Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием на муниципальное хранение документов от физических и юридических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Нижневартовска"

Приложение
к постановлению
администрации муниципального образования
города Нижневартовска
от 31 мая 2012 г. N 615

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Прием на муниципальное хранение документов от физических и юридических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Нижневартовска"

С изменениями и дополнениями от:

11 сентября 2013 г.

ГАРАНТ:

См. справку об административных регламентах оказания муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций органами местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского АО - Югры

I. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием на муниципальное хранение документов от физических и юридических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Нижневартовска" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги "Прием на муниципальное хранение документов от физических и юридических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Нижневартовска" (далее - муниципальная услуга), определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Получателями муниципальной услуги являются юридические лица, зарегистрированные на территории города Нижневартовска, ликвидируемые без правопреемника, в том числе ликвидируемые в результате банкротства; физические лица, прекратившие деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей; физические лица, в процессе жизни и деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - заявители).

1.3. Порядок информирования о муниципальной услуге.

1.3.1. Сведения о местонахождении, графике работы архивного отдела администрации города (далее - Отдел).

Адреса:

- ул. Омская, 1, г. Нижневартовск, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, 628606;

- проспект Победы, 1, г. Нижневартовск, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, 628606.

Электронный адрес Отдела: ao@n-vartovsk.ru.

График работы Отдела (ул. Омская, 1) по приему документов от физических лиц, в процессе жизни и деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - документы личного происхождения): четверг с 09.00 до 13.00 час.; с 14.00 до 16.30 час.

График работы Отдела (проспект Победы, 1) по приему документов по личному составу ликвидируемых юридических лиц, а также физических лиц, прекративших деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей: четверг с 09.00 до 13.00 час.; с 14.00 до 16.30 час.

1.3.2. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги размещается в сети Интернет: на официальном сайте органов местного самоуправления города Нижневартовска, Портале государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Адрес официального сайта органов местного самоуправления города Нижневартовска: http://www.n-vartovsk.ru.

1.3.3. Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:

- по телефону;

- посредством личного обращения;

- с письменным обращением;

- с обращением в форме электронного документа.

1.3.4. При ответах на устные обращения специалисты Отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, представляют в соответствии с поступившим запросом информацию, в том числе по следующим вопросам:

- об Отделе, его местонахождении, номерах телефонов, графике работы;

- о нормативных правовых актах, регулирующих предоставление муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта);

- о перечне документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- о составе и содержании документов, принимаемых на муниципальное хранение;

- о порядке приема документов на хранение;

- об оформлении дел;

- о составлении описи дел;

- о составлении научно-справочного аппарата к описи;

- о правилах приема, оформления приемо-сдаточных документов;

- об условиях использования принятых документов;

- о сроках предоставления муниципальной услуги;

- об основаниях принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

- о порядке обжалования действий (бездействия) и принятых решений.

1.3.5. Информирование по вопросам оказания муниципальной услуги осуществляется в зависимости от формы обращения заявителей в устной, письменной форме, в форме электронного документа.

Информирование заявителей в устной форме осуществляется при личном обращении непосредственно в Отдел или по телефону. При ответах на устные обращения специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При ответах на письменные обращения заявителей и обращения заявителей в форме электронного документа специалисты Отдела:

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

- запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах местного самоуправления, организациях;

- дают письменный ответ или ответ в форме электронного документа по существу поставленных в обращении вопросов. Ответ подписывается управляющим делами администрации города.

Ответ на обращение заявителя выдается заявителю лично или направляется любым удобным для заявителя способом: на почтовый адрес заявителя, указанный в обращении, по электронной почте, иным способом, указанным в обращении заявителя.

Срок рассмотрения письменного обращения или обращения в форме электронного документа не может превышать 30 календарных дней.

Информация о порядке предоставления муниципальной услуги представляется бесплатно.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Прием на муниципальное хранение документов от физических и юридических лиц, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации города Нижневартовска".

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 11 сентября 2013 г. N 1884 пункт 2.2 раздела II настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальную услугу в пределах своей компетенции предоставляет архивный отдел администрации города на основании договора.

Организационное обеспечение процедуры заключения договора (подготовка проекта договора, согласование структурными подразделениями администрации города, направление на подпись главе администрации города либо заместителю главы администрации города, специально уполномоченному главой администрации города соответствующим муниципальным правовым актом города Нижневартовска) между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и администрацией города о передаче на хранение архивных документов ликвидируемой негосударственной организации или физического лица, прекратившего деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, в том числе в результате банкротства, образовавшихся в процессе их деятельности документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, возлагается на управление муниципального заказа администрации города.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги является прием на муниципальное хранение и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу или мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги, не включая выполнение административной процедуры по приему архивных документов, составляет 84 рабочих дня.

