Приложение 1. Таблица реквизитов по ГОСТ Р 6.30 - 2003

Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации города Мегиона

Таблица реквизитов по ГОСТ Р 6.30 - 2003

N	Наименование реквизита	Особенности применения	Примеры
01	Государственный герб РФ	В соответствии с ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25.12.2000 N 2-ФКЗ
02	Герб субъекта РФ	В соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации
03	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	В соответствии с уставом (положением об организации)	Герб города Мегиона
04	Код организации	Проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ)	Коды администрации города: по ОКПО 5223785 по ОКОНХ 97610
05	ОГРН юридического лица	В соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	Регистрационный номер администрации города 1028601356035
06	ИНН/КПП	В соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	ИНН/КПП администрации города 86005004157/860501001
07	Код формы документа	Проставляют по ОКУД.	ОКУД 0251151
08	Наименование организации	В полном объеме содержит наименование вышестоящей организации, наименование организации - автора документа, наименование филиала (представительства, органа администрации)	Администрация города Мегиона; В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности"размещается ниже реквизита "Наименование организации". Например: Администрация города Мегиона Общий отдел
09	Справочные данные об организации	Содержит почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).	Улица Нефтяников, дом 8, кабинет 208, г. Мегион, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, 628680 Тел. (34643) 3 - 77 - 99 Факс (34643) 3 - 21 - 20
10	Наименование вида документа	Должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать ОКУД. Рекомендуется писать прописными буквами	Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма, оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (ПРИКАЗ ОТЧЕТ и т.д.)
11	Дата документа	Может быть оформлена цифровым или словесно - цифровым способом	03.07.2008 05 марта 2008 года В некоторых ответственных или чрезвычайных ситуациях на документе может указываться не только дата, но и время его издания, например: 25 апреля 2009 года 20.00 час.
12	Регистрационный номер документа	Содержит порядковый номер документа, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др	N 12 N 34/ЛС N 78/21 - 11
13	Ссылка на регистрационный номер документа	Только в письмах - ответах	На N 34/07 - 15 от 02.02.2009
14	Место составления или издания документа	Указывается, если по 08 и 09 реквизитам нельзя однозначно установить, место составления или издания документа. Содержит наименование населенного пункта, где составлен или издан документ, при необходимости - другие единицы административно - территориального деления	1) город Ханты-Мансийск 2) село Петрово Илецкого района Ленинградской области
15	Адресат	В полном объеме содержит наименование организации и ее структурное подразделение, должность, инициалы и фамилию лица, которому адресован документ, почтовый адрес организации	1) открытое акционерное общество "Факел" Начальнику отдела кадров И.С.Семеновой Открытое акционерное общество "Факел" Улица Мира, дом 72 город Нижний Тагил, Свердловская обл. 623911 2) Главе администрации города Екатеринбурга А.М. Чернецкому
16	Гриф утверждения документа	С Содержит слово УТВЕРЖДАЮ, должность лица, утверждающего документа, его личная подпись, расшифровка подписи, дата утверждения. При утверждении документа другим документом: слово УТВЕРЖДЕН (- НА, - НЫ, - НО), наименование утверждающего документа, кем издан, его дата и номер	1) УТВЕРЖДАЮ Начальник Управления социальной защиты населения Л.п. И.А.Сергеева 23.05.2006 2) УТВЕРЖДЕНО Приказом Росархива от 16.05.2006 N 1050
17	Резолюция	Содержит фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. На документе не должно быть более четырех резолюций. Допускается оформление резолюции на отдельном листе	Н.А.Морозовой Подготовьте проект договора к 05.11.2008 л.п. 01.11.2008
18	Заголовок к тексту	Указывают на всех документах, за исключением бланков формата А5. Включает в себя краткое содержание документа. Должен согласовываться с наименованием вида документа. Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора Пишется с прописной буквы, в конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается, шрифт не выделяется. Заголовок располагают слева над текстом документа	ПРИКАЗ О проведении аттестации
19	Отметка о контроле	При постановке документа на контроль исполнения. Располагают в правом верхнем углу документа.	К Контроль
20	Текст документа	Тексты документов составляются на русском языке. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. Текст документа должен быть информативным, лаконичным, составленным из простых предложений. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может состоять из одной фразы, в первой ее части также сообщается основание или причины создания документа, во второй - решение, распоряжение или просьба. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Документы, содержащие информацию большого объема и по различным вопросам, имеющие несколько решений, выводов, можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами
21	Отметка о наличии приложения	Содержит слово "Приложение" (если приложений несколько, то их нумеруют), наименование приложения (если оно не указано в тексте), количество листов и число экземпляров. В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа приложения указывают слово "Приложение "с указанием сведений о распорядительном документе (наименование вида, дата, номер)	1) Приложение: Справка о_на 3 л. в 2 экз. 2) Приложение 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2006 N 231
22	Подпись	Заверяет достоверность сведений в документе. Содержит полное или сокращенное наименование должности (или обязанности), личную подпись и расшифровку подписи. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Проставляется его личная подпись, инициалы и фамилия. Служебные документы подписываются руководителями администрации города или ее структурных подразделений. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ и его фамилия. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Не допускается подписывать документы с предлогом "за"или проставлением косой черты перед наименованием должности. Документы, направленные в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, в прокуратуру, подписываются только главой города или лицом, его замещающим, если эти права не делегированы другому лицу	Начальник общего отдела И.С. Скляр
23	Гриф согласования документа	Внешнее согласование - с должностными лицами внешних организаций. Содержит слово СОГЛАСОВАНО, должность лица (с указанием наименования организации), с которым согласован документ (при заочном или коллегиальном согласовании - реквизиты документа), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.	1) СОГЛАСОВАНО Министр путей сообщения Российской Федерации л.п. Н.В. Григорьев 12.05.2009 2) СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 12.04.2000 N 341
24	Визы согласования документа	Внутреннее согласование - с должностными лицами организации - автора документа. Содержит должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату подписания. При наличии замечаний дополняется фразой "Замечания прилагаются". Состав заинтересованных сторон, с которыми необходимо согласовать проект документа, определяется руководителем структурного подразделения, осуществляющим подготовку проекта документа	Замечания прилагаются. Начальник юридического управления Г.Н. Гуляева 30.03.2009
25	Оттиск печати	Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. ГОСТ Р 551511-2001 Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. П. 3.7 В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты
26	Отметка о заверении копии	При заверении соответствия копии документа подлиннику. Содержит заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения	Верно Инспектор отдела кадров л.п. Т.С. Кузьмина 12.03.2009
27	Отметка об исполнителе	Содержит имя, отчество и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу	Анна Николаевна Лукьянова (34643) 3 - 15 - 67 код города проставляется в том случае, если документ отправляют за пределы города.
28	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Содержит сведения об исполнении, об исполнителе, слова "В дело"и N дела, в котором будет храниться документ	1) План подготовлен. Иванова. 12.08.2008 В дело 07 - 16 2) Исполнено в полном объеме. Игнатьев. 24.05.2004 В дело 11 - 13
29	Отметка о поступлении документа в организацию	Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты)	N 34 23.03.2005 15:40
30	Идентификатор электронной копии документа	Содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Располагают в левом нижнем углу каждой страницы документа	С:\Мои документы \Письма\15.02.2005 В администрацию \.doc