Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Мегиона

Приложение
к распоряжению
администрации г. Мегиона
от 20 февраля 2017 г. N 32

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Мегиона

I. Общие положения

1.1. Основные положения Инструкции по делопроизводству в администрации города Мегиона (далее именуется - Инструкция) разработаны в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введённым в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст, "Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утверждёнными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", уставом города Мегиона (далее Устав), нормативными правовыми актами администрации города Мегиона.

1.2. Основная цель Инструкции заключается в упорядочении работы с документами, с электронными документами, способствующими совершенствованию и правильной организации управленческого труда в администрации города.

1.3. Инструкция определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера, приёма, учёта, подготовки, оформления, копирования, хранения и использования документов в органах администрации города Мегиона.

Для создания единого информационного пространства в части документационного обеспечения и обеспечения автоматизированной обработки и контроля исполнения документов в администрации города используется программный продукт "Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело".

Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования"регламентируется специальными инструкциями.

II. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

2.1. Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления.

2.2. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

2.3. Электронный документооборот - документооборот электронных документов (электронных образов документов) с применением (или без) электронной подписи в информационной системе.

2.4. Организация документов в делопроизводстве - совокупность работ, обеспечивающих оформление, формирование, сохранность и учет дел.

2.5. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном законом порядке.

2.6. Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

2.7. Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно - телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2.8. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

2.9. Электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их, не имеющих юридической силы.

2.10. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

2.11. Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

2.12. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

2.13. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступа к ним.

2.14. Электронная регистрационная карточки (далее ЭРК) - запись базы данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, отображаемая в ее визуальных формах, содержащая все реквизиты документа, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения, включающая информацию в электронном виде, электронный документ, электронный образ документа или электронный документ, подписанный электронной подписью.

2.15. Исполнительно - распорядительная документация администрации города - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов администрации города, муниципальных служащих, иных работников администрации города (распоряжения, постановления, приказы, поручения, решения, указания, письма, протоколы, рекомендации, инструкции и др.);

2.16. Исполнительно - распорядительная документация государственных органов, представительного органа муниципального образования - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (постановления, распоряжения, решения, письма, приказы, инструкции Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думы города Мегиона), иные документы государственных органов Российской Федерации.

2.17. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

2.18. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно - правовым актом, исполнительно - распорядительным документом или резолюцией.

2.19. Участник контроля - работник администрации города Мегиона, осуществляющий совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов (лицо, ответственное за контроль и исполнитель).

2.20. Лицо, ответственное за контроль - работник администрации города Мегиона, ответственный за исполнение исполнительно - распорядительной документации (глава города, заместители главы города, руководители органов администрации города, помощники, советники главы города).

2.21. Исполнитель - работник администрации города, назначенный лицом, ответственным за контроль, для непосредственного исполнения исполнительно - распорядительной документации, в случае индивидуального поручения главы города - заместители главы города, руководители органов администрации города, помощники, советники главы города.

2.22. Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение.

2.23. Служебная проверка - комплекс мероприятий, проводимых с целью установления и проверки фактов совершения муниципальным служащим дисциплинарного проступка.

III. Правила и порядок работы с документами. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех сотрудников администрации город, участников СЭД. Работники администрации города, участники СЭД несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации в соответствии с законодательством. Сведения, содержащиеся в проектах муниципальных правовых актов, поручений главы города, других служебных документах на стадии подготовки в администрации города являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего с документами.

3.2. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения строится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города осуществляются управлением делами администрации города.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и электронного документооборота, соблюдение требований Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов и их сохранность в органах администрации города возлагается на их руководителей, у заместителей главы города - на уполномоченных на то лиц. В каждом органе администрации города должен быть определён сотрудник, занимающийся делопроизводством, кроме того должны вестись журналы входящей и исходящей документации в соответствии с номенклатурой дел.

2.4. Руководитель органа администрации города определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства и электронного документооборота в подразделении, которое обеспечивает учёт и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами.

В случае изменений должностных обязанностей, ухода в отпуск или увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства и электронного документооборота, участник СЭД передает данную информацию в письменном виде за подписью руководителя органа администрации города на бумажном носителе, либо в электронном виде посредством СЭД "Дело" с применением электронной подписи в адрес учреждения, уполномоченного по сопровождению системы электронного документооборота не позднее двух дней до момента вступления в силу изменений.

