Приложение 3. Положение об экспертной комиссии структурного подразделения администрации города

Информация об изменениях:

Распоряжением администрации г. Нижневартовска от 4 августа 2017 г. N 1281-р настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 3
к распоряжению
администрации муниципального образования
города Нижневартовска
от 30 декабря 2013 г. N 2596-р

Положение
об экспертной комиссии структурного подразделения администрации города

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2016 г., 4 августа 2017 г.

I. Общие положения

1.1. Экспертная комиссия структурного подразделения администрации города (далее - ЭК) создается для организации и проведения экспертизы ценности, отбора и подготовки к передаче на муниципальное хранение в архивный отдел администрации города документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности соответствующего структурного подразделения администрации города (далее - структурное подразделение).

ЭК создаются в структурных подразделениях, включенных в качестве самостоятельных фондообразователей в список организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города, утвержденный распоряжением администрации города (за исключением архивного отдела администрации города).

1.2. ЭК является совещательным органом при руководителе структурного подразделения.

1.3. В своей деятельности ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, и отраслевыми перечнями (далее - перечни), нормативно-методическими документами Росархива, Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами, номенклатурой и описями дел администрации города, настоящим Положением.

II. Основные задачи ЭК

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства и формирования дел, определение сроков хранения документов на основании перечней при составлении номенклатуры дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации города.

2.4. Выработка предложений по определению сроков хранения документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, отсутствующих в перечнях.

2.5. Осуществление контроля за обеспечением сохранности документов.

III. Основные функции ЭК

ЭК в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Организует ежегодный отбор и подготовку документов структурного подразделения для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Рассматривает, принимает решения об одобрении для представления в архивный отдел администрации города и последующего направления:

3.2.1. На утверждение экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - ЭПМК), а затем на утверждение руководителю структурного подразделения описи дел постоянного хранения управленческой и аудиовизуальной документации.

3.2.2. На согласование ЭПМК, а затем на утверждение руководителю структурного подразделения:

- номенклатуру дел структурного подразделения (не реже чем 1 раз в 5 лет);

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

3.2.3. На рассмотрение ЭПМК предложения об уточнении или изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

3.3. Рассматривает и направляет на утверждение руководителю структурного подразделения:

- номенклатуру дел структурного подразделения (ежегодно);

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.4. Осуществляет контроль за формированием дел и качеством подготовки документов к передаче в архивный отдел администрации города в соответствии с действующим законодательством.

IV. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации специалистам структурных подразделений, ответственным за составление номенклатуры дел и описей дел, формирование и оформление дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение сохранности дел, передачу дел постоянного хранения в архивный отдел администрации города, уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, организацию сохранности архивных документов на стадии текущего делопроизводства и оперативного хранения, по вопросам их деятельности.

4.2. Запрашивать от специалистов структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного срока хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.3. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.4. Обращаться за методической помощью в постоянно действующую экспертную комиссию администрации города и архивный отдел администрации города, получать от них соответствующие организационно-методические указания.

4.5. Информировать руководителя структурного подразделения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

V. Организация работы ЭК

5.1. Персональный состав ЭК формируется из числа работников структурного подразделения в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в качестве члена ЭК включается специалист-эксперт архивного отдела администрации города, курирующий соответствующее структурное подразделение администрации города - источник комплектования архивного отдела администрации города. Состав ЭК утверждается приказом структурного подразделения либо списком с грифом "УТВЕРЖДАЮ" и личной подписью руководителя структурного подразделения.

5.2. ЭК возглавляет руководитель либо заместитель руководителя структурного подразделения - председатель ЭК, который:

- утверждает планы работы ЭК;

- утверждает решения ЭК и осуществляет контроль за их исполнением;

- председательствует на заседаниях ЭК.

5.3. Из числа членов ЭК назначается секретарь ЭК, на которого возлагается ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование документов ЭК, ответственность за их сохранность.

5.4. ЭК работает по плану, ежегодно утверждаемому председателем ЭК.

5.5. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, периодичность которых устанавливается утвержденным планом работы. Заседания ЭК протоколируются. Протокол заседания ЭК подписывается председателем ЭК и секретарем ЭК.

5.6. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Члены ЭК обладают равными правами. Решения на заседаниях ЭК принимаются простым большинством голосов. В случае равенства голосов право решающего голоса принадлежит председателю ЭК.

5.7. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководителем структурного подразделения, а в случаях, предусмотренных действующим законодательством, после их предварительного согласования с ЭПМК.