Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов физических и юридических лиц по оформлению в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий" (далее - административный регламент)

Приложение
к постановлению администрации г. Ханты-Мансийска
от 14 сентября 2011 г. N 1079

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
"Исполнение запросов физических и юридических лиц по оформлению
в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий"
(далее - административный регламент)

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению архивным отделом управления культуры Администрации города Ханты-Мансийска муниципальной услуги "Исполнение запросов физических и юридических лиц по оформлению в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Получателем муниципальной услуги является физическое и (или) юридическое лицо, обратившееся за услугой (далее - заявитель).

1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.93 ("Российская газета", 25.12.93, N 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31(ч.1), ст. 3448);

Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

Указом Президента Российской Федерации от 31.12.93 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты - Мансийском автономном округе - Югре" (с внесёнными изменениями 19.12.2005), принят Думой Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, 24.05.2005 (газета "Новости Югры" от 11.03.2006);

Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.10.2010 N 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (газета "Новости Югры" от 26.10.2010);

Уставом города Ханты-Мансийска, принятым решением Думы города Ханты-Мансийска от 11.03.2011 N 1169 (газета "Самарово - Ханты-Мансийск" от 07.04.2011 N 14).

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Исполнение запросов физических и юридических лиц по оформлению в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий".

2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел управления культуры Администрации города Ханты-Мансийска (далее - архивный отдел).

При предоставлении муниципальной услуги должностные лица архивного отдела взаимодействуют с государственными, муниципальными архивами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иных субъектов Российской Федерации, ведомственными архивами предприятий и учреждений.

2.3. Информация о правилах предоставления муниципальной услуги. Порядок информирования о предоставлении услуги.

2.3.1. Сведения о местонахождении архивного отдела, контактных телефонах размещаются на официальном сайте Администрации города: www.admhmansy.ru

Почтовый адрес архивного отдела:

628007, Российская Федерация, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Ханты-Мансийск, ул. Маяковского, 9.

Контактные телефоны: 8(3467) 33-07-02, 33-19-38, факс: 33-38-55.

Адрес электронной почты: gluhovant@admhmansy.ry

2.3.2. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на официальном информационном портале органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска, в средствах массовой информации.

2.3.3. Консультирование заявителей о предоставлении услуги осуществляется в рабочие дни с 9.00 до 17.00 часов, вторник с 9-00 до 18-00 часов. Обеденный перерыв с 13.00 до 14.00 часов.

Время приёма физических и юридических лиц должностными лицами архивного отдела:

вторник 9.00 -18.00

среда 9.00 -17.00

перерыв на обед 13.00-14.00

Для получения информации по вопросам предоставления услуги заявители вправе обращаться:

по телефону;

по электронной почте;

посредством личного обращения;

с письменным обращением.

При ответах на телефонные звонки должностные лица архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностные лица, осуществляющие устное информирование, могут предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменной форме либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования (с учетом графика работы отдела).

При информировании посредством личного обращения должностные лица обязаны принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы архивного отдела.

При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя в течение 30 календарных дней со дня поступления обращения.

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

2.4.1. Предоставление заявителям архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

2.4.2. Уведомление заявителей о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.

2.4.3. Отказ в предоставлении услуги.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней с момента регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги. В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

2.5.2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 7 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательством или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на основании обращений физических и юридических лиц в адрес архивного отдела в письменной форме, поступивших по электронной почте, по телефону.

2.6.2. В обращении указываются:

наименование юридического лица на бланке организации;

для граждан - фамилия, имя и отчество;

почтовый и/или электронный адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии);

в запросе о стаже работы, зарплате дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, время работы, какую должность занимали;

личная подпись заявителя, дата отправления запроса.

2.6.3. Для исполнения обращения могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения обращения (номера и даты организационно-распорядительных документов, копии листов трудовой книжки).

2.6.4. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.7. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются отсутствие указания в заявлении фамилии, имени, отчества и почтового адреса заявителя.

2.8. Муниципальная услуга по исполнению запросов физических и юридических лиц не предоставляется, если:

в обращении граждан содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства;

в обращении содержится недостаточная информация, отсутствуют необходимые копии документов;

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

текст письменного обращения не поддается прочтению;

если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну; заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.9. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2.10. Время ожидания заявителей при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления услуги не должно превышать 15 минут.

2.11. Запрос заявителя о предоставлении муниципальной услуги регистрируется должностным лицом архивного отдела в день поступления заявления.

2.12. Помещения для ожидания и приема граждан должны быть оснащены стульями, столами, письменными принадлежностями, должны соответствовать установленным санитарным, противопожарным и иным нормам и правилам.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

2.13.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

транспортная доступность к месту предоставления муниципальной услуги;

обеспечение возможности направления запроса в отдел по электронной почте;

размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном информационном портале органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска.