2.5. При обращении с документами, поступившими в администрацию города, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением случаев служебных целей и перемещений.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой - либо служебной информации осуществляются управлением информационной политики администрации города по разрешению (поручению, указанию) главы города, заместителей главы города.

2.6. Передача документов администрации города или их копий сторонним организациям производится только с разрешения главы города по письменному запросу.

2.7. Организация документооборота:

2.7.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

2.7.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, Инструкцией по электронному документообороту в администрации города, утвержденной распоряжением администрации города, положениями об органах администрации города и должностными инструкциями работников.

2.7.3. Документооборот состоит из следующих потоков:

поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчинённых учреждений представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчётами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);

отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчинённым учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчётов, заключений, справок и т.д.);

внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах администрации города или органа администрации в виде приказов, протоколов, актов, докладных и служебных записок и т.д.);

электронных документов, подписанных электронной подписью;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов.

Электронный документооборот между органами администрации города осуществляется посредством обмена электронными регистрационными карточками (ЭРК), зарегистрированными в СЭД.

2.7.4. Объём документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определённый период времени (месяц, квартал, год).

2.8. Организация доставки документов:

2.8.1. Доставка документов в администрацию города осуществляется средствами почтовой, электрической, курьерской связи, лично заявителями, посредством СЭД. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные издания.

2.8.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

2.9. Приём, обработка и распределение входящих документов

2.9.1. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и доставку исполнителям.

2.9.2. Приём и первичная обработка документов производится в службе канцелярии управления делами, в органах администрации города - специалистами, отвечающими за делопроизводство. Обработка и передача документов на рассмотрение осуществляется в день их поступления в службу канцелярии.

При приёме документов проверяется правильность доставки, при вскрытии конвертов устанавливается наличие вложенных в них документов и приложений, конверты с надписью "лично"не вскрываются и передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днём поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. При этом документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно"обрабатываются и вручаются немедленно, а с пометкой "Срочно"обрабатываются вне очереди и вручаются в очередной рейс доставки.

При поступлении повторного документа к нему прилагаются полученные ранее документы. В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние передаются руководству администрации вместе с поступившим документом. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним сообщается об этом отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить отправителя или время отправления и получения документа. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемом документе в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт поступления документа в администрацию города. В случае поступления документа посредством системы электронного документооборота регистрация документа производится средствами соответствующего программного обеспечения.

Прием документов на регистрацию в службе канцелярии управления делами осуществляется до 16 часов 00 минут, в пятницу и предпраздничные дни - до 11 часов 00 минут. Документы, поступившие после указанного времени, регистрируются следующим рабочим днем.

2.9.3. Не подлежат регистрации сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, графики, заявки, сводки, информации для сведения, учебные планы, программы совещаний, конференций, прейскуранты, коммерческие предложения, носящие рекламный характер, технические условия, счета, нормы и нормативы расходов материалов, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, каталоги, бюллетени), формы статистической отчётности, корреспонденция, адресованная работникам администрации города с пометкой "лично", объяснительные записки.

2.9.4. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в отдел по работе с общественными организациями и обращениями граждан управления делами администрации города без регистрации в службе канцелярии управления делами.

2.9.5. Регистрация входящих (поступивших) документов осуществляется в СЭД путем создания ЭРК.

Работа в СЭД основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования.

После регистрации документы передаются главе города, или лицу, которому глава города делегировал полномочия (далее - уполномоченное лицо). Повторной регистрации не подлежат правовые акты администрации города, зарегистрированные в СЭД одним из ее участников, а также документы, зарегистрированные службой канцелярии и направленные участнику СЭД в виде поручений с резолюцией главы города, или уполномоченного лица.

Регистрация документов в СЭД осуществляется также созданием ЭРК с прикреплением электронных образов документов, полученных путем сканирования.

Регистрация документов, поступивших посредством электронной почты, регистрируется путем создания ЭРК с копированием файлов документа, прикрепленных к письму.

