х экземплярах), которые организация передает на хранение в Архив;
- копия приказа о реорганизации (ликвидации);
- историческая справка об образовании и реорганизации предприятия, организации, учреждения. Одновременно с исторической справкой передаются копии учредительных документов (уставы, положения об организации и ее структурных подразделениях, структуры и схемы организации управления (пояснительные записки к ним), учредительные договоры (изменения и дополнения к ним), протоколы учредительных собраний, списки учредителей, свидетельства о регистрации и ликвидации, документы о приватизации и лицензировании и др.).
В случае положительного решения о приеме документов предприятие, организация, учреждение сдает документы, оформленные в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.
Для предоставления муниципальной услуги физическое лицо подает в Архив следующие документы, согласно приложению 3 к настоящему Регламенту:
- заявление на имя начальника Архива;
- документы личного архива.
В заявлении необходимо указать фамилию, имя и отчество гражданина, сдающего документы, его адрес, данные паспорта, перечислить документы и указать условия, на основании которых документы передаются в Архив.
Начальник Архива не вправе требовать от заявителя иные документы для предоставления муниципальной услуги.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основаниями для отказа в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
- представление неполного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных в пункте 2.6 настоящего административного регламента;
- несоответствие представленных документов требованиям настоящего административного регламента и нормативным правовым актам, регламентирующим предоставление муниципальной услуги;
- выявление в представленных документах недостоверной или искаженной информации.
Сотрудники Архива не вправе принять решение об отказе в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, по иным основаниям.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- отсутствие названия организации, фамилии руководителя организации либо фамилии гражданина, направившего запрос, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;
- текст письменного заявления не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину (если адрес, по которому должен быть направлен ответ, поддается прочтению);
- недостаток резерва площади в Архиве для хранения документов;
- истечение сроков хранения документов, определенных в перечнях типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных и иных органов государственной власти, отраслевых перечнях;
- истечение сроков хранения документов негосударственных организаций, определенных в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов;
- решение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о нецелесообразности приема документов;
- отсутствие в документах по личному составу необходимых сведений для подтверждения социальных прав граждан.
Сотрудники Архива не вправе принять решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по иным основаниям.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
Муниципальная услуга Архивом предоставляется бесплатно.
2.10. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги.
На территории, прилегающей к зданию, в котором расположены помещения Архива, оборудована парковка для автомобилей. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным. Для лиц с ограниченными возможностями здоровья имеется пандус. Вход в здание администрации города Покачи вывеской с указанием полного наименования учреждения на русском языке.
Места для осуществления приема граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, оборудованы: информационными стендами, средствами электронной техники, стульями и столами, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
Рабочие места работников Архива оборудованы необходимой функциональной мебелью и телефонной связью.
В помещении для предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалета).
Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
Хранение документов постоянного срока хранения, документов личного происхождения, фотодокументов осуществляется в архивохранилище, которое оборудовано металлическими стеллажами.
Помещения для предоставления муниципальной услуги оборудованы противопожарной системой. Охрана здания осуществляется вневедомственной охранной, расположенной на первом этаже здания администрации города.
В местах исполнения муниципальной услуги на видном месте размещены схемы расположения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников.
2.11. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности Архива.
Состав показателей доступности и качества предоставления муниципальной услуги подразделяется на две основные группы: количественные и качественные.
В группу количественных показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность Архива, предоставляющего муниципальную услугу, входят:
- время ожидания при предоставлении муниципальной услуги (долго/быстро);
- график работы Архива (удобный для заявителя/неудобный);
- место расположения Архива (доступно/недоступно);
- количество документов, требуемых для получения муниципальной услуги (много/мало).
В число качественных показателей доступности предоставляемой муниципальной услуги входят:
- степень сложности требований, которые необходимо выполнить для получения муниципальной услуги (сложно/просто);
- правдивость (достоверность) информации о предоставлении муниципальной услуги;
- наличие различных каналов получения муниципальной услуги;
- простота и ясность изложения информационных и инструктивных документов по предоставлению муниципальной услуги (ясно/сложно для понимания).