2.13.2. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:

соблюдение стандарта предоставления муниципальной услуги;

отсутствие жалоб, поданных в установленном порядке, на решения или действия (бездействие), принятые или осуществленные при предоставлении муниципальной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Юридические факты, являющиеся основанием для начала административного действия.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация запросов от физических и юридических лиц;

анализ тематики поступивших запросов;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

отправка или предоставление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

3.2. Регистрация запросов.

Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются должностным лицом, ответственным за исполнение запросов, в день поступления в установленном порядке в журнале регистрации запросов социально-правового характера физических и юридических лиц.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

При поступлении Интернет-запроса заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-запроса к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-запрос заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационных номеров и дат регистрации (приложение 2).

3.3. Анализ тематики поступивших запросов.

Должностное лицо, ответственное за исполнение запросов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов. При этом определяется:

правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учётом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну, и сведения конфиденциального характера;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

В случае отсутствия в запросе достаточных данных для организации выявления сведений, нечётко, неправильно сформулированного запроса должностное лицо архивного отдела письменно запрашивает автора об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Результатом административного действия является:

продолжение работы с запросом в установленном порядке;

направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 7 рабочих дней с момента регистрации;

приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архивный отдел дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

мотивированный отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 7 рабочих дней с момента регистрации при отсутствии у него права на его получение и разъяснение его дальнейших действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

Должностное лицо архивного отдела, ответственное за исполнение запросов:

при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов в день поступления запроса определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;

в соответствии с архивными шифрами берет в архивохранилище необходимые для исполнения запросов дела и приступает к исполнению запроса.

3.5. Направление запросов по обращениям физических и юридических лиц на исполнение в организации по принадлежности и информирование о результатах рассмотрения запросов.

3.5.1. Должностное лицо архивного отдела, ответственное за исполнение запросов, по итогам анализа тематики поступившего запроса о предоставлении архивной информации в течение 7 рабочих дней направляет соответствующий запрос по принадлежности в органы местного самоуправления, организации, иные архивы при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.

3.5.2. Должностное лицо архивного отдела письменно уведомляет автора запроса о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в органы местного самоуправления, организации, иные архивы для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

3.5.3. Органы местного самоуправления, организации, архивы, исполняющие полученные запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес заявителя или, в отдельных случаях, в адрес архивного отдела.

3.5.4. В случае необходимости должностное лицо архивного отдела может запрашивать у организаций - исполнителей запросов копии ответов о результатах рассмотрения запросов.

3.5.5. Должностное лицо архивного отдела:

анализирует полученные ответы из организаций, оценивает полноту полученной информации;

готовит информационное письмо с приложением поступивших из органов местного самоуправления, организаций, архивов информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий и направляет их заявителю.

3.6. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия" (приложение 1).

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.

Архивные справки должны оформляться на бланке архивного отдела. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью архивного отдела, на ней проставляется номер и дата составления.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника архивного отдела и печатью.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста, и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника архивного отдела.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.7. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются должностным лицом, ответственным за исполнение запросов, на следующий день после их оформления по почте непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий в ходе предоставления муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностным лицом отдела, ответственным за исполнение запросов, положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, муниципальных правовых актов.

4.2. Контроль за предоставлением архивным отделом муниципальной услуги осуществляет начальник управления культуры Администрации города Ханты-Мансийска.

4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений порядка регистрации и рассмотрения обращений, организации личного приема граждан.

Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы) или внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).

4.4. В случае выявления нарушений порядка и сроков предоставления муниципальной услуги осуществляется привлечение должностных лиц отдела к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5. В рамках контроля соблюдения порядка рассмотрения обращений проводится анализ содержания поступающих обращений, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего услугу, должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела управления культуры Администрации города Ханты-Мансийска при исполнении муниципальной услуги устно или письменно непосредственно к Главе Администрации города Ханты-Мансийска, заместителю Главы Администрации города, курирующему деятельность управления культуры, начальнику управления культуры Администрации города.

5.2. Руководители и должностные лица, участвующие в исполнении муниципальной услуги, проводят личный прием заявителей и рассматривают поступившие в устном порядке жалобы в течение 1 дня. О результатах рассмотрения устной жалобы должностное лицо, которое проводило прием заявителя, сообщает в устной форме или по телефону заявителю в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.3. При обращении заявителя в письменной форме с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц в рамках осуществления конкретной административной процедуры (административного действия) срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения (жалобы).

В письменной жалобе указываются:

полное наименование органа или организации; фамилия, имя, отчество физического лица;

почтовый адрес;

предмет жалобы;

подпись и дата.

5.4. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу поставленных вопросов.

Каждый заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) должностных лиц архивного отдела нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.