Регистрация документа, поступившего посредством СЭД, осуществляется путем создания новой ЭРК с копированием реквизитов и файлов документа, прикрепленных к поступившей ЭРК документа. При этом новая и поступившая ЭРК должны быть связаны в СЭД,

На рассмотрение главы города или уполномоченного лица, передаются все документы, поступившие в службу канцелярии управления делами и адресованные главе города.

При пересылке документа от одного участника СЭД к другому участнику ЭРК поступает в папку "Поступившие", проходит первичную обработку и регистрируется в СЭД в соответствии с выделенными документопотоками соответствующей службой делопроизводства в день поступления.

Не реже двух раз в день - лица, отвечающие за делопроизводство у заместителей главы города и в органах администрации города, забирают документы в службе канцелярии управления делами.

Проверка наличия новых ЭРК в папке "Поступившие"осуществляется в начале рабочего дня, в течение рабочего дня (с интервалом не более 30 минут) и в конце рабочего дня.

После возвращения от руководства администрации города документы передаются непосредственно исполнителям. В случае, если в резолюции на документе указано о постановке документа на контроль, документ ставится на контроль управлением делами администрации города. Подлинники документов, поступивших из Администрации Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (распоряжения, постановления) с резолюцией главы города или уполномоченного лица хранятся в управлении делами.

Порядок работы с системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (СЭД) регламентируется Инструкцией по электронному документообороту в администрации города Мегиона, утвержденной распоряжением администрации города.

2.9.6. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях, течение срока начинается на следующий день со дня его поступления в службу канцелярии управления делами, если иной порядок исчисления срока не установлен законодательством. Конечная дата исполнения указывается, как правило, в тексте документа.

Срок исполнения документа, если он не определён в самом документе, как правило, устанавливается до 30 дней, по документам вышестоящих организаций - не более 20 дней, если в документе не указан другой срок. Документы с пометкой "Срочно"исполняются в 3 - х дневный срок; требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 5 дней; с пометкой "Весьма срочно" - незамедлительно в течение рабочего дня. Срок исполнения постановлений, распоряжений администрации города, главы города устанавливается до 30 дней, если не определён иной срок. Документы прокуратуры, судебных и правоохранительных органов исполняются в соответствии с указанными в них сроками.

Срок исполнения телеграмм устанавливается в 7 дней, если не указан иной срок.

При необходимости изменения срока исполнения документа должностное лицо, которому он отписан, не позднее, чем за три дня до истечения срока представляет на имя главы города или уполномоченному лицу, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

2.9.7. Глава города, уполномоченное лицо, заместители главы города по рассматриваемому документу должны дать чёткие, конкретные указания по его исполнению.

Эти указания оформляются в виде резолюции.

Резолюция может явиться основанием для постановки документа на контроль, в ней указываются следующие элементы:

фамилия, инициалы исполнителя;

содержание поручения;

срок исполнения;

подпись;

дата.

2.9.7.1. При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым.

При подготовке ответа по документу, с несколькими исполнителями, ответственный исполнитель собирает всю необходимую информацию от других исполнителей, обобщает её и готовит ответ за подписью главы города в адрес заявителя.

2.9.7.2. Резолюция пишется на документе под реквизитом "адресат", параллельно основному тексту документа. Если площадь для данного реквизита недостаточна, то его можно располагать на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей.

2.9.7.3. Помещать резолюцию на тексте, адресате и других реквизитах нельзя.

В некоторых случаях, когда резолюцию нецелесообразно располагать на самом документе, допускается прикрепление отдельного листка - поручения к основному документу, который является его составной частью.

Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять чертой исполнителя и предписываемые действия от подписи руководителя.

2.9.7.4. При резолюции главы города или уполномоченного лица "ознакомить"каждому должностному лицу администрации города для ознакомления с документом отводится не более двух дней.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса.

2.9.7.5. Документы, которые исполняются несколькими органами администрации, копируются в нужном количестве экземпляров и передаются одновременно в копиях исполнителям.

Подлинник документа передаётся ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, исполнитель обязан немедленно организовать исполнение документа в установленный срок.

2.9.7.6. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа главой города.

2.9.7.7. Передача документов на исполнение без регистрации в службе канцелярии управления делами и резолюции главы города или уполномоченного лица не допускается.

2.10. Порядок прохождения внутренних документов:

Передача документов внутри администрации города производится через заместителей главы города, руководителей органов администрации города, и лиц, ответственных за делопроизводство в органе администрации города.