2.4.2. Прием документов от ликвидируемых юридических лиц, физических лиц, прекративших деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей, осуществляется в срок из расчета 17 дел в день со средним объемом дела 150 листов.

2.4.3. Прием от физических лиц документов личного происхождения осуществляется в срок из расчета 60 документов в день.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты- Мансийском автономном округе - Югре";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.10.2010 N 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры";

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

- распоряжением администрации города от 28.03.2011 N 364-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города".

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 11 сентября 2013 г. N 1884 в пункт 2.6 раздела II настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Для получения муниципальной услуги заявители подают запрос в письменном виде на имя начальника Отдела о приеме на муниципальное хранение документов (примерный перечень документов по личному составу, подлежащих передаче на муниципальное хранение, представлен в приложении 1 к административному регламенту). Ликвидируемые юридические лица и физические лица, прекратившие деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей, также вправе подать запрос с использованием Портала государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и (или) Единого портала государственных и муниципальных услуг.

Физические лица одновременно с запросом представляют документы личного происхождения и автобиографию.

Ликвидируемые юридические лица и физические лица, прекратившие деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей, одновременно с запросом представляют следующие документы:

- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя (копия);

- описи дел (в трех экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

- историческую справку о юридическом лице (для физических лиц, прекративших деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей, - о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде, копии учредительных документов на момент ликвидации;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в Отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.7. Требования к оформлению документов для предоставления муниципальной услуги.

2.7.1. Оформление запроса.

Запрос должен содержать наименование юридического лица (для физических лиц - фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии)), почтовый адрес заявителя, телефон, указание причин передачи документов на хранение в Отдел, дату.

Запрос заполняется от руки или посредством печатающих устройств.

Запрос подписывается заявителем - физическим лицом либо руководителем юридического лица, руководителем ликвидационной комиссии (ликвидатором), конкурсным управляющим ликвидируемого юридического лица.

2.7.2. Оформление описей дел.

Описи дел оформляются по формам согласно приложениям 2-5 к административному регламенту.

Описи дел выполняются посредством печатающих устройств.

Описи дел подписываются составителем и утверждаются руководителем юридического лица (физическим лицом - заявителем) либо руководителем ликвидационной комиссии (ликвидатором), конкурсным управляющим ликвидируемого юридического лица, заверяются печатью юридического лица.

Справочно-поисковые средства к описи дел состоят из титульного листа, содержания (оглавления), списка сокращений, указателей.

На титульном листе описи дел указываются полное наименование Отдела, название и номер архивного фонда, номер и название описи дел, крайние даты дел, внесенных в опись.

Название архивного фонда юридического лица состоит из его полного наименования с указанием организационно-правовой формы и (в скобках) официально принятого сокращенного наименования, места нахождения (город (село), район, область), крайних дат существования.

Название архивного фонда физического лица, прекратившего деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, состоит из фамилии и инициалов лица.

Название архивного фонда физического лица, в процессе жизни и деятельности которого образуются документы личного происхождения, состоит из фамилии и инициалов лица, а также (при наличии) его псевдонима, титула, ранга, звания.

Номер архивного фонда и номер описи дел присваивается в Отделе.

2.7.3. Оформление дел.

Документы, подлежащие хранению в Отделе, требуют полного оформления.

Полное оформление дела предусматривает:

- переплет дела;

- оформление реквизитов обложки дела по форме согласно приложению 6 к административному регламенту;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела по форме согласно приложению 7 к административному регламенту;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 8 к административному регламенту;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, заголовка дела, даты и др.).

Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них:

- приказы, трудовые договоры (договоры подряда) - не более 200 листов в деле;

- личные карточки (форма Т-2) формата А3 - не более 50 листов в деле, А4 - не более 70 листов в деле, А5 - не более 50 листов в деле;

- лицевые счета по начислению заработной платы формата А3 - не более 100 листов в деле;

- лицевые счета по начислению заработной платы формата А4 - не более 75 листов в деле;

- лицевые счета по начислению заработной платы формата А5 - не более 50 листов в деле.

Документы личного происхождения не переплетаются и не подшиваются. Каждое дело заключается в папку с завязками, соответствующую размеру документов.

Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к передаче на хранение в Отдел допускается употребление литерных номеров листов.

Заверительная надпись предназначена для учета листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела.

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных и пропущенных номеров листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложенными листами и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

К личным карточкам уволенных работников, лицевым счетам (ведомостям) по начислению заработной платы составляются именные указатели. Именные указатели составляются в двух экземплярах: один экземпляр подшивается в дело, а второй - в дело "Именные указатели к делам по личному составу ____________________(наименование юридического лица, индивидуального предпринимателя)".

В именном указателе фамилии должны быть расположены в алфавитном порядке.