В группу количественных показателей оценки качества предоставления муниципальной услуги входят:
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
- количество обоснованных жалоб по предоставлению муниципальной услуги.
К качественным показателям предоставления муниципальной услуги относятся:
- точность выполняемых обязательств по отношению к заявителям;
- культура обслуживания (вежливость, этичность) заявителей;
- качество результатов труда сотрудников Архива (профессиональное мастерство).
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур в электронной форме
Постановлением администрации г. Покачи от 25 июня 2013 г. N 775 в пункт 3.1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления
3.1. Прием и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение юридического лица (либо его представителя) в Архив при наступлении плановой даты приема документов, указанной в графике упорядочения и передачи документов в Архив, при неистечении временного срока хранения документов, при ликвидации учреждения, предприятия, организации без правопреемника (для источников комплектования); обращение юридического лица (либо его представителя) к главе города Покачи при ликвидации учреждения, предприятия, организации без правопреемника (для организаций, не являющихся источниками комплектования Архива); обращение физического лица (либо его представителя), в процессе деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, в Архив.
Начальник Архива, проверяет наличие необходимых документов, указанных в п. 2.6 настоящего административного регламента.
Сотрудник Архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проставляет на заявлении штамп "Входящий" и регистрирует заявление в журнале входящей корреспонденции. Журнал регистрации ведется на бумажном носителе и содержит следующую информацию:
- номер по порядку;
- дата регистрации заявления;
- исходящий номер и дата документа;
- наименование или краткое содержание документа;
- номер дела, в котором хранится документ.
При поступлении заявления по электронной почте с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса специалистом Архива, ответственным за предоставление муниципальной услуги, направляется уведомление о приеме заявления к рассмотрению в день поступления заявления.
Заявление, поступившее по электронной почте, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке специалистом Архива.
В случае рассмотрения вопроса о приеме документов личного происхождения специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, принимает документы личного архива и выдает расписку о приеме документов в Архив.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 15 минут.
Результатом административной процедуры является продолжение работ по предоставлению муниципальной услуги.
3.2. Принятие решения о приеме документов.
Решение о дате приема документов от организаций - источников комплектования Архива принимается в конце года по согласованию с организациями. Согласно принятому решению ежегодно составляется график упорядочения и передачи документов в Архив и утверждается распоряжением администрации города.
Начальник Архива, просматривает научно-справочный аппарат к документам (описи дел постоянного хранения, документов по личному составу, сдаточные описи документов, временные сроки хранения которых не истекли), определяет состав архивных документов, подлежащих приему в архив, анализирует заявления и предоставленные документы организаций, сменивших форму собственности, организаций, ликвидированных без правопреемника, негосударственных организаций и выносит решение о приеме или отказе в приеме документов.
Проводит совместно с сотрудником Архива, экспертизу ценности документов личного происхождения граждан и выносит решение о приеме или отказе в приеме документов.
Решения о приеме либо отказе в приеме документов выносятся исходя из состава документов, их исторической ценности, наличия резерва площадей в Архиве, возможности использования документов для подтверждения социально-правовых гарантий граждан.
При положительном решении о приеме документов личного происхождения граждан, начальник Архива проводит предварительную разборку документов по типовой схеме систематизации документов личного происхождения. При отрицательном решении о приеме документов граждан документы личного архива возвращаются владельцу по акту возврата документов.
Начальник архива составляет сдаточную опись документов в 2-х экземплярах (один из которых передается владельцу документов), а также заключение о целесообразности приема, затем направляет заключение о целесообразности приема документов и сдаточную опись в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для согласования.
ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры принимает решение о согласовании сдаточной описи документов личного происхождения граждан и направляет в адрес Архива выписку из протокола заседания ЭПМК вместе со сдаточной описью.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 30 дней.
3.3. Уведомление заявителя о принятом решении.
Начальник Архива готовит ответ на заявление, присланное организацией с просьбой о приеме документов, и на заявления граждан по приему личных архивов.
Ответ печатается на бланке Архива и подписывается начальником Архива.
Положительный ответ содержит уведомление о дате передачи документов в Архив, их составе, ссылке на нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми они должны быть оформлены, номера телефонов, по которым можно получить консультацию по предоставлению муниципальной услуги.