Корреспонденция, направляемая в органы администрации города, выдаётся под роспись ответственному за делопроизводство работнику данного органа с отметкой в журнале выдачи.

Зарегистрированные документы передаются сотрудником, ответственным за делопроизводство, руководству органа администрации в день их поступления.

Документы с резолюциями (поручениями) руководителя органа администрации города направляются лицом ответственным за делопроизводство на исполнение работникам органа администрации. Срок наложения резолюции не должен превышать 2 дней.

Ход продвижения документов внутри органа администрации контролирует лицо ответственное за делопроизводство.

2.11. Порядок обработки исходящих документов:

2.11.1. Исходящие документы в процессе обработки проходят ряд инстанций.

Работа над ними складывается из:

составления проекта документа;

согласования проекта документа;

проверки правильности оформления документа;

подписания или утверждения (если необходимо);

регистрации документа;

отправки документа адресату;

подшивки второго экземпляра документа в дело.

Проект документа составляет исполнитель.

2.11.2. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись главе города или его заместителям (право подписания части документов передаётся заместителям главы города и ответственным исполнителям, что оговаривается в отдельных распоряжениях администрации города, поручениях, резолюциях главы города или уполномоченного лица).

Перед подписанием документа исполнитель обязан проверить:

правильность оформления документа,

наличие всех приложений;

наличие всех необходимых виз.

На первом экземпляре письма, в левом нижнем углу последнего листа указываются имя, отчество, фамилия и служебный телефон заместителя главы города, руководителя органа администрации подготовившего документ. Если письмо направляется в другой город, то перед номером телефона ставится код города Мегиона.

2.11.3. Исходящие документы подписываются главой города и регистрируются в службе канцелярии. Зарегистрированные письма служба канцелярии копирует в 1 - м экземпляре:

первый экземпляр (оригинал) направляется адресату;

второй экземпляр остаётся в службе канцелярии управления делами администрации города (в том числе приложения) и подшивается в дело;

Регистрация исходящих (подписанных) документов осуществляется в СЭД в день подписания путем создания ЭРК с прикреплением электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо электронного образа документа.

Регистрация исходящего документа, подготовленного в результате выполнения поручения (резолюции), осуществляется путем создания новой ЭРК в ЭРК входящего (поступившего) документа. При этом новая и поступившая ЭРК должны быть связаны в СЭД.

Документы также подписываются заместителями главы города по направлениям их деятельности, согласно распределению обязанностей между руководителями администрации города. Подписанные заместителями главы города документы регистрируются лицами ответственными за делопроизводство.

2.11.4. Документы, предназначенные для отправки, принимаются подписанными и зарегистрированными.

Конверты, уведомления оформляются курьером.

При отправке свыше 5 документов составляется реестр.

2.11.5. Документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день.

Телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно (факсом, электронной почтой).

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения.

Доставку документов внутри администрации города осуществляют лица, ответственные за делопроизводство в органе администрации города.

Для доставки документов в срочном порядке могут привлекаться работники органов администрации города.

2.12. Регистрация документов:

2.12.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях.

2.12.2. Регистрация документов администрации города осуществляется службой канцелярии управления делами администрации города. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания.

Задачи, функции и порядок работы службы канцелярии управления делами администрации города регламентируются соответствующим положением, утверждаемым главой города в соответствии с настоящей Инструкцией, Инструкцией по электронному документообороту в администрации города Мегиона, утвержденной распоряжением администрации города и законодательством.

2.12.3. Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документ регистрируется в администрации города только один раз.

2.12.4. При регистрации на документе проставляется регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера. Порядковыми номерами распорядительных документов и протоколов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документа, которые им присваиваются в рамках календарного года.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

III. Документирование управленческой деятельности. Состав управленческих документов администрации города

3.1. Документирование управленческой деятельности

3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи (фиксации) на бумаге или других носителях по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий, то есть в создании управленческих документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно её идентифицировать.

3.1.2. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их использование и поиск. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

3.2. Состав управленческих документов администрации города:

3.2.1. Организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила, поручения и т.д.