Обложка дела оформляется следующим образом: на обложке дела указываются:

- наименование юридического лица и его непосредственная подчиненность, индивидуального предпринимателя;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

На обложке дела в левом нижнем углу и в правом верхнем углу должно быть предусмотрено место размером 60 мм на 60 мм для штампа с наименованием Отдела и обозначением архивного шифра.

При оформлении обложки дел наименование юридического лица указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования юридического лица, которому оно непосредственно подчинено (также в именительном падеже), индивидуального предпринимателя. Если юридическое лицо или его вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования юридического лица (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела другому юридическому лицу (структурному подразделению) на обложке дописывается новое наименование этого юридического лица или его правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку дела описи дел организации, утвержденной (согласованной) с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

2.7.4. Оформление исторической справки (автобиографии - для физических лиц, в процессе жизни и деятельности которых образуются документы личного происхождения).

Историческая справка выполняется посредством печатающих устройств.

Сведения по истории юридического лица включают даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника.

Сведения о физическом лице, в процессе жизни и деятельности которого образуются документы личного происхождения, включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности).

Сведения о физическом лице, прекратившем деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, включают даты регистрации начала и прекращения деятельности, основные направления деятельности.

Сведения по истории архивного фонда включают дату проведения научно-технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации документов; данные о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); данные о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица либо руководителем ликвидационной комиссии (ликвидатором), конкурсным управляющим ликвидируемого юридического лица или физическим лицом, прекратившим деятельность в качестве индивидуального предпринимателя.

Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в Отдел, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены, должна содержать наименование юридического лица (для физического лица - фамилию, имя и отчество) и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов с указанием причин их отсутствия. Справка подписывается составителем и заверяется руководителем юридического лица либо руководителем ликвидационной комиссии (ликвидатором), конкурсным управляющим ликвидируемого юридического лица или физическим лицом, прекратившим деятельность в качестве индивидуального предпринимателя.

2.8. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 2.6 административного регламента.

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 2.6 административного регламента, отсутствуют.

2.9. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга не предоставляется в случаях:

- представления неполного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 2.6 административного регламента, в том числе отсутствия у заявителя документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица или прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя;

- отказа заявителя упорядочить документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

- недостатка резерва площади в Отделе для хранения документов;

- решения ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о нецелесообразности приема документов.

2.10. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется без взимания платы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств заявителей, передающих указанные документы.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 11 сентября 2013 г. N 1884 в пункт 2.11 раздела II настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 15 минут.

2.12. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Запрос заявителя о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в течение 3 рабочих дней со дня поступления.

2.13. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

2.13.1. Муниципальная услуга предоставляется в помещении Отдела.

2.13.2. Помещение Отдела оборудуется информационной табличкой (вывеской), предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: наименование, место нахождения и юридический адрес, график работы Отдела.

Информационная табличка размещается с учетом доступности и удобства для прочтения.

2.13.3. Прием заявителей осуществляется в служебном кабинете, который снабжается соответствующей табличкой.

2.13.4. Рабочее место специалиста Отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги.

2.13.5. Помещение для приема заявителей оборудуется стульями, столами для возможности оформления запросов.

2.13.6. На информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещается следующая информация:

- график работы, номера телефонов Отдела;

- наименование муниципальной услуги;

- блок-схема, отражающая прохождение административных процедур, согласно приложению 9 к административному регламенту;

- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

- образец заполнения запроса получателей муниципальной услуги;

- порядок обжалования решения, действий (бездействия) лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

- адреса архивов города, округа, области.

2.13.7. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности Отдела.

2.14.1. В группу показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность Отдела, входят:

- удобный график работы Отдела;

- доступное месторасположение Отдела;

- наличие различных каналов получения информации о получении муниципальной услуги;

- оптимальное время ожидания при сдаче документов;

- бесплатность предоставления муниципальной услуги.

2.14.2. Показателями качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Описание состава и последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запроса заявителя;

- анализ документов, представленных заявителем;

- экспертиза ценности архивных документов (для физических лиц, в процессе жизни и деятельности которых образуются документы личного происхождения);

- направление описей дел, исторических справок, представленных заявителем, на рассмотрение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

- принятие решения о предоставлении или отказе в предоставлении муниципальной услуги заявителю;

- прием документов на хранение в Отдел.

3.2. Прием и регистрация запроса заявителя.

3.2.1. Прием запроса осуществляется специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги.

При поступлении запроса заявителя в форме электронного документа запрос распечатывается. Заявителю направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению. Дальнейшая работа с запросом ведется в установленном порядке.

3.2.2. Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проставляет на запросе регистрационный штамп (входящий) и вносит в журнал регистрации входящей корреспонденции. Порядковый номер записи соответствует регистрационному номеру запроса на штампе (входящий). В журнале также указываются дата приема запроса, данные о заявителе, краткое содержание запроса.