Отрицательный ответ содержит обоснованный отказ в приеме документов со ссылкой на нормативно-правовые акты Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальные правовые акты администрации города.
В конце каждого календарного года издается распоряжение администрации города "Об утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации", которое направляется в организации - источники комплектования Архива.
Уведомления по плановому и внеплановому приему документов, уведомления по отказу в приеме документов регистрируются в книге исходящей корреспонденции и направляются по указанному заявителем адресу по почте простыми письмами (электронной почтой) или выдаются лично в руки заявителям.
Результатом административной процедуры является отправка корреспонденции.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 5 дней.
3.4. Прием документов.
Начальник Архива проводит по единичную проверку документов в соответствии с описательными статьями описи наличия и физического, санитарно-гигиенического, технического состояния дел, правильность оформления обложек дел, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, наличие листа-заверителя и, выборочно, правильность нумерации листов дел.
3.4.1. Формирование и систематизация документов.
Документы формируются отдельно по годам.
Документы постоянного и временного сроков хранения формируются отдельно.
В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют
заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения.
Документы в деле располагаются сверху вниз по хронологии.
Дела по личному составу: личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по начислению заработной платы, раскладываются в порядке алфавита по фамилиям, а в конце года до оформляются путем оформления в них внутренней описи, согласно приложению 4 к настоящему Регламенту.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
3.4.2. Оформление дел.
Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, но не более 250 листов в деле.
В конце каждого дела подшиваются: чистый бланк формы для заверительной надписи (лист-заверитель, приложение 5 к настоящему Регламенту, а в начале дела, в необходимых случаях, бланки форм для внутренней описи документов, приложению 4 к настоящему Регламенту.
Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде цифрами, валовой нумерацией, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела, проводится их перенумерация. При перенумерации листов, старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная запись, при этом старая заверительная запись зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к передаче на хранение в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов.
3.4.3. Составление и оформление заверительной надписи (листа-заверителя).
Заверительная запись, согласно приложению 5 к настоящему Регламенту, предназначена для учета листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
Заверительная запись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела.
В заверительной записи дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В заверительной записи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
- наличие литерных и пропущенных номеров листов;
- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
- номера крупноформатных листов;
- номера конвертов с вложенными листами и количество вложенных в них листов.
Заверительная запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
3.4.4. Составление и оформление внутренней описи.
Внутренняя опись документов, согласно приложению 4 к настоящему Регламенту, составляется на личные карточки уволенных работников, лицевые счета, ведомости по начислению заработной платы.
Внутренняя опись дела составляется в двух экземплярах: один экземпляр подшивается в дело, а второй - в дело "Алфавитные указатели к описи дел по личному составу".
Во внутренней описи фамилии должны быть расположены в алфавитном порядке.
3.4.5. Оформление обложек дел.
Обложка дела, согласно приложению 6 к настоящему Регламенту, оформляется следующим образом:
На обложке дела указываются:
- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
На обложке дела в левом нижнем углу и в правом верхнем углу должно быть предусмотрено место размером 60 мм на 60 мм для штампа с наименованием архивного отдела администрации города и обозначением архивного шифра.
При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации - преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке должен переноситься из описи дел организации, согласованной с архивом.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого
тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
3.4.6. Составление описи дел.
После проведения экспертизы ценности документов и оформления дел составляются описи на дела постоянного хранения, согласно приложению 7 к настоящему Регламенту и по личному составу, согласно приложению 8 к настоящему Регламенту и подлинные личные документы.
На подлинные личные документы, оговоренные составляется отдельная опись, согласно приложению 9 к настоящему Регламенту.
Описи на дела по личному составу составляются в трех экземплярах.
На отобранные для дальнейшего хранения документы постоянного срока хранения составляется опись в четырех экземплярах.
Если в деятельности организации отложились фото, видео, аудиовизуальные документы и
документы на машинных носителях, представляющие историческую и практическую ценность, то они также подлежат передаче в архив. На выявленные документы на нетрадиционных носителях работниками Архива составляются отдельные описи в четырех экземплярах.