3.2.2. Распорядительные документы:

В соответствии с уставом города администрацией издаются:

постановления администрации города, главы города по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (нормативные правовые акты);

распоряжения администрации города, главы города по вопросам организации работы администрации города.

В случаях, предусмотренных положениями об органах администрации, органы администрации издают приказы по вопросам, отнесенным к их компетенции.

3.2.3. Информационно - справочные и справочно - аналитические документы: служебные записки, протоколы, акты, справки, докладные записки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.

3.2.4. Документы по личному составу: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.

3.2.5. В органах администрации города на основании устава и положений об органах администрации создаются и иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.

IV. Порядок оформления документов. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений администрации города

4.1. Реквизит - обязательный элемент, присущий определённому виду документов. Для придания документу юридической силы необходимо соблюдать правила оформления реквизитов документа (приложение 1 к настоящей Инструкции).

4.2. Документы администрации города оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь размеры полей, установленные государственным стандартом (в мм), не менее:

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Тексты документов необходимо печатать только в программе WORD шрифтом Times N ew Roman, размер шрифта - 12.

Расстояние междустрочных интервалов - одинарное.

Красная строка начинается на расстоянии - 1,25 см.

Выравнивание текста по ширине.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Использование курсива, подчёркивания или иные выделения в тексте документов не допускаются.

При работе в СЭД используются следующие форматы файлов:

для электронных документов - doc, xls, при необходимости - rtf, txt;

для электронных образов документов - pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно - jpg, tiff, png;

иные форматы, предварительно согласованные участниками СЭД.

4.3. Бланки постановлений, распоряжений администрации города, а также бланк письма изготавливаются на белой бумаге типографским способом, иные бланки изготавливаются с помощью компьютера.

4.4. Реквизиты на бланках могут быть расположены угловым или продольным способом.

4.5. В администрации города установлены следующие виды бланков:

бланк конкретного вида документа;

бланк письма;

бланк органа администрации, если руководитель обладает правом подписи.

4.5.1. Бланки с наименованием органов администрации города подписывают руководители органа администрации или лица их замещающие по распоряжению администрации города.

4.5.2. Постановления и распоряжения администрации города подписывает глава города или лицо, исполняющее обязанности главы города в соответствии с уставом города. Например:

"Исполняющий обязанности
главы города	Инициалы, фамилия"

4.5.3. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники администрации города, могут быть написаны на стандартном листе бумаги рукописным способом (заявление, объяснительная записка и т.д.).

4.5.4. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

4.6. При подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации города исполнитель руководствуется законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и настоящей Инструкцией.

4.7. Проекты постановлений и распоряжений администрации города готовятся и вносятся заместителями главы города, руководителями органов администрации города.

Ответственность за качество подготовки проектов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители органов администрации города, которые их вносят.

Проекты распоряжений администрации города по кадровым вопросам подготавливаются органом администрации города, на которого возложены соответствующие функции, на основании представлений органов администрации.

При подготовке муниципальным учреждением постановлений, распоряжений и писем администрации города, ответственным исполнителем такого документа будет являться руководитель органа администрации города, курирующий муниципальное учреждение, либо заместитель главы города.

Руководители органов администрации и должностные лица, которым поручена подготовка проектов постановлений и распоряжений определяют из числа работников подразделений ответственных исполнителей за эти акты, организуют их согласование с заинтересованными службами, подписание у главы города и рассылку документов заинтересованным лицам.

При утверждении состава комиссии (совета, рабочей группы и др.) в обязательном порядке согласовывается с теми органами администрации города, чьи представители включены в состав комиссии (совета, рабочей группы и др.).

Оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Согласование проекта правового акта в форме электронного документа, осуществляется в СЭД с использованием электронной подписи.

4.8. Требования к подготовке проекта

4.8.1. Заголовок

4.8.1.1. Каждый документ должен иметь предельно краткий и чёткий заголовок (как правило, не более 5 строк), соответствующий его содержанию.

4.8.1.2. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, в предложном падеже, отвечающего на вопрос "О чем?": "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене..." (приложение 8 к настоящей Инструкции).

4.8.1.3. Заголовок располагается на первом листе в левой стороне бланка без кавычек.

4.8.1.4. Точка в конце заголовка не ставится.