Запрос регистрируется в течение 3 рабочих дней со дня поступления.

3.3. Анализ документов, представленных заявителем.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение 3 рабочих дней со дня поступления запроса осуществляет анализ документов, представленных заявителем.

В ходе анализа документов, представленных заявителем в соответствии с пунктом 2.6 административного регламента, определяется возможность предоставления муниципальной услуги, а также:

- правомочность получения муниципальной услуги;

- качество составления описей дел, исторической справки;

- объем архивных документов, подлежащих приему в Отдел;

- возможные сроки приема документов на хранение в Отдел.

По итогам анализа документов специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение 20 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя определяет порядок организации (фондирования) документов юридического или физического лица, присвоения номеров описям дел.

В случае обнаружения неполноты документов, включенных в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет заявителю уведомление о необходимости устранения недостатков в письменной форме в течение 20 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя.

После исправления заявителем недостатков проводится повторный анализ документов.

Течение срока предоставления муниципальной услуги приостанавливается до дня устранения недостатков заявителем.

В случае неустранения недостатков в течение 30 календарных дней со дня регистрации уведомления о необходимости устранения недостатков заявителю в течение 7 рабочих дней направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

3.4. Экспертиза ценности архивных документов (для физических лиц, в процессе жизни и деятельности которых образуются документы личного происхождения):

- систематизация документов;

- формирование дел;

- систематизация документов внутри дела;

- нумерация листов в деле, составление заверительной надписи;

- описание дел.

Срок выполнения данной административной процедуры устанавливается из расчета 60 документов в день.

3.5. Направление Отделом описей дел, исторических справок, представленных заявителем, на рассмотрение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Описи дел, исторические справки заявителей направляются Отделом в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в течение 30 рабочих дней на согласование и утверждение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.6. Принятие решения о предоставлении или отказе в предоставлении муниципальной услуги заявителю.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, на основании решения ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры принимает решение о предоставлении или отказе в предоставлении муниципальной услуги заявителю.

При принятии решения о предоставлении муниципальной услуги заявителю в течение 7 рабочих дней со дня получения решения ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры направляется уведомление в письменном виде о принятом решении и дате приема документов.

При принятии решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявителю в течение 7 рабочих дней со дня окончания проведения экспертизы ценности документов или получения решения ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры направляется мотивированный отказ.

3.7. Прием документов на хранение в Отдел.

3.7.1. Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит поединичную проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, проверяет правильность оформления обложек дел, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи дел, наличие листа-заверителя и, выборочно, правильность нумерации листов дел.

3.7.2. Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, на каждую единицу хранения наносит штамп с указанием наименования Отдела, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

3.7.3. Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, вносит изменения в учетные документы Отдела и учетную базу данных "Архивный фонд".

Во всех экземплярах описей дел делаются отметки о приеме архивных документов. При отсутствии дел, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины их отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение по форме, согласно приложению 10 к административному регламенту, и в прилагаемой к акту справке.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 11 сентября 2013 г. N 1884 в подпункт 3.7.4 пункта 3 раздела III настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.7.4. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, договором по форме, согласно приложению 11 к административному регламенту, которые составляются в двух экземплярах. По одному экземпляру акта и договора остаются в Отделе, вторые экземпляры выдаются (направляются) заявителю.

Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, размещает поступившие документы в архивохранилищах согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

3.7.5. Результатом данной административной процедуры является принятие документов на хранение в Отдел и составление акта приема-передачи документов на хранение и договора.

Срок предоставления данной административной процедуры устанавливается из расчета 17 дел в день со средним объемом дела 150 листов.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за исполнением административного регламента, совершением административных процедур, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляется в виде плановых и внеплановых проверок.

4.2. Плановые проверки проводятся начальником Отдела и осуществляются постоянно.

4.3. Начальник Отдела проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги.

4.4. Управляющий делами администрации города проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые начальником Отдела при предоставлении муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение его прав и законных интересов противоправными решениями, действиями (бездействием) специалистов Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги, начальника Отдела, принятыми, совершенными при предоставлении муниципальной услуги, нарушение положений административного регламента, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.

5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.

5.2.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Отдел. Жалобы на решения, принятые начальником Отдела, подаются управляющему делами администрации города.

5.2.2. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием сети Интернет, на официальном сайте органов местного самоуправления города Нижневартовска, Портале государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Едином портале государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.2.3. Жалоба должна содержать:

- наименование Отдела либо фамилию, имя, отчество, должность муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Отдела либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Отдела либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.2.4. Жалоба, поступившая в Отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Отдела в приеме документов у заявителя - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.2.5. По результатам рассмотрения жалобы Отдел принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.2.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.2.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.