К описям составляется предисловие по установленной форме.
Прием-передача архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах, согласно приложению 10 к настоящему Регламенту. Один экземпляр акта отдается собственнику документов, второй остается в Архиве.
Кроме актов приема-передачи документов, начальник Архива составляет договор с заявителем на прием и хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, документов личного происхождения, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли. В договоре оговаривают состав и количество передаваемых документов, даты документов, сроки их хранения, условия их использования, ограничения их использования (если они есть).
Начальник Архива, совместно с сотрудником проводят окончательную систематизацию документов личного архива граждан, формирование, описание и оформление единиц хранения, затем составляет опись документов личного происхождения (в 4-х экземплярах, один из которых отдается владельцу документов) и справочный аппарат к ней.
Начальник Архива направляет опись документов личного происхождения, описи документов постоянного хранения, документов по личному составу, сдаточные описи на документы временного хранения почтой простым письмом в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры принимает решение об утверждении либо согласовании описей документов и направляет в адрес Архива выписку из протокола заседания ЭПМК вместе с описями.
Сотрудник Архива на каждую единицу хранения наносит штамп с указанием названия Архива, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
Начальник Архива вносит изменения в учетные документы Архива и учетные базы данных "Архивный фонд", "Источники комплектования".
Сотрудник Архива размещает поступившие документы в архивохранилищах согласно правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 30 дней.
3.5. Хранение документов
Начальник Архива совместно со специалистом организуют систему мероприятий по хранению документов, включая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, реставрацию поврежденных документов.
Хранение документов постоянного срока хранения организаций всех типов собственности, документов личного происхождения граждан осуществляется постоянно, документов по личному составу - до 75 лет, документов временного срока хранения - до истечения срока хранения. Впоследствии, по результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли (в том числе по личному составу), начальник Архива составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в установленном порядке вносит изменения в учетные документы, и документы уничтожаются.
Максимальный срок выполнения административной процедуры неограничен.
4. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением административного регламента.
Текущий контроль за исполнением настоящего административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий при предоставлении муниципальной услуги осуществляет начальник Архива.
4.2. Порядок осуществления плановых и внеплановых проверок качества предоставления муниципальной услуги.
Контроль за деятельностью Архива по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляет управляющий делами администрации города Покачи в пределах своей компетенции, посредством анализа обращений и жалоб граждан, поступивших в администрацию города Покачи, выявления нарушений при предоставлении муниципальной услуги по фактам поступивших обращений и жалоб граждан.
Выявленные недостатки по предоставлению муниципальной услуги анализируются с принятием мер к устранению выявленных недостатков, вынесением дисциплинарных или административных взысканий сотрудникам Архива (если будет установлена их вина в нарушении требований к предоставлению муниципальной услуги) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления города Покачи.
Проверки по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляются по мере необходимости.
Постановлением администрации г. Покачи от 30 апреля 2014 г. N 602 раздел 4 настоящего приложения дополнен пунктом 4.3, вступающим в силу после официального опубликования названного постановления
4.3. Должностное лицо архивного отдела администрации города Покачи, ответственное за осуществление соответствующих административных процедур настоящего административного регламента, несет административную ответственность в соответствии с законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, в том числе за:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги и срока предоставления муниципальной услуги;
- неправомерные отказы в приеме у заявителя документов, предусмотренных для предоставления муниципальной услуги, в предоставлении муниципальной услуги, исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо за нарушение установленного срока осуществления таких исправлений;
- превышение максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, а равно при получении результата предоставления муниципальной услуги (за исключением срока подачи запроса в многофункциональном центре).
Постановлением администрации г. Покачи от 25 июня 2013 г. N 775 раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих
5.1. Заявители имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия специалистов архивного отдела администрации города Покачи в досудебном порядке.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить жалобу в электронном виде, по почте, через многофункциональный центр (при наличии), с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта администрации города Покачи.
5.4. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия указанного решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.8. В случае несогласия с результатами досудебного обжалования, а также на любой стадии рассмотрения спорных вопросов заявитель имеет право обратиться в суд в соответствии с установленным действующим законодательством порядком.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.