4.8.2. Текст документа:

4.8.2.1. Изложение постановления или распоряжения должно быть кратким, точным, последовательным, объективным по содержанию, не допускающим различных толкований.

Текст проекта должен состоять, как правило, из двух частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей (распорядительная).

Если постановляющая (распорядительная) часть содержат один пункт, то он не нумеруется и сливается с преамбулой.

4.8.2.2. Констатация (преамбула) содержит обоснование принятие акта, ссылку на нормативные акты (при ссылке на нормативный акт указывается дата принятия документа, номер, точное полное наименование. Например: "В соответствии с постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 19.10.2005 N 298 "О разработке плана мероприятий_", краткий анализ положения дел по существу рассматриваемого вопроса, оценку сложившегося положения, мотивы и цели принятия данного документа, предписываемых действий.

Цифровые данные следует приводить только по основным показателям. Преамбула должна быть краткой.

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть (преамбула) может отсутствовать.

Текст документа начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии с..,", "На основании...".

Пробел не ставится:

между нумерацией пунктов и началом предложения;

между инициалами и фамилией.

Проставление знака " - "при перечислении абзацев не допускается.

Кавычки проставляются знаком "".

4.8.2.3. Постановляющая (распорядительная) часть постановления, распоряжения должна четко определять задачи, мероприятия или объёмы работ, исполнителей, сроки исполнения и представления информации, отчётов об их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не противоречить действующему законодательству.

4.8.2.4. При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними.

4.8.2.5. Постановляющая (распорядительная) часть документа излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов. Пункты и подпункты постановления (распоряжения) нумеруются арабскими цифрами с точкой. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия. Пункты размещаются по их значимости от наиболее существенных к второстепенным или в последовательности развития вопроса.

Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.

4.8.2.6. Пункты постановляющей части проекта документа могут начинаться:

с указания исполнителя (органа администрации города, предприятия, организации с указанием инициалов и фамилии руководителя) и конкретного предписываемого действия. Причём, если указание даются органу администрации города, предприятия, организации, то руководитель указывается в скобках в именительном падеже. Например:

"1. Департаменту кадровой политики администрации города (Н.В.Сидоров) разработать...". Если указания даются непосредственно руководителю, то Ф.И.О. употребляется без скобок в нужном падеже. Например:

"1. М.В.Ивановой ознакомить_";

с указанием предписываемого действия, а затем исполнителя. Например:

"2. Запретить руководителям органов администрации"

с указанием действия в случае, если оно не связано с определенным исполнителем. Например:

"3. Утвердить состав...".

Состав членов комиссии (организационного комитета, рабочей группы) печатается в таблице, в алфавитном порядке, оформляется приложением следующим образом:

СОСТАВ
Комиссии (организационного комитета, рабочей группы)

Иванов А.П.	занимаемая должность, председатель комиссии
Петров П.П.	занимаемая должность, заместитель председателя комиссии
Члены комиссии:
Иванов Г.Б.	занимаемая должность
Петров Н.А.	занимаемая должность
Сидоров Н.А.	занимаемая должность.

Точка ставится только после указания должности последнего члена комиссии (оргкомитета). Следует учесть, что первоначально указывается должность, затем статус в комиссии.

При оформлении таблиц знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов "Итого, всего" двоеточие не ставится.

При включении в муниципальный правовой акт таблиц, графиков, схем, чертежей, рисунков, карт, являющихся неотъемлемой составной частью нормативного правового акта, они должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты данного акта должны иметь ссылки на эти приложения.

4.8.2.7. В качестве исполнителей указываются органы администрации города или предприятия, организации, учреждения, фамилии руководителей при этом указываются в скобках, например: (И.И. Иванова).

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия. В этом случае, обязательное согласование проекта документа должностным лицом, которому поручено выполнение действия. В каждом пункте постановляющей части проекта документа, предписывающего какие - либо действия, указываются конкретные сроки их исполнения.

4.8.2.8. Наименования предприятий, учреждений и организаций в тексте печатаются полностью, не допускается употребление сокращённых слов, например, ОАО, ЗАО, КСО и т.д.

Если одна и та же организация встречается в документе несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

4.8.2.9. Проекты постановлений, распоряжений, в необходимых случаях, должны содержать:

дату введения в действие документа;

указание об отмене или утрате силы правовых актов, ранее принятых по рассматриваемому вопросу, или их отдельных пунктов;

поручение о контроле за их выполнением.

Контроль за выполнением постановлений, распоряжений возлагается, как правило, на заместителя главы города, либо на должностное лицо, в компетенцию которого входит организация его выполнения.

4.8.2.10. К проекту постановления, распоряжения в целях его обоснования прилагается пояснительная записка с развернутой характеристикой целей (задач) (для чего принимается), основных положений по рассматриваемому вопросу.

4.8.2.11. Постановления и распоряжения печатаются на бланках без помарок и исправлений, объём документа, как правило, не должен превышать 2  -  3 страниц.

Если у постановления, распоряжения есть приложение, то оно должно иметь заголовок, пометку о принадлежности данному документу. Если приложение одно, то цифра 1 не ставится. Если их несколько, они нумеруются арабскими цифрами.

Знак "N" перед перечислением приложений в тексте и в самом приложении не пишется. В остальных случаях, при необходимости, знак "N" проставляется.

4.8.2.12. Суммы, обозначающие денежные выражения более одной тысячи, пишутся цифрами и словами с употреблением сокращений "тыс.", "млн.", "млрд.". При этом можно использовать сокращенную форму слова "рублей" - "руб.".

Например, вместо 250000000 рублей - пишется 250 млн. руб.

4.8.2.13. Даты допускается писать двумя способами:

Словесно - цифровым - 15 января 2006 года;

Числами - 15.01.2006;

а) в финансовых документах применяется словесно - цифровой способ оформления дат: 20 апреля 2004 года;

б) если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ним проставляется 0, например: 2 января 2004 года следует писать - 02.01.2004.

4.8.2.14. Вместе с проектом передаются все копии документов, на которые исполнитель ссылается в преамбуле, в которые вносятся изменения, дополнения или которые утратили силу либо отменены.

4.9. Порядок согласования проектов документов

4.9.1. Проекты постановлений, распоряжений подлежат обязательному согласованию. Состав заинтересованных сторон, с которыми необходимо согласовать проект документа, определяется руководителем органа администрации города, осуществляющим подготовку проекта документа, и может быть дополнен директором юридического департамента администрации города.

Лист согласования разработан по единой установленной форме (приложение 9).

Основные требования:

соблюдение единого стандарта листа согласования;

заполнение сведений об исполнителе (руководителе органа администрации);

наличие виз согласования.

4.9.2. Все проекты нормативных правовых актов администрации города направленные на согласование в юридический департамент, подвергаются проверке на нормативность и анализу на выявление коррупциогенных факторов при проведении внутренней правовой экспертизы. В проектах предусматривающих внесение изменений в нормативный правовой акт, в строке подписи исполнителя в скобках указывается "МНПА".

Порядок согласования проектов нормативных правовых актов администрации города определен главой 1 раздела III Регламента администрации города, утверждённого распоряжением администрации города.

4.9.3. Последовательность согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города Мегиона определена пунктом 1.29 главы 1 раздела III Регламента.

Ответственность за соблюдение сроков согласования документов несёт должностное лицо, нарушившее сроки визирования, установленные пунктом 1.56 Регламента.

4.9.4. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает полное наименование должностного лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату согласования.

В случае отсутствия лица, имеющего право подписи, в листе согласования указывается фамилия и должность лица, на которого возлагаются обязанности в установленном порядке.

Не допускается визировать документы с предлогом "за"или проставлением косой черты перед наименованием должности.

4.9.5. Документ перепечатывается и визируется заново, если в процессе согласования в проект внесены изменения принципиального характера, либо большое количество поправок.

4.9.6. Если замечания не принимаются, исполнитель готовит служебную записку главе города, в которой объясняет причины несогласия с замечаниями. Служебная записка передается вместе с проектом документа.

4.9.7. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены управлением делами администрации города соответствующему органу администрации города, вносившему данный проект.

4.9.8. Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые, в обязательном порядке направляются учреждениям и организациям, которым ранее рассылались эти документы. Ответственность за полноту и целесообразность рассылки несет руководитель органа администрации города подготовивший документ.

4.9.9. На проекты постановлений и распоряжений администрации города, прошедшие все согласования, после соответствующего дооформления, исполнитель получает в управлении делами администрации города бланк соответствующего документа, распечатывает на нем документ и передаёт в службу канцелярии управления делами администрации города для передачи на подпись главе города.

В случае если документ состоит более чем из одного листа, или имеются приложения, которые утверждаются данным документом, он в обязательном порядке, перед направлением документа на подпись главе города, прошивается, с указанием количества листов, должности, фамилии, имени, отчества исполнителя.

Подписанные постановления и распоряжения передаются в управление делами для их регистрации. Постановления и распоряжения, поступившие в управление делами с нарушением требований абзаца 2 настоящего пункта, на регистрацию не принимаются, до устранения нарушений.

Регистрация распоряжений и постановлений осуществляется посредством СЭД в соответствии с Инструкцией по электронному документообороту в администрации города.

Муниципальным правовым актам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведётся с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений администрации города.

Оригиналы постановлений и распоряжений администрации города после их регистрации вместе с документами, на основании которых приняты решения, хранятся в управлении делами до передачи на хранение в архивный отдел администрации города.

4.10. В деятельности администрации города создаются следующие виды документов: письма, справки, протоколы, информации, докладные записки, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, акты (приложения 2  -  7 к настоящей Инструкции).

4.11. Проекты муниципальных нормативных правовых актов (далее МНПА) администрации города, содержащие правовые нормы (правила поведения) обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, направленные на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений направляются исполнителем в прокуратуру города.

Порядок подготовки и оформления МНПА определён главой 1 раздела III Регламента администрации города.

4.12. Управление делами администрации города еженедельно предоставляет в прокуратуру города, изданные администрацией города МНПА за истекшую неделю, в случае если МНПА не издавались, направляют соответствующую информацию.

Остальные правовые акты, изданные администрацией города, направляются в прокуратуру ежемесячно.

V. Машинописные и Копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий

5.1. Машинописные работы:

5.1.1. Печатание на бланках распоряжений и постановлений администрации города осуществляется исполнителем документа.

Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственно в органах администрации города с соблюдением установленных правил печатания.

5.2. Копировально-множительные работы производятся в службе канцелярии управления делами. Копируются все входящие и исходящие документы, поступившие в службу канцелярии.

5.2.1. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

5.2.2. Органы администрации города, имеющие копировально - множительную технику, производят копирование документов самостоятельно.

5.3. Звукозапись мероприятий:

5.3.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой города, заместителями главы города осуществляется управлением информационной политики администрации города.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения в согласованные с организаторами сроки.

Учёт, научно-техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает управление информационной политики администрации города.

В течение года архивные звукозаписи хранятся в управлении информационной политики администрации города в опечатываемых помещениях в специальных опечатываемых металлических шкафах.

При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.

Звукозаписи закрытых мероприятий после окончания записи передаются на хранение в отдел специальных мероприятий администрации города.

5.3.2. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции к выполнению машинописных работ.

На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктофонная запись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.

5.3.3. Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм, размагничиваются сразу после подготовки стенограммы.

VI. Приём и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.1. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определённой специфики в процессе исполнения.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создаёт файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Документ либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

куда (адрес электронной почты);

кому (название организации, должность и Ф.И.О. получателя);

отправитель (должность, инициалы, фамилия, его подпись);

что отправляется;

имя файла.

6.2. При передаче и приёме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

документ должен быть подлинником или заверенной копией, с чётким изображением, оформлен в соответствии с его видом (письмо, договор, протокол и т.д.) на белой бумаге формата А4;

объём передаваемого документа не должен превышать 5 листов;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день приёма, срочные - немедленно;

работа с факсограммой производится как с обычным входящим документом.

6.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа администрации.

6.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приёма, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству.

6.5. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале регистрации телефонограмм и оперативно передаётся руководителю, которому она адресована.

6.6. Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте, должна иметь служебные отметки и содержать:

дату приёма;

реквизиты отправителя;

роспись принявшего документ.

VII. Составление номенклатуры и формирование дел для их последующего хранения и использования

7.1. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия органов администрации города или направлений деятельности.

7.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных органов администрации, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно - проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание"указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

7.3. Если в течение года в органах администрации города возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.